ID.nl logo
Dit moet je weten over mesh wifi
© Reshift Digital
Huis

Dit moet je weten over mesh wifi

Je wifi thuis moet beter, maar hoe? Vroeger kocht je een betere router, een repeater, of ging je met powerline aan de slag. Vandaag de dag zijn vooral mesh wifi-systemen een opmars aan het maken. Niet vreemd, want het zijn capabele, veelal stabiele wifi oplossingen waarbij je de grootste uitdaging niet aan hoeft te gaan: kabels trekken. Vervolgens krijg je een groter bereik, hogere snelheden en kan je ook door je huis roamen zonder onderbrekingen. In dit artikel helpen we jou tot de beste mesh oplossing voor jouw huis te komen.

Tip 01: Bereik

De eerste vraag die je dient te beantwoorden is veelal de meest eenvoudige: hoe is het huidige bereik van jouw wifi in huis? Aan de hand daarvan moet je besluiten of je een mesh wifi systeemkoopt met twee, drie, of zelfs meer nodes, soms ook satellieten of access points genoemd.

Een enkele instap mesh node is normaliter minimaal even krachtig als de modem die je van je provider krijgt, een high-end mesh node krachtiger. Is je huidige bereik redelijk, maar heb je bijvoorbeeld net moeite om de zolder, kelder of ander hoekje in huis te bereiken? Dan ben je meestal prima af met een betaalbare mesh systeem bestaande uit twee nodes, verderop bespreken we daar een voorbeeld van. Eén node komt op de plek waar je router staat, de ander stel je op in de richting van waar de problemen zijn en die functioneert vervolgens als bereik-uitbreider.

Zijn de problemen met je netwerk groter, dan wil je meer uitgeven voor meer en sterkere nodes. Een mesh systeem met drie nodes is de uitkomst als je vanaf de plek waar je router nu staat in twee richtingen wilt versterken, zo kan de derde node gebruikt worden om bijvoorbeeld het bereik achterin de tuin te verbeteren (let wel op: waterdicht zijn de meeste niet!)

Krachtigere nodes hebben meerdere voordelen, maar een groter bereik is daar wel één van. Merk je dat het bereik wordt beperkt door een zware steunmuur of dik plafond, dan doe je er verstandig aan om niet alleen een extra node te pakken, maar ook een wat krachtigere uitvoering. Ook hier bespreken we verderop voorbeelden van.

Tip 02: Capaciteit

Mesh-systemen kan je ruwweg in twee categorieën opdelen. Dual-band en tri-band oplossingen. Tri-band mesh-systemen kenmerken zich door een extra draadloos netwerk ingebouwd te hebben die enkel de taak heeft om de onderlinge communicatie tussen de nodes af te handelen, dit heet een ‘dedicated backhaul’ en geeft fundamenteel veel betere prestaties.

Dual-band oplossingen, te herkennen aan AC1200, AC1300 en AC1750 labels, dienen vooral om het bereik van je netwerk te vergroten maar kennen door de afwezigheid van deze backhaul een beperkte capaciteit. Ga je met meerdere intensieve internetgebruikers op de verschillende nodes werken dan vraag je om problemen. Dual-band-systemen zijn daarom vooral geschikt als een betaalbare oplossing voor huishoudens die wel willen profiteren van beter bereik, maar met slechts een beperkt aantal draadloze apparaten tegelijk werkt.

Wil je met het hele gezin op verschillende plekken in huis werken, dan kijk je naar minimaal een AC2200 klasse Tri-band systeem. Met de hogere capaciteit is het prima mogelijk dat één gebruiker wat download, de ander Netflix in 4K aan het streamen is, en dat de Fortnite gamer op Zolder niet hoeft te klagen over een haperende verbinding.

Tip 03: Toch een draadje?

