ID.nl logo
Detecteer personen in je huis met Frigate
© Reshift Digital
Huis

Detecteer personen in je huis met Frigate

Aanwezigheidsdetectie in een domoticasysteem als Home Assistant gebeurt vaak met bewegingssensoren of met hulpmiddelen zoals bluetooth-beacons, maar dat werkt niet altijd even nauwkeurig. Er is ook een andere oplossing: met machine learning automatisch camerabeelden analyseren op de aanwezigheid van personen. In dit artikel implementeren we dat met de software Frigate en de Google Coral USB Accelerator op een Raspberry Pi 4, zodat we Home Assistant automatisch kunnen laten reageren op onze aanwezigheid of die van andere personen.

Realtime detectie van personen in camerabeelden is mogelijk dankzij machine learning. We gebruiken daarvoor een neuraal netwerk dat getraind is op beelden van personen. Als je dit netwerk daarna nieuwe beelden toont, kan het met de kennis die het tijdens de training opgedaan heeft personen detecteren. Dat werkt vrij goed: de technologie is de laatste jaren met rasse schreden vooruitgegaan.

01 Raspberry Pi 4 met Coral USB Accelerator

Er is één nadeel: deze detectie vereist heel wat rekenwerk. Gelukkig bestaat er speciale hardware die geoptimaliseerd is voor de berekeningen in neurale netwerken. Een van die hardwareversnellers is de Google Coral USB Accelerator, die voor rond de 70 euro te koop is. Het is een klein kastje ter grootte van een wat brede usb-stick, en wordt via een meegeleverde usb-c-kabel op een usb3-poort aangesloten voor de communicatie met de computer.

Als computer waarop we de herkenningssoftware draaien, kiezen we voor de energiezuinige Raspberry Pi (maar het kan ook op een Ubuntu-server, bijvoorbeeld met Ansible-NAS (zie Computer!Totaal 9). Hoewel de eerdere modellen in principe ook kunnen, raden we de nieuwe Raspberry Pi 4 aan omdat die twee usb3-poorten heeft; anders wordt de snelheid van de Coral USB Accelerator afgeknepen door de usb2-poort. Een ander voordeel van de Pi 4 is dat die naast de basisversie met 1 GB RAM ook versies met 2 en 4 GB RAM heeft. Wij hebben deze masterclass met succes uitgevoerd op een Pi 4 met 2 GB RAM.

We gaan ervan uit dat je Raspbian Buster Lite op je Raspberry Pi 4 geïnstalleerd hebt. Dat doe je door het image met balenaEtcher op een micro-sd-kaart te schrijven, er een leeg bestand ssh in op te slaan en eventueel (als je wifi gebruikt in plaats van ethernet) een bestand wpa_supplicant.conf met de wifi-configuratie. Steek de micro-sd-kaart daarna in je Pi, sluit de Coral USB Accelerator op een usb3-poort van de Pi aan, sluit eventueel de ethernetkabel aan en tot slot de voedingsadapter om je Pi op te starten.

©PXimport

02 Domoticacontroller en mqtt-broker

Als domoticacontroller maken we gebruik van Home Assistant. Dat kun je op een Raspberry Pi installeren (eventueel zelfs dezelfde die de beeldherkenning doet), of op je nas of een Linux-server via Docker. Een eenvoudige manier om Home Assistant te installeren is via Hass.io. In de masterclass in Computer!Totaal 7/8 vind je uitgebreide instructies.

Ook met een ander domoticasysteem kun je deze masterclass uitvoeren, zolang je het systeem maar met een mqtt-broker kunt laten communiceren. Die mqtt-broker dien je zelf nog te installeren: Eclipse Mosquitto is een populaire keuze. Gebruik je Hass.io, dan installeer je Mosquitto eenvoudig via de add-on Mosquitto MQTT broker.

Een mqtt-broker is een centrale server die verbonden clients toelaat om boodschappen uit te wisselen zonder dat ze van elkaars bestaan hoeven te weten. Wanneer onze Pi 4 een persoon detecteert in het camerabeeld, stuurt die via mqtt een boodschap naar de broker en wanneer de persoon weer uit beeld is een andere boodschap. Home Assistant heeft zich ondertussen geabonneerd op de boodschappen, zodat het domoticasysteem onmiddellijk door de mqtt-broker op de hoogte gehouden wordt bij het verschijnen of verdwijnen van een persoon.

