ID.nl logo
Thuisnetwerk: deel al je bestanden
© Reshift Digital
Huis

Thuisnetwerk: deel al je bestanden

Zijn er binnen je huishouden meer laptops of andere apparaten verbonden aan het internet, dan is het handig om een thuisnetwerk aan te maken. Je kunt dan bijvoorbeeld gemakkelijk grote bestanden delen met de apparaten in dat netwerk. In dit artikel leggen we uit hoe je een thuisnetwerk opzet.

Tip 01: Werkgroep

Een ‘thuisgroep’ is een handige manier om binnen Windows-bestanden of een printer via het thuisnetwerkte delen. Echter, biedt Microsoft deze functie (vanaf build 17063) niet langer aan, daarom pakken we het hier anders aan. Overigens vind je in het tekstkader ‘Thuisgroep’ wel nog de nodige instructies, mocht je daar alsnog mee aan de slag willen.

Voordat je gegevens gaat delen, controleer je eerst een aantal instellingen in Windows. Zo zorg je ervoor dat alle betrokken pc’s in dezelfde werkgroep zitten. Dat check je als volgt: klik op Start, tik Configuratiescherm in en start de tool. Kies Systeem en beveiliging / Systeem: je leest de naam af bij Werkgroep. Om die aan te passen klik je op Instellingen wijzigen / Wijzigen en tik je bij Werkgroep de gewenste naam in. Bevestig met OK (2x) en herstart je pc.

©PXimport

Zorg ervoor dat alle betrokken pc’s in dezelfde werkgroep van Windows zitten

-

Thuisgroep

Een ‘thuisgroep’ was altijd de makkelijkste manier om binnen Windows bestanden of een printer via het thuisnetwerk te delen. Inmiddels is deze functie door Microsoft uit Windows gehaald. Het is daardoor niet meer mogelijk om bestanden en printers te delen via Thuisgroep. Je kunt deze dingen echter nog steeds doen met behulp van functies die zijn ingebouwd in Windows 10. Hier lees je bijvoorbeeld hoe je een printer kunt delen en hier hoe je bestanden deelt in Verkenner.

©PXimport

Tip 02: Netwerk

Vervolgens open je via het startmenu van Windows Instellingen en kies je Netwerk en Internet. Werk je via een bekabelde verbinding, klik dan op Ethernet en daarna op de naam van je netwerk, waarna je op de optie Privé klikt. Bij een draadloze connectie klik je op Wi-Fi (in plaats van Ethernet) en selecteer je Bekende netwerken beheren. Klik op de netwerknaam en kies Eigenschappen, waarna je ook hier Privé kiest. De laatste controle: ga opnieuw naar Instellingen en kies Netwerk en Internet / Status / Deelopties. Zorg dat in de rubriek Particulier netwerk de optie Netwerkdetectie inschakelen actief is, evenals Bestands- en printerdeling inschakelen. Vervolgens open je de rubriek Alle netwerken, waar je helemaal onderaan de optie Met wachtwoord beveiligd delenuitschakelen kiest. Bevestig je keuzes met Wijzigingen opslaan.

Tip 03: Data delen

We zijn nu klaar om onze eerste bestanden te delen. Open Verkenner en navigeer naar een map die je via je netwerk wilt delen. Klik die met de rechtermuisknop aan en kies Eigenschappen. Open het tabblad Delen en klik de knop Delen aan. Voor meer deelopties is er nog de knop Geavanceerd delen, maar dat valt buiten het bestek van dit artikel. In het uitklapmenu kies je Iedereen en bevestig je met Toevoegen. In de kolom Machtigingsniveau kun je Lezen desgewenst nog aanpassen in Lezen/schrijven als je wilt dat anderen binnen het netwerk de bestanden ook kunnen aanpassen. En je kunt hier de machtiging eventueel ook weer Verwijderen. Druk op de knop Delen, waarna je meteen het netwerkpad naar de gedeelde map in beeld ziet (\\<computernaam>\<mapnaam>). Als het goed is, komt die zogeheten ‘share’ nu ook beschikbaar via het navigatievenster van de Verkenner, waar je de rubriek Netwerk opent en zo navigeert naar de betreffende pc en map.