Het idee achter mesh-systemen is dat je geen (netwerk)kabels hoeft te trekken in huis, en dat is ook zeker geen vereiste. Ze hebben wel stroom nodig, maar dat is het enige wat daadwerkelijk vereist is. Maar mocht je toevallig een deel van je huis wel reeds bekabeld hebben dan kunnen sommige mesh-systemen daar wel degelijk van profiteren.

Door een mesh systeem met een bedrade backhaul te kiezen (op de productpagina vaak herkenbaar als wired backhaul, of wired dedicated backhaul optie) kan de aanwezige bekabeling het draadloze mesh netwerk voor een groot deel ontlasten. Met een set met bedrade backhaul kan de onderlinge communicatie tussen de nodes volledig bedraad lopen, of de belasting verdeeld worden tussen de draad en de draadloze capaciteit. Dat levert in de praktisch een enorme winst op.

Het is prima mogelijk om een deel van je nodes te bekabelen, en een ander deel draadloos in te zetten. Omdat mesh-systemen een stuk slimmer en flexibeler zijn dan traditionele routers pakken ze zelf de weg van de minste weerstand. Zo kan je één van je nodes bijvoorbeeld ergens bedraad plaatsen voor een grote capaciteit op een druk stukje van je huis, en één node als draadloze brug naar een kamertje waar de wifi momenteel helemaal niet reikt.

©PXimport

Draden trekken is niet nodig, maar reeds aanwezige bekabeling kan wel worden gebruikt

-

Tip 04: Gebruiks gemak versus extra features

Mesh-systemen zijn inherent ontworpen voor consumenten. Gewoon goed wifi is tenslotte een wens van iedereen, of vandaag de dag praktisch een basisbehoefte. Installatie- en gebruiksgemak is dan ook een primaire focus bij praktisch elke fabrikant van mesh-systemen. Waar je vroeger met een nieuwe router zelf met IP adressen en instellingen moest knutselen bieden de meeste mesh oplossingen een dermate eenvoudige installatie dat zelfs een complete tech-leek het kan doen.

Bijna alle mesh-systemen zijn simpelweg met een App te installeren zonder dat er een computer aan te pas komt. Je telefoon maakt dan via Bluetooth verbinding met je router. Je beantwoord vervolgens wat eenvoudige vragen zoals hoe je wifi netwerk moet heten, welk wachtwoord je wilt, en of je een gastnetwerk wilt, en voor de rest valt het systeem je niet lastig en kan je genieten van je betere wifi.

In die bijbehorende app kan je vaak wel wat fundamentele zaken aanpassen, zo biedt praktisch elke fabrikant wel wat beheersopties voor ouders aan (o.a. sites blokkeren, wifi-uit tijden instellen). Deze aanwezige features worden ook altijd eenvoudig gepresenteerd waardoor wederom geen eerdere kennis nodig is.

Wat je dus niet hoeft te doen is zorgen maken over het feit of je deze producten zelf wel kan installeren, enkel wat uitzonderingen met een specifieke doelgroep kunnen wat complexer zijn.

Maar gevolg van die lage drempel is lang niet elke mesh oplossing geschikt voor prosumers die wel graag wat instellingen tweaken. Zo is het geen gegeven dat je zelf port forwardings in kan instellen of je eigen VPN op kan zetten. Heb jij wel wensen die verder gaan dan “gewoon goed wifi”, zoek dan een mesh systeem met een uitgebreide web interface. Via die web interface heb je als veeleisende gebruiker dan toegang tot typische geavanceerde routerfeatures.

©PXimport

Tip 05: Slim Netwerk?

Maak je ook gebruik van slimme apparatuur in huis? Dan kan het de moeite zijn je mesh oplossing aan je bestaande spullen aan te passen. Dankzij de toenemende populariteit van deze IoT (Internet-of-Things) devices bieden meerdere mesh oplossingen ook een secundair netwerk aan voor je smart devices. Google wifi en sommige Netgear Orbi en TP-Link Deco oplossingen hebben bijvoorbeeld een Zigbee netwerk aan boord.

