De webomgeving van OneDrive is onder handen genomen: dit is nieuw

We gaan aan de slag met de betaalde versie van OneDrive. Daarover beschik je bijvoorbeeld in combinatie met een abonnement op Microsoft 365. In vergelijking met de gratis versie is de betaalde variant iets uitgebreider. Ook heb je meer opslagruimte.

Lees ook: Zo beheer je met Air Explorer al je bestanden die in de cloud zwe(r)ven

Webomgeving

Wat direct opvalt, is dat vooral de webomgeving van OneDrive flink onder handen is genomen. Daardoor ziet OneDrive er overzichtelijker uit. Mogelijk maak je in de praktijk alleen gebruik van de app voor mobiel of desktop. Weet dan dat vooral de webversie van OneDrive een flinke hoeveelheid functies onder één dak heeft gekregen.

De webomgeving van OneDrive is overzichtelijker geworden.

Open www.onedrive.com om de hoofdpagina te zien. Standaard toont OneDrive een lichte modus. Heb je liever de donkere modus? Klik dan op het tandwiel rechtsboven en zet de schuif op Aan bij Donkere modus.

We zien ook dat de indeling van het thuisscherm op de schop is genomen. Rechts vind je Voor u. Deze sectie bevat een overzicht van de documenten waaraan je onlangs hebt gewerkt. Je ziet niet alleen de naam van het document, maar ook een miniatuurweergave, de datum waarop je de laatste bewerking hebt uitgevoerd, en de mogelijkheid om het document te openen. De sectie kan ook andere bestanden bevatten, bijvoorbeeld de documenten die onlangs met je zijn gedeeld, waaraan je hebt samengewerkt of waarin je bent genoemd met een tag. De makers geven aan dat zij gebruikmaken van Artificial Intelligence om deze sectie te vullen.

Kom je in deze weergave bestanden tegen die je liever niet ziet? Klik erop met rechts en kies Verwijderen uit Voor u. In dit menu vind je nog meer interessante opties. Via Delen kun je het bestand eenvoudig voor anderen toegankelijk maken. Kies voor Locatie openen als je de map wilt zien waarin het getoonde bestand zich bevindt. Je kunt hier ook kiezen voor de optie Koppeling kopiëren. Hiermee maak je een link die je voortaan direct toegang geeft tot het bestand.

De bestanden die je niet wilt zien, verwijder je eenvoudig. 

Recente bestanden

De sectie eronder heet Recent en bevat de bestanden waaraan je onlangs nog hebt gewerkt. Deze lijst kan groot worden. Gebruik de knoppen bovenin om snel te filteren. Klik bijvoorbeeld op PDF om alleen de recente gebruikte pdf-bestanden te zien. Gebruik het zoekvak rechts om specifieke documenten te vinden. Je kunt hier bijvoorbeeld de naam van de auteur van het document typen.

Links in het venster vind je de sectie Bladeren door bestanden. Die geeft twee interessante alternatieven om te werken met documenten. Klik op Personen om te zien welke documenten met je zijn gedeeld. Dat gaat ver: de documenten kunnen bijvoorbeeld via e-mail zijn gedeeld, maar ook tijdens een overleg via Teams. Je kunt hierdoor snel zoeken naar documenten die door een specifiek persoon zijn gedeeld, zonder dat je de bestandsnaam hoeft te kennen.

Verder vind je nog de sectie Vergaderingen. Hier zie je losse documenten die tijdens een vergadering zijn gedeeld. Gaat het om een grote hoeveelheid, dan gebruik je het zoekvak rechtsboven om te filteren op de onderwerpen van de vergadering. In de sectie Snelle toegang vind je de bestanden die in de gedeelde bibliotheken staan. In de praktijk wordt deze sectie alleen gevuld als je gebruikmaakt van de SharePoint-functionaliteit binnen OneDrive. 

Nieuwe bestanden

Linksboven in het venster van OneDrive vind je de prominente knop Nieuw toevoegen. Een klik hierop tovert een submenu tevoorschijn met een aantal mogelijkheden. Via de optie Bestanden uploaden kun je individuele bestanden uploaden. Een venster opent, waarin je het bestand selecteert. Je kunt ook meerdere documenten selecteren: houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt en klik op de losse bestanden. Je kunt ook op Shift drukken en een reeks aaneengesloten bestanden selecteren. Wil je in één keer een map met meerdere bestanden toevoegen? Kies dan in het menu voor Map uploaden en wijs de map aan. Er is nog een andere manier: je kunt de bestanden ook vanaf het bureaublad verslepen naar het venster met OneDrive en hierboven loslaten.

