Ben je op zoek naar een nieuwe printer waarmee je ook kunt scannen en kopiëren, dan kun je je maar beter goed oriënteren. Vooral op het gebied van de gebruikskosten blijken de onderlinge verschillen erg groot te zijn. Wat zijn de beste all-in-one printers? We testen er vijf.

We vroegen fabrikanten om hun beste, compactste all-in-one-kleurprinter voor thuis(kantoor) en kleinzakelijk gebruik. De prijsklasse ligt tussen de 130 en 260 euro. Verdere minimumcriteria voor deelname aan deze test waren een netwerkverbinding, ondersteuning van cloudfuncties en een printsnelheid tussen 10 en 24 pagina’s per minuut.

De gebruikte printtechniek maakte niet uit. In de praktijk ontvingen we uitsluitend inkjetprinters, op één uitzondering na allemaal A4-printers. HP stuurde een apparaat dat ook A3 print en scant. Kyocera en Ricoh hebben geen aio’s in de gehanteerde prijsklasse. Lexmark verkoos niet deel te nemen. Samsung verkocht recent zijn printerdivisie aan HP. De testdeelnemers zijn Brother, Canon (met twee apparaten), Epson en HP.

Lees ook:7 goede printers voor zakelijk gebruik

Alle fabrikanten leveren hun printers met inktcartridges die minder vol zitten met inkt dan de normale cartridges. Vaak bevatten de meegeleverde sets met starterscartridges die een derde of zelfs de helft minder inkt bevatten dan normaal. Eigenlijk moet je wat ons betreft de kostprijs van een nieuwe volledige verzameling inkt optellen bij de aankoopprijs van een inkjetprinter. De startinkt is immers vrij snel op. Reken op een extra kostenpost tussen de 80 en 100 euro bovenop de geadverteerde toestelprijs. Nadat we alle testprints – bijna veertig per printer – uitgevoerd hadden, bleek de startinkt soms al met een derde geslonken!

Alle fabrikanten verkopen normale en XL-inktcartridges. Canon heeft daarnaast ook nog XXL-inktcartridges. Als je véél print, dan komen de grotere cartridges goedkoper uit. Print je minder vaak, dan kies je het best de normale cartridges, want inkt blijft niet eeuwig goed en een cartridge droogt uit als het niet vaak genoeg gebruikt wordt.

©PXimport

Brother DCP-J785DW

©PXimport

Dit is een relatief compacte all-in-one voor kleinzakelijk gebruik, vandaar het wat saaie rechthoekige design. De papierlades zijn geïntegreerd, alleen aan de rechterzijkant is er omwille van de papierdoorvoer een kleine uitstulping die het rechthoekige ontwerp een beetje doorbreekt. Aan de achterzijde is er een uitklapbare invoerlade voor individuele vellen en A4-fotopapier met een dikte tot 300 g/m2.

De automatische documentinvoer (adf of oftewel automatic document feeder) zit in het afsluitdeksel van de vlakbedscanner en is pas bereikbaar wanneer je een klep opentrekt. Er is plaats voor twintig vellen. Als je de adf niet gebruikt, sluit je de klep en is-ie onzichtbaar. Gescande of gekopieerde vellen worden hierdoor ‘over’ de adf uitgestoten en vallen dus niet in een uitvoerbak eronder, zoals bij alle andere geteste aio’s. In de praktijk werkt dit even goed.

Een handigheidje is de manier waarop de vier apart verwisselbare inktpatronen geïnstalleerd worden. Rechts is er een klep die je opentrekt en die direct toegang geeft tot de inkt. Je hoeft de printer in tegenstelling tot bij de andere fabrikanten dus niet volledig open te klappen om de inkt te verwisselen. Duidelijke merktekens tonen je (net zoals bij de andere geteste apparaten) welke kleur wáár precies past.

Na het inbrengen van de startcartridges duurt de printersetup ongeveer vijf minuten. Via een testprint controleer je of alle spuitmondjes goed werken. Daarvoor download je de macOS- en Windows-drivers en hulpsoftware. Kies het soort verbinding (draadloos of usb) om het apparaat te detecteren en de software te installeren. Optioneel kun je ook Nuance Paperport installeren.

