De beste manier om te vermijden dat anderen jouw online uitgewisselde informatie kunnen onderscheppen, is met behulp van een versleutelde vpn-verbinding. OpenVPN is een uitstekende toepassing waarmee je precies zo’n vpn-connectie kunt opzetten. Wat OpenVPN precies is, lees je hier.

Lees ook: OpenVPN installeren op Windows, macOS en Linux

En: OpenVPN installeren op je smartphone

OpenVPN is opensource-software die met behulp van vpn-technieken een veilige connectie tussen verschillende apparaten opzet. De software versleutelt de communicatie door middel van een aangepaste versie van het ssl/tls-protocol. OpenVPN is multiplatform en alle verkeer loopt over een enkele udp- of tcp-verbinding. Dat maakt meteen dat het vaak ook probleemloos werkt in lastiger omgevingen zoals netwerken met nat (network address translation)

Wat is een VPN?

Om goed te begrijpen wat OpenVPN is, moet je uiteraard eerst weten wat een vpn is en verder hoe OpenVPN zich tegenover verwante technologieën verhoudt.

In zijn eenvoudigste vorm is een vpn (virtual private network) een technologie waarmee je een ‘lokaal netwerk’ creëert tussen verschillende computers die zich in wisselende lan-segmenten kunnen bevinden. Men heeft het bij zo’n connectie vaak over een vpn-tunnel, omdat alle verkeer tussen client en server zo versleuteld wordt dat het niet meer herkenbaar is. Bij protocollen als https en ssh daarentegen worden data ook wel versleuteld, maar een sniffer kan zo’n connectie als dusdanig wel nog identificeren.

Om van een echt vpn te kunnen spreken, moeten er zowel encryptie- als authenticatietechnieken toegepast worden. Deze encryptie- als authenticatietechnieken zorgen er enerzijds voor dat je zeker bent dat je met het juiste systeem of met de juiste persoon bent verbonden (via een gebruikers-id of certificaten). Anderzijds kan authenticatie ook ‘man in the middle’- en ‘denial of service’-aanvallen (respectievelijk afgekort tot mitm en dos) helpen vermijden, aangezien niet-geautoriseerde pakketjes niet eens worden ontsleuteld.

Zo’n vpn-tunnel boort zich dus ook door firewalls en routers heen: dat houdt in dat eventueel aanwezige, reguliere netwerkbeveiligingen hierdoor wellicht worden omzeild.

Een vpn-connectie kan voor verschillende doeleinden nuttig zijn: je zorgt voor meer veiligheid als je met een open wifi-netwerk bent verbonden of je omzeilt geofencing als je je met een vpn-server in een specifiek land verbindt. Grotere bedrijven verbinden er hun lokale kantoren mee en vrijdenkers uit landen met strenge censuur kunnen er alsnog hun boodschap mee uitdragen.

Er zijn heel wat vpn-producten beschikbaar, zowel opensource als in commerciële vorm. We onderscheiden een drietal belangrijke types: op basis van pptp, IPsec en ssl. OpenVPN hoort min of meer in deze laatste categorie thuis, maar wegens enkele markante verschilpunten bespreken we die toch liever apart.

Pptp

Ook al laat pptp (point to point tunneling protocol) zich makkelijk configureren omdat het in de meeste besturingssystemen is ingebouwd, je kunt het eigenlijk niet langer vertrouwen, omdat het standaard authenticatiemechanisme (ms-chapv2) al enkele jaren geleden is gekraakt. Je kunt via eap-tls dan wel X.509-certificaten gebruiken, maar niet alle pptp-clients ondersteunen dat. Daarbij komt dat pptp voor de versleuteling van het datakanaal gebruikmaakt van het gre-protocol (general routing encapsulation) en dat laat zich lastig sturen in een nat-omgeving.

IPsec

Aangezien IPsec (internet protocol security) op basis van krachtige veiligheidsbeleidsregels werkt, is het erg flexibel … maar tegelijk ook lastig om optimaal te configureren. In tegenstelling tot OpenVPN zit IPsec ook sterk verweven in de kernel, wat inhoudt dat een onvolkomen IPsec-applicatie het onderliggende besturingssysteem kan laten meecrashen. Daar komt nog bij dat producenten vaak eigen extensies aan de standaard hebben gebreid wat samenwerking tussen twee IPsec-punten van verschillende producenten behoorlijk bemoeilijkt.