03 Camera’s

Dan ontbreekt nog maar één component in onze opstelling: de camera’s. De software Frigate kan personen in streams van meerdere camera’s tegelijk detecteren. Dat werkt in principe met elke ip-camera die rtsp (Real Time Streaming Protocol) ondersteunt, dus die camera’s kunnen overal in je huis staan.

De detectie van personen verloopt dan als volgt. De Pi 4 leest continu één of meer streams van ip-camera’s in via het netwerk, laat er zijn neuraal netwerk op los, dat via de aangesloten Coral USB Accelerator versneld wordt uitgevoerd, en stuurt dan de boodschap dat er een persoon verschijnt of verdwijnt via mqtt-boodschappen over het netwerk. Home Assistant pikt die boodschappen op en reageert erop, bijvoorbeeld door verlichting aan of uit te doen of je een notificatie te sturen.

04 Configuratiebestand

De volgende stap is om een configuratiedirectory op je Pi 4 aan te maken en daarin een configuratiebestand in te vullen:

mkdir frigate_confignano frigate_config/config.yml

De inhoud daarvan hangt van je situatie af. Gebruik als inspiratie het voorbeeldconfiguratiebestandvan de GitHub-pagina van Frigate. Het resultaat zal er ongeveer zo uitzien:

web_port: 5000
mqtt:
host: 192.168.0.63
topic_prefix: frigate
cameras:
voordeur:
rtsp:
user: frigate
host: 192.168.0.118
port: 5540
password: geheim
path: /ch0
take_frame: 5
regions:
- size: 200
x_offset: 140
y_offset: 340
min_person_area: 5000
threshold: 0.5

Sla dit op met Ctrl+O en sluit nano dan af met Ctrl+X.

De variabele web_port stelt de poort voor waarop Frigate de mjpeg-stream en jpg-snapshots van de gedetecteerde personen ter beschikking stelt. Onder mqtt definieer je de hostname of het ip-adres van de machine waarop je mqtt-broker draait en het prefix waaronder Frigate al zijn mqtt-boodschappen publiceert.

Onder cameras definieer je één of meerdere camera’s, in dit geval slechts één (voordeur). Onder rtsp vul je de gegevens in over de hostnaam, poort, gebruikersnaam en wachtwoord en het pad waaronder het beeld van de camera beschikbaar is. Als je camera geen authenticatie vereist, vul je een willekeurige gebruikersnaam en wachtwoord in. Met take_frame: 5 zeggen we dat Frigate maar elke vijf frames moet verwerken. Dat is handig voor camera’s waarvan je de framerate niet kunt instellen.

05 Naar personen zoeken

Onder regions tot slot definieer je in welke regio’s Frigate naar personen zoekt. We hebben hier één regio gedefinieerd, maar om rekentijd uit te sparen definieer je er beter enkele kleinere. De juiste waardes hangen van de resolutie van je camera af en waar je personen verwacht.

De variabele min_person_area stelt het product van lengte en breedte in pixels voor dat iemand minimum van oppervlakte moet hebben om als persoon gedetecteerd te worden. En met de drempelwaarde in de laatste regel stellen we in dat we van het detectie-algoritme minstens 50% kans dat het om een persoon gaat verwachten voor we op mqtt publiceren dat we een persoon hebben gevonden. Met al deze waardes zul je wat moeten experimenteren zodra je het beeld ziet.

06 Docker installeren

Frigate wordt verspreid in de vorm van een Docker-container. Installeer dus eerst Docker. Helaas bevatte de versie van Docker in Raspbian Buster tijdens de redactiesluiting een fout, waardoor je die niet met een eenvoudig sudo apt install docker.io kon installeren. Download daarom in de plaats het installatiescript van de website van Docker en voer het uit:

curl -sSL https://get.docker.com | sh

Geef dan je gebruiker toestemming om Docker te gebruiken:

sudo usermod pi -aG docker

Log uit met exit en log dan weer in, zodat de gebruikersrechten van toepassing zijn.

07 Frigate installeren

Download nu de broncode van Frigate:

git clone https://github.com/blakeblackshear/frigate.git

Tijdens de redactiesluiting werkte Frigate nog niet out-of-the-box op een Raspberry Pi, maar met één wijziging werkt het wel. Open het bestand Dockerfile:

cd frigatenano Dockerfile

En zoek dan naar de volgende regels:

# VAAPI drivers for Intel hardware accellibva-drm2 libva2 i965-va-driver vainfo \

Plaats een hekje (#) voor de tweede regel, want deze pakketten bestaan niet voor de Raspberry Pi. Sla je wijzigingen op met Ctrl+O en sluit nano af met Ctrl+X.