De Brother Innobella-inkt geeft volgens de fabrikant de beste resultaten op Brother Innobella-papier: rijkere kleuren en afdrukken die minder snel verbleken. Omwille van de kleine inktdruppels van 1,5 picoliter (een inktbolletje van 0,0142 mm) zijn prints volgens de fabrikant ook scherper. We geven het mee voor wat het waard is. In tegenstelling tot andere fabrikanten vermeldt Brother nergens op zijn website de gegarandeerde levensduur voor foto’s die je print op zijn ‘Innobella-consumables’.

Je bedient alles via het 6,8cm-kleurenaanraakscherm dat een gebruiksvriendelijke, smartphone-achtige interface heeft. De klep waarin het scherm verwerkt zit, klapt open voor een eenvoudigere bediening wanneer je recht vóór de printer staat.

De Brother DCP-J785DW kan direct scannen naar e-mail, OneNote, OneDrive, Dropbox, Google Drive, Evernote, Box, Facebook, Flickr en Microsoft Office. Mobiel printen en scannen gebeurt met behulp van de Brother iPrint&Scan-app voor Android en iOS. Er is ook een geïntegreerde ocr-functie die van een documentscan een doorzoekbare pdf creëert.

Kleine irritatie: als je een kopieeropdracht vroegtijdig annuleert, trekt de adf alle klaarliggende vellen door de machine zonder ze te kopiëren, in plaats van de kopieeropdracht direct te stoppen.

Brother DCP-J785DW

Prijs: €207,-
Website: brother.co.uk8Score80

Canon PIXMA TR7550

©PXimport

Deze relatief compacte all-in-one voor thuis en kleine kantoren lijkt qua omvang, design en functionaliteit op de Brother DCP-J795DW. Het hoekige ontwerp zonder onderdelen die uitsteken is vrijwel hetzelfde. Er zijn ook verschillen, zoals de dubbele papierlades met elk een capaciteit van honderd vellen: één horizontale vooraan (met geïntegreerde uitvoer) en één verticale achteraan.

De automatische documentinvoer van het kopieer- en scangedeelte zit verborgen achter een klep, maar de bovenkant van deze PIXMA TR7550 is in tegenstelling tot die van Brother niet volledig plat wanneer die klep dicht ligt. Onder de adf is immers een uitvoerplek met plaats voor de gescande of gekopieerde vellen papier.

De PIXMA TR7550 gebruikt vijf inktpatronen. Die installeer je door de scannerklep helemaal open te trekken. Bij de eerste ingebruikname toont het lcd-scherm hoe je dat aanpakt. Standaard wordt een testblad afgedrukt dat je op de scanner legt. Het apparaat lijnt de printkoppen dan automatisch correct voor je uit.

Naast een grotere inktpatroon met zwarte pigmentinkt voor tekst is er ook een kleinere cartridge met zwarte verfstof (dye) als extra tint, naast de drie basiskleuren cyaan, magenta en geel. Pigmentinkt geeft een langere levensduur aan zwart-witprints. Dye-inkten geven op hun beurt mooiere resultaten voor foto- en grafiekprints. Canon claimt een levensduur tot twintig jaar voor zijn fotoprints, op voorwaarde dat je Canon Chromalife-papier gebruikt.

Canon levert niet alleen gewone en XL-cartridges, maar ook XXL-cartridges met nog meer capaciteit. Maar in vergelijking leveren de XXL-cartridges van Canon niet veel meer capaciteit dan de XL-versies van de andere fabrikanten. Wel is het zo dat het zwarte pigment voor gewone tekst goedkoper uitkomt, reden waarom deze all-in-one voor zwart-witprints de laagste paginaprijs heeft. Voor kleurafdrukken is de paginaprijs echter op één na het hoogst.

Deze aio heeft alleen een draadloze netwerkverbinding en kan daarnaast ook via usb met een computer worden verbonden. De macOS-, Windows- of Chrome OS-software installeer je vanaf de meegeleverde cd of download je hier.

Het 7,5cm-kleurenaanraakscherm zit midden in een kantelbare klep die over de volledige breedte van de printer loopt. Aan weerszijden zitten grote bedieningsknoppen, waaronder Android-achtige home- en terug-knoppen. Rechts van het scherm zijn er aparte toetsen voor printen, scannen of kopiëren in kleur of in zwart-wit. Je scant naar en/of print rechtstreeks vanaf Box, Dropbox, Google Drive, Evernote of e-mail/webmail. Met de Canon Print-app voor Android en iOS print en scan je via wifi van en naar je mobiele apparaat.

