Als je een nieuwe pc of laptop koopt, draait er veelal Windows 8.1 op. Heb je een Windows 8-computer? Dan kun je gratis upgraden naar 8.1. In dit artikel bespreken we alle nieuwe functies van Windows 8.1 en geven we je slimme tips om nog meer uit je computer te halen.

Tip 01: Welke versie?

Als je twijfelt of je Windows 8 of Windows 8.1 gebruikt, kun je de exacte versie eenvoudig controleren. Druk gelijktijdig op Windows-toets+Pause en kijk bij Windows-versie. Hier staat de aanduiding Windows 8 of Windows 8.1. Laptop-gebruikers opgelet: de Pause-toets kan verstopt zitten achter een toets met een dubbele functie. Meestal is de extra functie toegankelijk via de speciale Fn-functietoets. Is dit niet mogelijk, klik dan met de rechtermuisknop helemaal linksonder in beeld en kies Systeem.

©PXimport

Tip 01 Wel of geen Windows 8.1? Controleer je Windows-versie!

Tip 02: Eerst alle updates

Als je nog niet over Windows 8.1 beschikt maar wel over Windows 8, dan kun je gratis upgraden. Zorg er wel voor dat je systeem helemaal is bijgewerkt met alle updates. Hierdoor voorkom je dat de update 'vastloopt' en je computer weer terugkeert naar Windows 8. Open je Charms-balk (bijvoorbeeld met Windows-toets+C) en geef binnen Apps de zoekopdracht Configuratiescherm. Open hier Systeem en beveiliging / Windows Update. Zoek naar Windows-updates en installeer deze. Voor sommige updates is een herstart vereist. Herhaal de controle op nieuwe updates tot alles is geïnstalleerd. Deze tip kun je altijd uitvoeren, dus ook als je Windows 8.1 al hebt. In principe installeert Windows belangrijke updates automatisch, maar soms gaat hier iets mis. Door zelf de updates actief te controleren en installeren, weet je zeker dat je niets mist!

©PXimport

Tip 02 Installeer nieuwe updates, herstart je computer en herhaal dit totdat alle updates binnen zijn.

Tip 03: Update naar 8.1

Voer deze tip alleen uit als je computer nog niet beschikt over Windows 8.1. Klik op de tegel Store in je startscherm. Je krijgt direct de aanbieding om Windows 8.1 op te halen. Klik hier op en kies Downloaden. De download is groter dan 3 GB (!) en neemt dus, afhankelijk van de snelheid van je internetverbinding, veel tijd in beslag. Nadat je de 8.1-update volledig hebt binnengehaald, kun je de update installeren. Als het goed is en je hebt de vorige tip niet overgeslagen, wordt je systeem bijgewerkt naar Windows 8.1. Het daadwerkelijke updateproces kan eveneens veel tijd in beslag nemen. Als er iets mis gaat tijdens de installatie, wordt de update 'teruggedraaid'.

©PXimport

Tip 03 Haal de Windows 8.1-update binnen als je deze nog niet geïnstalleerd hebt.

Tip 04: Aanmelden

Er zijn twee manieren om een computer met Windows 8 te gebruiken: met een lokaal account of met een Microsoft-account. In Windows 8.1 lijkt het alsof je gedwongen wordt om een Microsoft-account te gebruiken. Als je bent geüpgraded naar Windows 8.1, is de optie om je aan te melden met een lokaal account namelijk verdwenen. Als je per se geen Microsoft-account wilt gebruiken, is dit via een omweggetje nog steeds mogelijk. Kies na de upgrade de optie om een nieuw account aan te maken. Doe dit niet, maar klik op Verder gaan met mijn bestaande account en meld je aan met je lokale account.

©PXimport

Tip 04 Windows 8.1 maakt het lastiger om je aan te melden zonder Microsoft-account.

Tip 05: Aanmelden nieuwe pc

Als je een nieuwe computer aanzet met Windows 8.1 (dus niet de upgrade-versie), wordt er ook gevraagd om je aan te melden met je Microsoft-account. Kies voor Een nieuw account maken en klik op Aanmelden met een Microsoft-account. Je krijgt nu wel de mogelijkheid om een lokaal account aan te maken.

©PXimport

Tip 05 Een nieuwe computer met Windows 8.1 neem je het snelst in gebruik met een Microsoft-account, maar het kan ook zonder.

