Het draadloos netwerk is een ongekend succes. Helaas is het niet zo stabiel als een bekabeld netwerk en zeker niet zo snel als routerfabrikanten ons beloven. Met een paar eenvoudige aanpassingen kun je echter veel verbeteren. Ook het onzichtbare wifi laat zich namelijk prima optimaliseren.

Tip 01: Access-point

Optimaliseren begint bij de bestaande infrastructuur. Als je weet wat die kan, kun je soms met een paar kleine aanpassingen al winst boeken. Start de browser en ga naar de configuratiepagina van je router door het IP-adres daarvan in de adresbalk te typen. Druk op Enter.

Log in met de gebruikersnaam en het wachtwoord. Meestal bevat een router ook een draadloos access-point, dat is de zender/ontvanger van het draadloos netwerk. Zoek daarom naar het onderdeel Draadloos of WLAN of Wi-Fi. Kijk bij de instellingen welke protocollen worden ondersteund.

In volgorde van oplopende snelheid zijn dat 802.11a, b, g, n of ac. Kijk ook of je router alleen de 2,4GHz-band ondersteunt of ook de 5GHz-band. En of het een zogeheten dualband-router is die gelijktijdig twee netwerken kan onderhouden, één in de 2,4GHz- en één in de 5GHz-band.

©PXimport

Tip 01 Weet je niet precies wat je router allemaal kan, log dan eens in op de webinterface en grasduin in de mogelijkheden.

Tip 02: Plaatsing

Voor het gebruik zijn de twee belangrijkste kenmerken van een draadloos netwerk de snelheid en de reikwijdte. Deze twee zijn met elkaar verbonden. Staat een apparaat dat het draadloos netwerk gebruikt verder van een access-point af, dan neemt de signaalsterkte af en dalen ook snelheid en stabiliteit van de verbinding. Apparaten die dus een goede verbinding nodig hebben, zet je liefst zo dicht mogelijk bij een access-point.

Muren en plafonds hinderen het draadloos signaal. Ze blokkeren het en absorberen het. Ook al staat een apparaat aan de andere kant van de muur waar het access-point staat, dan toch kan de kwaliteit van het signaal al tekort schieten. De muur verwijderen is geen optie, het access-point verplaatsen soms wel. Door de router te draaien of een paar centimeter te verschuiven, kun je al een flinke verbetering van het signaal bereiken.

Andere trucs zijn de router rechtop te zetten wanneer die ligt of juist andersom. Of wanneer de router over externe antennes beschikt, deze anders te richten.

©PXimport

Tip 02 Beschikt je router zoals deze ASUS RT-AC68U over echte antennes, dan kun je door deze anders te richten een flinke verhoging van de wifi-snelheid bereiken.

Tip 03: Bekabelen

Behalve dat de afstand tot een access-point de snelheid van wifi beïnvloedt, doet het aantal apparaten dat ook. Wifi is namelijk een gedeeld medium. Zodra er meer dan één apparaat het wifi-netwerk gebruikt, delen zij de beschikbare snelheid.

Dit is volledig anders dan bij een bekabeld netwerk waar elk apparaat de maximale (interne) netwerksnelheid heeft en dit ook niet verandert wanneer er apparaten bijkomen of afvallen. Door het aantal apparaten dat het draadloos netwerk gebruikt te verminderen, kun je extra snelheid boeken. Kijk rond in huis welke apparaten via wifi verbonden zijn, terwijl ze eigenlijk altijd op dezelfde plaats staan en ook over een vaste netwerkaansluiting beschikken. Denk hierbij aan een smart-tv, mediaspeler en een NAS.

Probeer zoveel mogelijk van die apparaten op het bekabelde netwerk aan te sluiten. Verbindt ze met een goede netwerkkabel met een van de LAN-poorten op de router of op een aparte switch. Schakel in het apparaat de draadloze netwerkverbinding ook echt uit zodat zeker is dat het apparaat alleen nog de netwerkkabel gebruikt. Moet hiervoor een netwerkkabel dwars door de kamer worden gelegd, ga dan bijvoorbeeld onderlangs door de kruipruimte of werk de kabel weg in een holle plint.