©PXimport

Tip 04: Printer delen

Het is ook vrij eenvoudig om via Windows een lokale (usb-)printer via je netwerk te delen. Ga naar het Configuratiescherm en klik op Apparaten en printers weergeven. Rechtsklik op de printer die je wilt delen en kies Eigenschappen van printer, waarna je het tabblad Delen opent. Mocht je dit tabblad niet te zien krijgen, klik dan eerst op Afdruktaken weergeven, open het menu Printer en kies dan Delen. Je komt op hetzelfde dialoogvenster uit. Klik hier op Opties voor delen wijzigen en plaats een vinkje bij Deze printer delen. Voer een herkenbare naam in voor de printer en bevestig met OK.

Je kunt een andere computer nu op verschillende manieren met de gedeelde printer verbinden. Dat kan bijvoorbeeld vanuit Verkenner, waar je bij Netwerk de pc met de gedeelde printer opent, de printer met de rechtermuisknop aanklikt en Verbinding maken selecteert. Of je opent Apparaten en printers weergeven en je kiest Een printer toevoegen / De printer die ik wil staat niet in de lijst. Vervolgens selecteer je Een gedeelde printer op naam selecteren en ga je via Bladeren naar de gedeelde printer. Klik op Volgende en voer de verdere instructies uit.

©PXimport

Je kunt een andere computer nu op verschillende manieren met de gedeelde printer verbinden

-

Tip 05: Media delen

Het is ook perfect mogelijk allerlei media, zoals muziek, afbeeldingen en video’s over het netwerk te streamen, bijvoorbeeld naar een andere pc of naar een of ander afspeelapparaat met netwerkaansluiting. In Windows gaat dat het makkelijkst als volgt. Start Windows Media Player op en klik bovenaan op Streamen / Mediastreaming inschakelen (2x). Geef de mediaserver een naam. Als het goed is zie je meteen ook de ingeschakelde netwerkapparaten verschijnen, zodat je per apparaat de toestemming kunt geven om media vanaf de mediaserver op je pc te streamen, door een vinkje te plaatsen bij Toegestaan. Bevestig met OK en voeg alle gewenste media toe.

©PXimport

Tip 06: Bureaublad delen

Misschien heb je wel een pc in je netwerk hangen waar een server op draait? En staat die niet meteen in de buurt van de computer waar je doorgaans op werkt? Dan kan het handig zijn als je op die pc de functie Extern bureaublad activeert, zodat je hem via je netwerk kunt overnemen. Dat gaat als volgt. Open de Instellingen van Windows, kies Systeem / Extern bureaublad en zet Extern bureaublad inschakelen op Aan. Wil je de externe toegang beperken tot specifieke gebruikersaccounts, klik dan op Gebruikers selecteren die externe toegang kunnen krijgen tot deze pc, op Toevoegen en voeg de gewenste gebruikers toe. Rond af met OK en met Bevestigen. Om met deze pc te kunnen verbinden, moet je de exacte computernaam kennen: die vind je via Instellingen / Systeem / Info, bij Apparaatnaam.

Nu over naar het apparaat van waaruit je de pc wilt overnemen. Gaat het om een Windows 10-pc, klik dan op Start, tik Verbinding met extern bureaublad in en start deze tool op. Vul de juiste computernaam in en bevestig met Verbinden. Wellicht moet je nu eerst nog een geautoriseerd gebruikers-id opgeven. Zo’n verbinding opzetten kan overigens ook vanaf een mobiel apparaat: zowel voor iOS als Android is hiervoor de gratis app Microsoft Remote Desktop beschikbaar.

