Grote kans dat je niet alleen woont en dat je partner en je kinderen ook gebruikmaken van de diensten waar jij je op hebt geabonneerd. Waarom niet geld besparen door de kosten delen? Bij diensten als Spotify, Office 365 en Netflix kun je gezinsabonnementen afsluiten en daarmee bespaar je makkelijk kosten. En bij sommige diensten kun je ook met een simpele truc met meerdere mensen van hetzelfde account gebruikmaken. Aan het eind van het artikel laten we je ook nog zien hoe je aan goedkope softwarelicenties komt.

Wij Nederlanders zijn een zuinig volk en daar zijn we trots op, toch? Als we ergens op kunnen besparen, dan doen we dat graag. Grote kans dat je op allerlei internetdiensten abonnementen hebt en simpelweg elke maand geld laat afboeken door Netflix en co. Dit kan ook anders. We gaan kijken hoe je geld kunt besparen of hoe je door een paar simpele legale trucs met meerdere personen toegang hebt tot dezelfde inhoud. We starten met de entertainment-sector in je huishouden.

01 Netflix

Netflix groeit als kool en steeds meer mensen nemen een Netflix-abonnement. De meeste mensen kiezen dan een Basic-abonnement, waar je 7,99 euro per maand voor betaalt. Met dit abonnement kun je maar op één scherm tegelijkertijd kijken. Wil je op twee schermen tegelijk kunnen kijken, dan upgrade je gemakkelijk naar een Standaard-abonnement. Dit kost maar 3 euro per maand meer en nu kunnen je partner en jij naar elk een andere serie kijken via hetzelfde account. Een ander voordeel is dat je nu ook alle inhoud in HD-kwaliteit kunt bekijken. Je hoeft je bovendien niet op dezelfde locatie te bevinden. Theoretisch kun je het abonnement dus ook delen met een vriend of vriendin, al is dit volgens de voorwaarden van Netflix illegaal. Goed nieuws: er zijn geen verhalen bekend dat Netflix actief achter het delen van Netflix-accounts met anderen aangaat. Wil je met nog meer mensen een Netflix-account delen, dan kun je voor 13,99 euro per maand een Premium-abonnement nemen. Hiermee kunnen vier mensen tegelijkertijd naar een andere stream kijken en heb je de beschikking over ultra-hd-kwaliteit, mits de specifieke serie of film dit ondersteunt.

©PXimport

02 Netflix online en offline

Ook als je een Basic-account hebt, kun je het account met meerdere mensen gebruiken, je moet dan wel een beetje creatief zijn. Elk account is namelijk voorzien van profielen, per account kun je vijf profielen instellen. Elk familielid kan zijn eigen favorieten aanmaken en zijn of haar kijkgeschiedenis inzien. Voor kinderen kun je zelfs een speciaal account inrichten zodat er geen materiaal voor volwassenen te zien is. Op de mobiele versie van Netflix kun je bovendien sommige inhoud offline opslaan. Na het downloaden zet je je smartphone of tablet in vliegtuigmodus en start je je film of serie, je partner kan dan op een ander apparaat online kijken. Op deze manier kun je met een Basic-abonnement tóch met twee personen tegelijkertijd naar iets anders kijken. Eén persoon kijkt offline een serie terwijl de andere persoon een livestream kijkt. Vergt wel wat voorbereiding dus.

Amazon en Videoland

03 Spotify

Spotify werkt in principe hetzelfde als Netflix, maar hier heb je met één account ook maar de beschikking over één profiel. Als je partner dus de hele dag naar de soundtrack van La La Land luistert, zie jij de komende weken dus verrassend veel muziekaanbevelingen die met deze soundtrack te maken hebben. Je kunt met twee personen op hetzelfde account zijn ingelogd, maar zodra je partner op zijn of haar apparaat een liedje begint af te spelen, wordt jouw stream meteen geblokkeerd. Met Spotify op je mobiel kun je echter wel duizenden songs offline opslaan als je een Premium-account hebt. Op deze manier kan de ene persoon naar een offline liedje luisteren, terwijl de andere persoon live naar Spotify luistert. Vind je dit een te grote beperking, upgrade dan naar een Premium for Family-account. Dit kost 5 euro meer dan een normaal Premium-account. Tot zes personen krijgen nu een apart Premium-account, met eigen afspeellijsten en aanbevelingen. Deze zes personen moeten wel allemaal op hetzelfde adres wonen, het maakt dus niet uit of het familieleden of huisgenoten zijn. Spotify gaat in tegenstelling tot Netflix wel actief achter misbruik aan. Er zijn gevallen bekend dat Spotify gebruikers van een Family-account downgradet naar een Free-account bij een vermoeden van misbruik. Gebruikers moeten dan verifiëren dat ze op hetzelfde adres wonen.

