Cloudbeheer: al je clouddiensten op een plek
De kans is groot dat ook jij data in de cloud bewaart. Meer zelfs, dat je hiervoor verschillende clouddiensten inzet, zoals Dropbox, Google Drive én OneDrive. Dat maakt het er natuurlijk niet overzichtelijker voor je op, want waar staan welke data nou precies? Gelukkig zijn er ook services die clouddiensten bundelen. Hierdoor heb je al je clouddiensten op een plek.
Tip 01: Voor- en nadelen
De voordelen van cloudopslag zijn je vast al langer duidelijk: je kunt vanaf zowat elk apparaat bij je gegevens, ze worden in een heus datacenter bewaard en frequent geback-upt, en vaak is het ook makkelijk om bestanden met anderen te delen. Je moet je echter wel comfortabel voelen bij het feit dat je je gegevens toevertrouwt aan een externe partij als Google of Microsoft. Veel gebruikers zetten zelfs meerdere cloudopslagservices in, vaak omdat de gratis versie van zo’n service beperkingen oplegt in de hoeveelheid opslagruimte. Goedkoop, maar niet altijd zo praktisch, aangezien je je dan bij diverse services moet aanmelden én je goed moet bijhouden waar je wat plaatst. Cloudmanagers helpen je hierbij: zij laten je al je opslagdiensten vanuit één interface benaderen.
Daar kleven ook wel potentiële nadelen aan. Wie je accountgegevens van zo’n beheertool te pakken krijgt, heeft meteen ook de sleutel in handen voor je data bij al je opslagdiensten. Verder moet je zo’n beheertool toegang geven tot je accounts van alle verschillende opslagdiensten die je gebruikt. Gebruik je die tool naderhand niet meer, dan blijven die machtigingen behouden tenzij je die zelf intrekt (zie ook kader ‘Machtigingen’).
©PXimport
Machtigingen
Bij zowat elke cloudmanager moet je expliciet verschillende machtigingen verlenen voor toegang tot je cloudopslagdiensten. Wanneer je die cloudmanager niet langer gebruikt of zelfs wanneer je vanuit de manager de koppeling naar zo’n dienst verwijdert, blijven die machtigingen nog altijd geldig. Dat is wellicht niet wat je wilt. Er zit dan weinig anders op dan die machtigingen alsnog te herroepen. Hoe je dat precies doet, kan per dienst verschillen. Voor Google (Drive) kun je hier terecht. Voor Microsoft (OneDrive) meld je je hier aan en klik je op Apps en services die toegang hebben tot je gegevens. Voor Dropbox meld je je aan bij de service, waarna je je account-pictogram aanklikt, Instellingen selecteert en het tabblad Gekoppelde apps opent.
©PXimport
Je kunt zo simpel bestanden van de ene naar de andere clouddienst kopiëren
-
Tip 02: Data verplaatsen
Stel, je hebt een account bij de ene cloudopslagdienst maar je wilt data nu kopiëren of verplaatsen naar een andere dienst. Dat kan weliswaar via een tussenstation – je eigen pc, bijvoorbeeld – maar het kan ook handiger, met behulp van een service als Mover of MultCloud. We bekijken deze laatste van naderbij omdat we die wat handiger vinden en omdat die gratis is. Aanmelden kan met je Google- of Facebook-account of met een MultCloud-account. Allereerst koppel je de gewenste cloudservices via Add Cloud Drives. Je kunt uit bijna alle bekende diensten kiezen, waaronder Google Drive, Dropbox (for Business), OneDrive (for Business), Box en Amazon. Zoals gebruikelijk moet je MultCloud wel eerst tot de geselecteerde service(s) toegang geven. De toegevoegde services verschijnen netjes in het linkerpaneel. Selecteer je hier een service, dan verschijnen de bijhorende mappen in het rechterpaneel. Stel, je wilt een of meerdere mappen naar een andere dienst kopiëren. Plaats dan een vinkje bij die mappen en klik het pijltje rechts van zo’n map aan. In het snelmenu kies je dan Copy to, waarna je een geschikte bestemming (service en eventuele submap) aanduidt. De transfer start direct.