SSL

Deze vpn’s zijn gebaseerd op het ssl/tls-protocol: hetzelfde protocol dus als bij https, voor het beveiligen van websites. Ook dit verkeer loopt trouwens over tcp poort 443. De meeste van deze vpn’s zijn webgebaseerd, oftewel clientless. Dat maakt het opzetten weliswaar erg makkelijk, maar de featureset is beperkt. Wel zijn er ook specifieke browser-plug-ins die meer functionaliteit bieden, maar tegelijk zorgen die voor minder interoperabiliteit.

Geschiedenis

OpenVPN werd oorspronkelijk ontwikkeld door ene James Yonan, die versie 0.90 in mei 2001 vrijgaf onder een gpl-licentie. Naar verluidt kwam hij op dit idee toen hij in Centraal-Azië rondreisde en zich met zijn kantoor moest verbinden via Aziatische en Russische internetproviders. IPsec bestond weliswaar al, maar hij vond het opzetten daarvan te complex en mede daarom extra vatbaar voor allerlei kwetsbaarheden.

Deze eerste release van OpenVPN was, zoals kan verwacht worden, zeer beperkt en liet eigenlijk alleen een eenvoudige point-to-point-verbinding over udp toe op basis van het Blowfish-versleutelingsalgoritme. Optioneel kon er ook van het sha1-algoritme (secure hash algorithm) gebruik worden gemaakt om de geldigheid van de ondertekening van certificaten te controleren. Pas in het voorjaar van 2002 voorzag OpenVPN in ssl/tls-gebaseerde authenticatie en het uitwisselen van sleutels. Nog later kwam er ook ondersteuning voor tcp bij.

Aanvankelijk werden er weliswaar andere poorten gebruikt, maar uiteindelijk werd door IANA (internet assigned names authority), tcp- en udp-poort 1194 als de standaardpoort voor OpenVPN vastgelegd.

In de praktijk kun je ook andere poorten instellen dan standaardpoort 1194 en sinds versie 2.0 is het mogelijk om verschillende clients tegelijk te bedienen met één server.

De ontwikkeling van OpenVPN lag gedurende enkele jaren nagenoeg stil, maar gelukkig kwam er vanaf eind 2009 weer beweging in. Er werden ook volop andere ontwikkelaars aangetrokken en dat leidde tot heel wat bugfixes, extra functies en een plug-in-vriendelijker broncode. In de daaropvolgende jaren volgden nog meer aanpassingen, zoals ondersteuning voor mobiele platformen als Android en iOS en – met versie 2.0 – een solide ondersteuning voor ipv6. Ook PolarSSL wordt ondersteund: een cryptobibliotheek die een alternatief biedt voor het standaard gebruikte OpenSSL, de opensource-implementatie van het ssl/tls-protocol.

Bij elke nieuwe release worden ook opensource-versies van OpenVPN beschikbaar gesteld, zodat er packages voor zowat alle platformen, inclusief Windows 32 en 64 bit, kunnen worden samengesteld. Je vindt deze ‘community downloads’. Naast deze opensource-versies biedt OpenVPN Technologies ook een commerciële variant aan, onder de naam Access Server. Die biedt allerlei opties aan die met name grotere organisaties kunnen aanspreken. Proefversies vind je hier.

Hoe OpenVPN werkt

Als we OpenVPN van een wat meer technische kant bekijken, dan kunnen we niet om een wezenlijk verschil met de IPsec-implementatie heen. Terwijl deze laatste stevig in de kernelruimte verankerd zit (lees: het is een layer3-protocol en vereist een aanpassing aan de ip-stack) opereert OpenVPN binnen de ‘user-space’ en gedraagt het zich veel meer als een standaardapplicatie. Daartoe maakt OpenVPN handig gebruik van de zogenoemde tun/tap-driver, een concept uit de Linux-wereld waar het standaard deel uitmaakt van het besturingssysteem.