In het menu vind je verder een reeks Office-documenten. Zo kun je klikken op Word-document of PowerPoint-presentatie. OneDrive opent vervolgens een leeg document van het geselecteerde bestandstype, bijvoorbeeld een leeg Word-document. In de browser kun je het document vervolgens opmaken.

Welk nieuw bestand wil je toevoegen? De keuze is aan jou!

Kleuren maar

Mac-gebruikers kennen deze optie al: meer overzicht creëren door mappen een eigen kleur te geven. Dit kan nu ook in het vernieuwde OneDrive. Geef bijvoorbeeld zakelijke mappen een andere kleur dan mappen voor hobby of sport. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op de map die je een andere kleur wilt geven. Kies voor Kleur van map en selecteer de gewenste kleur.

Je kunt ook direct een kleur kiezen bij het maken van een nieuwe map. Klik linksboven op Nieuw toevoegen / Map. Bij Kleur van map kies je de gewenste kleur en bevestig je met Maken. De aangepaste kleuren worden nog niet overgenomen door Windows Verkenner. De kleuren van de mappen zijn dus alleen zichtbaar in de webomgeving van OneDrive. We hopen dat het een kwestie van tijd is dat dit overal zichtbaar is.

Een mooie nieuwigheid: elke map kun je een eigen kleur geven.

Meldingen

OneDrive kan voor een groot aantal acties een melding tonen. Bijvoorbeeld wanneer er opeens veel bestanden tegelijk worden verwijderd. Of wanneer een andere gebruiker een opmerking heeft geplaatst in een gedeeld document. Gelukkig kun je het aantal meldingen binnen de perken houden en aangeven welke meldingen je wilt zien.

Klik hiervoor op het tandwiel rechtsboven in het venster en kies OneDrive-instellingen. In de sectie Meldingen zet je de schuif op Uit bij de meldingen die je liever niet ziet. Houd de melding E-mailmelding wanneer in OneDrive is gedetecteerd dat veel bestanden tegelijkertijd worden verwijderd wél ingeschakeld. Die is in de praktijk waardevol bij bijvoorbeeld besmettingen met malware.

Zorg voor rust en verminder het aantal meldingen.

Favorieten

Maak je al gebruik van de favorieten-functie in OneDrive? Bestanden die je vaak gebruikt, kun je hiermee voorzien van een ster. Daarmee verschijnen ze in de sectie Favorieten (links in het venster). Klik met de rechtermuisknop op een bestand en kies voor Favoriet. Andersom kan ook: als je het bestand niet meer als favoriet wilt gebruiken, klik je erop met rechts en kies je voor Uit favorieten verwijderen.

Favoriete bestanden maak je eenvoudig toegankelijk.

Delen

De sectie Gedeeld, bereikbaar via het menu links, geeft een overzicht van bestanden die met je zijn gedeeld en bestanden die door jou zelf zijn gedeeld. Klik op Met u om de lijst van deze gedeelde bestanden te zien. In de sectie Gedeeld door lees je door welke gebruiker dat is gedaan. Klik op Door u om te zien welke bestanden je zelf hebt gedeeld.

Het is verstandig om regelmatig te controleren welke bestanden je deelt en om te bepalen of je dat nog steeds wilt doen. Klik op de drie puntjes en kies Toegang beheren. In het venster lees je hoe het document wordt gedeeld, bijvoorbeeld via een koppeling of in een groep. Wil je het bestand niet meer delen? Klik op Stoppen met delen. Via hetzelfde venster kun je ook bestaande deeleigenschappen aanpassen, bijvoorbeeld van een koppeling. Klik op de tab Koppelingen en vervolgens op de knop Meer opties (herkenbaar aan het tandwiel). In de sectie Instellingen pas je de instellingen aan, bijvoorbeeld als je wilt voorkomen dat het bestand wordt gedownload.

In de instellingen geef je aan wat er met een bestand mag worden gedaan.