©PXimport
Tip 03: Synchroniseren
Je vindt het misschien ook wel handig om bestanden tussen twee of meer cloudopslagservices te synchroniseren. Dat kan prima met CloudHQ, maar de gratis versie beperkt je wel tot bestanden van maximaal 150 MB en laat alleen synchronisaties toe tussen gratis cloudopslagdiensten – dus niet met Dropbox for Business of OneDrive for Business. Gelukkig kan ook het in de vorige stap genoemde tool MultCloud intussen met synchronisatie overweg. Hiervoor selecteer je bovenaan de optie Cloud Sync, waarna je Click Source aanklikt en naar de bronmap van de gewenste cloudopslagservice verwijst. Vervolgens is het de beurt aan de bestemmingsmap, via Click Destination. Verder geef je aan of je een synchronisatie in één richting (One-way Sync) dan wel in twee richtingen verkiest: Two-way Sync. Je start het proces met Sync Now.
Tot zover het gratis verhaal van MultCloud. De Premium-editie (circa 58 euro per jaar) biedt meer opties. Niet alleen kan die met diverse synchronisatietypes overweg, zoals Mirror, Move, Cumulative, Update, Incremental Backup en Full Backup (de uitleg verschijnt bij elke keuze), het is tevens mogelijk de synchronisatie-operaties in te plannen, net als bij CloudHQ. De exacte verschillen tussen de gratis en betaalde versie vind je hier.
Otixo
Weet MultCloud je om een of andere reden niet te bekoren, dan vind je in Otixo een handig en gelijk(w)aardig alternatief. Deze dienst, overigens ook beschikbaar als mobiele app voor Android en iOS, laat zich met 35 webservices koppelen. Net als in MultCloud duikt ook hier elke gekoppelde service als een aparte map op, waarna je bestanden kunt openen, kopiëren, verplaatsen of delen. Bij de gratis versie ben je wel beperkt tot vijf bestandskopieën per keer. Via het concept van ‘spaces’, een soort virtuele mappen, kun je specifieke data via Otixo ook makkelijk met anderen delen.
©PXimport
Tip 04: Cloud doorzoeken
Bestanden overzetten en synchroniseren tussen diverse cloudopslagdiensten is één zaak, maar wat als je zoekopdrachten wilt uitvoeren die al je online bestanden in één keer doorploegen? Ook daar bestaan tools voor. Eén ervan is Findo, dat beschikbaar is op zowat alle platformen. Je gebruikt die een maand gratis, daarna betaal je stevig: vanaf 57 euro per maand.
Een andere degelijke service is AppWise, voorheen Xen.do. Deze dienst heeft een heel ander prijskaartje: hij kost vanaf 7,50 euro per maand, met een gratis proefperiode van twee weken. Er is ook een gratis versie, maar die beperkt de zoektocht automatisch tot bestanden niet ouder dan dertig dagen. We stellen AppWise kort aan je voor. Meteen na je aanmelding kun je een koppeling maken met 36 verschillende diensten, waaronder Google Drive, Dropbox, OneDrive, Slack, Box en Office365. Meteen na zo’n koppeling start AppWise met de indexering van de data, een proces dat best wel wat tijd in beslag kan nemen. Je hoeft echter niet te wachten met het uitvoeren van zoekopdrachten tot de indexering is voltooid.
