Microsoft bracht samen met Qualcomm onlangs de Copilot+-pc op de markt. Deze lijn valt vooral op door het gebruik van een Qualcomm ARM-processor. De HP OmniBook X is zo'n nieuw type laptop. Wat zijn de verschillen met een normale laptop en is deze laptop een aanrader? Wij hebben de Omnibook X voor je getest.

©Jeroen Boer - ID.nl

De HP OmniBook X is qua behuizing een van de fraaiste laptops die we de afgelopen twee jaar getest hebben. De grijs afgewerkte aluminium behuizing is stevig, dun en ziet er modern uit. Het enige smetje dat we konden ontdekken is dat het scherm wat lastig open gaat. HP heeft hiervoor op de voorkant wel een inkeping gemaakt, maar die is wat ons betreft net te smal waardoor het openklappen alsnog moeilijk gaat.

©Jeroen Boer - ID.nl

Je krijgt met tweemaal usb-c, usb en een headsetaansluiting niet heel veel aansluitingen, maar dat is door de universele usb-c-poort een steeds minder groot probleem. De twee usb-c-poorten zijn namelijk allebei geschikt voor data, opladen en het aansluiten van een beeldscherm. Wel is er een snelheidsverschil met respectievelijk een maximumsnelheid van 10 en 40 Gbit/s.

©Jeroen Boer - ID.nl

Aan de andere kant zien we een usb-a-poort met een maximale snelheid van 10 Gbit/s. Die is vanwege de geringe dikte van de laptop uitgevoerd met een klepje dat je omlaag moet duwen. Aanvankelijk waren we sceptisch, maar het klepje blijkt bijzonder handig te zijn ontworpen. Je kunt met de usb-stekker een randje naar beneden duwen waarna je de stekker direct in de usb-poort steekt.

©Jeroen Boer - ID.nl

Fijn toetsenbord

Het donkergrijze gedeelte van de behuizing met daarin het grotendeels grijze toetsenbord is een naadloos onderdeel van de behuizing. De functietoetsen zijn lichtgrijs, terwijl de aan-uit-toets blauw is. Het zorgt voor een overzichtelijk geheel, zeker in combinatie met de grote letter die op de toetsen wordt gebruikt. Afhankelijk van je typestijl zou het enige minpuntje kunnen zijn dat er geen rechter ctrl-toets is. Dat komt doordat HP aan de rechterkant een Copilot-toets heeft geplaatst die Microsofts virtuele assistent opent en relatief grote cursortoetsen gebruikt.

©Jeroen Boer - ID.nl

Het toetsenbord tikt lekker en heeft een duidelijke aanslag. Zoals we van een dure laptop verwachten, is er toetsverlichting die je kunt instellen op twee standen. Onder het toetsenbord vinden we een grote touchpad met een enigszins luide geïntegreerde knop. De touchpad werkt uitstekend en ondersteunt multitouchgebaren met twee, drie en vier vingers. 

Prima scherm

Het 14inch-scherm heeft een resolutie van 2240 x 1400 pixels en daarmee een prettige beeldverhouding van 16:10. Het gebruikte IPS-paneel heeft een goede kleurweergave. Vergeleken met andere duurdere laptops als de MacBook Air valt wel op dat de maximale helderheid niet heel hoog is. Het scherm is afgewerkt met spiegelend Gorilla Glass omdat het een aanraakscherm betreft.

©Jeroen Boer - ID.nl

Boven het scherm heeft HP een 5megapixel-webcam geplaatst met een uitstekende beeldkwaliteit. Ook in minder goede lichtomstandigheden ben je duidelijk zichtbaar. Handig is dat de camera een fysiek schuifje heeft om de lens te bedekken als je de camera niet gebruikt. De camera ondersteunt gezichtsherkenning en is hiermee geschikt voor inloggen op je laptop met Windows Hello. Als onderdeel van de Copilot+-functies kun je Studio-effecten gebruiken waarmee je bijvoorbeeld de achtergrond kunt vervagen. Dit werkt in alle programma's.