Bij nood

Je moet er niet aan denken: verloren of beschadigde bestanden, bijvoorbeeld bij een ransomware-aanval. OneDrive kan in zulke gevallen helpen en geeft de mogelijkheid om je OneDrive-mappen terug te zetten naar een eerder tijdstip. Klik in de webomgeving op het tandwiel en kies Uw OneDrive herstellen. In het menu kies je vervolgens hoe ver in de tijd je terug wilt. Kies voor Een week geleden of Drie weken geleden.

Lees ook dit artikel: Ransomware: wat is het en hoe bescherm je jouw apparaten?

Gelukkig kun je ook een eigen datum en tijd opgeven. Kies voor Aangepaste datum en tijd. Er verschijnt een grafiek met de bestandsactiviteit. Klik op de datum in de grafiek om de bijbehorende activiteiten te zien. Handig is de mogelijkheid om een specifieke wijziging in de lijst te selecteren. Tevreden met de selectie? Klik op Herstellen. De bestanden worden in oorspronkelijke staat teruggezet.

Je OneDrive kun je in geval van nood herstellen.

Prullenbak

De prullenbak ken je van Windows, maar wist je dat OneDrive er ook een heeft? Bestanden die je uit je OneDrive-account verwijdert, komen terecht in de prullenbak. Dat is waardevol om te weten: in geval van nood kan de prullenbak ook van pas komen om verloren bestanden terug te halen. Bestanden blijven drie maanden in de prullenbak voordat ze definitief worden gewist. Klik links in het venster op Prullenbak. De inhoud wordt getoond. Je kunt de inhoud ook opschonen als je zeker bent van je zaak. Kies voor Prullenbak leegmaken.

OneDrive kent daarnaast nog een tweede prullenbak, waarin bestanden na verloop van tijd terechtkomen (vanuit de eerste prullenbak). Deze tweede prullenbak is verstopt. Open de standaardprullenbak van OneDrive en blader volledig naar beneden, totdat je de regel ziet Kunt u niet vinden wat u zoekt? Kijk in de Prullenbak tweede stadium. Klik op de regel om de tweede prullenbak te openen en eventueel bestanden te herstellen.

Desktop-app

De desktop-app van OneDrive wordt ook voortdurend verbeterd. Je opent deze via het pictogram van OneDrive in de taakbalk bij de klok. Het pictogram is herkenbaar aan de wolk. Klik met de rechtermuisknop op het pictogram om de opties te zien. Via Instellingen zet je de werking van OneDrive verder naar je hand.

Vooral de integratie met foto’s en video’s is interessant. Wil je dat foto’s van externe apparaten, zoals een camera of telefoon, direct worden opgenomen in OneDrive? In de sectie Synchroniseren en back-up maken vind je de opties om automatisch zaken te synchroniseren. Activeer bijvoorbeeld Foto’s en video’s van apparaten opslaan om deze bestanden te synchroniseren. Heb je je media liever gescheiden, dan schakel je de functie uit. Je kunt er ook voor kiezen om screenshots automatisch op te slaan in OneDrive. Handig als je deze op alle apparaten beschikbaar wilt hebben. Kies voor de optie Schermopnamen die ik maak opslaan in OneDrive.

De desktop-app bevat ook interessante extra’s.

Meer verbeteringen

OneDrive wordt in fasen verbeterd. Zo heeft 2024 verschillende nieuwe mogelijkheden voor OneDrive in petto, die mogelijk al beschikbaar zijn als je dit leest. Goed voorbeeld hiervan is de uitbreiding van het automatische opslaan. Zodra je in Office een document aanpast, wordt dat meteen gesynchroniseerd in OneDrive. Expliciet opslaan is niet meer nodig. Deze ondersteuning wordt ook verwacht voor alle bestandssoorten, zoals pdf en png.

Ook de optie om bestanden alleen online (niet meer lokaal) op te slaan, wordt voor de webversie van OneDrive verwacht. Nu is die optie alleen beschikbaar via de desktop-app. Tot slot wordt OneDrive ook voorzien van extra intelligentie in de vorm van Microsofts eigen AI-implementatie Copilot. Deze assistent helpt met het samenvatten van lange documenten en bij het ordenen van bestanden in mappen. Voor die functies heb je een betaald Copilot-abonnement nodig, maar we verwachten dat de functies uiteindelijk ook voor iedereen beschikbaar komen.

Meer over Copilot lees je in dit artikel: Dit kun je met de Windows 11 Copilot

Lees ook: Zo laat je OneDrive niet de controle over je bestanden overnemen

0

Powered by