Tip 07: Bestanden delen

Wissel je frequent bestanden uit tussen twee pc’s in je netwerk, dan kun je hiervoor de ingebouwde deelfunctie van Windows gebruiken. Het kost alleen best wat werk om dat goed in te stellen, zoals je in de voorgaande tips zag. Voor sporadisch gebruik kan het ook prima met een gratis tool als Dukto, een programma dat zich ook op macOS en Linux laat installeren. De werking is heel eenvoudig. Installeer de tool op de pc’s waartussen je bestanden wilt uitwisselen – een kwestie van enkele muisklikken – en start de applicatie op. Bevestig eventueel nog aan de firewall dat u de tool vertrouwt.

Als het goed is verschijnt bovenaan de naam van je eigen pc. Daaronder vind je de namen van de andere netwerk-pc’s waarop je Dukto hebt geïnstalleerd en opgestart. Om nu iets te delen, klik je een computernaam aan en sleep je de gewenste bestanden of mappen naar het Dukto-venster. Of je selecteert de opties Send some files of Send a folder. Standaard komen de bestanden terecht op het bureaublad van de ontvanger. Vind je dat onhandig, ga dan via Settings naar Change folder. Overigens zijn ook de opties Send some text (een zelf in te tikken boodschap) of Send text from clipboard (inhoud van het klembord) beschikbaar.

Met Dukto kun je moeiteloos bestanden delen tussen Windows, macOS en Linux

-

Tip 08: Foto’s delen

Om foto’s (en andere bestanden) snel van je mobiele apparaat naar je pc te krijgen, kun je bijvoorbeeld gebruikmaken van de dienst www.send-anywhere.com, ook beschikbaar in de vorm van een gratis app voor Android en iOS. Je uploadt de bestanden (tot 4 GB) en je klikt op Send. Meteen erna verschijnt een zescijferige code. Ga op je computer binnen tien minuten naar de website van Send Anywhere en voer de code in om de bestanden meteen naar je pc te halen. Bestanden zo van je pc naar je mobiele apparaat overzetten is ook mogelijk.

Een andere goede dienst is WeTransfer, die overigens ook een app heeft voor je smartphone of tablet. Met deze dienst kun je gratis 2 GB aan data versturen. Heb je meer nodig, dan kun je een Pro-abonnement afsluiten van 12 euro per maand. Je kunt dan maar liefst tot 20 GB versturen.

Is het je alleen om fotobestanden te doen, dan is Scan Transfer een handige oplossing. Je installeert de tool op je Windows-pc of je haalt de portable versie op en start het programma. Er wordt nu een lokale webserver opgestart, mogelijk dien je de applicatie de eerste keer even te herstarten. Er verschijnt nu een venster met een of meer ip-adressen: duid hier het interne ip-adres van je pc aan en geef tevens aan of je de foto’s in oorspronkelijke kwaliteit dan wel gecomprimeerd (in jpg) wilt overzetten. Via het knopje met de puntjes bepaal je waar de foto’s worden opgeslagen. Vervolgens scan je de getoonde qr-code in met een geschikte app op je mobiele apparaat. Dit toestel moet zich wel in hetzelfde netwerk als je pc bevinden. Je krijgt nu de pagina van de ScanTransfer-webserver te zien en via Selecteer kies je nu de foto’s die je wilt overzetten. Je hoeft dus geen extra app te installeren op je mobiele apparaat.

Voor het delen van andere bestanden, kan het lonen om te kiezen voor een online opslagdienst. Hiermee bewaar je je waardevolle bestanden op een online server. Een pluspunt is dat wijzigingen op alle aangemelde apparaten worden gesynchroniseerd. Omdat de meeste diensten naast je pc ook andere apparaten ondersteunen, heb je altijd en overal de bijgewerkte versies van bestanden bij de hand. Bekende namen op het gebied van online opslag zijn Google Drive, Microsoft OneDrive en Dropbox.