©PXimport

04 Andere muziekdiensten

Google biedt vergelijkbare opties voor zijn muziekdienst Google Play Muziek (als concurrent van Spotify). Bij het Family-account (14,99 per maand) maken tot zes personen tegelijkertijd gebruik van hetzelfde account op maximaal tien apparaten per persoon. Bij Google hoef je echter niet op hetzelfde adres te wonen, enige vereisten zijn dat iedereen uit de groep in Nederland woonachtig is, een Google-account heeft en geen lid is van een andere gezinsgroep.

Een andere grote speler op de muziekmarkt is Apple. Apple Music biedt veel exclusieve inhoud aan en heeft eenzelfde soort familieaanbieding. Voor ook weer 14,99 euro per maand hebben zes mensen een gezamenlijk account.

©PXimport

Studentenkorting

05 Boeken lezen met Kobo Plus

Voor films, series en muziek zijn tegenwoordig goede abonnementen en streamingdiensten beschikbaar, maar ook bij de digitale boekenmarkt zien we wat beweging. Bol.com biedt voor 9,99 euro per maand e-boeken aan in de vorm van een Kobo Plus-abonnement. Je Kobo Plus-abonnement is gekoppeld aan je Bol.com-account, maar je kunt dit wel op maximaal vijf apparaten tegelijk gebruiken. Als jij en je partner dus allebei een Kobo-e-reader hebben, deel je dit abonnement gewoon met elkaar. Het maakt ook niet uit waar je je bevindt, theoretisch kun je dus ook een abonnement delen met vrienden of familieleden die niet op hetzelfde adres wonen. Bedenk wel dat deze vrienden dan wel met jouw Bol.com-account eventueel aankopen kunnen doen! Je hoeft voor een Kobo Plus-abonnement trouwens niet per se een Kobo-e-reader te hebben, er zijn ook apps voor iOS en Android beschikbaar. Er is één groot nadeel aan een Kobo Plus-abonnement: het aanbod is veel kleiner dan het normale aanbod van Kobo, op dit moment heeft Bol.com het over tienduizenden titels. Ter vergelijking: in de Kobo Store zijn meer dan vijf miljoen boeken digitaal te koop.

©PXimport

Amazon en Bruna

06 Steam

Speel je graag videogames? Dan ben je vast bekend met Steam, het online platform waar je duizenden games kunt downloaden voor je pc of game-console. Met Steam Family Sharing kun je deze games delen met je familie (of vrienden). Je hoeft hiervoor geen extra abonnement af te sluiten, ga gewoon naar Instellingen / Account en schakel de deelfunctionaliteit in bij Instellingen / Gezin. Je moet wel de Steam Guard-bescherming hebben ingeschakeld op je pc. Je mag maximaal tien apparaten tegelijkertijd machtigen, maar slechts één gebruiker kan de game spelen. Als iemand anders een game speelt en jij logt in, dan heeft de ander een paar minuten de tijd om het spel af te maken of zich uit te loggen. Denk er wel aan dat je gehele bibliotheek nu gedeeld wordt en je niet per spel een machtiging kunt geven. Sommige games kunnen niet worden gedeeld vanwege licentiebeperkingen.

©PXimport

07 Dropbox

Dropbox is een handige dienst om documenten te delen tussen je verschillende apparaten en tussen vrienden en familie. Je kunt met meerdere mensen op verschillende apparaten inloggen met hetzelfde account, maar dit wordt lastig als je tweestapsverificatie hebt ingesteld. Standaard krijg je 2 gigabyte gratis bij een persoonlijk account, je kunt dit upgraden naar een Plus- of Pro-abonnement voor respectievelijk 9,99 euro of 19,99 per maand. Bij beide abonnementen heb je dan 1 terabyte online opslag tot je beschikking. Wil je met een partner, vrienden of vriendinnen veel data delen, dan is het handig om eens naar de business-opties van Dr|opbox te kijken. Voor 12 euro per persoon krijg je namelijk 2 terabyte opslagruimte samen, plus allerlei handige extra’s die bij een Business-abonnement zitten. Dit is goedkoper dan het persoonlijke Professional-abonnement, en je kunt nu je Dropbox-ruimte gemakkelijk delen. Wil je meer ruimte, dan heb je voor 18 euro per persoon zelfs ongelimiteerde opslag tot je beschikking. Kies je voor een jaarlijkse in plaats van maandelijkse betaling, dan kost dit abonnement zelfs maar 15 euro per persoon per maand. Enige valkuil: je moet minstens drie mensen hebben die het Business-abonnement aangaan.

