ID.nl logo
De beste alternatieven voor mesh-wifi
© Reshift Digital
Huis

De beste alternatieven voor mesh-wifi

Wij noemen mesh-wifi al jaren dé oplossing voor een snel en betrouwbaar draadloos netwerk met een goed bereik. Maar … mesh-wifi is niet altijd en overal de beste optie. In dit artikel bespreken we een aantal alternatieven die, afhankelijk van jouw huis en situatie, een betere optie zouden kunnen zijn.

De voordelen van een wifi-mesh-systeem zijn bekend, maar er zijn ook nadelen: de betere sets zijn prijzig, ze vervangen vaak alle bestaande hardware waar je al in hebt geïnvesteerd en het blijft natuurlijk een draadloze oplossing. En alle signalen die door de lucht gaan, zijn per definitie gevoelig voor invloeden van buitenaf.

Elk huis is ook uniek; de indeling, de aanwezige hardware en de exacte wifi-problematiek verschilt dan ook per situatie. Misschien is investeren in een compleet mesh-systeemoverdreven als je slechts nét dat beetje bereik tekortkomt voor achter in de tuin of dat éne kamertje op zolder. Of wat als je huis volledig bekabeld is? Dan wil je daar natuurlijk optimaal gebruik van maken.

Dat laatste blijft eigenlijk sowieso het beste advies dat we kunnen geven: als je écht een top wifi-netwerk wil maken, is niets betrouwbaarder dan een kabel laten trekken. We bespreken in dit artikel situaties waarin kabels geen oplossing zijn, maar we schetsen ook in hoe je een situatie waar je dat wel kan (laten) doen, voor een echt ultiem draadloos netwerk in huis.

Wifi-mesh-systemen

In een artikel over wifi-mesh-systemen mogen de prestaties die je met zo’n systeem haalt natuurlijk niet ontbreken. Wifi-mesh-systemen kun je indelen in verschillende snelheidsklassen waarbij dualband AC1200/1300-systemen geen aparte draadloze backhaul hebben, terwijl tri-band-systemen in de AC2200/3000-klasse daar wel over beschikken.

Een van de wifi-mesh-punten vormt de bedraad aangesloten basis van het systeem, en wanneer bijvoorbeeld je laptop is verbonden met dat mesh-punt kun je bij ieder systeem, net als bij een bedraad accesspoint, een snelheid van minimaal 450 Mbit/s halen. Bij de betere systemen kun je ook via een draadloos aangesloten mesh-punt nog altijd een snelheid tussen de 200 en 350 Mbit/s halen. Bij de betere dualband-systemen haal je via draadloos aangesloten mesh-punten nog altijd een snelheid tussen de 120 en 200 Mbit/s.

Let op: het gaat hier wel om snelheden die wij gehaald hebben op onze testlocatie met de beste systemen in hun klasse; draadloze snelheden kunnen per locatie verschillen. Je vindt de testresultaten van 23 wifi-mesh-systemen in onze uitgebreide wifi-mesh-test die je hier kunt lezen.

©PXimport

Repeaters

De wifi-repeater, soms ook de range extender genoemd, is een van de oudste oplossingen voor het uitbreiden van je draadloze netwerk. Deze apparaten zijn inmiddels zo gemeengoed geworden dat je ze al voor een paar tientjes bij de lokale prijsvechter uit de grabbelton kan halen. Een repeater werkt in de basis niet veel anders dan een mesh-systeem. Het maakt contact met je bestaande netwerk op een plek in huis waar de verbinding nog wél goed is, en breidt dat vervolgens uit.

Waarom dan meer betalen voor een mesh-oplossing? Nu, in de praktijk blijken de resultaten van repeaters behoorlijk tegen te vallen. Vooral de goedkopere apparaten hebben regelmatig een reset nodig en zijn gevoelig voor invloeden van buiten. Ze leveren dus wisselende prestaties, vaak zonder duidelijke verklaring. En als het wel stabiel werkt, reken dan op snelheden van zo’n 50 Mbit/s met uitschieters naar 90 Mbit/s voor de echt goedwerkende exemplaren.