©PXimport

Tip 09: Chatberichten

Vind je het wel leuk om af en toe een gesprekje op te zetten met je huisgenoten terwijl je met z’n allen aan het computeren bent? Je kunt dan een publieke messenger- of chatservice inzetten, maar wie zich daar privacygewijs niet zo lekker bij voelt is beter af met BeeBEEPbeschikbaar voor Windows, macOS, Linux en in een portable editie).

Start BeeBEEP als administrator op. Standaard verschijnt je Windows-account als gebruiker, je kunt die naam eventueel aanpassen. Mocht er een firewallpop-up opduiken, geef BeeBEEP dan toegang tot je thuisnetwerk. Als het goed is verschijnen de namen van de andere aangemelde gebruikers meteen in het overzichtsvenster, is dit niet zo, klik van op Search Users. Om te starten met chatten, klik je op de naam van de gebruiker. Je kunt ook emoticons gebruiken, en via de knop Toon bestandsoverdrachtspaneel kun je zelfs bestanden versturen. Standaard worden de berichten veilig versleuteld. Je kunt eventueel een wachtwoord instellen zodat alleen gebruikers die met hetzelfde wachtwoord bij BeeBEEP zijn aangemeld, met jou kunnen communiceren. Is iemand afwezig, dan ontvangt die je bericht zodra die zich opnieuw bij BeeBEEP aanmeldt.

Wil je toch een bekende chatdienst gebruiken? WhatsApp, Telegram en Signal zijn op dit moment drie grote spelers die privacy (naar buiten toe althans) hoog in het vaandel hebben. De apps verschillen van elkaar, maar hebben ook zeker overeenkomsten. Ze zijn allemaal te downloaden via Google Play en de App Store.

©PXimport

Tip 10: Audio streamen

Via de ingebouwde Windows Media Player kun je weliswaar allerlei mediabestanden streamen, maar eigenlijk kan het nog eenvoudiger, althans voor audio. Surf hiernaartoeen download, installeer en start de applicatie. Als je nu een audiofragment starten (dat mag ook een YouTube-clip zijn), dan vind je Stream What You Hear als het goed is automatisch terug op elke upnp/dlna-player die met je lokale netwerk is verbonden (zoals Windows Media Player op die andere pc). Na een korte buffering kun je op deze manier de audio beluisteren. Standaard stuurt de tool de audiostream als mp3 door (48000 Hz, 192 kbps), maar ook het wav-formaat is mogelijk. Je stelt dit in door te rechtsklikken op het programma-icoontje in het systeemvak van Windows en Settings te kiezen. Veel luistergenot!

©PXimport

▼ Volgende artikel
Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen
© Zivica Kerkez | KerkezPhotography.com
Zekerheid & gemak

Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen

Black Friday, Sinterklaas en kerst: juist nu zoeken we online massaal naar cadeaus en goede deals. Criminelen liften daarop mee. Door de snelle ontwikkeling van AI lijken nepwebwinkels, bezorgingsmails en misleidende aanbiedingen overtuigender dan ooit. Dit kun je doen om veilig te blijven.

Partnerbijdrage - in samenwerking met Bitdefender

Hoe criminelen inspelen op het feestdagenseizoen

In deze weken draait veel om gemak en tempo. Dat geeft cybercriminelen speelruimte. Ze bouwen webshops die nauwelijks te onderscheiden zijn van echte winkelketens en sturen meldingen over betalingen of zendingen die eruitzien alsof ze direct van een pakketdienst komen. Dankzij AI zijn die berichten foutloos, strak vormgegeven en arriveren ze precies op het moment waarop jij druk bent met bestellen.

Dit kun je zelf doen

Veilig shoppen heb je voor een groot deel zelf in de hand. Met een paar simpele checks kom je al een heel eind.