©PXimport

Google Drive

08 Microsoft

Bijna iedereen gebruikt het Office-pakket van Microsoft, maar wist je dat je bij het Office 365-abonnement ook de beschikking hebt over online opslagruimte via OneDrive? Er zijn drie mogelijkheden om Office 365 te bemachtigen. De eerste optie is om het eenmalig aan te schaffen, je koopt dan Office 2016. Dit kost 149 euro, je mag dan volgens de licentie de software op één pc installeren en alleen gebruiken voor thuisgebruik. Het is niet geheel duidelijk wat Microsoft hier precies mee bedoelt overigens. Een betere optie is om een abonnement te nemen op Office 365. De goedkoopste optie is Office 365 Personal voor 69 euro per jaar, met dit abonnement mag je Office ook maar op één apparaat installeren. Het voordeel is wel dat dit ook op een Mac kan, die mogelijkheid heb je niet als je het pakket eenmalig aanschaft. Je krijgt hierbij ook 1 terabyte opslag bij voor OneDrive.

Qua kosten delen is het interessanter om voor 99 euro per jaar een Office 365 Home-abonnement te nemen. Nu mag je Office 365 op vijf apparaten installeren én heb je 5 terabyte online opslagruimte voor maximaal vijf gebruikers. Elke gebruiker mag overigens maximaal 1 terabyte gebruiken. Microsoft laat in het midden of deze vijf gebruikers in hetzelfde huishouden moeten wonen. Ga hiernaartoe en log in met je Microsoft-accountgegevens. Klik op Office 365delen en geef een e-mailadres op van de persoon met wie je je abonnement wilt delen. De ontvanger moet zich nu voor een gratis Microsoft-account registeren, mocht hij of zij dit nog niet hebben gedaan. In de praktijk checkt Microsoft niet met wie je je abonnement deelt, je kunt het abonnement dus ook met vrienden delen.

©PXimport

Jaarlijks betalen

©PXimport

09 Virusscanners

Bij bijna alle fabrikanten van virusscanners kun je ook gebruikmaken van gezinsabonnementen. Ga bijvoorbeeld naar www.mcafee.com en klik op Thuisgebruikers. Klik op Nu kopen en onderaan zie je dat McAfee drie verschillende licenties aanbiedt. De goedkoopste kost je 59,95 euro voor een jaar, maar deze mag je maar op één apparaat installeren. Veel slimmer is dan om de optie voor 89,95 euro per jaar te kiezen, die kun je namelijk op tien verschillende apparaten installeren. In de voorwaarden van McAfee wordt niet vermeld of deze mensen in hetzelfde huishouden moeten wonen. Ook concurrenten Kaspersky, Webroot en Symantec Norton hebben vergelijkbare aanbiedingen. Kijk zelf wel even goed met wie je de licenties allemaal mag delen, soms is dit niet helemaal duidelijk.

©PXimport

10 Deel je apps

Om aankopen te doen in de App Store van Apple heb je een Apple ID nodig. Je Apple ID heb je vervolgens ingeschakeld op je eigen iPhone of iPad. Je partner heeft wellicht ook een iPhone, maar deze heeft zijn of haar eigen Apple ID. Om nu niet dubbel te betalen voor alle apps, kun je natuurlijk prima met elkaars Apple ID inloggen in de App Store op je eigen apparaat. Zodra er een update beschikbaar is voor een app die niet bij jouw Apple ID hoort maar wel op je apparaat staat, moet je wel het Apple ID-wachtwoord van je partner opgeven. Er bestaat ook de mogelijkheid om je Apple ID te delen met je familie. Dit kan met behulp van de functie ‘Delen met gezin’. Eén persoon moet deze optie inschakelen en vervolgens anderen uitnodigen. Elk individu van een Apple-gezin mag maar van één gezin lid zijn. Op een iPhone stel je dit in door naar Instellingen /[je naam]/Stel ‘Delen met gezin’ in te gaan en de stappen te volgen. Ga hiernaartoe voor een heldere uitleg hoe je dit instelt.