Hoewel de theorie van mesh en repeaters niet ver van elkaar verwijderd ligt, is de praktijk dus anders. De meeste mesh-oplossingen gebruiken krachtige moderne chips, goede ondersteunende componenten en uitgekiende software. Bij repeaters wordt hier keihard op bezuinigd. Vergelijk de ervaring gerust met die tussen een high-end en een budgetsmartphone: ze lijken in theorie op elkaar, maar de ervaring is onvergelijkbaar.

©PXimport

Halvering capaciteit

Maar ook als je een goed werkende (duurdere) repeater in huis hebt, resteert het probleem dat de manier waarop repeaters werken per definitie leidt tot een capaciteitsverlies van zo’n vijftig procent. Luxere dualband repeaters zoals de AVM Fritz!WLAN Repeaters ondervangen dat door slim met de vrije banden om te gaan en leveren zo alsnog de maximale snelheid die je van een typische internetverbinding mag verwachten, maar dan komen we prijstechnisch al in de buurt van mesh en de andere alternatieven in dit artikel. In een mesh-systeem zijn alle componenten op elkaar afgestemd, waardoor de snelheden simpelweg beter zijn.

©PXimport

Goedkoop

Waarom besteden we toch ruim aandacht aan repeaters ondanks dat we er zoveel kritiek op hebben? Nu, mocht je voor jouw huis slechts de wifi-prestaties in een klein deel van de woning willen verbeteren, dan is een repeater gezien de prijs en het installatiegemak weldegelijk een aanvaardbare optie. In tegenstelling tot een mesh-systeem, dat al snel een groot deel van je netwerk vervangt, is het namelijk een kwestie van één apparaat in het stopcontact en gaan. Dus als je alleen met een slechte verbinding zit in dat ene kleine kamertje waar je hoogstens door je timeline wil scrollen of Netflix wil kijken, dan is een repeater alsnog een valide alternatief. Maar laat de echte budgetmodellen altijd links liggen.

Wifi 6

Tegenwoordig is wifi 6 de nieuwe standaard, en zijn telefoons en laptops met wifi 6 al redelijk breed verspreid. Hoewel er inmiddels genoeg wifi 6-routers te koop zijn in allerlei prijsklassen, is het aanbod versterkers, accesspoints en powerline-adapters vooralsnog gering. Mocht je reeds wifi 6-apparaten hebben, of verwacht je de komende tijd een nieuwe (luxe) laptop aan te schaffen, dan is wifi 6-ondersteuning echter wel iets om naar te kijken. Schaf in dat geval dus nog geen relatief duur accesspoint-systeem aan, maar wacht nog even totdat de wifi 6-varianten te koop zijn.

Accesspoints

Er gaat niets boven een bedraad netwerk als basis in huis als je voor topprestaties en betrouwbaarheid gaat. De betere wifi-mesh-systemen kunnen daar echter ook gebruik van maken; dit wordt ook wel bedrade backhaul genoemd. In dat geval gebruiken de mesh-systemen waar mogelijk het bedrade netwerk voor onderlinge communicatie om zo de draadloze verbindingen te ontlasten. En, waar dat niet mogelijk is, slaan ze onderling een draadloze brug, zodat je overal in huis een goede verbinding hebt. Heb je een wifi-mesh-systeem met deze functie en de mogelijkheid een deel bedraad aan te sluiten, doe dat dan vooral. Ieder bedraad aangesloten apparaat zorgt voor minder storing op je draadloze netwerk, waardoor je draadloze prestaties voor de apparaten die dit echt nodig hebben omhoog gaan.

