ID.nl logo
De beste mesh-routers in diverse prijsklassen vergeleken
© Reshift Digital
Huis

De beste mesh-routers in diverse prijsklassen vergeleken

Als je een lijst met prangende eerstewereldproblemen zou opstellen, dan staat ‘slechte wifi’ geheid bovenaan. Er zijn redenen genoeg te bedenken om met een mesh-router overal goed bereik te verwezenlijken. Ben je op zoek naar de beste mesh-routers van het moment? We vergelijken enkele modellen met diverse prijskaartjes voor je.

Wat is het idee van een gewone router eigenlijk onnozel en achterhaald: een enkel kastje dat een fatsoenlijk signaal door het hele huis moet zien te verspreiden. Zo bezien is het nagenoeg onmogelijk om een plek te vinden waar zo’n router dan ook écht elk hoekje van het huis goede wifi verschaft, waardoor je in de praktijk vaak in de helft van het huis genoodzaakt bent op 4G over te schakelen.

In het geval van een mesh-router verspreid je apparaten door het huis, zodat die samen één groot netwerk vormen. Elk mesh-punt is verbonden met de rest en versterkt het algehele signaal. Bij sommige systemen kun je de punten zelfs met ethernet aan elkaar koppelen om zo de optimale snelheid te halen en overal in huis een perfect signaal te creëren. Omdat een mesh-netwerk is gebouwd om op die manier te werken, steekt het ook efficiënter in elkaar dan signaalversterkers die je voor oude routers kunt kopen.

Dat gezegd hebbende, zijn dit enkele interessante mesh-systemen die nu te koop zijn.

Google Nest Wifi -Speaker met wifi, of wifi met speaker?

©PXimport

Wie tien jaar geleden zei dat Google ooit eigen routers zou maken, werd voor gek verklaard. Toch is het precies wat de zoekgigant nu al een tijdje doet: de Nest Wifi is de tweede generatie van Googles mesh-routers, nu met een strakker ontwerp dan voorheen. Volgens Google een must omdat de apparaten nu eenmaal het best tot hun recht komen op een tafel of vensterbank. Daar hebben ze een beter bereik dan in de meterkast.

Misschien wel het interessantst aan de Nest Wifi zijn de ingebouwde speaker en microfoon. De losse mesh-punten zijn hierdoor ook als slimme speakers te gebruiken, die uiteraard met Google Assistent worden bediend. Privacy-minded bezitters kunnen de microfoon met een schakelaar achterop uitzetten, waarna via wifi en bluetooth nog wel muziek kan worden afgespeeld.

Het hoofdpunt heeft overigens geen speaker en microfoon, en werkt alleen als router. Dat is meteen ook het enige mesh-punt met ethernetpoorten achterop. Het is niet mogelijk om de nieuwe Nest Wifi-punten via ethernet met elkaar te verbinden; een optie die je wel had bij de oudere Google Wifi-routers. Daarnaast bedien je de instellingen niet vanuit je webbrowser, maar met de Google Home-app.

De Nest Wifi wordt als pakket (één hoofdpunt en één mesh-punt) verkocht, maar je kunt de onderdelen ook los kopen. Samen kunnen ze volgens Google een ruimte van 210 vierkante meter van snelle wifi voorzien met snelheden van ruim 100 Mbit/s.

Netgear Orbi -Duurder maar krachtiger

©PXimport

Wie bereid is iets dieper in de buidel te tasten, komt al snel uit bij de Orbi, een mesh-netwerk van de traditionele routerfabrikant Netgear. Het gebruikte 802.11ac-protocol is krachtig genoeg om een downloadsnelheid van bijna 100 Mbit/s te behalen en de apparaten zijn voorzien van flink wat extra’s. De hoofdrouter heeft één ethernetpoort om je modem mee te verbinden en drie aansluitingen voor andere apparaten, terwijl de mesh-punten elk vier ethernetpunten hebben. Hierdoor kun je niet alleen het mesh-netwerk bekabeld aan elkaar knopen, maar ook andere apparatuur met een snoer verbinden zonder dat je extra switches hoeft aan te schaffen.

