Heb je alleen maar meer opslagruimte nodig dan zijn er voldoende alternatieven voor de aanschaf van een nas. Wil je echter juist meer dan alleen bestanden bewaren, dan is de nas juist extra interessant. De nas is een prachtig veelzijdig apparaat en misschien wel het laatste bastion van de computerhobbyist. Welke NAS-toepassingen en extra functies zijn leuk en handig voor thuis, daar vertellen we je in dit artikel meer over.

De kwaliteit van een nas meet je af aan zijn hardware en het besturingssysteem, maar ook steeds meer de extra functies die je op de nas kunt installeren. Het aanbod aan deze apps en packages is zeker bij de grote nas-merken enorm, ook doordat behalve de nas-fabrikant zelf ook anderen dergelijke uitbreidingen aanbieden. De ruime keuze en het gemak waarmee je zo’n package installeert of weer verwijdert maakt dat je heel vrij kunt experimenteren tot je precies die packages hebt die jij gebruikt en handig vindt. Lees ook: Wat kun je precies met een NAS?

01. Werken met apps

Een uitbreiding installeren op een nas gaat net als het installeren van een app op de smartphone, via een app-winkel in het besturingssysteem van de nas. Bij Synology is dit de Package Center, bij QNAP AppCenter, bij Asustor AppCentral en bij Western Digital gewoon Apps. Om apps te installeren moet je wel eerst met een admin-account inloggen op de nas. Net als op de smartphone moeten ook de apps op een nas regelmatig geüpdatet worden. Je krijgt dan bij het inloggen een melding dat er updates zijn maar je kunt het zoals bij Synology via Package Center / Instellingen / Automatische updates ook automatisch laten gebeuren. Een uitbreiding verwijderen gaat veelal ook weer via de app-store. Selecteer de app en klik in het menu op Verwijderen.

©PXimport

Domoticz op de nas

02. Nas als domoticasysteem

Steeds meer apparatuur en schakelaars in huis zijn ‘slim’ en kun je met een app op de smartphone bedienen. Echt waardevol worden al die slimme apparaten echter pas als je ze in één domoticasysteem samenbrengt, dan kun je namelijk de output van de verschillende sensoren combineren. Bijvoorbeeld de klikaan-klikuitschakelaar de lamp laten inschakelen, wanneer de bewegingssensor een verandering waarneemt. Domoticafabrikanten weten dat ook en bieden bijna allemaal wel zo’n overkoepelend systeem. Helaas zijn dat altijd systemen voor hun eigen spullen en kun je er geen producten van andere merken onder hangen. Wil je voorkomen op deze manier helemaal afhankelijk te worden van één leverancier, dan is Domoticz een goed alternatief. Dit is een gratis open-source softwareplatform voor huisautomatisering, dat je kunt installeren op Windows, Max, Linux, Raspberry Pi, of op een nas.

©PXimport

03. Domoticz op Synology en Asustor

Wil je Domoticz op een nas draaien, dan ben je op dit moment beperkt tot de merken Asustor en Synology. Daarnaast wordt ook een Freenas-omgeving ondersteund. Asustor biedt het Domoticz-package direct in de appstore aan, klaar om te installeren. Synology niet, daarvoor moet een alternatieve bron voor installeerbare pakketten worden toegevoegd via Package Center / Instellingen / Pakketbronnen / Toevoegen. Er staat een Domoticz-package op de bekende website www.synocommunity.com, maar die is op het moment van schrijven verouderd. Open daarom eerst de webbrowser en ga naar www.jadahl.com. Klik onderaan de pagina bij Download op de meest recente Stable-versie voor de versie van DSM op jouw nas. Klik dan op de volgende pagina op het model Synology en kopieer dan de url in de rode balk. Schakel weer over naar de Synology en plak de url in het vak Locatie en klik op OK. Sluit de instellingen en klik in de PackageCenter op Gemeenschap. Hier staat nu de Domoticz package van jadahl.com.

©PXimport

04. Extra hardware

Het voordeel van de Jadahl-versie is dat deze meteen ook de benodigde OpenZwave-driver installeert. Deze is nodig om de nas te laten communiceren met de domotica-hardware via het Z-wave protocol. Hiervoor is nog wel een Z-wave compatibele transceiver nodig zoals de Aeotec Z-Stick Gen5 van Aeon Labs, maar ook andere RFXcom of RFLink-hardware wordt ondersteund. Belangrijk is dat de transceiver via usb op de nas aangesloten kan worden. Van deze opties kost de goedkoopste rond de 50 Euro, de andere modules zitten iets boven de 100 Euro.

