Dat wifi-mesh-systemen voor velen een ideale oplossing zal zijn staat niet ter discussie, maar is het per definitie voor iedereen de beste oplossing? In dit artikel bespreken we een aantal alternatieven voor mesh-systemen die afhankelijk van jouw huis en jouw situatie zeker ook interessant kunnen zijn.

De opkomst van wifi-mesh-systemen is wellicht de meest interessante ontwikkeling op netwerkgebied van de laatste jaren. Toch zijn er nog genoeg argumenten om niet direct voor een kant-en-klaar mesh-systeem te gaan. Elke omgeving is tenslotte anders en de indeling van elk huis, de huidige hardware en de exacte wifi-problematiek verschilt soms ook sterk. Ons primaire argument blijft dat er nog altijd niets boven een kabel gaat. Het veelgehoorde argument dat een kabel trekken veel gedoe is, houdt geen stand voor de echt intensieve gebruiker die echt de garantie van prestaties en stabiliteit zoekt.

Toch komt ook in een volledig bekabeld huis menig wifi-mesh-systeem tot zijn recht; veel producten ondersteunen immers een bedrade backhaul, wat grote voordelen biedt boven alles volledig draadloos. Verder bestaan er ook nog andere alternatieven die we in dit artikel zullen bespreken.

We kunnen ons ook voorstellen dat de kosten van een compleet mesh-systeem een rol spelen, de prijs van een betaalbaar mesh-systeem met twee satellieten neigt al richting de tweehonderd euro. En wat doe je als je een goede router hebt staan en die je liever niet volledig aan de kant schuift?

©PXimport

Als je budget krap is, dan is een alternatieve – en inmiddels al best oude – oplossing voor een matig wifi-bereik een repeater (ook vaak range-extender genoemd). Afhankelijk van de specificaties kun je een repeater al kopen vanaf twee tientjes.

Een repeater en een mes-systeem lijken in de basis best veel op elkaar. Het pakt je bestaande wifi-netwerk op, op een plek in huis waar de verbinding nog goed is en breidt dat uit. Helaas zijn de prestaties van veel repeaters ronduit slecht … iets wat ook onze ervaring is met tientallen geteste repeaters door de jaren heen.

Waar de meeste mesh-oplossingen krachtige, moderne op elkaar afgestemde chips, goede ondersteunende componenten en uitgekiende software gebruiken wordt op de meeste repeaters tot aan de bodem bezuinigd. Vergelijk de ervaring zoals die tussen een high-end en een budgettelefoon: ze lijken in theorie op elkaar, maar de ervaring is totaal anders.

©PXimport

Tweede netwerk

Het gros van de repeaters zet een ander netwerk op. Elke vorm van ‘seamless roaming’ is veelal niet mogelijk, oftewel dat je zonder dat je merkt wordt overgezet van het netwerk van je router naar dat van je repeater. Daarbij komt dat sommige smartphones en tablets maar al te graag hun huidige netwerk ‘vasthouden’ en zelfs wanneer de verbinding matig is niet overschakelen naar de repeater. Het resultaat is een ongelukkige gebruiker.

Zelfs als je dat als handige gebruiker weet te verhelpen, blijft het probleem dat je per definitie vijftig procent van je capaciteit inlevert, als gevolg van de manier waarop repeaters werken. Luxere repeaters zoals de AVM Fritz!WLAN Repeater 1160 ondervangen dat door slim met de vrije 2,4- of 5GHz-band om te gaan, maar zo’n product komt qua prijs al in de buurt van de mesh-systemen (en de andere alternatieven in dit artikel).

Desondanks kan een repeater prima zijn, als je voor jouw huis enkel een oplossing zoekt om de wifi-prestaties in een klein deel van het huis te verbeteren. Bijvoorbeeld als een matige verbinding hebt in de schuur, bijkeuken of op het toilet. Plekken waar je niet zoveel snelheid nodig hebt (video streamen hoeft daar niet), maar waar een repeater het wifi-netwerk net voldoende boost kan geven om ook daar gewoon even iets op te kunnen zoeken met je browser. Dan valt er wat betreft prijs en installatiegemak weinig op een repeater af te dingen.

