ID.nl logo
Wie is de baas van jouw smarthome?
© Reshift Digital
Huis

Wie is de baas van jouw smarthome?

In een ideale wereld zijn alle smarthome-producten compatibel met elkaar en maakt het niet uit van welk merk je iets koopt, want standaarden zorgen voor samenwerking. Hoewel die compatibiliteit tussen slimme producten door platformen van Google, Amazon en Apple doorgaans gewaarborgd wordt, is het door de focus hierop ook steeds lastiger om zelf een systeem te bouwen op basis van je favoriete producten.

Een paar jaar geleden stonden smarthome-producten aan het begin van hun ontwikkeling en probeerde iedereen een eigen ecosysteem te bouwen waarbij producten niet compatibel waren met elkaar. Lastig, maar de verwachting was dat dit uiteindelijk wel opgelost zou worden. Om slimme producten echt te laten doorbreken, moeten producten van verschillende partijen immers kunnen samenwerken. Op het eerste gezicht is dat eigenlijk ook prima gelukt. Op steeds meer verpakkingen prijken logo’s van Amazon, Google en Apple: een teken dat deze producten samenwerken met die ecosystemen. En veel producten ondersteunen meerdere van deze platformen. Kortom, missie geslaagd. Voor veel gebruikers is dat ook zo, want de producten zijn prima te bedienen met de bijbehorende app en werken bovendien samen met de gewenste slimme assistent. Maar geldt dat ook voor iedereen?

©PXimport

©PXimport

©PXimport

Wat is een standaard?

Wanneer je het over smarthome-producten hebt, dan heb je het al snel over standaarden. En die standaarden worden vaak op één hoop gegooid. Standaarden als Apple HomeKit, Google Home, Zigbee en Z-Wave worden in één adem als smarthome-standaarden genoemd. De ene standaard is echter de andere niet. Je moet onderscheid maken tussen enerzijds standaarden die een achterliggend ecosysteem beschrijven (zoals Google Home en Apple HomeKit, die ervoor zorgen dat producten op netwerkniveau met elkaar gekoppeld kunnen worden) en anderzijds standaarden die producten op een ander niveau met elkaar koppelen. Dat andere niveau betreft in het geval van producten die voor de doorsnee consument interessant zijn, draadloze standaarden in de vorm van Zigbee, Z-Wave en onbeveiligde 433MHz-protocollen zoals Klik-Aan-Klik-Uit (KAKU). Zo vormt Zigbee en dan specifiek het profiel Zigbee Light Link (ZLL) de draadloze basis van slimme lampen van onder andere Philips Hue, Ikea Trådfri, Osram Lightify en Innr. Z-Wave wordt dan weer veel gebruikt voor schakelaars en sensoren (zoals bewegingssensoren en rookmelders), terwijl je KAKU-producten in iedere bouwmarkt vindt. Daarnaast worden natuurlijk ook andere draadloze standaarden gebruikt variërend van wifi of bluetooth tot bedrijfseigen protocollen in het geval van verwarmingsproducten.

©PXimport

Meer dan draadloze standaard

Een draadloze standaard als Z-Wave of Zigbee is nog geen domoticasysteem. Je wilt je product immers kunnen bedienen met een computer of je smartphone. Zonder iets dat een koppeling maakt tussen de draadloze producten als een lamp en je smartphone is dat niet mogelijk. Vandaar dat veel kant-en-klare producten die gebruikmaken van een open standaard voorzien zijn van een bridge (of basisstation). Die bridge verzorgt uiteindelijk de koppeling met je thuisnetwerk. Die bridge is in het geval van verlichtingssystemen overigens doorgaans ook de oorzaak dat verlichtingssystemen niet compatibel zijn met lampen van een ander merk. In theorie voldoen al deze lampen aan de ZLL-specificaties en zijn ze hierdoor compatibel met elkaar. In de praktijk zul je soms toch problemen ondervinden, omdat de bridge de lamp herkent als lamp van een ander merk waardoor die uiteindelijk niet door de bridge aan de achterliggende app getoond wordt. En ook het updaten van de software is via de bridge van een andere fabrikant onmogelijk. Vandaar dat je ook bij systemen van een fabrikant die zogenaamd gebruikmaakt van ‘open standaarden’ vaak toch het beste de eigen spullen kunt gebruiken.