De Orbi is ook voorzien van een usb-poort waar je een printer aan kunt koppelen. Handig, want dan werkt je oude wifi-loze printer ook gewoon op je netwerk. Officieel kun je geen externe schijf of usb-stick voor opslag via usb verbinden, maar sommige gebruikers lukt dat met enkele tweaks alsnog. Netgear verkoopt de Orbi in een pakket met één router en twee mesh-punten.

Bereid om écht diep in de buidel te tasten? Dan kun je het nog duurdere model met wifi 6 kopen, die op ondersteunde apparaten snelheden tot 2400 Mbit/s moet kunnen halen. Handig als je een huis toekomstbestendig wilt maken, maar onthoud dat deze wifi-standaard nog niet door veel apparaten wordt ondersteund.

D-Link Covr Tri-band - Goedkoop en stabiel

©PXimport

De Covr Tri-band van D-Link wint wellicht geen schoonheidsprijs, maar met een prijskaartje van 195 euro en vrij degelijke specificaties is het een prima budgetoptie. Het woordje ‘Tri-band’ in de naam slaat op de frequentiebanden van deze mesh-router. De apparaatjes hebben twee banden voor wifi (2,4 GHz en 5 GHz) plus een derde waarmee de mesh-punten onderling communiceren. Het zorgt voor een prima snelheid, waarbij de Covrs gezamenlijk volgens de fabrikant 550 vierkante meter kunnen dekken.

De theoretische snelheid van 2,2 Gbit/s zul je waarschijnlijk vooral halen als je de twee ethernetpoorten achter op elk punt benut; via wifi ligt de snelheid door het gebruik van 802.11g en 802.11n iets lager dan bij de duurdere concurrenten. Die twee ethernetpoorten achterop zijn trouwens maar net afdoende voor een mesh-systeem. Op het hoofdpunt gebruik je er één om het modem te koppelen en een ander om een lijn naar een mesh-punt te leggen, zodat die bekabeld de beste verbinding heeft.

Wil je meerdere apparaten met een snoer verbinden, dan kun je voor 20 à 30 euro een switch kopen om meerdere poorten tot je beschikking te hebben. De Covr Tri-band wordt in een pakket met één mesh-punt en de router verkocht. Een goedkoper alternatief van 155 euro heeft zelfs drie apparaten, maar dan mis je de derde frequentieband die hem juist zo interessant maakt.

Synology RT2600ac en MR2200ac - Om te pielen

©PXimport

Strikt gezien is de Synology RT2600ac een gewone router zoals je nu wellicht ook al in huis hebt. Maar als je de MR2200ac erbij koopt, kun je hem transformeren tot een volwaardig mesh-systeem. Vooruit, eentje met een wat nerdy design, maar dan wel eentje die juist voor diezelfde nerds de nodige toeters en bellen in huis heeft. Zo heeft de RT2600ac vier ethernetpoorten achterop en haal je dankzij de 802.11ac-standaard met gemak een snelheid van 100 Mbit/s.

De theoretische snelheid van 2,6 Gbit/s haal je in de praktijk nooit, tenzij je de nieuwste snoeren en krachtige apparatuur verbindt. Wel kun je maar liefst zes MR220ac-punten aan de router hangen, waarmee je zelfs de grootste villa van prima wifi voorziet. Daar staat tegenover dat het instellen van dit mesh-systeem wat technische kennis vergt. Voor de gemiddelde PCM-lezer vast geen probleem, maar het is geen mesh-netwerk dat je moet aanraden bij een minder technisch aangelegde oom of buurvrouw.

Het systeem gebruikt twee frequentiebanden, maar de vele antennes zorgen ervoor dat de vertraging relatief laag ligt. Dat maakt de RT2600ac ideaal voor bijvoorbeeld gamen. Let trouwens wel op: hoewel de router zelf vier poorten achterop heeft, doet het goedkopere mesh-punt het met slechts twee poorten; net genoeg om een bekabelde verbinding te leggen. Daarnaast zijn beide apparaten voorzien van usb-poorten om externe opslag te koppelen.