Je kunt zo’n driver zien als een virtuele netwerkadapter voor point-to-point ip-verkeer (tun) of voor zowat alle mogelijke verkeer (tap). Die vangt alle verkeer op dat voor de vpn is bedoeld en stuurt het naar de OpenVPN-applicatie. Daar worden de pakketjes versleuteld en gefragmenteerd, waarna de netwerkadapter de pakketjes doorstuurt naar het remote vpn-endpoint waar het proces in omgekeerde richting wordt afgehandeld.

In vergelijking met het regulier dataverkeer is hier weliswaar sprake van extra overhead. Bij multiclient-servers en vooral wanneer snelheden hoger dan 1 Gbit/s zijn vereist, kan zo’n OpenVPN-opzet tot een hogere vertraging en mindere prestaties leiden. In de praktijk geldt dat vooral voor de tap-drivers onder Windows.

Versleuteling

Zoals gezegd maakt OpenVPN gebruik van ssl/tls, net zoals een regulier ssl-vpn, maar dat gebeurt niet op dezelfde manier. OpenVPN gebruikt normaliter twee virtuele kanalen voor de communicatie tussen client en server: een controlekanaal en een datakanaal. Bij het opzetten van een connectie worden pakketjes, vooral met configuratiedata en versleutelingsinformatie, onder de bescherming van het ssl/tls-protocol over het controlekanaal gestuurd.

Ook de eigenlijke data – die logischerwijze over het datakanaal worden verstuurd – doorlopen encryptie- en authenticatieprotocollen. Daarover wordt bij het opzetten van de connectie echter niet onderhandeld, aangezien die algoritmes vastgelegd zijn in de configuratiebestanden van de OpenVPN-client en -server. Vaak is dat Blowfish voor de encryptie en sha1 voor de hashing.

©PXimport

TDP en UDP

We hebben er al een paar keer op gewezen dat OpenVPN zowel over udp als over tcp kan lopen. Dat leidt onwillekeurig tot de vraag: wat is het betere protocol? Het antwoord is echter niet zo eenduidig. Er valt weliswaar iets te zeggen om in eerste instantie het udp-protocol te gebruiken, omdat dit minder overhead geeft en dus tot betere prestaties kan leiden. Immers, dit protocol is connectieloos, wat zoveel betekent als: verloren pakketjes worden niet opgemerkt en dus niet opnieuw uitgestuurd. Bij tcp daarentegen worden pakketten verstuurd en ontvangen met behulp van een ‘handshake’-protocol: dit zorgt ervoor dat alle pakketten uiteindelijk terechtkomen, desnoods na herhaaldelijk versturen.

Natuurlijk, is de verbinding niet optimaal en is het risico op (teveel) dataverlies te groot, dan dient wellicht tcp zich als de betere transporteur aan. Tcp kan ook het aangewezen protocol zijn als blijkt dat een betrokken switch of router het udp-verkeer niet correct doorstuurt, iets wat in de praktijk wel kan gebeuren.

De toekomst van OpenVPN

De ontwikkeling van OpenVPN is behoorlijk stormachtig verlopen, met een lange stilte tussen 2006 en 2009. Gelukkig hebben enkele nieuwe ontwikkelaars inmiddels de schouders weer onder dit project gezet en vind je OpenVPN terug op zo goed als alle platformen. Het is tevens geïntegreerd in routerfirmware als DD-WRT, OpenWrt, pfSense, Untangle en Tomato.

Wat ze met OpenVPN hebt bereikt in de loop der jaren is onmiskenbaar, maar dat neemt niet weg dat er nog punten van aandacht zijn. In dit artikel hebben we je al op enkele minpunten gewezen: OpenVPN kan een bottleneck zijn bij een multiclient-serveropzet en bij hoge snelheden (vooral onder Windows). Op het verlanglijstje van velen staat tevens de mogelijkheid om bij het opzetten van een connectie te onderhandelen over de encryptie- en hashing-algoritmes van de data.

We denken dat OpenVPN nog een mooie toekomst voor zich heeft: er is nog genoeg te ontwikkelen, er is een levendige community met een (weliswaar beperkt aantal) onderlegde ontwikkelaars die hun tijd willen besteden aan dit project en meer dan ooit is er (een stijgende) behoefte aan betrouwbare encryptie voor communicatie via internet.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).