Daarna creëren we de Docker-container van Frigate met:

docker build -t frigate .

Dat duurt een tijdje, je kunt de stappen van het bouwproces (van 1 tot 24) volgen terwijl ze worden uitgevoerd. Daarna kunnen we de Docker-container van Frigate installeren:

docker run --privileged -v /dev/bus/usb:/dev/bus/usb -v /home/pi/frigate_config:/config:ro -p 5000:5000 frigate:latest

Op deze lange opdrachtregel zie je onder andere dat we verwijzen naar het eerder aangemaakte configuratiebestand en dat we poort 5000 in de Docker-container laten forwarden naar poort 5000 op de Raspberry Pi.

©PXimport

Houd je Pi koel!

De configuratie die we hier voorstellen, is gevoelig voor oververhitting. De Raspberry Pi 4 wordt snel heet, wat je al wel gemerkt zult hebben als je per ongeluk wat te dicht met je hand bij het bordje bent geweest. Maar ook de Coral USB Accelerator verstookt stevig wat warmte. Als je de Pi 4 in een behuizing steekt, heeft die voldoende ventilatie nodig om de warmte te kunnen afvoeren. Een heatsink of ventilator is dan ook geen luxe met dit nieuwe model van de Pi. Zonder behuizing is ook prima, maar zorg altijd dat er voldoende warmteafvoer is voor de Pi en het versnellerbordje van Google.

08 Persoon gevonden

Als je nu een foutmelding te zien krijgt, moet je misschien in het configuratiebestand van Frigate enkele zaken aanpassen. Probeer de framerate bijvoorbeeld te verlagen en de regio’s te verkleinen. Zo mag een regio niet deels buiten het gezichtsveld van de camera vallen. Als alles goed gaat, kun je nu in je webbrowser een stream van het beeld van elke camera opvragen via http://IP:5000/voordeur.

De regio’s voor de detectie worden als witte vierkanten getoond. Als deze verkeerd staan, pas de regio’s dan in het configuratiebestand aan, sluit de Docker-container af met Ctrl+C en start hem opnieuw op met de laatste opdracht uit de vorige stap.

Als er nu een persoon in het beeld gedetecteerd wordt, krijg je er in het rood ‘person’ en een percentage bij te zien. Dat is de kans dat het volgens het neurale netwerk om een persoon gaat. Misschien zie je ergens in beeld ook een ander object herkend worden, zoals een ‘refrigerator’ of ‘cat’. Naast ‘person’ kent het gebruikte neurale netwerk immers ook andere objecten. Op de url http://IP:5000/voordeur/best_person.jpg vind je het recentste beeld van de persoon met het beste herkenningspercentage.

©PXimport

09 Camerabeeld in Home Assistant

Dit statische jpg-beeld kun je eenvoudig in Home Assistant (of een ander domoticasysteem) integreren door de url als een camera te definiëren. Zet daarvoor de volgende code in je configuration.yaml:

camera:- name: Laatste persoonplatform: genericstill_image_url: http://IP:5000/voordeur/best_person.jpg

Deze ‘virtuele camera’ kun je nu in het dashboard van je Home Assistant tonen om altijd een beeld van de laatst herkende persoon te zien. Dat kan bijvoorbeeld met de volgende Lovelace-configuratie:

- type: picture-glancetitle: Voordeurentities: []camera_image: camera.laatste_persoon

©PXimport

10 Mqtt-boodschappen

Je hebt nu altijd een beeld van de laatste persoon die in het camerabeeld kwam, maar als we van de mqtt-boodschappen die Frigate uitstuurt gebruikmaken, kunnen we Home Assistant ook op de aanwezigheid van personen in beeld laten reageren.

Dat gaat als volgt: als Frigate een persoon in de camera voordeur vindt, publiceert het programma een boodschap {"person": "ON"} op het mqtt-onderwerp frigate/voordeur/objects. Gaat de persoon daarna uit beeld, dan stuurt Frigate de boodschap {"person": "OFF"} naar hetzelfde onderwerp. Heb je nu ook een camera achterdeur gedefinieerd waarvan je door Frigate het beeld laat analyseren, dan verschijnen dezelfde boodschappen op het onderwerp frigate/achterdeur/objects. De boodschappen zelf hebben de vorm van een json-dictionary.