©PXimport
In één keer binnen al je clouddiensten zoeken? Dat kan met AppWise
-
Tip 05: Beter zoeken
Nadat je de gewenste zoektermen bij AppWise hebt ingevuld, kun je in het linkerpaneel aangeven binnen welke services gezocht moet worden, welke bestandstypes en binnen welke periode. Wil je beter leren zoeken met deze dienst, dan kun je terecht bij de rubriek Help / Advanced Search om de bijhorende syntax sneller in de vingers te krijgen. Als het goed is, verschijnen dan de resultaten binnen-context. Handig is ook de mogelijkheid om zoekopdrachten te bewaren voor hergebruik: voer de zoekopdracht uit, klik vervolgens het groene plusje aan bij Results for en geef de zoekoperatie een geschikte naam. Na je bevestiging met Save vind je de bewaarde zoekacties terug bij Saved Searches. Je kunt ook aangeven of je deze zoekopdracht automatisch wilt laten uitvoeren bij het opstarten van AppWise. Of je laat je met een bepaalde regelmaat een e-mail met de zoekresultaten toesturen. Goed om weten: er bestaat tevens een handige Chrome-extensie van AppWise.
©PXimport
Tip 06: Data versleutelen
De meeste – vaak Amerikaanse – cloudopslagdiensten voorzien weliswaar in versleutelde bestandsopslag, maar gewoonlijk wordt dat pas op de server gedaan, en dan beschikken die diensten dus over de encryptiesleutel. Dan kunnen ze nog altijd bij jouw gegevens. Bovendien worden je bestanden tijdens de overdracht vaak onversleuteld verstuurd. Het gratis Cryptomator, dat beschikbaar is voor Windows, macOS, Linux, iOS en Android, is een gratis opensourcetool die in end-to-end-encryptie voorziet en die je ook voor meerdere cloudopslagdiensten tegelijk kunt inzetten (in tegenstelling tot bijvoorbeeld de gratis versie van BoxCryptor).
Meteen na de installatie van Cryptomator maak je een digitale kluis aan. De bedoeling is dat je dit doet in de lokale synchronisatiemap van een cloudopslagservice als Dropbox, Google Drive of OneDrive. Je voorziet die kluis van een naam en een wachtwoord, waarna alle data binnen deze kluis met aes256-encryptie worden versleuteld. Op deze manier kun je ook kluizen voor andere cloudopslagservices creëren. Na het intikken van je wachtwoord komt zo’n kluis dan beschikbaar als een virtueel station of – met enige moeite – via WebDAV.
©PXimport
Tip 07: Webapp: aanmelding
Een van onze favoriete allround cloudbeheerders is odrive. Deze dienst kun je aansturen vanuit je browser, maar de bijhorende desktopapplicatie geeft nog iets meer mogelijkheden. We focussen ons hier dus op deze laatste. Je meldt je allereerst aan bij de dienst op www.odrive.com. Dat kan met je account van een van de zeven voorgestelde services. Na je autorisatie kun je je aanmelden, waarna je al meteen de cloudopslagdienst ziet verschijnen waarmee je je hebt aangemeld. Je hoeft die maar aan te klikken om je bestanden bij die dienst te kunnen zien. Maar odrive zou geen cloudbeheerder zijn als je je tot die ene dienst zou moeten beperken. Het volstaat op de startpagina van odrive op +Link Storage te klikken om er nog meer toe te voegen, er zijn ruim 25 diensten beschikbaar. Ook die zijn na het toevoegen dan direct bereikbaar vanuit je startpagina bij odrive.
Tip 08: Webapp: acties
Door een bestand aan te klikken, kun je het – afhankelijk van het bestandstype – openen of downloaden. Om een bestand of map te verwijderen, te hernoemen of te delen, klik je op het bijhorende pijltje aan de rechterkant. Wanneer je hier Share kiest, verschijnt een venster waarin je optioneel een wachtwoord aan je share koppelt. Je kunt hier ook een vervalperiode instellen van een dag, zeven dagen of een maand. Na je bevestiging met Share verschijnt dan een unieke url die je zelf naar de gewenste personen verzendt. Die hoeven zelf niet over een odrive-account te beschikken. De bestanden die je op deze manier hebt gedeeld, vind je zelf terug in het Sharing-menu linksboven. Van hieruit kun je je shares altijd nog verwijderen of aanpassen. Een map of bestand toevoegen aan de geopende opslagservice kan ook: dat doe je via de pictogrammen rechtsboven.