©PXimport

Focus op slimme assistenten

Voor een domoticasysteem is dus meer nodig dan het gebruik van een draadloze standaard en de meeste fabrikanten bieden daarom een eigen app waarmee een product te bedienen is, vaak gekoppeld aan een achterliggende clouddienst. Fabrikanten zien daarnaast in de platformen die door Google, Amazon en Apple worden aangeboden een eenvoudige manier om hun producten te integreren met die van andere fabrikanten. Daar is wel iets voor te zeggen, want voor een eindgebruiker werken deze platformen eenvoudig en je kunt je hele huis vervolgens bedienen met bijvoorbeeld je Google Home. Het probleem is alleen dat voor veel producten die ondersteuning voor één of meerdere van deze slimme platformen ook de enige mogelijk vorm van koppelen is. Wanneer je na enige tijd bijvoorbeeld zelf een domoticasysteem wilt bouwen met een eigen controller, al dan niet op basis van software als Domoticz of Home Assistant, dan heb je in het gunstigste geval een grote uitdaging en in een minder gunstig geval een probleem.

©PXimport

Tuya-platform

Steeds meer fabrikanten en winkels waaronder Action komen met een eigen lijn aan smarthome-producten. Wie wat aandachtiger kijkt, zal opvallen dat de gebruikte apps wel heel erg op elkaar lijken. Veel van deze smarthome-systemen zijn dan ook gebaseerd op het Tuya-platform. Fabrikanten kopen bij Tuya een compleet platform in dat onder andere bestaat uit een app en achterliggende cloud. Het Tuya-platform kan (deels naar keuze van de fabrikant) communiceren met Amazon Alexa, Google Assistant en Apple Siri. Fabrikanten zullen dat zelf niet al te nadrukkelijk melden, maar Tuya-producten zijn in beginsel compatibel met elkaar. Lukt koppelen niet met de ‘eigen’ app, dan kun je altijd een beroep doen op de generieke Tuya-app. Veel Tuya-producten gebruiken wifi en hebben hierdoor doorgaans geen basisstation nodig. De software communiceert echter direct met de clouddienst en lokale integratie met een eigen systeem is dan ook niet mogelijk. Grappig om te weten is dat Tuya-producten vaak gebaseerd zijn op de ESP8266-wifi-chip die ook de basis vormt van het populaire knutselbordje NodeMCU. Er zijn dan ook alternatieve firmwares waarmee je Tuya-producten wel kunt koppelen aan een eigen domoticasysteem. Tuya probeert zijn producten hiertegen steeds strenger te beveiligen. Met zijn achterliggende cloud en koppeling met de grote smarthome-platformen is Tuya misschien wel hét schoolvoorbeeld van een modern smarthome-platform.

©PXimport

In eigen hand?

Wil je niet afhankelijk zijn van een slimme assistent, dan kan dat op drie manieren. De eerste is het gebruik van producten volgens open standaarden als Z-Wave en Zigbee. Lampen, sensoren, schakelaars enzovoort die voldoen aan de door jou gekozen open standaard kun je koppelen aan een geschikte radio in een eigen domoticacontroller. Hetzij een compleet product met eigen radio’s zoals de Athom Homey, of een zelfbouwoplossing op basis van bijvoorbeeld Domoticz of Home Assistant op iets van een Raspberry Pi die je voorziet van de juiste radio’s. Je kunt op die manier ook slimme lampen die gebruikmaken van Zigbee direct koppelen zonder de bijbehorende bridge.

De tweede manier is een lokale api die door een slim product op je thuisnetwerk wordt aangeboden. Een bekend voorbeeld van een product met een lokale api is Philips Hue. Niet alleen blijft een lokale api ook werken als de internetverbinding een storing heeft, het biedt ook voordelen als de fabrikant stopt met de ondersteuning. Signify (het voormalige Philips Lighting) is dit jaar bijvoorbeeld gestopt met de ondersteuning van de eerste variant van de bridge, waardoor deze niet meer volledig werkt in de eigen app. Dankzij de lokale api blijft een koppeling met een eigen domoticasysteem toch werken. Wel kan het zo zijn dat er Hue-producten op de markt komen die niet meer te koppelen zijn aan de oude bridge. Het volledig vasthouden aan open standaarden of een lokale api heeft ook nadelen. Vaak is het duurder, moet je veel uitzoeken en is het configureren van je systeem lastiger.