Als je huis wel volledig bekabeld is en je hebt dat stukje draadloze overbrugging niet nodig, maar je ervaart wel een zwakke plek in je wifi-dekking, dan kun je een bedraad accesspoint overwegen. Een los accesspoint kost meestal slechts enkele tientjes, maar is wel betrouwbaarder dan gelijk geprijsde repeaters. Zolang die kabels er maar liggen, zijn er geen goedkopere alternatieven die ook daadwerkelijk goed werken, met vergelijkbare snelheden als die je vlakbij je eigen router mag verwachten.

Via een bedraad aangesloten accesspoint kun je dus (als je dicht genoeg bij het accesspoint bent) probleemloos een snelheid van zo’n 450 Mbit/s halen in het geval van een AC1200-accesspoint. Heb je een draadloze router over, dan kun je die ook relatief eenvoudig als bedraad accesspoint inzetten. We raden je wel aan om dit alleen te doen als deze ‘oude’ router een relatief modern wifi 5-exemplaar is.

©PXimport

Zakelijk accesspoint-systeem

Een stapje omhoog in de rangorde vinden we de zakelijke accesspoints; die zijn sneller, betrouwbaarder en niet per se heel duur. Ze bieden extreem uitgebreide mogelijkheden die voor zowel zakelijke gebruikers als geïnteresseerde consumenten interessant zijn. Ook gecentraliseerd beheer, waarbij je meerdere punten vanuit één softwarepakket beheert, is interessant voor de echte netwerkfanaat.

Daarin ligt echter ook de uitdaging, want de betere zakelijke accesspoint-systemen vereisen dat je software op een fysiek systeem hebt draaien om aanpassingen aan het netwerk te kunnen maken, of aanschaf van een controller die die rol overneemt (lees: extra kosten). De gebruiksvriendelijkheid is dan ook voor echte leken ver te zoeken.

Toch zijn wij uitermate gecharmeerd van onder andere het TP-Link Omada-systeem, waarbij je voor circa 60 euro al een AC1200-klasse accesspoint op de kop kan tikken, net als de kwalitatief hoogstaande (iets duurdere) Ubiquiti UniFi-oplossingen. Beide systemen zijn perfect in staat om een compleet (bedrijfs)pand van wifi te voorzien.

Wat de prijs-prestatieverhoudingen betreft zijn dit uitstekende en vooral extreem betrouwbare oplossingen. Ook is het mogelijk ze te combineren met een PoE-switch, dan kun je ze chic aan de muur of het plafond wegwerken zonder dat ze een stekker nodig hebben. De PoE-switch (circa zes tientjes voor een instapper) voorziet de apparaten dan zowel van stroom als netwerk. Voor de techfan met bekabeling in huis dus the way to go.

©PXimport

Ac-klasse voor accesspoints

Zowel wifi-mesh-systemen als accesspoints worden ingedeeld aan de hand van ac-klassen. En hoe hoger die klasse is, hoe duurder het accesspoint of wifi-mesh-systeem wordt. Voor echt goede prestaties raden we een wifi-mesh-systeem van minimaal de AC2200-klasse aan terwijl we je voor bedrade accesspoints een AC1200-exemplaar adviseren. De ac-klasse van een accesspoint kun je dan ook niet direct vergelijken met die van een mesh-systeem. Een mesh-systeem heeft een goede draadloze backhaul nodig en die draadloze bandbreedte is onderdeel van de ac-klasse. Daarom kijken we bij wifi-mesh-systemen bij voorkeur naar de AC2200-klasse of hoger. Reken je die draadloze backhaul niet mee, dan heb je bij de wifi-mesh-systemen eigenlijk te maken met een AC1200-klasse accesspoint. Voor de meeste situaties is een AC1200-AC1300-klasse accesspoint dat twee datastormen gebruikt, ruim voldoende. Vrijwel alle clients zijn immers voorzien van een wifi-adapter met maximaal twee datastromen. Maar als je beschikt over een Macbook Pro of andere laptop met een zeldzame 3x3stream-netwerkadapter, dan kan de upgrade naar AC1750-accesspoints interessant zijn.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.