Aan de slag met OneNote

Tip 01: OneNote

OneNote is er in verschillende uitvoeringen. Wij richten ons in dit artikel op de gratis versie (OneNote voor Windows 10), die je als app standaard aantreft in Windows 10. Daarnaast is er OneNote (oorspronkelijk bekend als OneNote 2016). Deze uitvoering maakt deel uit van Office 2019 en Microsoft 365, maar is inmiddels ook gratis beschikbaar. Wanneer je Office 2019 of Microsoft 365 installeert, wordt deze versie automatisch op je computer geïnstalleerd. In plaats hiervan kun je OneNote ook los downloaden via deze link (let op: deze link downloadt gelijk een bestand van de Microsoft-site). Zoals je verderop leest, is OneNote er ook voor de telefoon en tablet. Zoals gezegd: wij gaan aan de slag met de OneNote-app die al deel uitmaakt van Windows 10. Open het Startmenu en typ OneNote. Kies OneNote voor Windows 10. Kun je de app niet vinden? Haal deze binnen via de Microsoft Store. Kies Start en typ Microsoft Store. Gebruik de zoekfunctie rechtsboven in het venster om te zoeken naar OneNote voor Windows 10.

Tip 02: De opbouw

OneNote is opgebouwd uit verschillende notitieblokken. Je bepaalt zelf welke blokken je aanmaakt. Bijvoorbeeld een notitieblok met ideeën voor vakantiebestemmingen, een notitieblok voor de administratie en eentje voor de studie. Elk notitieblok krijgt automatisch een eigen kleur. Een notitieblok bestaat uit meerdere tabbladen. Deze heten in OneNote ‘secties’. Het notitieblok ‘Administratie’ is bijvoorbeeld opgebouwd uit ‘2020’, ‘2021’ en ‘2022’. Een sectie kan een of meerdere pagina’s bevatten. Klik op Sectie toevoegen (onder in het venster) om een nieuwe sectie te maken. Kies voor Pagina toevoegen om een pagina aan de actieve sectie toe te voegen. Klik op een lege pagina om deze te voorzien van een naam. Bijvoorbeeld ‘Belasting’ of ‘Abonnementen’. OneNote bewaart alle informatie meteen in de cloud: er is geen aparte knop om de informatie op te slaan. Rechtsboven in het venster vind je het pictogram Status van paginasynchronisatie. Dit pictogram geeft aan of de informatie correct is opgeslagen in de cloud. Op de achtergrond gebruikt OneNote hiervoor OneDrive.

Tip 03: Aantekeningen maken

Zodra je een aantekening maakt (op een pagina), voegt OneNote automatisch de datum en tijd in. Dit gebeurt ook wanneer je op een later moment de aantekening aanvult. Om te zien wanneer een tekst is toegevoegd, klik je erop met de rechtermuisknop. Onderaan het menu lees je de datum en het tijdstip van toevoeging. Boven in hetzelfde menu vind je ook een balk met opmaakopties. Hier kun je onder meer de lettergrootte en -kleur bepalen en opsommingstekens gebruiken. Sommige notities zijn belangrijker dan andere. Bovendien heb je sommige notities ook vaker nodig dan andere. Voor die situaties komt de markeerfunctie goed van pas. Je kunt een notitie voorzien van een label (‘tag’), die je kunt gebruiken om de notitie later snel terug te vinden. Klik met de rechtermuisknop op de tekst die je een tag wilt geven en kies voor Deze notitie markeren (herkenbaar aan de knop met een ster). Selecteer de gewenste categorie, bijvoorbeeld Belangrijk. OneNote plaatst een ster aan het begin van de regel die je hebt gemarkeerd, zodat je deze op een later moment snel kunt terugvinden.

Tip 04: Elementen invoegen

OneNote kan uiteenlopende onderdelen opslaan in de aantekeningen: bijvoorbeeld schermafbeeldingen, foto’s en video’s. De informatie wordt waar mogelijk automatisch omgezet naar doorzoekbare tekst. Maak je bijvoorbeeld een screenshot van een interessante website en plak je die als afbeelding in een OneNote-aantekening, dan kun je de tekst binnen de afbeelding doorzoeken. Als je een volledige website in een aantekening plakt, wordt bovendien het achterliggende webadres vastgelegd. Alle opties voor het invoegen van elementen vind je op de tab Invoegen. OneNote biedt ook de mogelijkheid om bestanden in te voegen (via de knop Bestand). Wil je niet het oorspronkelijke bestand invoegen, maar alleen de inhoud ervan? Kies dan voor Afdruk. Voornaamste verschil ten opzichte van het invoegen van een bestand is dat je het oorspronkelijke bestand niet meer kunt bewerken vanuit OneNote.

Recente notities

Tip 05: Secties aanpassen

Bestaande secties kun je eenvoudig aanpassen, bijvoorbeeld als je de sectiekleur wilt veranderen of een sectie een andere naam wilt geven. Klik met de rechtermuisknop op een sectie. Wil je een sectie niet meer gebruiken, kies dan voor Sectie verwijderen. Om een bestaande sectie een andere naam te geven, kies je voor Sectienaam wijzigen. Je kunt ook de locatie aanpassen: kies voor Verplaatsen/kopiëren. Een nieuw venster opent. Kies het notitieblok waarnaar de sectie moet worden verplaatst of gekopieerd. Via de knoppen onderin – Verplaatsen en Kopiëren – bepaal je wat er moet gebeuren. Ben je niet tevreden over de tabkleur die automatisch door OneNote is gekozen, kies dan voor Sectiekleur en kies een nieuwe kleur. In de praktijk is het soms handig om vanuit een pagina direct te verwijzen naar een sectie. Bijvoorbeeld vanuit de pagina ‘2021’ naar de sectie ‘Administratie’. In het menu van de rechtermuisknop kies je voor Koppeling naar sectie kopiëren. Vervolgens plak je de koppeling op de gewenste positie binnen de notitie.