11 Persoonssensor in Home Assistant

Daarmee weten we nu genoeg om Home Assistant te laten reageren op de aanwezigheid van personen. Creëer een nieuwe binaire sensor in je configuration.yaml van Home Assistant:

binary_sensor:- name: Camera persoonplatform: mqttstate_topic: "frigate/voordeur/objects"value_template: '{{ value_json.person }}'device_class: motionavailability_topic: "frigate/available"

Als je Home Assistant daarna herstart, krijg je een extra binaire sensor te zien die aan of uit is naargelang er een persoon in het camerabeeld gedetecteerd wordt. En omdat Frigate op het mqtt-onderwerp frigate/available met de boodschap online respectievelijk offline aangeeft wanneer het programma start en stopt, kun je ook van in Home Assistant zien of Frigate wel draait. Als Frigate om een of andere reden gecrasht is, zie je dan in Home Assistant ‘Niet beschikbaar’ als status bij je sensor.

©PXimport

12 Op personen reageren in Home Assistant

Nu kun je Home Assistant in een automatisering laten reageren op de persoonssensor. Open in de webinterface van Home Assistant links Instellingen / Automatisering en klik dan rechtsonder op het plusteken om een nieuwe automatisering aan te maken. Geef je automatisering een naam.

Bij de triggers laat je het type op Staat staan en kies je als entiteit je binaire sensor, bijvoorbeeld binary_sensor.camera_persoon. Zorg dat bij de van-waarde off staat en bij de naar-waarde on. Zo laat je deze automatisering reageren op het verschijnen van een persoon. Wil je daarentegen bij het verdwijnen van een persoon een actie uitvoeren, draai dan beide waardes om.

Vul eventueel bij Voor een duur in, bijvoorbeeld als je de automatisering alleen wilt uitvoeren als een persoon minstens een bepaalde tijd aanwezig of afwezig is. Dat helpt ook om niet op elke snelle schakeling tussen on en off te reageren, want in sommige configuraties doet Frigate dat wel eens, terwijl er gewoon de hele tijd een persoon in beeld is.

©PXimport

13 Voorwaarden

Het volgende onderdeel zijn de voorwaarden. Je wilt immers waarschijnlijk niet elke keer dat Frigate een persoon detecteert iets doen. Misschien wil je bijvoorbeeld alleen als je afwezig bent alarm slaan terwijl er een persoon op het camerabeeld van je voordeur te zien is. Klik dan op Voorwaarde toevoegen en vul hier als voorwaarde toe dat je afwezig bent, bijvoorbeeld op basis van het bluetooth-signaal van je smartphone of fitnesstracker. In Computer!Totaal 7/8 vind je hoe je dat doet.

Kies je als type voorwaarde voor Tijd, dan kun je ook instellen dat de gedefinieerde actie alleen uitgevoerd wordt als de persoon ná of vóór een tijdstip of tussen twee tijdstippen gedetecteerd wordt. Je kunt zoveel voorwaarden toevoegen als je wilt.

14 En … actie!

Als laatste onderdeel van de automatisering komen de acties. Wat je hier doet, hangt natuurlijk af van wat je in Home Assistant allemaal gedefinieerd hebt. In de meeste gevallen zul je als type actie Service aanroepen gebruiken, in het uitklapmenu eronder een service kiezen en dan eronder service data toevoegen. De details hiervan hangen van de service af, en daarvoor verwijzen we naar de documentatie van Home Assistant.

Om je wat inspiratie te geven enkele ideeën die je hier kunt uitvoeren wanneer Frigate een persoon detecteert: stuur een notificatie naar je smartphone inclusief een foto van de persoon op de camera, activeer een willekeurig script, laat je verwelkomen met een gesproken boodschap, of stuur je Philips Hue-verlichting aan. Mogelijkheden genoeg!

Onder de motorkap van Frigate

Frigate maakt voor zijn objectdetectie gebruik van OpenCV, een opensource-bibliotheek voor computervisie, en TensorFlow, een opensource-bibliotheek van Google die vaak gebruikt wordt voor machine learning. Het machinaal leren zelf gebeurt met behulp van de Google Coral USB Accelerator, die TensorFlow Lite ondersteunt, een uitgeklede versie van TensorFlow die geoptimaliseerd is voor mobiele apparaten. In TensorFlow (Lite) kun je een neuraal netwerk uitvoeren dat op voorhand getraind is, en dat netwerk komt in de vorm van een model. Frigate maakt gebruik van het model MobileNet SSD v2 COCO, dat 90 types objecten herkent in afbeeldingen van 300 bij 300 pixels. Frigate verwerkt dus de frames van je camera’s, zet de aangeduide regio’s om naar afbeeldingen van 300 bij 300 pixels, laat die door TensorFlow Lite op de Coral USB Accelerator verwerken en stuurt het resultaat over mqtt. Als je wat wilt experimenteren, kun je ook je eigen TensorFlow Lite-model in Frigate gebruiken om andere types objecten te ontdekken.