De derde manier is een api die door de fabrikant van je smarthomeproduct wordt aangeboden, maar die wel afhankelijk is van een clouddienst van een fabrikant. Dat kan prima werken, maar je bent dan natuurlijk nog wel steeds afhankelijk van een internetverbinding.

©PXimport

Wat als de ondersteuning stopt?

Maar ook als je er op let dat je slimme product een api heeft, dan is dat geen garantie dat het altijd blijft werken. Veel api’s maken gebruik van achterliggende clouddiensten en die moeten natuurlijk ondersteund worden. Dat ondersteuning stopt als een fabrikant failliet gaat of als een product al lange tijd niet meer te koop is, is nog enigszins te begrijpen. Maar een fabrikant kan natuurlijk altijd van strategie veranderen. Een bekend voorbeeld van een fabrikant die stopte met ondersteuning voor een api is Google. Voor de Nest-producten zoals de thermostaat bood Google in de vorm van ‘Works with Nest’ een api aan die behalve door ontwikkelaars ook gebruikt kon worden door eindgebruikers om hun slimme apparaten te integreren in een eigen domoticasysteem. Google besloot echter te stoppen met ‘Works with Nest’ en over te gaan naar ‘Werkt met de Google Assistent’.

Wanneer je enkel de apps van Google gebruikt niet zo’n groot probleem, voor gebruikers die hun thermostaat willen integreren in een eigen domoticasysteem een cruciaal verschil, want Googles nieuwe platform biedt niet langer een api. Gebruikers van domoticasystemen hebben inmiddels wel omwegen gevonden om de Nest-thermostaat weer te integreren, maar ideaal is deze situatie niet, want deze methodes worden sowieso niet ondersteund. Dit voorbeeld geeft aan dat ook als een fabrikant de mogelijkheid van een api biedt en het product goed verkocht wordt, het toch geen garantie is dat de koers van een fabrikant later niet verandert. In het geval van Google is de nieuwe koers duidelijk: er wordt gefocust op de Google Assistent als centrale spil van het slimme huis.

Een bijeffect van clouddiensten is natuurlijk ook dat het voor een fabrikant eenvoudig wordt om (eventueel later) een abonnementsmodel te hanteren. Iets om zeker rekening mee te houden.

©PXimport

Niet altijd keuze

Helaas is een api voor lokaal gebruik zonder cloud vrij zeldzaam. De meeste bekende en ‘gebruiksvriendelijke’ smarthome-producten hebben zo’n api niet. Soms kun je via een omweg als IFTTT nog toegang krijgen, maar ook dat gaat via een webdienst. Wil je een product dat bij je past, dan ontkom je meestal niet aan de afhankelijkheid van clouddiensten. Je zult zien dat die ene slimme thermostaat die alles doet wat jij wilt, volledig afhankelijk is van een achterliggende clouddienst. Zolang je je realiseert dat je afhankelijk bent van een clouddienst, kun je die afweging natuurlijk maken. In het gunstigste geval zorgt een verandering ervoor dat je een product niet meer aan een eigen systeem kunt koppelen, in een minder gunstig geval werkt je product helemaal niet meer en moet je het vervangen.

En andersom?

Wanneer je zelf een domoticasysteem bouwt, bijvoorbeeld op basis van Domoticz of Home Assistant, dan wil je wellicht juist wel gebruikmaken van een slimme luidspreker. Heb je op je eigen domoticasysteem dingen aangesloten via bijvoorbeeld Z-Wave, dan kun je die met je slimme luidspreker bedienen door een koppeling te maken. Dit is met plug-ins voor Amazon Alexa, Google Assistent of Apple HomeKit mogelijk. De componenten die je aan je eigen domoticasysteem hebt verbonden, kun je dan via de assistent op je smartphone of met je stem via een slimme speaker bedienen.

Conclusie

De verbindende factor tussen verschillende smarthome-producten lijkt steeds sterker te komen vanuit slimme assistenten als Google Assistant, Amazon Alexa en Apple Siri. Aan de ene kant is dit positief: de toenemende mate van integratie met deze platformen zorgt ervoor dat het voor de eindgebruiker eenvoudig is om producten van verschillende fabrikanten met elkaar te koppelen. En je hebt vaak ook nog eens de keuze uit meerdere platformen. Wil je echter meer, bijvoorbeeld een zelfgebouwd systeem, dan is de focus op de slimme assistentplatformen een beperking. Veel fabrikanten bieden naast ondersteuning voor deze platformen geen andere api aan. Wil je kortom een smarthome-systeem hebben dat je ook zonder tussenkomst van bijvoorbeeld Google kunt bedienen, dan heb je alleen echte zekerheid als je jouw systeem qua communicatie baseert op open standaarden als Z-Wave of Zigbee.