❗Kijk naar het webadres en let op namen die nét anders gespeld zijn of vreemde toevoegingen bevatten. Goed om te weten: een slotje en https betekenen alleen dat de verbinding versleuteld is, niet dat de winkel betrouwbaar is.
❗Staan er keurmerken op de site, bijvoorbeeld van Thuiswinkel Waarborg of Webshop Keurmerk? Klik daar dan op. Als ze echt zijn, word je doorgeleid naar de site van het keurmerk en zie je het certificaat dat aan de webwinkel is afgegeven.
❗Heb je je bestelling geplaatst en is het tijd om te betalen? Doe dat dan bij voorkeur via iDEAL of een creditcard met kopersbescherming, zodat je bij problemen sterker staat. Ontvang je een link in een mail of sms die verwijst naar een betaalpagina of inlogscherm? Ga dan zelf naar de website via je browser of de officiële app. Zo voorkom je dat je ongemerkt op een nagemaakte site terechtkomt.

Pakketfraude neemt rond december sterk toe

In december stijgt het aantal pakketstatusmeldingen en dat weten criminelen. Ze sturen berichten over gemiste bezorgingen, adresproblemen of extra kosten. Deze meldingen lijken vaak afkomstig van PostNL, DHL of DPD, maar sturen je in werkelijkheid naar een pagina waar je gegevens worden buitgemaakt. Wat deze vorm van fraude sterk maakt, is het moment waarop ze binnenkomen: precies als je zelf meerdere pakketten verwacht. Gebruik daarom altijd de officiële app van de pakketdienst om te zien of er echt iets speelt. Een bezorgdienst vraagt nooit via sms om betalingen of persoonlijke gegevens.

©ID.nl

Het kan altijd veiliger

Met de hierboven beschreven checks kun je al veel problemen voorkomen, maar dan nog kan het fout gaan. Bitdefender helpt door juist op de momenten waarop je zelf iets over het hoofd kunt zien mee te kijken.

Twijfels? Meteen scannen met Scamio

Wanneer je twijfelt over een link, QR-code of bericht kan Scamio uitkomst bieden, een gratis tool van Bitdefender. Je plakt een link of tekst in de chat of uploadt een screenshot van een mail of bericht. Scamio analyseert de inhoud en geeft een beoordeling in drie kleuren: rood (onveilig), oranje (verdacht) of groen (geen risico gevonden).

Je hebt alleen een Bitdefender-account nodig. Daarna kun je Scamio gebruiken via de web-app, WhatsApp, Facebook Messenger of Discord. Op de achtergrond vergelijkt de tool links met bekende scam-databases, analyseert hij de opbouw van websites en ontleedt hij QR-codes voordat jij ze hoeft te scannen. Dankzij zelflerende algoritmes blijft Scamio actueel, ook wanneer criminelen nieuwe trucs inzetten.

Zo beschermt Bitdefender je tijdens het shoppen

Naast Scamio biedt Bitdefender Premium Security een breed pakket aan bescherming. Het beveiligt Windows-, macOS-, Android- en iOS-apparaten tegen virussen, malware, ransomware en cryptomining. De e-mailbeveiliging herkent misleidende berichten en houdt verdachte bijlagen tegen. Functies voor het opsporen van oplichting signaleren gedrag dat past bij fraude, zoals nagemaakte betaalpagina's of nepaanbiedingen.

Scam Copilot kijkt realtime mee terwijl je shopt en waarschuwt wanneer een website, aanbieding of link niet klopt. Voor privacy biedt Premium Security een Password Manager, onbeperkt VPN-verkeer en een advertentieblokker met anti-tracker. Voor je identiteit monitort Bitdefender datalekken en laat het direct weten wanneer jouw gegevens opduiken.

©Bitdefender

Fijne – veilige! – feestdagen

Met een paar kleine handelingen kun je er zelf al voor zorgen dat je zo veilig mogelijk online shopt. Bitdefender voegt daar een slimme laag aan toe die zich aanpast aan de nieuwste trucs van criminelen. Zo blijf je zorgeloos shoppen, van de eerste Black Friday-deal totdat het laatste cadeau onder de boom ligt!