Canon PIXMA TR7550

Prijs: €149,-
Website: canon.nl6Score60

Canon PIXMA TS8150

©PXimport

Dit is de kleinste all-in-one-printer in deze test en bedoeld voor thuisgebruik. Het vierkante design lijkt sterk op dat van z’n grote broer (de TR7550, zie vorige pagina), maar de plastic kast is glanzend in plaats van matzwart. Een automatische documentinvoer ontbreekt, waardoor de bovenkant volledig vlak is. De dubbele papierlades werken precies hetzelfde als bij de TR7550, maar de uitvoerlade schuift bij de TS8150 automatisch uit het apparaat zodra je print. Als je de printer uitzet, wordt de uitvoerlade automatisch ingetrokken of je kunt dit handmatig doen.

De achterste papierlade kan maximaal twintig vel bevatten en is speciaal bedoeld voor fotopapier (tot A4-formaat). In de voorste papierlade kun je een zwarte, plastic houder monteren voor een cd-rom, dvd of blu-ray, die je bedrukt met behulp van Canon My Image Garden-software, die je samen met de drivers en de rest van de software op een meegeleverde cd-rom vindt of downloadt via de Canon-website.

De TS8150 gebruikt zes inktpatronen: zwarte pigment voor tekst, en Chromalife100-dye in zwart, cyaan, magenta, geel en blauw voor foto’s en grafieken. Ook hier zijn er gewone, XL- en XXL-cartridges verkrijgbaar.

Het kleurenaanraakscherm werkt precies zoals bij de TR7550, maar is met 10,8 cm heel wat groter. Aparte bedieningsknoppen zijn daarom overbodig (op de stroomknop na): er is ruimte genoeg op het scherm voor virtuele knoppen. Printen kan via usb, wifi en bluetooth. Het apparaat heeft een geheugenkaartsleuf voor direct printen van foto’s en documenten. Voor de rest werkt de TS8150 precies zoals de TR7550. Behalve in glanzend zwart bestaat deze all-in-one ook in een witte en rode uitvoering (respectievelijk met typenummers TS8151 en TS8152.

Canon PIXMA TS8150

Prijs: €169,-
Website: canon.nl6Score60

Epson WorkForce Pro WF-4730DTWF

©PXimport

Deze kubusvormige all-in-one oogt als een echte kantoormachine en is in de fabriek verpakt in een stevige plastic zak met twee handvatten. Daarmee haalt één persoon hem gemakkelijk uit zijn doos. Behalve de twee invoerlades (met geïntegreerde uitvoerlade) zijn er geen onderdelen die uit de kubus steken. Niettemin neemt het apparaat flink wat ruimte in beslag. In de adf passen maximaal 35 vellen papier.

Het aanraakgevoelige 6,8cm-kleurenscherm trek je naar boven voor een gemakkelijkere zichtbaarheid. Grote pictogrammen geven toegang tot de hoofdfuncties, terwijl kleinere pictogrammen dienen voor instellingen, status en updates. Het werkt allemaal logisch en gebruiksvriendelijk.

De Epson DuraBrite Ultra-inkt heeft een opgegeven levensduur voor fotoafdrukken van 105 jaar. De ingebruikname is simpel. Kies de standaardinstellingen voor datum, tijd etc. Installeer de vier meegeleverde startcartridges: instructies hiervoor verschijnen op het lcd-scherm. Het totale proces duurt een minuut of zes. Installeer de meegeleverde cd of download de Epson Install Navi-software van de website.

Deze downloadt en installeert de printer- en scannerdrivers, en hulpprogramma’s zoals Epson NetPrint, Epson Fax Utility en Firmware Updater. Achteraf kun je via deze toepassing ook andere nuttige software installeren zoals ocr- en pdf-extensies voor de Epson Scan-software, Easy Photo Print, E-Web Print en MyEpson Portal-ondersteunings- en probleemoplossingssoftware.

Deze aio werkt naar keuze via usb, ethernet of draadloos. De software vindt de printer als het goed is automatisch en na een succesvolle installatie wordt voor de zekerheid een testpagina afgedrukt.

Als je de printer registreert bij Epson Connect kun je afdrukken en scannen vanaf elke locatie met een internetverbinding, direct via ‘remote printing’ of indirect door documenten naar de printer te e-mailen. Het is dan ook mogelijk documenten te scannen naar Box, Dropbox, Evernote, Google Drive, Microsoft OneDrive en e-mail.