Tip 06: Updateresten

De update naar Windows 8.1 laat nogal wat bestandsresten achter. Dit is geen probleem als je een grote harde schijf hebt, maar wel als je schijfruimte beperkt is. SSD-gebruikers hebben hier bijvoorbeeld al snel mee te maken. Ga naar Configuratiescherm / Systeem en beveiliging / Systeembeheer en open Schijfopruiming. De restanten van geïnstalleerde Windows-updates (en andere resten) vind je achter de knop Systeembestanden opschonen.

Let op: met deze schoonmaakactie maak je veel schijfruimte vrij, maar er is ook een klein risico om rekening mee te houden. De bestanden die je opruimt zijn onder andere bedoeld om updates 'terug te draaien' als er iets mis gaat. Voer deze schoonmaakactie dus alleen uit als je systeem stabiel werkt met alle geïnstalleerde updates.

©PXimport

Tip 06 Werkt je systeem al enige tijd stabiel? Dan kun je bestandsresten van de updateprocedure laten verwijderen.

Tip 07: Startknop

Windows 8.1 heeft een startknop op de plek waar voorheen je startmenu stond: linksonder in beeld. De startknop is zichtbaar in de bureaubladomgeving en meestal ook in het nieuwe startscherm of geopende apps. De omschrijving 'meestal' is op zijn plaats omdat de knop om onduidelijke regenen soms ineens niet meer verschijnt. Zodra je op de startknop klikt, keer je terug naar het nieuwe startscherm. Door nogmaals te klikken, schakel je terug naar de app of bureaubladomgeving waar je zojuist vandaan kwam. Een druk op de Windows-toets op je toetsenbord doet hetzelfde als een klik op de startknop.

©PXimport

Tip 07 De startknop brengt je terug naar het Windows 8.1-startscherm.

Tip 08: Startknop extra's

De functie van de Windows 8.1-startknop lijkt weinig te betekenen als je erop klikt met de linkermuisknop, maar probeer vooral de rechtermuisknop eens! Je krijgt een geavanceerd menu met directe verwijzing naar bijvoorbeeld je apparaatbeheer, configuratiescherm en taakbeheer. Ook kun je een zoekopdracht starten. Handig is de optie Afsluiten of afmelden. Hiermee kun je je computer direct uitschakelen, opnieuw opstarten of een energiebesparende stand kiezen.

©PXimport

Tip 08 Gebruik het krachtige menu achter de rechtermuisknop op je startknop.

Tip 09: Bureaublad

In Windows 8 kreeg je steevast het nieuwe startscherm voor je kiezen, ook als je hier nooit iets mee doet. Veel mensen klikken direct voor naar het Bureaublad via de gelijknamige tegel. De toetscombinatie Windows-toets+D (ezelsbruggetje: de D van Desktop) doet hetzelfde. In Windows 8.1 kun je eindelijk zelf bepalen welke omgeving je wilt starten: het startscherm of de klassieke bureaublad/desktop-omgeving. Ga naar je bureaublad via de gelijknamige tegel. Klik met de rechtermuisknop op de taakbalk, vraag de eigenschappen op en ga naar het tabblad Navigatie. Plaats een vinkje bij Wanneer ik mij aanmeld of alle apps op het scherm (...) en bevestig met Ok.

©PXimport

Tip 09 Bepaal zelf hoe Windows opstart: naar het nieuwe startmenu of naar de klassieke bureaubladomgeving.

Tip 10: Store op taakbalk

Een van de nieuwigheden van Windows 8.1 is de mogelijkheid om apps ook te starten vanaf de bureaubladomgeving. Het icoontje van Store is zelfs aanwezig op de taakbalk van de bureaubladomgeving. Je kunt dit icoontje (indien gewenst) verwijderen. Klik met de rechtermuisknop op het Store-icoontje op de taakbalk en kies Dit programma losmaken van de taakbalk.

©PXimport

Tip 10 De toegang tot Store vind je in Windows 8.1 standaard op de taakbalk.

Tip 11: Vensterbesturing

Het was in Windows 8 lastig om een app af te sluiten of te minimaliseren. Sinds de Windows 8.1-update hebben ook apps de beschikking over standaard vensterbesturing via een titelbalk. Beweeg je muispijl in de app naar de bovenzijde van je scherm en de titelbalk verschijnt. Je ziet de titel van de app, bijvoorbeeld Muziek of Nieuws, en kunt de app minimaliseren of sluiten via de bekende icoontje in de rechterbovenhoek.

©PXimport

Tip 11 Windows 8.1 geeft apps de beschikking over een titelbalk zodat je een app eenvoudiger kunt sluiten of minimaliseren.