▼ Volgende artikel
Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen
© Zivica Kerkez | KerkezPhotography.com
Zekerheid & gemak

Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen

Black Friday, Sinterklaas en kerst: juist nu zoeken we online massaal naar cadeaus en goede deals. Criminelen liften daarop mee. Door de snelle ontwikkeling van AI lijken nepwebwinkels, bezorgingsmails en misleidende aanbiedingen overtuigender dan ooit. Dit kun je doen om veilig te blijven.

Partnerbijdrage - in samenwerking met Bitdefender

Hoe criminelen inspelen op het feestdagenseizoen

In deze weken draait veel om gemak en tempo. Dat geeft cybercriminelen speelruimte. Ze bouwen webshops die nauwelijks te onderscheiden zijn van echte winkelketens en sturen meldingen over betalingen of zendingen die eruitzien alsof ze direct van een pakketdienst komen. Dankzij AI zijn die berichten foutloos, strak vormgegeven en arriveren ze precies op het moment waarop jij druk bent met bestellen.

Dit kun je zelf doen

Veilig shoppen heb je voor een groot deel zelf in de hand. Met een paar simpele checks kom je al een heel eind.

❗Kijk naar het webadres en let op namen die nét anders gespeld zijn of vreemde toevoegingen bevatten. Goed om te weten: een slotje en https betekenen alleen dat de verbinding versleuteld is, niet dat de winkel betrouwbaar is.
❗Staan er keurmerken op de site, bijvoorbeeld van Thuiswinkel Waarborg of Webshop Keurmerk? Klik daar dan op. Als ze echt zijn, word je doorgeleid naar de site van het keurmerk en zie je het certificaat dat aan de webwinkel is afgegeven.
❗Heb je je bestelling geplaatst en is het tijd om te betalen? Doe dat dan bij voorkeur via iDEAL of een creditcard met kopersbescherming, zodat je bij problemen sterker staat. Ontvang je een link in een mail of sms die verwijst naar een betaalpagina of inlogscherm? Ga dan zelf naar de website via je browser of de officiële app. Zo voorkom je dat je ongemerkt op een nagemaakte site terechtkomt.

Pakketfraude neemt rond december sterk toe

In december stijgt het aantal pakketstatusmeldingen en dat weten criminelen. Ze sturen berichten over gemiste bezorgingen, adresproblemen of extra kosten. Deze meldingen lijken vaak afkomstig van PostNL, DHL of DPD, maar sturen je in werkelijkheid naar een pagina waar je gegevens worden buitgemaakt. Wat deze vorm van fraude sterk maakt, is het moment waarop ze binnenkomen: precies als je zelf meerdere pakketten verwacht. Gebruik daarom altijd de officiële app van de pakketdienst om te zien of er echt iets speelt. Een bezorgdienst vraagt nooit via sms om betalingen of persoonlijke gegevens.

©ID.nl

Het kan altijd veiliger

Met de hierboven beschreven checks kun je al veel problemen voorkomen, maar dan nog kan het fout gaan. Bitdefender helpt door juist op de momenten waarop je zelf iets over het hoofd kunt zien mee te kijken.

Twijfels? Meteen scannen met Scamio

Wanneer je twijfelt over een link, QR-code of bericht kan Scamio uitkomst bieden, een gratis tool van Bitdefender. Je plakt een link of tekst in de chat of uploadt een screenshot van een mail of bericht. Scamio analyseert de inhoud en geeft een beoordeling in drie kleuren: rood (onveilig), oranje (verdacht) of groen (geen risico gevonden).

Je hebt alleen een Bitdefender-account nodig. Daarna kun je Scamio gebruiken via de web-app, WhatsApp, Facebook Messenger of Discord. Op de achtergrond vergelijkt de tool links met bekende scam-databases, analyseert hij de opbouw van websites en ontleedt hij QR-codes voordat jij ze hoeft te scannen. Dankzij zelflerende algoritmes blijft Scamio actueel, ook wanneer criminelen nieuwe trucs inzetten.