©PXimport

Z-Wave, ZigBee, KAKU

©PXimport

05. Domoticz starten

Na de installatie staat Domoticz bij Asustor direct op de desktop, en Synology plaatst deze in het hoofdmenu. Klik op Domoticz en de nas opent een nieuwe webpagina, de webinterface van Domoticz op de nas. Wil je Domoticz liever op een smartphone of tablet gebruiken, dan kan dat ook. Open dan de url van de Domoticz-pagina op de smartphone of tablet. De HTML5-interface van Domoticz past zich naadloos aan bij het apparaat waarop het geopend wordt.

06. Transceiver aansluiten

Bij de eerste login geeft Domoticz aan dat er nog geen Hardware en Devices zijn verbonden. Dat klopt. Als eerste moet nu de Aeotec Z-Stick Gen5 in een vrije usb-poort op de nas worden gestoken. Gebruik bij voorkeur een usb-verlengkabel, je kunt dan de stick op of naast de nas kunt leggen en voorkomt dat deze defect raakt als je de nas eens verplaatst. Ook kun je dankzij de verlengkabel de stick juist verder van de nas wegleggen of zetten wanneer de nas bijvoorbeeld in de meterkast staat. Een goede plek voor de transceiver komt de kwaliteit van de communicatie ten goede. Heb je de stick geplaatst dan zie je onder Setup / Hardware nu de Z-stick als OpenZwave USB-device: de installatie is geslaagd.

©PXimport

07. Domoticahardware

Behalve de nas en de Z-Stick heb je ook domoticacomponenten nodig, in dit geval Z-Wave-compatibele hardware. Voor dit artikel gebruiken we hardware van Fibaro. Fibaro heeft een breed aanbod van onder meer een rookmelder, een bewegingsmelder, een vochtmelder, een openraammelder en de kleinste stopcontactadapter om van een standaard stopcontact een intelligent stopcontact te maken. Fibaro lijkt bij het ontwerp van zijn producten veel oog te hebben voor het design, wat resulteert in kleine en smaakvol vormgegeven producten. Om een domoticaproduct vindbaar te maken voor Domoticz op de nas moet het apparaat ingeschakeld worden en detecteerbaar zijn. De manier waarop dat gaat verschilt per onderdeel en kun je vinden in de handleiding die met ieder product wordt meegeleverd.

©PXimport

08. Hardware koppelen

Staat de domoticahardware klaar dan is het tijd om deze met Domoticz op de nas te verbinden. Klik in Domoticz op Setup / Node management / Include Node. Domoticz begint nu te zoeken naar domoticacomponenten. De meeste domoticaproducten - zoals in dit artikel de Fibaro-componenten - laten zich eenvoudig vinden en worden direct door Domoticz herkend.

©PXimport

09. Configureren

Om een component te configureren selecteer je deze in de lijst bij Nodes. Onderin het scherm staan dan de beschikbare opties. Eenmaal geconfigureerd komt de betreffende sensor automatisch op een van de tabbladen in Domoticz te staan. Direct eronder kun je kiezen voor Log, Aanpassen, Timers en Notificaties. Met de verschillende sensoren kun je een eigen dashboard bouwen op het gelijknamige tabblad door een sensor tot favoriet te maken, dit doe je door op het sterretje te klikken. Via Setup / Settings / Language kun je de taal van de Domoticz-interface wisselen tussen Nederlands en English. Op www.domoticz.com staat een Engelstalige handleiding die de belangrijkste opties van het gebruik van Domoticz toelicht.

©PXimport

Huisbeveiliging met een nas

10. Bewaken met ip-camera’s

Wil je graag op de hoogte blijven van het wel een wee in en om je huis dan is een ip-camera een interessante aanschaf. Elektriciteit, een netwerkverbinding en een app op de smartphone, meer is niet nodig om een oogje in het zeil te kunnen houden. Het toevoegen van een nas aan zo’n systeem heeft allerlei voordelen. De nas kan de beelden van de bewakingscamera’s opslaan en deze voor een veel langere tijd bewaren dan de camera zelf. Bovendien kan de nas dankzij de grotere rekenkracht slimme functies toevoegen, zoals het optimaliseren van de videobeelden voor meerdere resoluties, smart-recording waarbij alleen de tijd voor en na een gebeurtenis wordt bewaard, het combineren van beelden van meerdere camera’s in één overzichtsbeeld en nog veel meer. Zorg dat je de ip-camera afschermt om te voorkomen dat mensen van buitenaf de beelden ook kunnen bekijken. Vervang dus op zijn minst het standaard wachtwoord voor een sterk eigen wachtwoord.