▼ Volgende artikel
Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail
© Jakub Krechowicz
Huis

Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail

Voor veel mensen is hun e-mailprogramma nog altijd het belangrijkste digitale hulpmiddel, maar lang niet iedereen haalt alles eruit. En dat kost tijd. Veel handmatig terugkerende taken kun je automatiseren. Of het nu gaat om het sorteren van berichten, het opstellen van standaardantwoorden of het plannen van verzendtijden: over al deze opties beschikt jouw mailprogramma al.

Dit artikel in het kort

Een goed ingerichte mailbox werkt bijna vanzelf. In dit artikel lees je hoe je e-mail slimmer inzet door filters, regels en sjablonen te gebruiken. Zo kun je berichten automatisch laten sorteren, mails op een later moment laten verzenden en herinneringen instellen voor antwoorden die nog uitblijven. Ook leer je hoe dynamische handtekeningen en slimme verzendvertragingen helpen om foutloze, professionele mails te sturen.

Misschien vind je dit ook interessant: 10 e-mailhacks: van overvolle inbox naar opgeruimd staat netjes

Een overvolle inbox leidt niet alleen tot stress, maar kost ook veel tijd bij het zoeken naar belangrijke berichten. Door slimme filters in te stellen, komt daar verandering in. Filters zorgen ervoor dat binnenkomende e-mails automatisch worden gesorteerd, gelabeld of doorgestuurd op basis van door jou bepaalde criteria.

In Gmail vind je deze functie via het tandwielpictogram rechtsboven. Klik op het radertje voor instellingen en daarna op Alle instellingen bekijken. Ga vervolgens naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Kies voor Nieuw filter maken.

In Outlook vind je vergelijkbare mogelijkheden via het menu met het radertje en het tabblad E-mail. Klik op Regels en dan op Nieuwe regel toevoegen. In Apple Mail ga je naar Mail in de menubalk, kies je voor Instellingen en klik je op het tabblad Regels.

Met regels kun je automatisch bepaalde taken laten uitvoeren.

Opgeruimd staat netjes

Het instellen van een effectieve filter begint met het bepalen van je specifieke behoeften. Wil je bijvoorbeeld alle berichten van je team in een aparte map verzamelen? Stel dan een filter in dat zoekt naar e-mailadressen met het domein van je bedrijf en deze automatisch verplaatst naar een speciale teammap.

Voor frequente nieuwsbrieven kun je een filter maken dat alle e-mails met 'nieuwsbrief' in de onderwerpregel naar een toegewezen map verplaatst. Een praktische toepassing is het automatisch labelen van e-mails waarin bepaalde projectcodes voorkomen. Als je bijvoorbeeld werkt aan 'Project Phoenix', kun je een filter instellen dat alle e-mails met deze term in het onderwerp of de inhoud voorziet van een specifiek label of verplaatst naar de projectmap. Experimenteer met verschillende filtercriteria om te ontdekken welke combinatie het beste werkt voor jouw specifieke workflow.

Perfecte regelstrategie

Het opzetten van e-mailregels vereist een strategische aanpak. Begin met het analyseren van je communicatiepatronen: welke soorten e-mails ontvang je regelmatig en hoe handel je deze normaal gesproken af? Identificeer terugkerende patronen en maak vervolgens regels die deze afhandelingsprocessen automatiseren. Een goede strategie is om te beginnen met slechts enkele basisregels en deze geleidelijk uit te breiden. Te veel regels tegelijk inzetten kan leiden tot onverwachte resultaten en verwarring.

Houd bij het ontwikkelen van je regelstrategie de volgende principes in gedachten: specifieke regels hebben voorrang op algemene regels, dus plaats de meest specifieke regels bovenaan je regellijst. Test nieuwe regels grondig voordat je ze permanent inschakelt, vooral regels die berichten verwijderen of doorsturen.

Evalueer regelmatig de effectiviteit van je regels om verouderde exemplaren te verwijderen. Als je met een team werkt, overweeg dan om regelsjablonen te delen zodat iedereen kan profiteren van dezelfde verbeteringen. Uiteindelijk moet je de regelstrategie verbeteren naarmate je werkprocessen veranderen. Een statische set regels verliest op termijn aan effectiviteit.