Zo beschermt Bitdefender je tijdens het shoppen

Naast Scamio biedt Bitdefender Premium Security een breed pakket aan bescherming. Het beveiligt Windows-, macOS-, Android- en iOS-apparaten tegen virussen, malware, ransomware en cryptomining. De e-mailbeveiliging herkent misleidende berichten en houdt verdachte bijlagen tegen. Functies voor het opsporen van oplichting signaleren gedrag dat past bij fraude, zoals nagemaakte betaalpagina's of nepaanbiedingen.

Scam Copilot kijkt realtime mee terwijl je shopt en waarschuwt wanneer een website, aanbieding of link niet klopt. Voor privacy biedt Premium Security een Password Manager, onbeperkt VPN-verkeer en een advertentieblokker met anti-tracker. Voor je identiteit monitort Bitdefender datalekken en laat het direct weten wanneer jouw gegevens opduiken.

©Bitdefender

Fijne – veilige! – feestdagen

Met een paar kleine handelingen kun je er zelf al voor zorgen dat je zo veilig mogelijk online shopt. Bitdefender voegt daar een slimme laag aan toe die zich aanpast aan de nieuwste trucs van criminelen. Zo blijf je zorgeloos shoppen, van de eerste Black Friday-deal totdat het laatste cadeau onder de boom ligt!

▼ Volgende artikel
Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail
© Jakub Krechowicz
Huis

Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail

Voor veel mensen is hun e-mailprogramma nog altijd het belangrijkste digitale hulpmiddel, maar lang niet iedereen haalt alles eruit. En dat kost tijd. Veel handmatig terugkerende taken kun je automatiseren. Of het nu gaat om het sorteren van berichten, het opstellen van standaardantwoorden of het plannen van verzendtijden: over al deze opties beschikt jouw mailprogramma al.

Dit artikel in het kort

Een goed ingerichte mailbox werkt bijna vanzelf. In dit artikel lees je hoe je e-mail slimmer inzet door filters, regels en sjablonen te gebruiken. Zo kun je berichten automatisch laten sorteren, mails op een later moment laten verzenden en herinneringen instellen voor antwoorden die nog uitblijven. Ook leer je hoe dynamische handtekeningen en slimme verzendvertragingen helpen om foutloze, professionele mails te sturen.

Misschien vind je dit ook interessant: 10 e-mailhacks: van overvolle inbox naar opgeruimd staat netjes

Een overvolle inbox leidt niet alleen tot stress, maar kost ook veel tijd bij het zoeken naar belangrijke berichten. Door slimme filters in te stellen, komt daar verandering in. Filters zorgen ervoor dat binnenkomende e-mails automatisch worden gesorteerd, gelabeld of doorgestuurd op basis van door jou bepaalde criteria.

In Gmail vind je deze functie via het tandwielpictogram rechtsboven. Klik op het radertje voor instellingen en daarna op Alle instellingen bekijken. Ga vervolgens naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Kies voor Nieuw filter maken.

In Outlook vind je vergelijkbare mogelijkheden via het menu met het radertje en het tabblad E-mail. Klik op Regels en dan op Nieuwe regel toevoegen. In Apple Mail ga je naar Mail in de menubalk, kies je voor Instellingen en klik je op het tabblad Regels.

Met regels kun je automatisch bepaalde taken laten uitvoeren.

Opgeruimd staat netjes

Het instellen van een effectieve filter begint met het bepalen van je specifieke behoeften. Wil je bijvoorbeeld alle berichten van je team in een aparte map verzamelen? Stel dan een filter in dat zoekt naar e-mailadressen met het domein van je bedrijf en deze automatisch verplaatst naar een speciale teammap.

Voor frequente nieuwsbrieven kun je een filter maken dat alle e-mails met 'nieuwsbrief' in de onderwerpregel naar een toegewezen map verplaatst. Een praktische toepassing is het automatisch labelen van e-mails waarin bepaalde projectcodes voorkomen. Als je bijvoorbeeld werkt aan 'Project Phoenix', kun je een filter instellen dat alle e-mails met deze term in het onderwerp of de inhoud voorziet van een specifiek label of verplaatst naar de projectmap. Experimenteer met verschillende filtercriteria om te ontdekken welke combinatie het beste werkt voor jouw specifieke workflow.