TP-Link Deco M5 - Goedkope middelmaat

©PXimport

Voor wie geld toch best een grote rol speelt, heeft TP-Link een mesh-systeem dat je voor slechts 150 euro al in huis haalt. De Deco M5 wordt in een pakket met twee apparaten geleverd die als router en als mesh-punt ingezet kunnen worden. Voor dat bedrag moet je wel rekenen op het meest basale op de markt: elk mesh-apparaat heeft slechts twee usb-poorten en een stroomverbinding achterop. Het draadloze bereik is bovendien iets kleiner dan bij concurrenten.

Het netwerk beperkt zich daarnaast tot slechts 100 verbonden apparaten, al is dat in de meeste huishoudens geen probleem. Instellen doe je verder niet vanuit je webbrowser, maar met een losse app van TP-Link. Toch is de Deco M5 een aardige upgrade vergeleken met de standaard router van je internetprovider. Een setje van twee stuks dekt volgens de fabrikant een ruimte van 350 vierkante meter, mits je ze op ideale plekken aansluit.

De theoretische snelheid van 1267 Mbit/s ligt lager dan bij andere routers in dit artikel, maar in de praktijk haal je met gemak een snelheid hoger dan 75 Mbit/s – voldoende om in de meeste kamers Netflix te streamen. TP-Link verkoopt ook een pakket met drie mesh-routers, maar dan ben je al in een prijsklasse waarin we andere modellen zouden adviseren.

Ubiquiti UAP-AC-M-PRO - Ook voor buiten

©PXimport

Goede wifi in huis is één ding, maar tijdens de warme zomerdagen is snel internet in de tuin ook buitengewoon fijn. Daarvoor is de UAP-AC-M-PRO van Ubiquiti een goede optie: alle drie de geleverde mesh-punten zijn namelijk beschermd tegen de elementen. Het pakket wordt geleverd met een weerbaar bevestigingssysteem en flinke schroeven, zodat je een mesh-punt aan bijvoorbeeld je tuinhuisje of aan een losse paal hangt.

De draadloze verbinding moet een theoretische snelheid van 1300 Mbit/s bereiken, al zal dat in de praktijk waarschijnlijk een stuk lager liggen. Daarnaast zitten er achter op elke router twee netwerkpoorten om het modem te verbinden en een stabielere onderlinge connectie te creëren. Dat is in dit geval een must, want deze mesh-routers krijgen hun stroom via de ethernetkabel binnen. Hierdoor hoef je ook maar één snoer voor elk punt aan te leggen en is voeding geen probleem.

De software van Ubiquiti is net als bij Synology wat technischer, maar biedt ook veel geavanceerde functies die je bij andere mesh-routers niet snel tegenkomt. Daar staat echter ook een flinke prijs tegenover. Een pakket met vijf mesh-punten wordt verkocht voor rond de 950 euro. Wil je er één punt bij, dan kost dat doorgaans 200 euro extra.

Linksys Velop - Simpel en snel

©PXimport

Linksys is een van de oudste routerboeren op de markt, bekend om zijn vaak wat nerdy draadloze apparaten. Met de Velop probeert het bedrijf dat imago van zich af te schudden; het apparaat heeft een minimalistisch ontwerp waarbij de twee ethernetpoorten aan de onderkant zijn geplaatst, waardoor je ze niet zomaar ziet. Het mesh-systeem wordt ingesteld met een gelikte app die geavanceerde instellingen alleen toont als je er actief naar op zoek gaat. Op die manier moet de Velop ideaal zijn voor de wat minder technisch onderlegde huishoudens.

Het gebruik van drie frequentiebanden zorgt bovendien voor een hoge snelheid en capaciteit, wat de Velop een van de snellere mesh-routers op de markt maakt. Omdat elk apparaat een router of mesh-punt kan zijn, kan het systeem vrij modulair worden aangesloten. De meeste webwinkels hebben bovendien meerdere pakketten met twee, drie, vier of zelfs vijf Velop-punten, wat het makkelijk maakt om jouw benodigde hoeveelheid in huis te halen.

Maar ben je technisch aangelegd? Dan is de Velop wellicht minder snel interessant voor je. In de app missen namelijk best veel van de geavanceerdere opties die je wel zou verwachten. Wat dat betreft is dit de tegenhanger van de eerder besproken mesh-routers van Ubiquiti en Synology, die wat technischer en uitgebreider zijn.

Tekst: Bastiaan Vroegop

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.