©PXimport

▼ Volgende artikel
Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen
© Zivica Kerkez | KerkezPhotography.com
Zekerheid & gemak

Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen

Black Friday, Sinterklaas en kerst: juist nu zoeken we online massaal naar cadeaus en goede deals. Criminelen liften daarop mee. Door de snelle ontwikkeling van AI lijken nepwebwinkels, bezorgingsmails en misleidende aanbiedingen overtuigender dan ooit. Dit kun je doen om veilig te blijven.

Partnerbijdrage - in samenwerking met Bitdefender

Hoe criminelen inspelen op het feestdagenseizoen

In deze weken draait veel om gemak en tempo. Dat geeft cybercriminelen speelruimte. Ze bouwen webshops die nauwelijks te onderscheiden zijn van echte winkelketens en sturen meldingen over betalingen of zendingen die eruitzien alsof ze direct van een pakketdienst komen. Dankzij AI zijn die berichten foutloos, strak vormgegeven en arriveren ze precies op het moment waarop jij druk bent met bestellen.

Dit kun je zelf doen

Veilig shoppen heb je voor een groot deel zelf in de hand. Met een paar simpele checks kom je al een heel eind.

❗Kijk naar het webadres en let op namen die nét anders gespeld zijn of vreemde toevoegingen bevatten. Goed om te weten: een slotje en https betekenen alleen dat de verbinding versleuteld is, niet dat de winkel betrouwbaar is.
❗Staan er keurmerken op de site, bijvoorbeeld van Thuiswinkel Waarborg of Webshop Keurmerk? Klik daar dan op. Als ze echt zijn, word je doorgeleid naar de site van het keurmerk en zie je het certificaat dat aan de webwinkel is afgegeven.
❗Heb je je bestelling geplaatst en is het tijd om te betalen? Doe dat dan bij voorkeur via iDEAL of een creditcard met kopersbescherming, zodat je bij problemen sterker staat. Ontvang je een link in een mail of sms die verwijst naar een betaalpagina of inlogscherm? Ga dan zelf naar de website via je browser of de officiële app. Zo voorkom je dat je ongemerkt op een nagemaakte site terechtkomt.

Pakketfraude neemt rond december sterk toe

In december stijgt het aantal pakketstatusmeldingen en dat weten criminelen. Ze sturen berichten over gemiste bezorgingen, adresproblemen of extra kosten. Deze meldingen lijken vaak afkomstig van PostNL, DHL of DPD, maar sturen je in werkelijkheid naar een pagina waar je gegevens worden buitgemaakt. Wat deze vorm van fraude sterk maakt, is het moment waarop ze binnenkomen: precies als je zelf meerdere pakketten verwacht. Gebruik daarom altijd de officiële app van de pakketdienst om te zien of er echt iets speelt. Een bezorgdienst vraagt nooit via sms om betalingen of persoonlijke gegevens.

©ID.nl

Het kan altijd veiliger

Met de hierboven beschreven checks kun je al veel problemen voorkomen, maar dan nog kan het fout gaan. Bitdefender helpt door juist op de momenten waarop je zelf iets over het hoofd kunt zien mee te kijken.

Twijfels? Meteen scannen met Scamio

Wanneer je twijfelt over een link, QR-code of bericht kan Scamio uitkomst bieden, een gratis tool van Bitdefender. Je plakt een link of tekst in de chat of uploadt een screenshot van een mail of bericht. Scamio analyseert de inhoud en geeft een beoordeling in drie kleuren: rood (onveilig), oranje (verdacht) of groen (geen risico gevonden).

Je hebt alleen een Bitdefender-account nodig. Daarna kun je Scamio gebruiken via de web-app, WhatsApp, Facebook Messenger of Discord. Op de achtergrond vergelijkt de tool links met bekende scam-databases, analyseert hij de opbouw van websites en ontleedt hij QR-codes voordat jij ze hoeft te scannen. Dankzij zelflerende algoritmes blijft Scamio actueel, ook wanneer criminelen nieuwe trucs inzetten.