Perfecte regelstrategie

Het opzetten van e-mailregels vereist een strategische aanpak. Begin met het analyseren van je communicatiepatronen: welke soorten e-mails ontvang je regelmatig en hoe handel je deze normaal gesproken af? Identificeer terugkerende patronen en maak vervolgens regels die deze afhandelingsprocessen automatiseren. Een goede strategie is om te beginnen met slechts enkele basisregels en deze geleidelijk uit te breiden. Te veel regels tegelijk inzetten kan leiden tot onverwachte resultaten en verwarring.

Houd bij het ontwikkelen van je regelstrategie de volgende principes in gedachten: specifieke regels hebben voorrang op algemene regels, dus plaats de meest specifieke regels bovenaan je regellijst. Test nieuwe regels grondig voordat je ze permanent inschakelt, vooral regels die berichten verwijderen of doorsturen.

Evalueer regelmatig de effectiviteit van je regels om verouderde exemplaren te verwijderen. Als je met een team werkt, overweeg dan om regelsjablonen te delen zodat iedereen kan profiteren van dezelfde verbeteringen. Uiteindelijk moet je de regelstrategie verbeteren naarmate je werkprocessen veranderen. Een statische set regels verliest op termijn aan effectiviteit.

Handtekeningen

Handtekeningen doen meer dan alleen contactgegevens weergeven; ze kunnen dynamische informatie bevatten die automatisch wordt aangepast op basis van de ontvanger of het tijdstip. In Outlook ga je naar Bestand / Opties / E-mail / Handtekeningen om geavanceerde handtekeningen te maken. Gmail-gebruikers vinden deze functie onder Instellingen / Algemeen / Handtekening. Apple Mail biedt handtekeningopties via Mail / Instellingen / Handtekeningen.

Een fijne functie is het gebruik van voorwaardelijke handtekeningen. In Outlook kun je bijvoorbeeld verschillende handtekeningen maken en deze koppelen aan specifieke e-mailaccounts of zelfs aan bepaalde ontvangers. Zo kun je een formele handtekening gebruiken voor externe communicatie en een informelere voor interne berichten. De variabelen in Outlook (zoals %Company% of %Phone%) worden automatisch gevuld met informatie uit je profiel, wat zorgt voor consistentie en tijdsbesparing bij het onderhouden van je contactinformatie.

Overweeg om html-elementen toe te voegen aan je handtekening voor een professionelere uitstraling. Voeg bijvoorbeeld een gepersonaliseerde afspraaklink toe die rechtstreeks naar je agenda verwijst, zodat ontvangers met één klik een vergadering kunnen plannen. Of integreer een dynamische banner die je nieuwste producten of diensten promoot. Ook kun je informatieve links naar veelgestelde vragen of kennisartikelen opnemen, wat het aantal routinevragen in je inbox kan verminderen. Zorg er wel voor dat je handtekening niet te groot of afleidend wordt – houd het professioneel en functioneel.

Ook onlinemaildiensten als Gmail bieden de mogelijkheid om (meerdere) handtekeningen toe te voegen.

Uitgestelde verzending

Het timen van e-mails kan heel belangrijk zijn voor de effectiviteit ervan. De functie voor uitgestelde verzending stelt je in staat om e-mails voor te bereiden wanneer het jou uitkomt, maar ze te laten bezorgen op een ander moment. In Gmail activeer je deze functie tijdens het opstellen van een bericht door op het kleine driehoekje naast de knop Verzenden te klikken en Verzenden plannen te selecteren. Vervolgens kun je een specifieke datum en tijd kiezen of een van de voorgestelde tijdstippen selecteren.

Outlook-gebruikers kunnen een vergelijkbare functie vinden in het Opties-tabblad tijdens het opstellen van een e-mail. Klik op Verzenden plannen en specificeer wanneer het bericht moet worden verzonden. In Apple Mail klik je ook op het pijltje naast de verzendknop, en vervolgens op Stuur later. Het inplannen van mails is meer dan alleen een technische truc; het is een strategisch communicatiemiddel.

Mails inplannen is een goed idee als je vaak in het weekend of vanuit het buitenland mailt.

E-mailsjablonen

Het herhaaldelijk typen van vergelijkbare e-mails is een verborgen productiviteitsdief. E-mailsjablonen bieden een elegante oplossing voor dit probleem. In Gmail kun je sjablonen instellen door eerst Geavanceerde instellingen te activeren. Ga naar Instellingen / Geavanceerd en schakel Templates in. Tijdens het opstellen van een e-mail kun je nu via de drie puntjes rechtsonder kiezen voor Templates / Concept opslaan als sjabloon. Bij toekomstig gebruik selecteer je simpelweg het gewenste sjabloon via hetzelfde menu.

