Heb je de voorjaarsschoonmaak achter de rug? Mooi, dan gaan we nu eens kijken naar je multimedia-apparaten in huis. De oude hd-ready-tv de deur uit, de antieke bekabelde luidsprekers verkopen en dat ouderwetse tv-abonnement kun je ook eens even goed doorlichten. Je media-apparatuur optimaliseren doe je in 9 stappen. Snel aan de slag!

Net als in de computerwereld al jaren het geval is, worden ook multimedia-producten elk jaar ietsje beter. Je tv van een paar jaar geleden is aan alle kanten ingehaald door betere panelen, grotere schermen en hogere resoluties. Ook op het gebied van draadloze audio en multiroom luidsprekers is de afgelopen vijf jaar heel wat verbeterd. Je kunt natuurlijk één onderdeel van je multimediasysteem een upgrade geven, maar slimmer is het om het complete multimedia-plaatje van je huis eens onder de loep te nemen. De kans is groot dat je nog een tv- of internetabonnement hebt dat je tien jaar geleden hebt afgesloten, het loont om dit bijvoorbeeld een keer op te zeggen en een modern abonnement af te sluiten. Ook heb je misschien niet al je oude apparatuur meer nodig om tegenwoordig hetzelfde te bereiken als vroeger. Kortom, we willen minder apparatuur, minder kabels en minder geld aan abonnementen uitgeven … maar wel meer gemak, meer plezier en betere producten.

01 Televisie

De ontwikkeling van televisies gaat het hardst van alle entertainmentproducten. Elk jaar lees je wel weer over een nieuwe techniek of resolutie die je kijkbeleving beter moet maken. Het is natuurlijk de vraag of je hieraan mee wilt doen, sommige technieken hebben alleen zin als je andere apparatuur ook meegroeit. Een 4K-televisie is leuk, maar als je hoofdzakelijk naar standaard tv-zenders kijkt, is dit overkill. Nederlandse zenders zenden anno 2019 namelijk nog helemaal niet uit in 4K. Kijk je veel naar bijvoorbeeld Netflix, dan is dit een stuk zinvoller, aangezien nieuwe Netflix-producties vrijwel allemaal in 4K worden uitgezonden.

4K staat overigens voor de resolutie, deze is bij televisies 3840 bij 2160 pixels. De toevoeging uhd zie je vaak bij 4K worden weergeven, dit betekent ultra high definition en kan ook bij een televisie van 8K (7680 × 4320) staan. Een stap onder 4K vinden we full hd, met een resolutie van 1920 × 1080 pixels, ook wel 1080p genoemd. Hier weer onder heb je de hd-ready-televisies van circa tien jaar geleden. Deze hebben een resolutie van 1280 bij 720 pixels, oftewel 720p. Een hd-ready-tv is echt wel aan vervanging toe als je graag in hoge kwaliteit films en series wilt kijken.

©PXimport

02 Mag het iets meer zijn?

Denk je over een nieuwe tv, dan is de volgende vraag welke schermtechniek je wilt, en of die een stukje groter mag zijn. De prijzen van televisies zijn zo ver gedaald dat het eenvoudig is om voor 400 tot 600 euro een reusachtige 4K-tv van 50 inch te kopen. Voor die paar honderd euro heb je overigens een lcd-televisie; voor een oled- of qled-televisie betaal je een stuk meer. Beide laatste technieken toveren betere kleuren op je scherm dan een lcd-tv. Een oled-tv gebruikt pixels die zelf licht geven en die ook uit kunnen staan. Het voordeel van een oled-televisie is dat het een perfect zwartniveau heeft, omdat bij zwart de pixels simpelweg worden uitgezet. Qled is iets anders dan oled, dat is namelijk een lcd-televisie van Samsung met quantum dots voor een betere kleurweergave en meestal ook een in zones dimbare backlight (full array local dimming). Het voordeel van qled is dat het beeld er ook in lichtere lichtomstandigheid prima uitziet, iets waar oleds weer moeite mee hebben.

Dan het formaat. Een 50inch-tv heeft alleen zin als je er ook de ruimte voor hebt in je woonkamer. Een simpele rekensom is dat je ongeveer anderhalf tot tweeënhalve keer de diameter van je tv van je tv af moet zitten. Reken dat dus even uit. Als je weet dat 1 inch 2,54 centimeter is, dan is de ideale afstand tot een 50inch-tv dus 190,5 cm tot 317,5 centimeter (50 keer 2,54 is 127 cm, 1,5 keer 127 is 190,5 cm). Op cabletv.com vind je een omrekentool. Deze geeft je een kijkafstand die is vastgesteld door de Society of Motion Picture and Television Engineers (SMPTE), in het geval van een 50inch-tv is dit 7 voet, oftewel 213 centimeter.