Zo beschermt Bitdefender je tijdens het shoppen

Naast Scamio biedt Bitdefender Premium Security een breed pakket aan bescherming. Het beveiligt Windows-, macOS-, Android- en iOS-apparaten tegen virussen, malware, ransomware en cryptomining. De e-mailbeveiliging herkent misleidende berichten en houdt verdachte bijlagen tegen. Functies voor het opsporen van oplichting signaleren gedrag dat past bij fraude, zoals nagemaakte betaalpagina's of nepaanbiedingen.

Scam Copilot kijkt realtime mee terwijl je shopt en waarschuwt wanneer een website, aanbieding of link niet klopt. Voor privacy biedt Premium Security een Password Manager, onbeperkt VPN-verkeer en een advertentieblokker met anti-tracker. Voor je identiteit monitort Bitdefender datalekken en laat het direct weten wanneer jouw gegevens opduiken.

©Bitdefender

Fijne – veilige! – feestdagen

Met een paar kleine handelingen kun je er zelf al voor zorgen dat je zo veilig mogelijk online shopt. Bitdefender voegt daar een slimme laag aan toe die zich aanpast aan de nieuwste trucs van criminelen. Zo blijf je zorgeloos shoppen, van de eerste Black Friday-deal totdat het laatste cadeau onder de boom ligt!

▼ Volgende artikel
Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail
© Jakub Krechowicz
Huis

Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail

Voor veel mensen is hun e-mailprogramma nog altijd het belangrijkste digitale hulpmiddel, maar lang niet iedereen haalt alles eruit. En dat kost tijd. Veel handmatig terugkerende taken kun je automatiseren. Of het nu gaat om het sorteren van berichten, het opstellen van standaardantwoorden of het plannen van verzendtijden: over al deze opties beschikt jouw mailprogramma al.

Dit artikel in het kort

Een goed ingerichte mailbox werkt bijna vanzelf. In dit artikel lees je hoe je e-mail slimmer inzet door filters, regels en sjablonen te gebruiken. Zo kun je berichten automatisch laten sorteren, mails op een later moment laten verzenden en herinneringen instellen voor antwoorden die nog uitblijven. Ook leer je hoe dynamische handtekeningen en slimme verzendvertragingen helpen om foutloze, professionele mails te sturen.

Misschien vind je dit ook interessant: 10 e-mailhacks: van overvolle inbox naar opgeruimd staat netjes

Een overvolle inbox leidt niet alleen tot stress, maar kost ook veel tijd bij het zoeken naar belangrijke berichten. Door slimme filters in te stellen, komt daar verandering in. Filters zorgen ervoor dat binnenkomende e-mails automatisch worden gesorteerd, gelabeld of doorgestuurd op basis van door jou bepaalde criteria.

In Gmail vind je deze functie via het tandwielpictogram rechtsboven. Klik op het radertje voor instellingen en daarna op Alle instellingen bekijken. Ga vervolgens naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Kies voor Nieuw filter maken.

In Outlook vind je vergelijkbare mogelijkheden via het menu met het radertje en het tabblad E-mail. Klik op Regels en dan op Nieuwe regel toevoegen. In Apple Mail ga je naar Mail in de menubalk, kies je voor Instellingen en klik je op het tabblad Regels.

Met regels kun je automatisch bepaalde taken laten uitvoeren.

Opgeruimd staat netjes

Het instellen van een effectieve filter begint met het bepalen van je specifieke behoeften. Wil je bijvoorbeeld alle berichten van je team in een aparte map verzamelen? Stel dan een filter in dat zoekt naar e-mailadressen met het domein van je bedrijf en deze automatisch verplaatst naar een speciale teammap.

Voor frequente nieuwsbrieven kun je een filter maken dat alle e-mails met 'nieuwsbrief' in de onderwerpregel naar een toegewezen map verplaatst. Een praktische toepassing is het automatisch labelen van e-mails waarin bepaalde projectcodes voorkomen. Als je bijvoorbeeld werkt aan 'Project Phoenix', kun je een filter instellen dat alle e-mails met deze term in het onderwerp of de inhoud voorziet van een specifiek label of verplaatst naar de projectmap. Experimenteer met verschillende filtercriteria om te ontdekken welke combinatie het beste werkt voor jouw specifieke workflow.