©PXimport

Als je reeds een degelijke router hebt, dan voelt de aanschaf van een kant-en-klaar mesh-systeem mogelijk als geldverspilling. En als je een prosumer-router hebt vanwege de veelal zeer uitgebreide functionaliteit, bijvoorbeeld voor de vpn-verbinding of uitgebreide vlan-functionaliteit, dan constateren we dat de gebruiksvriendelijkheid van wifi-mesh-systemen vaak ten koste gaat van dergelijke specifieke functies. Het uitbreiden vanaf je huidige router kan dus interessant zijn zowel vanwege je budget als mogelijkheden. Dat is dan ook iets waar een aantal bedrijven zich dan ook vol op richten. We bespreken twee voorbeelden van sterk verschillende implementaties, van ASUS en AVM.

©PXimport

AVM Fritz!Box

AVM is in Nederland vooral bekend van de Fritz!Box-routers die Xs4all-gebruikers bij hun abonnementen krijgen. Maar ook hun los verkochte routers worden structureel door ons getest (overwegend positief) wat betreft prestaties en functionaliteit. Niet vreemd dat het bedrijf daar verder op wil bouwen. Inmiddels heeft AVM ook mesh-producten.

Waar het gros van de concurrenten geheel nieuwe producten op de markt zetten, kiest de Duitse marktleider voor firmware-updates voor hun bestaande producten. Hierdoor hebben veel AVM-gebruikers in een klap een mesh-router in huis. Vervolgens toverde AVM het topmodel repeater/accesspoint, de Fritz!WLAN repeater 1750E, om tot mesh-satelliet.

AVM heeft dus geen breed assortiment satellieten, maar zeventig euro voor een losse mesh-satelliet is een scherpe prijs, zeker voor een merk dat normaliter niet om hun lage prijzen bekend staat.

In dezelfde testopstelling als bij de test van wifi-mesh-systemen houden de 1750E-satellieten goed stand. Concurrentie voor de betere AC2200 triband-satelliet is geen enkele dualband-product, maar als AC1750-product presteert de 1750E prima. En daarbij raken de extreem uitgebreide mogelijkheden van de Fritz!Box zelf niet verloren.

Rekenen we de kosten van een luxe Fritz!Box mee, dan vinden we het puur voor de mesh een pittig geprijsd pakket. Maar wanneer je al zo’n router hebt, is deze mesh-uitbreiding wel het aantrekkelijkste alternatief.

AVM Fritz!Box

Prijs
€ 79,- – € 249,- (router), € 70,- (satelliet)
Websitehttps://nl.avm.de8Score80

Uitbreiden wordt universeel

©PXimport

ASUS AiMesh

Hoewel ASUS ook dit jaar weer met zijn Lyra-product meedoet in onze vergelijkende test van wifi-mesh-systemen, lijkt hun hart eigenlijk te liggen bij het concept AiMesh. Wat AiMesh uniek maakt, is dat je alle AiMesh-compatibele producten (momenteel enkele tientallen bestaande routers) naar eigen inzicht kunt opstellen als mesh-router of mesh-satelliet. Hierdoor kun je vrij mesh-combinaties maken, afhankelijk van je budget en wensen, met in theorie zeer krachtige routers als mesh-satellieten.

Ook hier is het voordeel dat je je bestaande router kunt behouden en daarmee de uitstekende routerfuncties van ASUS behoudt, bijvoorbeeld op gebied van vpn, extreme tweak-opties en meerdere gastnetwerken.

Wij gingen met AiMesh aan de slag met twee ASUS Blue Cave-routers. Deze router kost circa 200 euro en heeft uitstekende 5GHz-prestaties en een 4x4-antenneopstelling. De installatie stelt weinig voor: je update de firmware, stelt één exemplaar als AiMesh-router in en de ander als AiMesh-node. Voor de echte leek is gewone mesh eenvoudiger, maar met minimale kennis kom je er eenvoudig doorheen.