Tip 12: Meer formaten

Een andere verbetering in Windows 8.1 is de weergave van de tegels in je startscherm. Je hebt eindelijk de keuze uit meer formaten. Dit lijkt een nietszeggende aanpassing, maar het werkt uiterst praktisch! Zorg ervoor dat de apps die je het meest gebruikt groter zijn dan de rest, maak andere apps kleiner of kies voor een aangepast breed formaat. Klik met de rechtermuisknop op de tegel op je startscherm en kies Klein, Normaal, Breed of Groot. Afhankelijk van de app zijn al deze opties beschikbaar.

©PXimport

Tip 12 Bepaal hoe groot (of klein) je de app-tegel wilt zien op je startscherm.

Tip 13: Slimme sneltoetsen

Een groot gedeelte van Windows 8.1 is ontwikkeld om met je vinger te bedienen via een aanraakscherm, maar de meeste mensen zullen toch veelal de muis gebruiken. Het gaat nog sneller met je toetsenbord! Het is handig om enkele sneltoetsen uit je hoofd te leren. We noemen de belangrijkste. Een volledig overzicht van alle Windows 8-sneltoetsen (en de nieuwe in Windows 8.1) vind je op deze website.

Windows-toets+C: Toon de Charms-balk.

Windows-toets+I: Open de instellingen van de huidige app.

Windows-toets+D: Ga naar je bureaublad.

Windows-toets+T: Toon de taakbalk, ook als je werkt in de metro-omgeving.

Windows-toets+X: Toon het geavanceerde menu.

Windows-toets+.+pijltje: Deze is lastig uit te leggen, uitproberen dus! We doen een poging: met Windows-toets+. grijp je de geopende app vast waarna je het met je pijltjestoetsen verplaatst en zelfs groter/kleiner maakt.

Alt+F4: Een klassieker, maar omdat sommige mensen de weg kwijt raken in geopende apps is deze nog steeds handig. Met Alt+F4 sluit je een programma, app of geopend venster.

©PXimport

Tip 13 Leer de belangrijkste sneltoetsen voor Windows 8.1 uit je hoofd.

Windows 9

Ben je blij met je nieuwe auto? De nieuwste versie is al aangekondigd en staat volgend jaar bij de dealer. Dit geldt ook voor Windows-versies. Nu we eindelijk een klein beetje gewend zijn aan Windows 8.1, staat Windows 10 alweer voor de deur. De geruchtenmachine draait op volle toeren. Komt het startmenu wel of niet terug? Blijft de nieuwe metro-omgeving prominent aanwezig of gaan we terug naar de klassieke bureaubladomgeving op laptop en pc? Er is nog niets bevestigd, maar er wordt veel gespeculeerd. Ten tijde van schrijven werd in september het eerste voorproefje verwacht en leek het er op dat Windows 10 ergens in 2015 beschikbaar komt. We houden je op de hoogte!

Tip 14: Bibliotheken

Sinds Windows 8.1 zijn de bibliotheken verdwenen uit de Windows Verkenner. Bibliotheken gaven snel toegang tot een bepaalde categorie bestanden in je persoonlijke mappen, bijvoorbeeld Afbeeldingen, Documenten en Muziek. Je kunt de bibliotheken eenvoudig opnieuw toevoegen. Open de Windows Verkenner en klik met de rechtermuisknop in de rechterkolom. Plaats het vinkje bij Bibliotheken en je kunt het gelijknamige onderdeel weer gewoon gebruiken.

©PXimport

Tip 14 Het onderdeel Bibliotheken is verdwenen in Windows 8.1, maar ook weer eenvoudig terug te halen.

Tip 15: Zelfde achtergrond

Het is geen nieuws dat je fraaie foto's kunt instellen in de bureaubladomgeving van Windows 8.1, maar wel dat deze foto ook getoond kan worden achter het metro-startscherm. Ga naar je bureaublad, klik met de rechtermuisknop op je taakbalk en vraag de eigenschappen op. Ga naar het tabblad Navigatie en plaats een vinkje bij Mijn bureaublad achtergrond op startscherm weergeven. Met deze instelling integreer je de moderne metro-omgeving met je klassieke bureaubladomgeving.

©PXimport

Tip 15 Laat je bureaubladfoto ook weergeven achter je Windows 8.1-startscherm.