Perfecte regelstrategie

Het opzetten van e-mailregels vereist een strategische aanpak. Begin met het analyseren van je communicatiepatronen: welke soorten e-mails ontvang je regelmatig en hoe handel je deze normaal gesproken af? Identificeer terugkerende patronen en maak vervolgens regels die deze afhandelingsprocessen automatiseren. Een goede strategie is om te beginnen met slechts enkele basisregels en deze geleidelijk uit te breiden. Te veel regels tegelijk inzetten kan leiden tot onverwachte resultaten en verwarring.

Houd bij het ontwikkelen van je regelstrategie de volgende principes in gedachten: specifieke regels hebben voorrang op algemene regels, dus plaats de meest specifieke regels bovenaan je regellijst. Test nieuwe regels grondig voordat je ze permanent inschakelt, vooral regels die berichten verwijderen of doorsturen.

Evalueer regelmatig de effectiviteit van je regels om verouderde exemplaren te verwijderen. Als je met een team werkt, overweeg dan om regelsjablonen te delen zodat iedereen kan profiteren van dezelfde verbeteringen. Uiteindelijk moet je de regelstrategie verbeteren naarmate je werkprocessen veranderen. Een statische set regels verliest op termijn aan effectiviteit.

Handtekeningen

Handtekeningen doen meer dan alleen contactgegevens weergeven; ze kunnen dynamische informatie bevatten die automatisch wordt aangepast op basis van de ontvanger of het tijdstip. In Outlook ga je naar Bestand / Opties / E-mail / Handtekeningen om geavanceerde handtekeningen te maken. Gmail-gebruikers vinden deze functie onder Instellingen / Algemeen / Handtekening. Apple Mail biedt handtekeningopties via Mail / Instellingen / Handtekeningen.

Een fijne functie is het gebruik van voorwaardelijke handtekeningen. In Outlook kun je bijvoorbeeld verschillende handtekeningen maken en deze koppelen aan specifieke e-mailaccounts of zelfs aan bepaalde ontvangers. Zo kun je een formele handtekening gebruiken voor externe communicatie en een informelere voor interne berichten. De variabelen in Outlook (zoals %Company% of %Phone%) worden automatisch gevuld met informatie uit je profiel, wat zorgt voor consistentie en tijdsbesparing bij het onderhouden van je contactinformatie.

Overweeg om html-elementen toe te voegen aan je handtekening voor een professionelere uitstraling. Voeg bijvoorbeeld een gepersonaliseerde afspraaklink toe die rechtstreeks naar je agenda verwijst, zodat ontvangers met één klik een vergadering kunnen plannen. Of integreer een dynamische banner die je nieuwste producten of diensten promoot. Ook kun je informatieve links naar veelgestelde vragen of kennisartikelen opnemen, wat het aantal routinevragen in je inbox kan verminderen. Zorg er wel voor dat je handtekening niet te groot of afleidend wordt – houd het professioneel en functioneel.

Ook onlinemaildiensten als Gmail bieden de mogelijkheid om (meerdere) handtekeningen toe te voegen.

Uitgestelde verzending

Het timen van e-mails kan heel belangrijk zijn voor de effectiviteit ervan. De functie voor uitgestelde verzending stelt je in staat om e-mails voor te bereiden wanneer het jou uitkomt, maar ze te laten bezorgen op een ander moment. In Gmail activeer je deze functie tijdens het opstellen van een bericht door op het kleine driehoekje naast de knop Verzenden te klikken en Verzenden plannen te selecteren. Vervolgens kun je een specifieke datum en tijd kiezen of een van de voorgestelde tijdstippen selecteren.

Outlook-gebruikers kunnen een vergelijkbare functie vinden in het Opties-tabblad tijdens het opstellen van een e-mail. Klik op Verzenden plannen en specificeer wanneer het bericht moet worden verzonden. In Apple Mail klik je ook op het pijltje naast de verzendknop, en vervolgens op Stuur later. Het inplannen van mails is meer dan alleen een technische truc; het is een strategisch communicatiemiddel.

Mails inplannen is een goed idee als je vaak in het weekend of vanuit het buitenland mailt.

E-mailsjablonen

Het herhaaldelijk typen van vergelijkbare e-mails is een verborgen productiviteitsdief. E-mailsjablonen bieden een elegante oplossing voor dit probleem. In Gmail kun je sjablonen instellen door eerst Geavanceerde instellingen te activeren. Ga naar Instellingen / Geavanceerd en schakel Templates in. Tijdens het opstellen van een e-mail kun je nu via de drie puntjes rechtsonder kiezen voor Templates / Concept opslaan als sjabloon. Bij toekomstig gebruik selecteer je simpelweg het gewenste sjabloon via hetzelfde menu.