Een andere mogelijkheid is een Powerline-setje te gebruiken om het netwerksignaal via het stopcontact bij het apparaat te krijgen.

©PXimport

Tip 03 De 1000 megabit per seconde Full Duplex van een bekabeld netwerk is een snelheid die draadloos alleen in theorie haalbaar is.

Tip 04: Oude standaarden

Andere 'vervuilers' van wifi zijn apparaten die alleen een oude standaard ondersteunen. Zeker oudere type routers hebben het moeilijk wanneer zij meerdere standaarden naast elkaar uitvoeren, de zogeheten mixed modus. Beter is het zo'n router in modus 'N Only' of bij een nog ouder model in modus 'G Only' te zetten.

De eerste mogelijkheid is apparaten die alleen de oude standaard ondersteunen over te zetten naar een kabelverbinding. Voor niet-Windows-apparaten is dat vaak de enige mogelijkheid. Windows-pc's en notebooks profiteren van de mogelijkheid via een driver nieuwe hardware te ondersteunen. Pc's en notebooks kunnen middels een wifi-adapter in usb-formaat worden geüpdatet naar nieuwere wifi-standaarden. De pc of notebook wordt dan zelf sneller.

Minstens zo belangrijk is dat wanneer er geen apparaten meer zijn die nog 802.11g nodig hebben, deze standaard op de router uitgeschakeld kan worden. Hierdoor wordt de kwaliteit van het wifi-signaal beter en de snelheid van het netwerk wordt hoger.

©PXimport

Tip 04 Pc's en notebooks zijn relatief gemakkelijk te upgraden doordat er voor Windows vaak ruim drivers worden meegeleverd.

Tip 05: Een nieuwe router

Ondersteunen je apparaten wel nieuwere standaarden dan 802.11g, maar je router niet, dan is een nieuwe router onvermijdelijk. De 802.11g-standaard is te langzaam om bijvoorbeeld muziek en HD-films te streamen.

Sinds de introductie van 802.11g in 2003 zijn er belangrijke verbeteringen in de draadloze netwerktechniek doorgevoerd zowel voor snelheid, stabiliteit als beveiliging. De keuze voor dit moment is tussen 802.11n (de bewezen standaard) en 802.11ac (de nieuwe standaard). Belangrijk is dat de apparaten in het netwerk in elk geval een van deze standaarden ondersteunen.

De kans dat je computers en smartphones 802.11ac ondersteunen is bijna nul, die voor Apple-apparaten zoals iPad en iPhone zelfs helemaal nul. Toch kan het interessant zijn om een AC-router te nemen, immers: ze presteren goed, ondersteunen gelijktijdig de 2,4GHz- en de 5GHz-band en zijn voorbereid op de toekomst. Een goede opties zijn bijvoorbeeld de ASUS RT-AC68U of Sitecom X8 AC1750, twee AC-routers die goed uit verschillende tests kwamen.

Kies hoe dan ook voor een dualband-router die parallel de 2,4Ghz- en de 5GHz-band kan gebruiken.

©PXimport

Tip 05 Als een verouderde router de bottleneck is van het wifi-netwerk, dan is een nieuwe 802.11n- of 802.11ac-router de beste investering.

Tip 06: 80211n of 802.11ac?

802.11ac is de nieuwste wifi-standaard en de opvolger van 802.11n. 802.11ac moet natuurlijk sneller zijn dan zijn voorganger en doet dat door uitsluitend de 5GHz-band te gebruiken. 802.11n kan maar drie kanalen gebruiken in de 2,4GHz-band, 802.11ac heeft in de 5GHz-band tot 23 van die kanalen ter beschikking. Bovendien kan 802.11ac acht kanalen bundelen tot één datastroom, in 802.11n maar drie.