©PXimport

11. Bewakingssoftware installeren

Gebruik als bewakingssysteem in combinatie met een of meer ip-camera’s was een van de eerste uitbreidingen van de nas en dit zie je ook duidelijk aan in de software die de verschillende nas-fabrikanten ervoor aanbieden. Die is zonder uitzondering van hoog niveau. Bij zowel Synology als QNAP heet de uitbreiding om de nas als bewakingssysteem te gebruiken Surveillance Station, en Asustor gebruikt de naam Surveillance Center. Dit zijn allemaal eigen uitbreidingen van deze nas-fabrikanten. WD heeft geen eigen package, maar levert MilestoneArcus. Dit is een goede oplossing, maar heeft niet hetzelfde niveau als de andere pakketten.

©PXimport

12. Ip-camera koppelen

Synology, Asustor en QNAP bieden de mogelijkheid het netwerk te scannen op de aanwezigheid van ip-camera’s, maar bij WD moet je het ip-adres weten en dit invoeren bij het koppelen van de camera. Belangrijk is ook het account om op de camera’s in te loggen, dit heeft de nas nodig om de beelden van de camera te kunnen gebruiken. Het is niet nodig dat met een admin-account te doen, je kunt het beste eerst op de camera een account aanmaken met beperkte rechten, een viewer of operator. De gegevens van dit account gebruik je vervolgens bij de configuratie van de camera op de nas. Afhankelijk van het merk nas wordt een bepaald merk en model ip-camera ‘native’ ondersteund. De nas kent in dat geval de kwaliteiten van de ip-camera en kan die optimaal benutten. Ontbreekt het model en mogelijk zelfs het merk, probeer dan ONVIF, het universele protocol voor de koppeling met ip-camera’s.

©PXimport

13. Beelden bewaren

Een belangrijke functie van de nas voor het bewakingssysteem is het bewaren van de camerabeelden. Je kunt hiervoor een apart volume op de nas maken als er nog schrijfruimte onbenut is, maar noodzakelijk is het niet. Het is wel aan te bevelen de camerabeelden in een aparte map te plaatsen zodat je altijd goed zicht houdt op de hoeveelheid ruimte die de camerabeelden in beslag nemen. Bij sommige surveillance-oplossingen wordt bij de eerste keer inloggen gevraagd waar je de beelden wilt bewaren, maar kijk anders bij de Instellingen, Opnamemap (QNAP), of Opname / Opslagruimte (Synology) of instellingen / Geavanceerd / Opname. Let ook op de maximale omvang van de opnames en hoe lang opnames bewaard moeten blijven. Je kunt ervoor kiezen een totaal maximum in te stellen voor alle bewakingsbeelden samen, maar het is ook mogelijk een maximum aantal dagen of GB’s per camera in te stellen.

©PXimport

14. Bewegingsdetectie

Met bewegingsdetectie wordt bedoeld dat de camera zelf de beelden analyseert en wanneer het beweging - of eigenlijk verandering - waarneemt, dat het dan een actie onderneemt. Dat kan zijn het starten van een opname maar ook het versturen van een waarschuwingsbericht. De bewegingsdetectie kun je laten uitvoeren door de camera of door de nas. Bewegingsdetectie is behoorlijk processorintensief en vergt continue aandacht van de nas. Daarom is het algemene advies het zo veel mogelijk door de ip-camera zelf te laten uitvoeren. Selecteer hiervoor de ip-camera en kies bij Synology Gebeurtenisdetectie / Detectiebron. Je kunt kiezen tussen Uitschakelen als je geen bewegingsdetectie wilt gebruiken, Doorcamera als je de camera de bewegingsdetectie wilt laten uitvoeren en DoorSurveillance Station als de nas dit klusje moet klaren. Bij QNAP vind je dit onder Instellingen / Gebeurtenis Actie Regels / Toevoegen. Selecteer als Gebeurtenisbron de Camera en bij VoorvalCamerabewegingsdetectie. Er zijn allerhande aanvullende opties zoals het detectiegebied, het deel van de opname dat je in bewaking wilt hebben, de gevoeligheid en de drempel en nog veel meer.