Outlook-gebruikers kunnen sjablonen maken door een nieuwe mail te openen, naar Invoegen / Apps / Mijn sjablonen te gaan en op + Sjabloon te klikken. In Apple Mail kun je werken met tekstfragmenten via de ingebouwde tekstvervanging van macOS. Ga naar Systeeminstellingen / Toetsenbord / Tekst en voeg daar je veelgebruikte tekstfragmenten toe met bijbehorende snelkoppelingen.

Sjablonen zijn handig om snel gelijksoortige e-mails op te bouwen zonder dat je alles handmatig hoeft in te voeren.

Verzendvertragingen

Het overkomt iedereen wel eens dat je na het versturen van een mail ontdekt dat er een fout in zat. Gelukkig bieden moderne e-mailprogramma's beschermingsmechanismen.

In Outlook kun je verzonden berichten terugroepen via Verzonden items. Open het bericht en klik op Acties / Dit bericht terugroepen. Deze functie werkt alleen binnen Exchange-netwerken én de ontvanger het bericht nog niet heeft geopend.

In Gmail ontbreekt een echte terugroepfunctie, maar je kunt wel een verzendvertraging instellen via Instellingen / Algemeen / Verzenden ongedaan maken. Dit geeft je een tijdvenster (maximaal 30 seconden) om verzending te annuleren.

Een betere benadering is het instellen van verzendregels die potentiële blunders voorkomen, bijvoorbeeld een regel die vraagt om bevestiging voordat je e-mails met het woord 'bijlage' verstuurt zonder daadwerkelijk een bijlage toe te voegen. Of een vertragingsregel die alle e-mails aan belangrijke klanten eerst twee minuten in de outbox houdt, zodat je tijd hebt om eventuele fouten te ontdekken.

Voor de meest gevoelige communicatie kun je zelfs een 'slaapregel' instellen: schrijf 's avonds belangrijke e-mails, maar laat ze automatisch in je concepten staan tot de volgende ochtend, wanneer je ze met frisse blik kunt nalezen voordat ze daadwerkelijk worden verzonden.

Herinneringen

Een van de meest onderschatte functies in e-mailprogramma's is de mogelijkheid om automatische herinneringen in te stellen voor berichten waarop je een antwoord verwacht. In Outlook kun je een bericht markeren voor opvolging door op de Opvolgen-vlag te klikken in een geopend bericht. Door met de rechtermuisknop op deze vlag te klikken, kun je een specifieke herinneringsdatum instellen en zelfs aangeven dat je een herinnering wilt ontvangen als je geen antwoord hebt gekregen.

Gmail-gebruikers kunnen de Snooze-functie inzetten om berichten tijdelijk te verbergen en op een later tijdstip weer te laten verschijnen. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en selecteer Snoozen. Vervolgens kun je kiezen wanneer het bericht weer in je inbox moet verschijnen.

Voor Apple Mail-gebruikers biedt de ingebouwde Herinnering-functie vergelijkbare mogelijkheden. Selecteer een bericht, klik rechts en kies Herinnering. Vervolgens kun je aangeven wanneer je aan dit bericht herinnerd wilt worden.

Snoozen, of opvolgen, is een goede manier om jezelf te herinneren aan een eerder verzonden mail.

Productiever

De functies die we in dit artikel hebben besproken, vormen slechts het topje van de ijsberg als het gaat om de verborgen mogelijkheden van je e-mailprogramma. Door filters en regels in te stellen, creëer je een inbox die automatisch sorteert en prioriteiten stelt. Slimme handtekeningen zorgen voor consistente, professionele communicatie, terwijl uitgestelde verzending garandeert dat je berichten op het optimale moment aankomen.

Met sjablonen elimineer je het repetitieve typewerk en dankzij geautomatiseerde follow-ups blijft geen enkele belangrijke e-mail onbeantwoord. Deze functies werken samen om je dagelijkse e-mailroutine drastisch te versnellen en je communicatie te professionaliseren. Door nu tijd te investeren in het ontdekken en instellen van deze verborgen e-mailkrachten, win je in de toekomst uren aan productieve tijd terug. Die tijd kun je besteden aan echt waardevol werk in plaats van aan het beheren van je inbox.

📨 Je papieren post beter organiseren?

(ja, het bestaat nog!)