Door Zigbee in je mesh nodes te integreren heb je dan een dekkend Zigbee netwerk in huis voor je slimme lampen of andere sensoren.

Tip 06: Design en positionering

De consumenten focus van mesh wifi zien we ook terug in het design. Waar de typische router bestaat uit glimmend zwart plastic met externe antennes, mogelijk met wat knalrode details om een gaming smaakje toe te voegen, zijn de meeste mesh-systemen een stukje eleganter: wit, geen externe antennes, en bij de meeste producten is er wat tijd en moeite gestoken in een design. Het gevolg is dat de meeste chic ogen en vooral makkelijker te verkopen is in een typisch huishouden met een gezonde weerstand tegen een grote, lelijke router in het zicht.

De reden dat het design iets is om over na te denken is dat de prestaties staan of vallen met de positionering van elke node. Een node in de meterkast verstoppen of onder de verwarming en achter de bank wegdrukken is een uitstekende manier om je prestaties significant te verminderen. Een positie vrij en in het zicht, iets van de muur af, maakt een wereld van verschil, en dus wil je een mesh oplossing die ook aantrekkelijk oogt.

Gelukkig zijn de meesten mesh-systemen redelijk presentabel, maar hou er wel rekening mee dat sommige nodes flink aan de maat zijn en dus zichtbaar zijn in huis. Zeker high-end mesh oplossingen zijn dankzij een groter aantal antennes, plus grotere antennes, flinke torens. De Netgear Orbi RBK50 is daar een goed voorbeeld van, maar onthoud wel: je krijgt daar wel weer prestaties voor terug.

©PXimport

Tip 07: Nu kopen? Of toch even wachten?

Mesh-systemen zijn inmiddels zo’n 3 jaar aanwezig op de markt, en vandaag de dag kunnen we het gerust een volwassen technologie noemen. Ze zijn in de regel stabieler dan een typische modem-router, en er zijn feitelijk geen breekpunten waarvoor we zouden zeggen dat je vandaag de dag geen mesh moet overwegen.

Op één na zijn alle huidige mesh oplossingen echter wifi 5, terwijl de nieuwe wifi 6 standaard al bestaat en er zelfs (prijzige) wifi 6 routers op de markt zijn. Wifi 6 brengt naast iets hogere snelheden ook wat fundamentele verbeteringen met zich mee, bijvoorbeeld in hoe een router of mesh node met meerdere gelijktijdige gebruikers om gaat. In theorie zouden we dus graag een Wifi 6 mesh Systeem zien. De enige die tot nu toe is uitgebracht is de ASUS AX6100, maar die is zowel extreem prijzig als niet zonder zijn eigen inherente nadelen. De vraag is dan ook: wanneer wordt Wifi 6 mesh zowel toegankelijk als betaalbaar.

Een glazen bol hebben we echter niet, en er is altijd wel een nieuw, beter product als je maar lang genoeg wacht. Als je geen haast hebt kan het geen kwaad nog even te wachten, maar als je nu met Wifi problemen kampt zien we ook zeker geen reden om nu niet in de huidige mesh producten in te stappen.

©PXimport

Tip 08: Aansluiten op je bestaande netwerk

De meeste lezers zullen mesh wifi-systemen als een complete oplossing zien, het enige systeem in huis die je van een draadloos netwerk voorziet, en andere hardware zoals bijvoorbeeld je providermodem doen niets anders dan als brug functioneren naar de buitenwereld. Is je enige doelstelling om een beter draadloos netwerk in huis te halen hoef je ook niet stil te staan bij wat je nu reeds hebt, en in hoeverre je daar nog iets mee wilt doen.