Is 802.11ac daarom automatisch altijd de beste keuze? Nee, zeker niet. De 5GHz-band is veel gevoeliger voor muren en plafonds dan de 2,4GHz-band, waardoor een 802.11ac-router in principe een minder goed bereik heeft dan een 802.11n-router. Tenzij de fabrikant investeert in zwaardere antennes of 'beamforming' toevoegt. Bij beamforming bepalen access-point en netwerkapparaat samen de beste verbindingskwaliteit. Deze functie is echter optioneel en zal door de complexiteit ervan in veel 802.11ac-access-points juist ontbreken.

Verder is de 802.11n-standaard van nu niet meer dezelfde 802.11n-standaard van de introductie. De eerste 802.11n-routers werkten enkel op de 2,4GHz-band en met maar één van de eerder genoemde kanalen per datastroom, de nieuwere 802.11n-routers zijn dualband en ondersteunen zowel de 2,4GHz als de 5GHz-band en tot drie datastromen. Doordat 802.11n eerder compatibel zal zijn met de apparaten in je netwerk en mogelijk een beter bereik heeft, kan het in bepaalde gevallen ook een goede keuze zijn.

Beveiliging

Beveiliging is geen direct onderdeel van optimalisatie. Toch is het te belangrijk om buiten beschouwing te laten. De beveiliging van het draadloos netwerk begint met het veranderen van het standaardwachtwoord van de router. Sommige routers behandelen dit tijdens de installatie als stap in de wizard, andere niet.

Log dan in op de webinterface van de router en kijk naar Instellingen / Wachtwoord router of Gebruikersbeheer / Admin-wachtwoord. Vaak is er geen ander beheerdersaccount mogelijk dan de 'admin', dus zet er een goed en moeilijk wachtwoord op. Belangrijk is ook dat je het beheer vanaf internet uitschakelt en liefst ook beheer via wifi. In router-termen is dat vaak Disable webaccess from WAN/WLAN of beperk de beheertoegang tot één specifiek IP-adres.

Kies tot slot bij de draadloze netwerken voor WPA2-Personal met AES-encryptie als beveiliging en typ ook daar een sterk wachtwoord als encryptiesleutel.

Tip 07: Signaal verlengen

Wil je het signaal van het draadloos netwerk verlengen tot een plek in huis of tuin waar nu geen goede ontvangst is, dan kun je kiezen voor een range-extender (ook wel wifi-genoemd). Zo'n extender pakt het signaal op en stuurt het weer door. Daarbij wordt het signaal weer versterkt, waardoor het verder komt dan het signaal van het basisstation.

©PXimport

Tip 07 Met een programma als InSSIDer kun je een goede plaats bepalen om een range-extender te plaatsen.

Een extender heeft om zijn werk goed te kunnen doen, zelf ook een behoorlijk goed signaal nodig. Plaats de extender daarom niet aan de rand van het netwerk waar het oorspronkelijke signaal al zwak is, maar zoek een plek in de richting van waar je het netwerk naartoe wil uitbreiden, maar waar het signaal nog voldoende krachtig is. Een programma zoals InSSIDer helpt daarbij. Download de pc-versie. Nog handiger is de versie voor tablet of smartphone uit een app-store te halen.

©PXimport

Tip 07 Om het bereik van het wifi-signaal te vergroten gebruik je een wifi-extender.

Start InSSIDer en selecteer het netwerk dat je wil observeren. Kies voor I am optimizing this network. Op het tabblad 2,4GHz of 5GHz zie je de netwerken en hun sterkte grafisch weergegeven. Hoe hoger een staaf in de diagram, hoe sterker het signaal. Ook kun je kijken op het tabblad Networks. Je ziet van elk netwerk de sterkte. Door nu met de tablet of smartphone rond te lopen in de richting van waar je de extender wil plaatsen, kun je de plek zoeken waar het signaal nog goed genoeg is voor de extender.

©PXimport

Tip 07 Het uitgerekte netwerk krijgt dezelfde beveiliging als het netwerk op het access-point.