Goed, maar kan beter

De Blue Cave-router is als router beter dan de routers van de gewone wifi-mesh-systemen. In de praktijk valt op dat deze AiMesh-opstelling onze basiseis van ‘gewoon overal goed wifi’ zeker kan waarmaken, voor het gevoel werkt het overal goed. Duiken we echter wat dieper in de prestaties, zeker met de kosten in ons achterhoofd, dan valt daar nog wel iets op af te dingen. Zo is een Blue Cave-router een dualband-apparaat met een capaciteit die niet kan tippen aan een (goedkoper) AC2200-mesh-systeem. In theorie zouden twee van deze routers dankzij MU-MIMO zeer slim onderling kunnen communiceren, bijvoorbeeld door twee van de vier aanwezige 5GHz-streams als backhaul in te zetten en de twee overgebleven 5GHz-streams te gebruiken om met de client te communiceren. In de praktijk is daar geen sprake van.

Het AiMesh-systeem werkt absoluut, maar we denken dat er veel meer in zou moeten zitten. Op de manier waarop het nu werkt, functioneert een van de routers vooral als een iets slimmere repeater met spierballen, met vooral de basale mesh-voordelen zoals een gedeeld ssid en betere roaming als pluspunten. We houden een slag om de arm totdat we zelf een triband-AiMesh-combinatie in de praktijk zien en testen.

Vooralsnog is ook AiMesh vooral interessant als je reeds geïnvesteerd hebt in een stevige ASUS-router. Heb je nog geen bestaande AiMesh-apparaten, dan zijn er aantrekkelijkere AC2200-mesh-systemen.

©PXimport

ASUS AiMesh

Prijs
€ 99,- – € 349,- per router/node
Websitewww.asus.com8Score80

Powerline

Powerline-technieken zijn meegegroeid met onze draadloze netwerken, en het heeft enkele jaren geduurd voordat we echt degelijke implementaties zagen. Mocht je ooit met powerline hebben geëxperimenteerd en de techniek hebben afgeschreven vanwege een gebrek aan stabiliteit en prestaties, dan kunnen we verklappen dat daar grote stappen in zijn gemaakt.

Powerline-systemen gebruiken de elektrische bedrading in je huis. Niet echt draadloos dus, maar de meeste woningen bevatten meer dan genoeg elektrakabel in de muur. Het idee is eenvoudig: elektriciteit werkt op louter op de 50Hz-frequentie over die bedrading (althans in Nederland en België) en het is prima mogelijk om signalen op andere frequenties over diezelfde bedrading te sturen voor andere zaken. In dit geval: jouw data.

©PXimport

Powerline met wifi

De powerline-adapters met wifi zijn een bekende uitbreiding op het bestaande netwerk, waarbij je begint op een met ethernet bekabeld stukje van je huis en met powerline een brug slaat naar een plek waar de wifi matig is … waar vervolgens een draadloos netwerk wordt uitgezonden. Feitelijk een accesspoint zonder ethernetkabels. Sommige kits bieden zelfs twee wifi-punten of geïntegreerde (slimme) contactdozen. Qua kosten duurder dan een simpele repeater, maar in een huis waar powerline werkt zijn de prestaties normaal gesproken veel beter. Het doortrekken van de ethernetkabel blijft echter altijd het beste.