Tip 16: Minder omslachtig

Alle Windows 8.1-gebruikers zullen blij zijn met één wijziging: een eenvoudige manier om je computer uit te zetten of jezelf af te melden. Voorheen moest je je keuze maken via Charms-balk / Instellingen / Aan-uit. Nu kan dit direct via de aan/uit-knop, die op het startscherm rechtsboven in beeld staat. Uiteraard kun je ook de fysieke aan/uit-knop van je pc of laptop gebruiken. De actie die wordt ondernomen als je hierop drukt, kun je instellen. Ga naar Configuratiescherm / Hardware en geluiden / Energiebeheer / Systeeminstellingen. Laptopgebruikers kunnen bijvoorbeeld instellen dat met het sluiten van het scherm de slaapstand actief wordt en dat een druk op de aan/uit-knop het systeem laat afsluiten.

©PXimport

Tip 16 Gelukkig is het in Windows 8.1 eenvoudiger geworden om je computer uit te zetten, de slaapstand te activeren of je af te melden.

Klassiek startmenu

Het ontbreken van het klassieke startmenu heeft een golf van verontwaardiging teweeg gebracht. Windows 8.1 mist het klassieke startmenu nog steeds. Er gaan geruchten dat het startmenu in Windows 10 wel volledig in ere wordt hersteld. Tot die tijd kun je aan de slag met goede alternatieven. Meestal wordt het startscherm van Windows 8.1 direct overgeslagen (of je kunt dit instellen) en beland je direct in je vertrouwede bureaubladomgeving. We geven je vier voorbeelden met hun voordelen.

Classic Shell is zeer uitgebreid en heeft veel instelmogelijkheden. Start8 werkt zeer eenvoudig en is daarom een aanrader. Het programma is helaas niet gratis maar met 5 euro wel zeer betaalbaar. Start Menu 8 werkt eenvoudig, maar heeft weinig geavanceerde instellingen. Startw8 is net als Start Menu 8 zeer eenvoudig, ook hier zijn minder geavanceerde instellingen.

©PXimport

Er zijn meerdere oplossingen beschikbaar om snel weer over je startmenu te beschikken.

Tip 17: OneDrive

De cloudopslagdienst van Microsoft genaamd OneDrive is diep geïntegreerd in het Windows-besturingssysteem. Als je je aanmeldt met een Microsoft-account, is je OneDrive actief. Je krijgt gratis 15 GB opslagruimte. Als je Office 365 gebruikt, krijg je 1 TB opslagruimte. Alles wat je bewaart in je OneDrive wordt automatisch ook veiliggesteld in 'de cloud'. In Windows 8.1 is je OneDrive bereikbaar via de gelijknamige app en met de Windows Verkenner. Op een willekeurige computer met internetverbinding open je de inhoud van je OneDrive eenvoudig.

©PXimport

Tip 17 In Windows 8.1 bewaar je bestanden het liefst in de OneDrive, zodat je ze overal kunt openen.

Tip 18: Inhoud OneDrive

De inhoud van je OneDrive wordt standaard niet volledig gedownload naar je computer. De bestanden zijn op afroep beschikbaar en worden, met een kleine vertraging, binnengehaald als je ze probeert te openen. Met een kleine aanpassing zorg je ervoor dat je wel alle bestanden van je OneDrive binnenhaalt. Open de OneDrive-app via je startscherm. Ga via de Charms-balk naar Instellingen / Opties. Activeer de optie Al mijn OneDrive-bestanden offline beschikbaar maken. Als je beperkte opslagruimte hebt, bijvoorbeeld omdat je systeem een kleine SSD heeft, kun je deze tip beter overslaan.

©PXimport

Tip 18 Verander een instelling om ervoor te zorgen dat Windows 8.1 de volledige inhoud van je OneDrive automatisch downloadt.

Tip 19: Zoeken

De zoekfunctie van Windows 8.1 is flink uitgebreid. In de basis werkt de zoekfunctie zo eenvoudig, dat veel mensen alleen de omslachtige manier kennen via de optie Zoeken in de Charms-balk. Je kunt echter direct beginnen met typen zodra je het startscherm voor je neus hebt. De zoekfunctie vindt bestanden, instellingen, muziek en kan programma's starten. Zoektermen blijven niet beperkt tot je eigen computer, er worden ook resultaten op internet getoond via Bing (de zoekdienst van Microsoft). De koppeling tussen je lokale inhoud van je computer en content op internet loopt bijna naadloos in elkaar over. Als je bijvoorbeeld een liedje zoekt, kom je via de zoekfunctie snel uit bij de mp3 op je harde schijf, de muziekclip op YouTube en het liedje in Xbox Music (de muziekdienst van Microsoft).

©PXimport

Tip 19 De zoekfunctie van Windows 8.1 doorzoekt je computer en toont ook relevante resultaten van internet.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).