Via de Epson iPrint-app voor Android en iOS kan dit dan ook op een mobiel apparaat. Verder kan men scannen naar extern opslagmedium dat aangesloten is op de usb-hostpoort aan de voorkant.

Epson WorkForce Pro WF-4730DTWF

Prijs: €199,-
Website: epson.nl8Score80

HP OfficeJet Pro 7720

©PXimport

Deze kloeke machine, méér dan een halve meter breed en 15 kg zwaar, past omwille van zijn omvang en gewicht eerder in een kantoor dan in een woonkamer. Je moet met z’n tweeën zijn om hem uit zijn doos te halen. In de praktijk valt dit klusje mee, omdat de aio verpakt is in een plastic zak met een handvat aan elk uiteinde, waarmee je het geheel in één keer uit de doos trekt.

Het wit-zwarte design oogt strak en modern. Behalve de invoerlade (met geïntegreerde uitvoerlade) zijn er geen delen die aan de zijkanten uitsteken. Het aanraakgevoelige 6,75cm-kleurenscherm waarmee je alles bedient, klap je desgewenst naar boven voor beter zicht en makkelijkere bediening. #De belangrijkste functies gaan schuil achter grote pictogrammen, terwijl instellingen, statusinformatie en firmware-updates bereikbaar zijn via kleinere pictogrammen.#

Dit apparaat print, scant en kopieert ook in A3-formaat. In de adf voor 35 vellen past echter maximaal A4-papier. A3’s kopieer je handmatig door de adf-klep open te klappen en het blad op de glasplaat te leggen. Automatisch dubbelzijdig printen kan ook alleen tot A4-formaat. De HP-inkt, die ook verkrijgbaar is in gunstig geprijsde XL-cartridges, is bestand tegen water, vegen, licht en markeerstiften.

Deze aio werkt naar keuze via usb, ethernet of draadloos. De software is meegeleverd op cd of download je hier. Installeer de HP EasyStart-software en laat die de printer automatisch vinden. Registreer jezelf, als je dit niet doet heb je geen recht op de driejarige garantie. Vervolgens wordt automatisch gezocht naar de juiste software: er is keuze tussen HP Smart, volledige aio-software of alleen de basisstuurprogramma’s. Installeer je de printer op een Windows 10-pc, dan is de HP Smart-app de aanbevolen keuze.

De HP Smart-app geeft informatie over de printer en het inktniveau, laat je de belangrijkste instellingen wijzigen en wordt uiteraard gebruikt om te printen en te scannen. #Wil je ook faxen, dan kun je vanuit HP Smart de noodzakelijke HP Universal Fax Driver installeren.# Optioneel kun je HP Connected inschakelen, een clouddienst die het mogelijk maakt om vanaf elke locatie met een internetverbinding te printen, te scannen en informatie te delen.

Deze aio heeft een uniek e-mailadres en je kunt afdrukken door een e-mail te sturen. Omgekeerd is het mogelijk om direct scans te e-mailen. Via HP Mobiel Printen druk je documenten en foto’s af vanaf mobiele apparaten.

Bij problemen, zoals een papierverstopping, voert de printer telkens een zelfcontrole uit, die soms minutenlang duurt en niet onderbroken kan worden. Misschien veilig, maar wel irritant. Ook vervelend: als je een kopieeropdracht annuleert, trekt de adf alle vellen door de machine zonder ze te kopiëren in plaats van de kopieeropdracht gewoon direct te stoppen.

HP OfficeJet Pro 7720

Prijs: €165,-
Website: hp.com8Score80

Conclusie

Alle geteste apparaten scoren in de kwaliteitstesten bijna een acht en zijn dus behoorlijk goede printers. Er moet er één de winnaar zijn en dat is met lichte voorsprong de compleet uitgeruste HP OfficeJet Pro 7720, onze PCM Best Getest. Nipt tweede is de iets compactere Epson WorkForce Pro WF-4730DTWF. Die is de allersnelste, maar blijft wat achter bij de rest van het testveld wat betreft de print- en scankwaliteit, vooral van foto’s. Houden we ook rekening met de gebruikskosten dan is de Brother DCP-J785DW een onklopbare Slimme Koop (ook al is-ie in aanschafprijs duurder).

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).