Android-apps delen

11 Studenten

Studenten opgelet! Als je bent ingeschreven bij een hogeschool, universiteit of academie, dan krijg je bij veel softwarefabrikanten studentenkorting. In de meeste gevallen kun je ergens in het bestelproces aangeven dat je student bent en zul je een bewijs van inschrijving moeten uploaden. Hoe de studentenkorting van een fabrikant precies werkt, verschilt van firma tot firma. Check dus voor aanschaf bij het bedrijf of jouw studenteninschrijving geldig is voor een korting. Je kunt ook een kijkje nemen bij www.surfspot.nl. Hier vind je goedkopere studentenlicenties voor allerlei software. Klik op een software-item en lees goed de voorwaarden door, sommige programma’s mag je namelijk alleen gebruiken als je verbonden bent aan een specifieke onderwijsinstelling. Zodra je deze verlaat, is je licentie officieel niet meer geldig. Microsoft heeft ook een handig alternatief voor studenten. Als je je hier aanmeldt voor Microsoft Imagine, dan heb je gratis toegang tot professionele software zoals Microsoft Azure, Visual Studio en Xamarin Studio. Je school of universiteit moet hiervoor wel door Microsoft zijn geaccrediteerd.

©PXimport

12 Alternatieve versies

Als je het niet erg vindt om met iets oudere software te werken, dan kun je net na een update van je favoriete software ook eens kijken of bedrijven nog een voorraad van de oude versie hebben. Soms worden deze programma’s of licentiecodes voor dumpprijzen verkocht. Als je de oude versie dan hebt geïnstalleerd, kun je eventueel nog kijken wat een upgrade naar de nieuwste versie kost, misschien ben je in totaal wel goedkoper uit. Een ander idee is om op zoek te gaan naar een lightversie of een alternatief van de software. Werk je af en toe met Adobe Photoshop, maar vind je een Adobe-abonnement veel te duur, weet dan dat goedkopere of gratis alternatieven als Affinity Photo, Pixelmator of GIMP bijna net zo goed zijn als het originele programma.

©PXimport

13 Shoppen over de grens

Het kan ook slim zijn om wat buitenlandse webwinkels te bezoeken bij je jacht naar goedkope software. Het kan zomaar zijn dat een bepaald programma bij een webwinkel in Duitsland of België een stuk goedkoper is. Als de Britse pond laag staat, kan software uit het Verenigd Koninkrijk voordelig zijn. Webwinkels maakt het in de meeste gevallen niet uit dat de klant niet uit het Verenigd Koninkrijk komt, meestal krijg je toch een downloadlink en geen fysiek pakketje meer. En de gewenste taal kun je vaak bij installatie instellen.

Verder is het nog slim om voor specifieke software, bijvoorbeeld audio- of videobewerkingssoftware, eens naar gespecialiseerde webwinkels te kijken. We ontdekten bijvoorbeeld dat www.plugindiscounts.com en www.pluginboutique.com audio-plug-ins vaak een stuk goedkoper leveren. En Toolfarm levert goedkope licenties voor video-plug-ins. Dit soort voordelen zijn er bij meer gespecialiseerde verkoopsites.

©PXimport

14 Windows-serienummers

Het fenomeen is je wel bekend: verschillende prijzen voor dezelfde versie van Windows. Als je Windows 10 Home via de officiële Microsoft-shop wilt kopen, kost het besturingssysteem 145 euro, in een webwinkel waarschijnlijk zo rond de 130 euro. Toch zie je ook vaak dat er versies voor 80 tot 100 euro worden aangeboden. Deze worden aangeduid met de term OEM. OEM staat voor Original Equipment Manufacturer. Deze versies van Windows zijn volkomen legaal, maar worden vaak niet in een doos geleverd en hebben minder documentatie. Ook kan het zijn dat de licentie iets afwijkt, bijvoorbeeld dat je het maar op één apparaat mag installeren, en als je je pc-componenten verandert, kan het zijn dat de code niet meer werkt. Dan zijn er nog versies van Windows 10 Home verkrijgbaar voor 10 tot 30 euro, dit is een schemergebied. Vaak gaat het hier om serienummers die niet bedoeld zijn voor de losse verkoop, bijvoorbeeld als ze uit een bundel voor een bedrijf of universiteit zijn gehaald. Waarschijnlijk worden de serienummers prima herkend en kun je er perfect mee werken, maar garantie is er niet. Check in ieder geval heel goed de reviews van de winkel waar je zo’n serienummer aanschaft.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).