Outlook-gebruikers kunnen sjablonen maken door een nieuwe mail te openen, naar Invoegen / Apps / Mijn sjablonen te gaan en op + Sjabloon te klikken. In Apple Mail kun je werken met tekstfragmenten via de ingebouwde tekstvervanging van macOS. Ga naar Systeeminstellingen / Toetsenbord / Tekst en voeg daar je veelgebruikte tekstfragmenten toe met bijbehorende snelkoppelingen.

Sjablonen zijn handig om snel gelijksoortige e-mails op te bouwen zonder dat je alles handmatig hoeft in te voeren.

Verzendvertragingen

Het overkomt iedereen wel eens dat je na het versturen van een mail ontdekt dat er een fout in zat. Gelukkig bieden moderne e-mailprogramma's beschermingsmechanismen.

In Outlook kun je verzonden berichten terugroepen via Verzonden items. Open het bericht en klik op Acties / Dit bericht terugroepen. Deze functie werkt alleen binnen Exchange-netwerken én de ontvanger het bericht nog niet heeft geopend.

In Gmail ontbreekt een echte terugroepfunctie, maar je kunt wel een verzendvertraging instellen via Instellingen / Algemeen / Verzenden ongedaan maken. Dit geeft je een tijdvenster (maximaal 30 seconden) om verzending te annuleren.

Een betere benadering is het instellen van verzendregels die potentiële blunders voorkomen, bijvoorbeeld een regel die vraagt om bevestiging voordat je e-mails met het woord 'bijlage' verstuurt zonder daadwerkelijk een bijlage toe te voegen. Of een vertragingsregel die alle e-mails aan belangrijke klanten eerst twee minuten in de outbox houdt, zodat je tijd hebt om eventuele fouten te ontdekken.

Voor de meest gevoelige communicatie kun je zelfs een 'slaapregel' instellen: schrijf 's avonds belangrijke e-mails, maar laat ze automatisch in je concepten staan tot de volgende ochtend, wanneer je ze met frisse blik kunt nalezen voordat ze daadwerkelijk worden verzonden.

Herinneringen

Een van de meest onderschatte functies in e-mailprogramma's is de mogelijkheid om automatische herinneringen in te stellen voor berichten waarop je een antwoord verwacht. In Outlook kun je een bericht markeren voor opvolging door op de Opvolgen-vlag te klikken in een geopend bericht. Door met de rechtermuisknop op deze vlag te klikken, kun je een specifieke herinneringsdatum instellen en zelfs aangeven dat je een herinnering wilt ontvangen als je geen antwoord hebt gekregen.

Gmail-gebruikers kunnen de Snooze-functie inzetten om berichten tijdelijk te verbergen en op een later tijdstip weer te laten verschijnen. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en selecteer Snoozen. Vervolgens kun je kiezen wanneer het bericht weer in je inbox moet verschijnen.

Voor Apple Mail-gebruikers biedt de ingebouwde Herinnering-functie vergelijkbare mogelijkheden. Selecteer een bericht, klik rechts en kies Herinnering. Vervolgens kun je aangeven wanneer je aan dit bericht herinnerd wilt worden.

Snoozen, of opvolgen, is een goede manier om jezelf te herinneren aan een eerder verzonden mail.

Productiever

De functies die we in dit artikel hebben besproken, vormen slechts het topje van de ijsberg als het gaat om de verborgen mogelijkheden van je e-mailprogramma. Door filters en regels in te stellen, creëer je een inbox die automatisch sorteert en prioriteiten stelt. Slimme handtekeningen zorgen voor consistente, professionele communicatie, terwijl uitgestelde verzending garandeert dat je berichten op het optimale moment aankomen.

Met sjablonen elimineer je het repetitieve typewerk en dankzij geautomatiseerde follow-ups blijft geen enkele belangrijke e-mail onbeantwoord. Deze functies werken samen om je dagelijkse e-mailroutine drastisch te versnellen en je communicatie te professionaliseren. Door nu tijd te investeren in het ontdekken en instellen van deze verborgen e-mailkrachten, win je in de toekomst uren aan productieve tijd terug. Die tijd kun je besteden aan echt waardevol werk in plaats van aan het beheren van je inbox.

📨 Je papieren post beter organiseren?

(ja, het bestaat nog!)