Tip 08: Extender is trager

Elke range-extender is onderdeel van het draadloze netwerk dat het verlengt. Binnen een draadloos netwerk mag altijd maar één apparaat zenden. Wanneer een netwerkpakketje van de router naar een tablet wordt verstuurd die verbonden is via de extender, dan gaat dit langzamer dan wanneer de tablet direct met de router verbonden is.

Zolang de extender datapakketjes stuurt naar de tablet, moet de router namelijk wachten tot het zenden van de extender klaar is. Een wifi-extender is daardoor altijd de helft langzamer dan de snelheid van het netwerk dat het versterkt. Behalve wanneer de extender voor het zenden en ontvangen gescheiden banden gebruikt: bijvoorbeeld wanneer het met de 2,4GHz-band onderdeel is van het eigenlijke netwerk en via de 5GHz-band communiceert met de pc's en tablets. Dit heet 'cross-band' en nog maar weinig range-extenders bieden dit aan.

Een voorbeeld van een extender die dit wel ondersteunt, is de Netgear WN2500RP.

Tip 09: Extra access-point

Een goed alternatief voor een extender is een tweede access-point. Daar kun je een oude router voor gebruiken. Mogelijk heeft die een mogelijkheid om alleen als access-point te fungeren. Maar wat altijd werkt, is een router-routerkoppeling maken. Je verbindt dan een oude router met een netwerkkabel met een LAN-poort van de nieuwe router. Daarna configureer je op die oude router een nieuwe IP-reeks en een eigen draadloos netwerk.

Ga als volgt te werk, maar let op: het kan zijn dat menu-items in je router net wat anders heten. Het is soms even zoeken. Sluit de oude router aan op het stroomnet, maar nog niet op het netwerk. Schakel de router in en wacht tot deze volledig is opgestart. Sluit dan een pc aan op één van de LAN-poorten van de oude router. Start je browser en log in op de oude router. Ga naar de instellingen voor de Internetverbinding en kies daar voor Automatische configuratie (DHCP). Ga dan naar de instellingen voor het Lokale netwerk of LAN. Hier configureer je als IP-adres router een ander adres (!) dan je in je thuisnetwerk gebruikt.

Bijvoorbeeld, gebruikt je thuisnetwerk de reeks 192.168.0.1 tot en met 192.168.0.254, dan gebruik je hier bijvoorbeeld 192.168.1.1. Ook pas je de reeks aan die de oude router gebruikt voor zijn DHCP-server. Die moet dan in de reeks van 192.168.1.1 tot en met 192.168.1.254 liggen, bijvoorbeeld 192.168.1.100 tot en met 192.168.1.150.

©PXimport

Tip 09 Zet de internetverbinding naar DHCP en configureer voor het nieuwe netwerk een eigen reeks.

Tip 10: Aparte wifi-naam

We gaan verder vanaf de vorige tip: log uit van de webinterface van de oude router. Start de pc opnieuw op. Controleer of je internetverbinding hebt. Dat zou nu moeten werken. Log dan weer in met je browser op de webinterface van de oude router.

Ga naar de instellingen voor Beveiliging en schakel de firewall Uit. Hiermee zorg je ervoor dat de twee netwerken in je huis optimaal samen gebruikt kunnen worden. Ga dan naar het onderdeel Draadloos en configureer hier een tweede draadloos netwerk. Geef het een andere naam, vermeld in de naam bijvoorbeeld het protocol dat dit netwerk gebruikt, bijvoorbeeld ZolderG. Dankzij de naam weet je voortaan dat je op zolder het oudere netwerk gebruikt, trager maar wel met een goede verbinding. Configureer het draadloos netwerk verder precies zoals je gewend bent, met alle verdere beveiligingsmaatregelen.

Je kunt de MAC-filtering gebruiken om nieuwere apparaten die je niet met deze tragere oude router wil verbinden, uit te sluiten door hun MAC-adres niet op te nemen in de lijst met toegestane apparaten.

©PXimport

Tip 10 Configureer op de oude router aparte draadloze netwerken met een duidelijk herkenbare naam.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).