Snel via Start

Tip 06: Standaardsjablonen

OneNote leent zich goed voor het bijhouden van allerhande lijstjes, bijvoorbeeld takenlijstjes. De kans is groot dat je hiervoor een specifieke indeling hanteert, die je vaker opnieuw gebruikt. Het is dan handig om de indeling eenmalig te maken en deze vervolgens als standaardsjabloon in te stellen. Dat bespaart tijd bij de volgende keer dat je een vergelijkbare aantekening wilt maken. Stel eerst de aantekening op zoals je hem voortaan als uitgangspunt wilt gebruiken. Klik hierna met de rechtermuisknop op de pagina en kies Instellen als standaardsjabloon.

Tip 07: Sneller met toetsen

Gebruik je het toetsenbord graag, dan kun je sneltoetsen gebruiken om snel aantekeningen in OneNote te maken. Om een nieuwe notitie te maken, druk je op Windows+N. Via de combinatie Ctrl+1 kun je een takenlijstje maken, terwijl je met Ctrl+. een opsomming maakt. Gebruik de toetscombinatie Ctrl+/ om een genummerde lijst te maken. Er zijn nog meer toetscombinaties beschikbaar. Een overzicht hiervan vind je via www.tiny.cc/notekey.

Wachtwoordbeveiliging

Tip 08: Van scan naar tekst

OneNote kan een flink aantal ‘bronnen’ omzetten naar getypte tekst. Dat is handig, omdat de tekst hiermee doorzoekbaar wordt. Dat werkt ook in combinatie met een foto en een telefoon. Gebruik Google Play of de App Store om de app Microsoft Lens te downloaden. Open de app op de telefoon en selecteer Document. Maak nu een foto van het document dat je toegankelijk wilt maken in OneNote. Als de foto is gelukt, bevestig je via Confirm en kies je Done. De app vraagt waar de foto moet worden opgeslagen. Kies hier voor OneNote. Standaard worden nieuwe foto’s opgeslagen in de sectie met snelle notities, maar je kunt deze locatie ook aanpassen. Klik op de locatie om een nieuw venster te openen en een alternatieve locatie te selecteren. Klik op Save. De foto wordt opgeslagen en is nu toegankelijk via OneNote. Je kunt de pagina snel opvragen via de sectie Recente notities en van hieruit verder bewerken.

Tip 09: Schrift naar tekst

Gebruik je OneNote in combinatie met een stylus (pen) of maak je foto’s van handgeschreven notities? In OneNote kun je ook handgeschreven tekst omzetten naar getypte tekst. Open de handgeschreven notitie (of foto) in OneNote. Klik op de tab Tekenen. Klik op de knop Lassoselectie en selecteer nu het gedeelte handgeschreven tekst dat je wilt omzetten. Kies hierna voor de knop Handschrift naar tekst. Je vindt deze knop op dezelfde tab. Een vergelijkbare functie is ook handig als je van een geschetste afbeelding (bijvoorbeeld een vierkant of cirkel) een ‘digitale’ vorm wilt maken. Selecteer de getekende vorm via de eerdergenoemde knop Lassoselectie en klik hierna op de knop Handschrift naar vorm. Via dezelfde tab kun je ook meteen vormen tekenen. Klik op de knop Vormen en kies tussen lijnen, basisvormen en diagrammen. Je kunt de intelligentie van OneNote ook gebruiken om eenvoudige wiskundige berekeningen uit te voeren. Gebruik de stylus om een formule uit te schrijven of maak een foto van een handgeschreven formule. Selecteer de formule en klik op de knop Wiskunde op de tab Tekenen. OneNote berekent de uitkomst van de formule.

Tip 10: Gesproken notities

Je hoeft je niet te beperken tot getypte tekst bij het maken van aantekeningen binnen OneNote. In plaats van getypte tekst kun je gesproken notities gebruiken, die je bijvoorbeeld opneemt met de telefoon of met de microfoon van de laptop. Open de tab Invoegen en klik op Audio. De opname begint meteen, bijvoorbeeld in het geval van de laptop via ingebouwde microfoon. Boven in de balk vind je de knoppen om de opname te stoppen en pauzeren. Om op een later tijdstip snel bepaalde segmenten in een opname terug te vinden – bijvoorbeeld als je een opname maakt van een lang overleg – kun je tijdens de opname aantekeningen typen. Doe dat in hetzelfde vak als de opname wordt gemaakt. OneNote onthoudt de tijdstippen waarop je de aantekening hebt gemaakt binnen de opname en plaatst een afspeelknop naast elk ‘hoofdstukje’. Bij het afspelen kun je hiermee snel naar het specifieke segment springen. Bij lange opnames kun je tijdens het afspelen de knoppen gebruiken om in één keer 5 minuten terug te spoelen. Via de knop ernaast kun je de opname 15 seconden terugspoelen.

Tip 11: Opnieuw afspelen

Heb je een schets gemaakt in OneNote – of bijvoorbeeld een schema tijdens een overleg – dan is het soms handig om terug te halen hoe de schets oorspronkelijk is opgebouwd. OneNote houdt bij de tekening is opgebouwd, zodat je dit op een later moment kunt terugspoelen. Open de tab Beeld en klik op Opnieuw afspelen. Selecteer nu in de aantekening het gebied dat opnieuw moet worden afgespeeld. Voor een volledig overzicht sla je het selecteren van de aantekening over en klik je op Alles op de pagina opnieuw afspelen.