©PXimport

03 Slimme tv

Om kabels te reduceren en minder apparatuur in huis te hoeven gebruiken, kan een smart-tv uitkomst bieden. Je hebt dan immers allerlei apps/diensten al standaard op je tv. De keuze voor een smart-tv kan handig zijn als je veel gebruikmaakt van diensten als Netflix, YouTube, Amazon Prime Video en Spotify. Mocht je smart-tv een app hebben van deze diensten, dan hoef je geen extra streaming-kastje op je tv aan te sluiten om de laatste films en series te kijken. Je logt in met je accountgegevens op je smart-tv en speelt de inhoud meteen op je televisie af. Smart-tv’s hebben wel nadelen overigens. Het grootste nadeel is dat niet alle apps op elke smart-tv zijn te vinden. Zo is de Spotify-app alleen op slimme televisies van Samsung te vinden en bieden ook niet alle smart-tv’s ondersteuning voor Amazon. Netflix is wel altijd te vinden.

Een ander nadeel is dat geen enkel bedrijf garantie biedt dat de app tot in de eeuwigheid op je tv blijft staan of werken: een heikel punt voor de Consumentenbond. Een tv-fabrikant kan een update doorvoeren en besluiten dat een oudere app niet meer perfect samenwerkt met het besturingssysteem en dus de app van de tv verwijderen. Een app-fabrikant kan ook de ontwikkeling voor een bepaald besturingssysteem stopzetten omdat het te weinig gebruikt wordt. De consumentenbond wil dat er regels komen die verplichten dat je apps tenminste zes jaar op je nieuw aangeschafte tv kunt gebruiken. Een ander nadeel van een smart-tv is dat het systeem vol kan zitten met bloatware: apps waar je niet om gevraagd hebt. Vooral Samsung is hier berucht om, het is onmogelijk om bepaalde apps van je tv te gooien en de tv speelt standaard filmtrailers af op het startscherm van je televisie. Je kunt deze opties via een omslachtige weg uitzetten, maar vaak komen de functies na een (ongevraagde) systeemupdate gewoon weer terug en dan moet je ze opnieuw uitzetten.

©PXimport

04 Mediaspelers

Op het gebied van mediaspelers kun je anno 2019 waarschijnlijk wel wat reduceren. De kans is aanwezig dat je in je tv-meubel nog een cd-speler, een dvd-speler of een blu-ray-speler hebt staan. Daar komt bij dat in die kast ernaast nog honderden cd’s en dvd’s stof lopen te happen. Je hoeft niet meteen al je schijfjes weg te gooien, maar vooral op muziekgebied kan een streamingdienst een handigere optie zijn. Alle grote streamingdiensten zoals Spotify, Apple Music, Google Play Music en Deezer hebben waarschijnlijk 99 procent van je cd-collectie in hun database. De kwaliteit van de streams is nog wel wat lager dan cd-kwaliteit, maar voor de meesten is dit niet zo’n probleem.

Als je op je smartphone inlogt bij de streamingdienst waarop je geabonneerd bent, dan kun je in de meeste gevallen de muziek streamen naar de tv of versterker via een apart kastje. Wil je je tv als ontvanger gebruiken, dan is de Google Chromecast een handig idee. Deze verbind je aan je televisie met een hdmi-kabel, vanaf je smartphone of tablet stream je audio of video dan dus naar de Chromecast. Google had ook een speciaal apparaatje voor audio, maar sinds begin dit jaar is de Chromecast Audio niet meer verkrijgbaar. Een bijna identiek alternatief is de Audiocast M5, die je aansluit op een luidspreker of op je versterker zelf. Je kunt ook je versterker upgraden naar een model met wifi, dan kun je meteen vanuit een app muziek naar je versterker streamen. Gebruik je Apple-producten, dan is het slim om een receiver of versterker met AirPlay-functionaliteit te kiezen.

©PXimport

05 Multiroom audio

Ook op het gebied van audio kun je een inhaalslag maken. Als je flexibiliteit belangrijker vindt dan pure geluidskwaliteit, dan kun je je traditionele luidsprekers vervangen door draadloze luidsprekers. De meeste draadloze luidsprekers hebben een geïntegreerde versterker, zodat je ze niet op een versterker hoeft aan te sluiten. Dat scheelt weer een extra apparaat én een heleboel kabels door je huis. Vanaf je smartphone stream je dan audio direct naar een luidspreker. Wil je in meerdere kamers tegelijkertijd muziek kunnen horen, dan is het handig om naar een multiroom-oplossing van één fabrikant te kijken. Het is niet onmogelijk om luidsprekers van verschillende merken door elkaar te gebruiken, maar echt handig is het ook niet. Een voordeel van een systeem als bijvoorbeeld Sonos is dat je vanuit één app op je smartphone of tablet al je luidsprekers kunt bedienen en groeperen. Zo kun je één muziekstuk op alle luidsprekers in huis laten horen of juist meerdere stukken op verschillende luidsprekers. Als je geen multiroom audio nodig hebt, kun je gewoon verschillende bluetooth- of wifi-luidsprekers in je huis zetten en deze aansturen vanaf je mobiel.