Handtekeningen

Handtekeningen doen meer dan alleen contactgegevens weergeven; ze kunnen dynamische informatie bevatten die automatisch wordt aangepast op basis van de ontvanger of het tijdstip. In Outlook ga je naar Bestand / Opties / E-mail / Handtekeningen om geavanceerde handtekeningen te maken. Gmail-gebruikers vinden deze functie onder Instellingen / Algemeen / Handtekening. Apple Mail biedt handtekeningopties via Mail / Instellingen / Handtekeningen.

Een fijne functie is het gebruik van voorwaardelijke handtekeningen. In Outlook kun je bijvoorbeeld verschillende handtekeningen maken en deze koppelen aan specifieke e-mailaccounts of zelfs aan bepaalde ontvangers. Zo kun je een formele handtekening gebruiken voor externe communicatie en een informelere voor interne berichten. De variabelen in Outlook (zoals %Company% of %Phone%) worden automatisch gevuld met informatie uit je profiel, wat zorgt voor consistentie en tijdsbesparing bij het onderhouden van je contactinformatie.

Overweeg om html-elementen toe te voegen aan je handtekening voor een professionelere uitstraling. Voeg bijvoorbeeld een gepersonaliseerde afspraaklink toe die rechtstreeks naar je agenda verwijst, zodat ontvangers met één klik een vergadering kunnen plannen. Of integreer een dynamische banner die je nieuwste producten of diensten promoot. Ook kun je informatieve links naar veelgestelde vragen of kennisartikelen opnemen, wat het aantal routinevragen in je inbox kan verminderen. Zorg er wel voor dat je handtekening niet te groot of afleidend wordt – houd het professioneel en functioneel.

Ook onlinemaildiensten als Gmail bieden de mogelijkheid om (meerdere) handtekeningen toe te voegen.

Uitgestelde verzending

Het timen van e-mails kan heel belangrijk zijn voor de effectiviteit ervan. De functie voor uitgestelde verzending stelt je in staat om e-mails voor te bereiden wanneer het jou uitkomt, maar ze te laten bezorgen op een ander moment. In Gmail activeer je deze functie tijdens het opstellen van een bericht door op het kleine driehoekje naast de knop Verzenden te klikken en Verzenden plannen te selecteren. Vervolgens kun je een specifieke datum en tijd kiezen of een van de voorgestelde tijdstippen selecteren.

Outlook-gebruikers kunnen een vergelijkbare functie vinden in het Opties-tabblad tijdens het opstellen van een e-mail. Klik op Verzenden plannen en specificeer wanneer het bericht moet worden verzonden. In Apple Mail klik je ook op het pijltje naast de verzendknop, en vervolgens op Stuur later. Het inplannen van mails is meer dan alleen een technische truc; het is een strategisch communicatiemiddel.

Mails inplannen is een goed idee als je vaak in het weekend of vanuit het buitenland mailt.

E-mailsjablonen

Het herhaaldelijk typen van vergelijkbare e-mails is een verborgen productiviteitsdief. E-mailsjablonen bieden een elegante oplossing voor dit probleem. In Gmail kun je sjablonen instellen door eerst Geavanceerde instellingen te activeren. Ga naar Instellingen / Geavanceerd en schakel Templates in. Tijdens het opstellen van een e-mail kun je nu via de drie puntjes rechtsonder kiezen voor Templates / Concept opslaan als sjabloon. Bij toekomstig gebruik selecteer je simpelweg het gewenste sjabloon via hetzelfde menu.

Outlook-gebruikers kunnen sjablonen maken door een nieuwe mail te openen, naar Invoegen / Apps / Mijn sjablonen te gaan en op + Sjabloon te klikken. In Apple Mail kun je werken met tekstfragmenten via de ingebouwde tekstvervanging van macOS. Ga naar Systeeminstellingen / Toetsenbord / Tekst en voeg daar je veelgebruikte tekstfragmenten toe met bijbehorende snelkoppelingen.