©PXimport

Prestaties schommelen

Het is belangrijk dat je beseft dat de prestaties van powerline-producten, ongeacht merk of type, sterk situatieafhankelijk zijn. Bij wifi kunnen de prestaties per huis ook wel wat schommelen, maar bij powerline kan een product in huis A uitstekend werken, terwijl het in huis B ronduit slecht of zelfs helemaal niet werkt. Dat geldt zelfs voor een product dat in een test uitstekende prestaties neerzet. Dat maakt het nagenoeg onmogelijk om powerline-producten daadwerkelijk hard aan te bevelen. Je moet het namelijk altijd zelf uitproberen. Koop je product daarom bij een winkel met een goed retourbeleid! Powerline-producten of mesh-producten die door powerline ondersteund worden zijn in potentie topoplossingen wanneer het trekken van ethernetkabels niet mogelijk is, maar in sommige huizen zal het simpelweg niet werken.

Mesh met powerline

©PXimport

Zoals gezegd gaat er wat pure prestaties betreft niets boven een bedrade backhaul. Mesh-oplossingen die daar gebruik van kunnen maken zijn uitstekend, maar als alles bekabeld is dan zijn losse accesspoints een goed alternatief. Op pagina ## leggen we uit hoe je je hele huis voorziet van netwerkkabels.

Een eenvoudig accesspoint werkt niet heel anders dan je draadloze router. Het is dan ook niet vreemd dat menig router ook als accesspoint kan functioneren. Zaken als roaming (oftewel het overschakelen van accesspoint naar accesspoint) zijn wel iets om rekening mee te houden. Immers, wanneer je (verschillende) routers als accesspoint of losse accesspoints gebruikt, zal het roamen tussen de accesspoints minder soepel verlopen dan wanneer je accesspoints gebruikt die onderdeel zijn van een systeem zoals Ubiquiti Unifi of een wifi-mesh-systeem.

Losse accesspoints zijn veelal goedkoop (slechts enkele tientjes) en meestal betrouwbaarder dan vergelijkbaar geprijsde repeaters en powerline-oplossingen (al geldt ook hier dat goedkoop soms duurkoop is). Zolang die kabels er maar liggen, zijn er geen goedkopere alternatieven die even goed werken.

©PXimport

Zakelijk voor thuis

De volgende stap zijn de zakelijke accesspoints: ze zijn sneller, betrouwbaarder en hebben meer mogelijkheden. Ze bieden zeer uitgebreide software, die voor zowel zakelijke gebruikers als prosumers interessant zijn. Vooral het gecentraliseerde beheer waarbij meerdere punten vanuit één programma worden beheerd, is interessant. Daarin ligt ook de uitdaging, want menig zakelijk accesspoint-systeem vereist dat je de software op een fysiek systeem hebt draaien om aanpassingen aan het netwerk te maken, of aanschaf van een zogenoemde controller die die rol over neemt (wat extra kosten met zich meebrengt). Voor de tech-fanaat geen probleem, maar voor de echte leken zijn deze systemen niet gebruiksvriendelijkheid genoeg – ze hebben het labeltje ‘zakelijk’ niet voor niets.

Toch zijn wij uitermate gecharmeerd van het Auranet-systeem van TP-Link. Je kunt al voor circa 60 euro een AC1200-klasse accesspoint van dat merk op de kop tikken. Tevens zijn we fan van het iets duurdere Ubiquiti UniFi-systeem, dat zich door de jaren heen dik bewezen heeft. Wat prestaties betreft zijn deze producten ongeslagen en ze zijn extreem betrouwbaar. Net als mesh-oplossingen zijn dergelijke systemen veelal in staat om ook zaken als roaming en hand-over goed uit te voeren. En als je ze combineert met een PoE-switch, dan kan kun je ze meestal heel chic aan de muur of het plafond wegwerken. Voor de tech-fanaat met bekabeling in huis is dit dus de te bewandelen weg.

©PXimport

AC-klasse accesspoints

Conclusie

Zoek je goede wifi in huis, dan is er genoeg te kiezen. Zeker nu mesh-systemen breed beschikbaar zijn, is goede wifi nog nooit zo makkelijk geweest. Afhankelijk van de aanwezige hardware in jouw huis, de staat van de bekabeling (zowel ethernet als elektra) en je budget, zijn er de nodige alternatieve oplossingen die echt het overwegen zijn.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).