©PXimport

Cameralicenties

©PXimport

15. En … Actie!

Wil je ook dat er alarm geslagen wordt wanneer de bewegingsdetectie een verandering waarneemt, dan moet je die actie apart configureren. Dit kan opnieuw zowel op de ip-camera als op de nas. Hier loopt de werkwijze per nas wel erg uiteen, net als het aantal opties. QNAP maakt om het overzichtelijk te houden onderscheid tussen een Traditionele stand met de belangrijkste opties en een Geavanceerde stand met alle opties. Bij de laatste kun je behalve de bekende bewegingsdetectie ook alarm laten slaan als de nas de verbinding met de camera kwijt is of het opnemen mislukt.

©PXimport

De nas bewaakt je thuisnetwerk

16. Het thuisnetwerk bewaken

Behalve huis en haard bewaken kan een nas ook prima het thuisnetwerk in de gaten houden. Daar is het apparaat zelfs bij uitstek geschikt voor, het beschikt over voldoende geheugen en processorkracht en staat als een van de weinige apparaten ook nog eens bijna altijd aan. Een goede app om hiervoor te gebruiken is Domotz. Een verwarrende naam, want met domotica heeft het maar heel weinig te doen behalve dat het ZigBee-apparatuur kan monitoren en binnenkort ook Z-Wave. Domotz is niet gratis; na de 30 dagen proefperiode betaal je 36 euro per jaar voor het bewaken van een oneindig aantal netwerkapparaten in je netwerk. Installeer Domotz vanuit de app-store op de nas. Log daarna in en maak een account. Kies Start Free Trial als je eerst 30 dagen de toepassing wilt gebruiken.

©PXimport

17. Netwerk scannen

Ingelogd wil Domotz een aantal zaken weten zoals de naam van je netwerk, de locatie en of het een Home of Office netwerk betreft. Klik daarna op Activate your agent. Domotz start daarna een scan en inventariseert de apparaten in het thuisnetwerk. Klik op Done als de scan is afgerond. Domotz laat je nu een overzicht zien van de gevonden apparaten. Je kunt op elk apparaat doorklikken en aanvullende gegevens opgeven. Vul bij Name een logische naam in voor het apparaat, bij Location de ruimte in huis, en bij Zone de verdieping in huis. Ook kun je per apparaat aangeven hoe belangrijk deze is. De standaardinstelling is Indifferent voor apparaten met geen of minder belang. Kies bij apparaten die extra aandacht verdienen voor Important. De overige informatie wordt door Domotz automatisch verzameld en zal zich na enkele dagen steeds verder vullen. Elke verandering in de status van een apparaat wordt bijgehouden en is later terug te zien in Timeschanges en onder History.

©PXimport

18. Apparaten bewaken

Behalve dat Domotz alle veranderingen monitort, kun je ook een alert ontvangen van een wijziging van de status van een apparaat. Bijvoorbeeld als een apparaat aangaat of juist uit, of wanneer het de verbinding verliest. Hiervoor ga je naar Alerts. Er is een standaard profiel voor alle apparaten, dit kun je wijzigen via StandardAlerts. Wil je per apparaat beslissen, kies dan Custom& Service Alerts. Vink de opties aan, wil je de meldingen ontvangen op je smartphone of tablet kies dan voor Mobile, wil je liever een bericht per e-mail kies dan Email.

©PXimport

19. Meldingen ontvangen

Om de melding op je smartphone of tablet te ontvangen installeer je via de Apple App Store of Google Play Store de Domotz-app en logt daar in met dezelfde gebruikersnaam. Daarna is de app verbonden met de Domotz-webservice en kun je ook altijd live naar je netwerk kijken. Domotz scant alle apparaten ook op beschikbare diensten zoals SSH, Telnet en het Extern Bureaublad van Windows. Per apparaat vind je de beschikbare opties onder Connect. Via Connect in de rechterkantlijn van de Domotz-webinterface kun je vervolgens zo’n service gebruiken. Domotz biedt nog veel meer functionaliteit en is toch erg eenvoudig te gebruiken. Via de koppeling op de nas kun je altijd de Domotz-applicatie weer starten en ook aanvullende netwerkgegevens verzamelen, via RouteAnalysis de routering naar belangrijke webdiensten controleren, en via SpeedTest de snelheid van de internetverbinding checken.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).