Sjablonen zijn handig om snel gelijksoortige e-mails op te bouwen zonder dat je alles handmatig hoeft in te voeren.

Verzendvertragingen

Het overkomt iedereen wel eens dat je na het versturen van een mail ontdekt dat er een fout in zat. Gelukkig bieden moderne e-mailprogramma's beschermingsmechanismen.

In Outlook kun je verzonden berichten terugroepen via Verzonden items. Open het bericht en klik op Acties / Dit bericht terugroepen. Deze functie werkt alleen binnen Exchange-netwerken én de ontvanger het bericht nog niet heeft geopend.

In Gmail ontbreekt een echte terugroepfunctie, maar je kunt wel een verzendvertraging instellen via Instellingen / Algemeen / Verzenden ongedaan maken. Dit geeft je een tijdvenster (maximaal 30 seconden) om verzending te annuleren.

Een betere benadering is het instellen van verzendregels die potentiële blunders voorkomen, bijvoorbeeld een regel die vraagt om bevestiging voordat je e-mails met het woord 'bijlage' verstuurt zonder daadwerkelijk een bijlage toe te voegen. Of een vertragingsregel die alle e-mails aan belangrijke klanten eerst twee minuten in de outbox houdt, zodat je tijd hebt om eventuele fouten te ontdekken.

Voor de meest gevoelige communicatie kun je zelfs een 'slaapregel' instellen: schrijf 's avonds belangrijke e-mails, maar laat ze automatisch in je concepten staan tot de volgende ochtend, wanneer je ze met frisse blik kunt nalezen voordat ze daadwerkelijk worden verzonden.

Herinneringen

Een van de meest onderschatte functies in e-mailprogramma's is de mogelijkheid om automatische herinneringen in te stellen voor berichten waarop je een antwoord verwacht. In Outlook kun je een bericht markeren voor opvolging door op de Opvolgen-vlag te klikken in een geopend bericht. Door met de rechtermuisknop op deze vlag te klikken, kun je een specifieke herinneringsdatum instellen en zelfs aangeven dat je een herinnering wilt ontvangen als je geen antwoord hebt gekregen.

Gmail-gebruikers kunnen de Snooze-functie inzetten om berichten tijdelijk te verbergen en op een later tijdstip weer te laten verschijnen. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en selecteer Snoozen. Vervolgens kun je kiezen wanneer het bericht weer in je inbox moet verschijnen.

Voor Apple Mail-gebruikers biedt de ingebouwde Herinnering-functie vergelijkbare mogelijkheden. Selecteer een bericht, klik rechts en kies Herinnering. Vervolgens kun je aangeven wanneer je aan dit bericht herinnerd wilt worden.

Snoozen, of opvolgen, is een goede manier om jezelf te herinneren aan een eerder verzonden mail.

Productiever

De functies die we in dit artikel hebben besproken, vormen slechts het topje van de ijsberg als het gaat om de verborgen mogelijkheden van je e-mailprogramma. Door filters en regels in te stellen, creëer je een inbox die automatisch sorteert en prioriteiten stelt. Slimme handtekeningen zorgen voor consistente, professionele communicatie, terwijl uitgestelde verzending garandeert dat je berichten op het optimale moment aankomen.

Met sjablonen elimineer je het repetitieve typewerk en dankzij geautomatiseerde follow-ups blijft geen enkele belangrijke e-mail onbeantwoord. Deze functies werken samen om je dagelijkse e-mailroutine drastisch te versnellen en je communicatie te professionaliseren. Door nu tijd te investeren in het ontdekken en instellen van deze verborgen e-mailkrachten, win je in de toekomst uren aan productieve tijd terug. Die tijd kun je besteden aan echt waardevol werk in plaats van aan het beheren van je inbox.

📨 Je papieren post beter organiseren?

(ja, het bestaat nog!)