©PXimport

06 Tv-abonnement

Bij een grote schoonmaak hoort ook het in kaart brengen van de abonnementen die je op dit moment hebt. Waarschijnlijk heb je een gecombineerd tv-, internet- en telefoonpakket, maar betaal je nog steeds dezelfde prijs als toen je het abonnement hebt afgesloten. Allereerst kun je even bellen naar je provider om te kijken of zij jouw abonnement een gratis upgrade kunnen geven. Als dit niet het geval is, kondig dan officieel aan dat je wilt overstappen naar een andere provider. Vaak zal je huidige provider dan een aanbod doen om je als klant te houden.

Als je ervoor kiest om naar een andere provider over te stappen, denk er dan aan dat je een provider-mailadres als kees@kpnmail.nl verliest. Bij sommige providers kun je tegen betaling dit mailadres behouden, al is dit vaak enorm duur. Je kunt dan beter overstappen naar een mailadres dat niet afhankelijk is van je huidige of nieuwe provider. Als je vaste telefonie wilt overzetten, dan moet je gebruikmaken van een overstapservice als je je oude nummer wilt behouden.

©PXimport

Abonnementen vergelijken

©PXimport

07 Geen traditioneel abonnement

Soms is het beter om geen alles-in-een-dienst te houden, maar alleen voor een snel internetabonnement te gaan. Een snel internet- en tv-abonnement kost bij KPN op het moment van schrijven bijvoorbeeld 51,50 euro per maand, hiervoor heb je dan een internetsnelheid tot 50 Mbit/s. Voor 30 euro heb je een internet-only-abonnement met een iets hogere snelheid (60 Mbit/s) van Tele2. Voor deze besparing van ruim 20 euro kun je desgewenst een paar internetabonnementen afsluiten voor een tv-belevenis die precies op jouw wensen is aangepast.

Wil je wel graag Nederlandse tv kunnen kijken? Dan neem je een NLZiet-abonnement voor 7,95 euro per maand, waarmee je op allerlei apparaten tv kunt kijken. Sinds vorig jaar kun je dit overigens in de hele EU doen, omdat geoblocking is afgeschaft. Deze geoblocking-regel geldt overigens niet voor Netflix en Amazon: je abonnement werkt gewoon in het buitenland, maar de inhoud die je daar ziet kan anders zijn.

©PXimport

08 Mediaserver

Ben je niet geïnteresseerd in streaming-abonnementen en heb je een heleboel muziek en films op je harde schijf staan? Dan is een mediaserver wellicht een optie. Dit is een centraal punt waar je al je foto’s, muziek, films en bestanden op kunt zetten. Je kunt die inhoud vervolgens op allerlei apparaten afspelen, bijvoorbeeld op een tv, een blu-ray-speler of een laptop. Als mediaserver kun je een nas gebruiken. Hierin monteer je een of meerdere schijven, en via een hdmi-kabel of met behulp van wifi toon je de inhoud op je televisie. Je hoeft hiervoor geen smart-tv te hebben, elke tv met hdmi-ingang kan de inhoud tonen. Vrijwel alle nas-fabrikanten bieden speciale apps en opties voor hun nas’en om de inhoud op zoveel mogelijk apparaten vlekkeloos te kunnen laten afspelen. Vrijwel alle mediaservers kun je ook configureren zodat je vanaf buiten je thuisnetwerk bij de bestanden kunt. Handig voor als je onderweg even bij een bepaald bestand wilt.

©PXimport

09 Verkopen

De handigste manier om je oude elektronica kwijt te raken, is via een verkoopsite als Marktplaats, maar je hebt soms te maken met mensen die niet op komen dagen of die (te) veel willen onderhandelen over de prijs. Heb je hier geen zin in, dan kun je overwegen om de site www.rebuy.nl te gebruiken voor producten als tablets, game-consoles en luidsprekers. Klik op Nu verkopen en geef de naam van het product of het ean-nummer op. Dit ean-nummer is een unieke code dat je meestal op de achterkant van je product vindt, onder de streepjescode. Je geeft aan wat de staat is van het product en of alles nog naar behoren werkt. Als je alles hebt ingevuld, zie je rechts een prijsvoorstel. Klik op In verzendpakket, meld je aan bij de site en als rebuy je pakketje heeft ontvangen en gekeurd, krijg je het geld op je bankrekening gestort. Soms kun je je oude apparatuur ook inruilen bij aanschaf van een nieuw product. Kijk op de website van je favoriete elektronicawinkel of vraag een verkoper of ze op het moment een inruil- of upgradeactie hebben.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).