©PXimport
Tip 09: Desktop: installatie
De mogelijkheden van de webapp zijn, zoals aangegeven, wat beperkt. Via de desktopapplicatie valt er nog meer uit odrive te halen. Om die te installeren meld je je eerst bij odrive aan (zoals in tip 7 beschreven) en ga je naar je dashboard. Linksonder tref je de link Download Desktop Sync aan. Die voert je naar een downloadpagina waar je terecht kunt voor de client van macOS en Windows. We kiezen voor de Windows-variant. Je start de installatie met een dubbelklik op het gedownloade exe-bestand. Ga na het lezen van de voorwaarden akkoord en druk op de knop Install. Even later rond je de installatie af met Close. Odrive heeft zich nu in het systeemvak van Windows genesteld. Klik dit pictogram met de rechtermuisknop aan en kies Set up odrive. Druk op de knop Get started en meld je met je vaste account bij odrive aan. Een paar Next-knoppen verder bereik je met de knop Open odrive folder je lokale synchronisatiemap van odrive. Standaard bevindt die zich in C:\Users\<accountnaam>\odrive.
Tip 10: Synchronisatiemap
Het lijkt er nu op dat alle data naar je lokale synchronisatiemap zijn gekopieerd, maar dat is slechts schijn. Als je goed kijkt merk je dat de mappen van elke dienst van het type CLOUDF zijn en de bestanden van het type CLOUD. Cloudf en cloud zijn trouwens meteen de bestandsextensies van de mappen en bestanden. Zie je die extensies niet, dan kun je die zichtbaar maken door in de verkenner het tabblad Beeld te openen en een vinkje te plaatsen bij Bestandsnaamextensies. Deze cloud(f)-mappen en -bestanden nemen 0 bytes in beslag. De verklaring is eenvoudig: het gaat slechts om ‘placeholders’ oftewel verwijzingen naar je online data. Je hoeft dus niet bang te zijn dat je lokale schijf meteen gaat dichtslibben met al die bestanden. Pas wanneer je op zo’n map of bestand dubbelklikt, worden de data effectief naar je schijf gedownload en verdwijnen automatisch ook die extra cloud(f)-extensies. Data die je op deze manier hebt gedownload, kun je op de gebruikelijke manier uiteraard ook naar een andere locatie – en dus ook online opslagprovider – verhuizen of kopiëren.
Odrive werkt met placeholders voor je bestanden: pas na een dubbelklik worden ze gedownload
-
Tip 11: Syncen
Al je online data zijn dus snel en vanuit één synchronisatiemap bereikbaar, zonder dat je noodzakelijkerwijs alle data meteen naar je lokale schijf moet kopiëren. Vind je het prettiger als die data toch ook lokaal worden bewaard, rechtsklik dan op de map van zo’n cloudopslagservice, selecteer Sync en plaats eventueel een vinkje bij Include Subfolders en/of Save and apply to new files and folders. Via een schuifbalk stel je desgewenst de maximale hoeveelheid data in die op deze manier naar je harde schijf mag worden overgepompt. De bestanden worden vervolgens gesynchroniseerd.
©PXimport
Tip 12: Delen
Bestanden delen vanuit de odrive-applicatie op je computer is eveneens mogelijk. Klik een bestand met de rechtermuisknop aan, kies Share link en volg de instructies zoals beschreven in tip 8. Wanneer je het contextmenu van een map opent, tref je hier tevens de optie Share Storage aan. Via Manage spaces en nogmaals Share Storage kun je de mapinhoud dan op een willekeurige plek bij een van de toegevoegde cloudopslagservices plaatsen en de bijhorende link naar willekeurige ontvangers doorsturen. Die ontvangen dan een uitnodiging om lid te worden van je gedeelde map.
Nog meer handigheden vind je terug in de betaalde Premium-versie van odrive, zoals het ongedaan maken van synchronisaties met je lokale schijf (Unsync) en het creëren van aangepaste synchronisatieregels per submap. Hier vind je hiervan een detailoverzicht, de betaalde versie kost 8,25 dollar (ca. 7,10 euro) per maand.