Desondanks bevatten sommige mesh wifi-systemen een AP of access point modus. Hiermee functioneert je mesh wifi systeem weliswaar als complete set draadloze toegangspunten in huis, maar kan je de volledige functionaliteit van je eigen (luxe) router behouden. Een high-end router met een extreme feature-set kan een fijne basis van je netwerk zijn als je bijvoorbeeld vergaande wensen hebt wat betreft beheer of beveiliging, en een mesh wifi systeem met AP modus kan dan een goede aanvulling daarop zijn waar een systeem zonder AP modus niet fijn samen zal werken.

In sommige specifieke gevallen hoef je ook geen complete mesh oplossing te kopen, maar kan je met eenvoudige mesh uitbreidingen aan de slag. Bezitters van AVM FRITZ!Box routers kunnen bijvoorbeeld met behulp van een FRITZ!Repeater 1750E of 3000 hun bestaande netwerk met mesh functionaliteit uitbouwen. Zo behoudt je de volledige functionaliteit van je uitgebreide router, maar profiteer je ook van het betere bereik, de prestaties en het eenvoudig roamen van een mesh netwerk. Daarbij bespaart het ook kosten, je vervangt je hoofdrouter tenslotte niet.

Mocht je reeds een high-end ASUS router bezitten kan je ook een mesh netwerk bouwen door simpelweg een andere (AImesh compatible) ASUS router aan te schaffen, Tri-band bij voorkeur. Dit vereist wel enige affiniteit met routers en is niet goedkoop, maar dat is ook de doelgroep van die producten. Tenzij je precies weet wat je wilt zouden we echter adviseren om simpelweg voor een mesh Systeem met AP modus te kiezen; dan krijg je veel meer nodes voor minder geld.

©PXimport

Kooptips

Heb je na het lezen van deze checklist hulp nodig met het maken van je keuze? We raden je vier mesh-systemen aan, voor vier verschillende doeleinden.

Instap mesh: TP-Link Deco M4

Prijs: € 99 (2 nodes) - € 149 (3 nodes) TP-Link’s Deco M4 en M5 behoren consistent tot de best presterende AC1200-AC1300 klasse mesh-systemen die we hebben getest. Het zijn daarmee wel dual-band-systemen en ze hebben niet de extreme capaciteit die een actief internettend gezin dient te zoeken, maar voor 99 (2 nodes) of 149 euro (3 nodes) is het de ongeslagen oplossing om voor weinig geld toch een hele ruime dekking in huis op te zetten.

©PXimport

Mesh voor het hele gezin: Netgear Orbi RBK23

Prijs: € 229,– (3 nodes) De Netgear Orbi RBK23 is zowel één van de betere AC2200 mesh-systemen als één van de meer betaalbare. AC2200 betekent dat het een Tri-Band systeem is met voldoende capaciteit voor een groter aantal actieve gebruikers, en met drie nodes kan je ook in een groot huis een ruim bereik halen.

Mesh met Zigbee: TP-Link Deco M9+

Prijs: € 299,– (3 nodes) TP-Link’s Deco M9+ is de directe concurrent van de Orbi RBK23. Snel, goed bereik, hoge capaciteit. De huidige meerprijs van 70 euro weegt echter niet op tegen de bescheiden prestatiewinst, 20 euro klinkt redelijker, echter de aanwezigheid van een Zigbee netwerk maakt deze Deco wel interessanter voor mesh kopers die ook een Zigbee netwerk willen hebben om zo slimme devices in en rond het huis te kunnen gebruiken.

©PXimport

Ultieme mesh: Netgear Orbi RBK50

Prijs: € 299,– (2 nodes) Je merkt het al, TP-Link en Netgear doen de beste zaken momenteel met hun mesh oplossingen met consistent de betere prestaties. De ultieme mesh oplossing is echter van Netgear, de Orbi RBK50 waar je 299 euro kwijt bent aan twee nodes. Daarmee verlies je wat flexibiliteit van de sets van 3, maar krijg je wel de mesh oplossing met de sterkste backhaul op de markt. Wil je gewoon een ijzersterk signaal één kant op sturen is dit de beste oplossing

©PXimport

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.