©Jeroen Boer - ID.nl

Goede prestaties

De Qualcomm Snapdragon X Elite met 12 cores valt vooral op doordat het een ARM-processor is. De HP OmniBook X bevat de X1E-78-100 (de simpelste variant) die een turbosnelheid mist in combinatie met 16 GB RAM. Qualcomm vergelijkt de prestaties zelf graag met Apple's M3, al is dat een chip met 8 cores en zou de M3 Pro met 12 cores wellicht logischer zijn. Die vind je echter in alleen significant duurdere laptops.

In de benchmarks Cinebench 2024 en Geekbench 6.3 zien we dat de multicoreprestaties met een score van respectievelijk 836 en 13250 punten beter zijn dan Apple's M3. Apple's M3 biedt dan wel weer een stuk betere singlecoreprestaties die in Cinebench 2024 en Geekbench 6.3 respectievelijk 101 en 2353 punten bedragen. De prestaties van de Snapdragon in deze laptop zijn daarmee vergelijkbaar met de wat snellere processors uit Intels Core Ultra-reeks, bijvoorbeeld de Core Ultra 9 185H. Voor een volledig nieuwe processor is dat uitstekend. Helaas werkt de benchmark in PCMark 10 die we doorgaans op Windows-laptops gebruiken niet op de ARM-architectuur.

Een volledig passieve koeling zoals op Apple's MacBook Air krijg je helaas niet, maar de koeling is wel een stuk stiller dan de doorsnee Windows-laptop.

De Kioxia BG5-ssd met 1 TB opslagcapaciteit behoort met een snelheid van 293,84 MB/s in de PCMark 10 Quick System Drive Benchmark niet tot de top, maar is op zich snel genoeg is voor een moderne laptop. Dat zie je ook terug in de maximale lees- en schrijfsnelheden van 3425,13 en 1196,60 MB/s. De M.2-ssd kun je eventueel vervangen.

De normaal door ons gebruikte accuduurtest in PCMark 10 werkt niet. In plaats daarvan hebben we de vergelijkbare accuduurtest op basis van Microsoft Office gebruikt. Hierin houdt de laptop het 13 uur en 33 minuten uit en dat is voor deze test een uitstekend resultaat. Als je zelf op de laptop werkt, haal je zeker 15 uur.

©Jeroen Boer - ID.nl

AI-functies niet heel nuttig

De AI-functies in Windows als onderdeel van Copilot+ die gebruikmaken van de NPU zijn grappig, maar niet onmisbaar. We zouden er in ieder geval niet speciaal een Copilot+-pc voor aanschaffen. Slimme assistent Copilot draait niet op de NPU, maar in de cloud en is dus hetzelfde als op normale Windows-pc's. In Paint kun je dankzij Cocreator lokaal plaatjes laten generen op basis van een prompt en een eigen tekening. Het generen gebeurt lokaal, maar wordt wel in de cloud gecontroleerd op verboden content en werkt dus alsnog niet zonder internet. De gegenereerde plaatjes halen het ook niet bij andere generators als Dall-E of Midjourney. Daarnaast is er Liveondertitels dat gesproken audio uit alle bronnen van ondertiteling kan voorzien. Er worden veel talen begrepen, maar slechts een beperkt aantal talen als doel ondersteund. Je kunt geen Nederlandse ondertitels tonen, wel Engelse. De functie werkt op zich wel, maar gaat toch regelmatig de mist in. Het meest handige zijn nog de eerder genoemde Studio-effecten waarmee je filters over je webcam heen legt. De meest opbarende functie in de vorm van Recall (Herinnering) dat een doorzoekbare tijdlijn van je geschiedenis maakt, is door Microsoft voorlopig teruggetrokken na zorgen over de privacy.

Niet alle programma's werken

Veel software – waaronder alles van Microsoft, maar ook populaire programma's als Photoshop, Lightroom en Google Chrome – zijn er in een ARM-variant. Uiteraard is lang niet alles er in een ARM-verise en de Snapdragon X Elite kan de 'normale' x86-64-programma's niet direct uitvoeren. Toch zullen veel programma's gewoon werken dankzij Microsofts emulatielaag Prism. Ten opzichte van ARM-software lever je met emulatie wel zo'n 20 procent aan prestaties in, maar de processor is snel genoeg waardoor dat voor de meeste programma's niet heel veel uitmaakt. Helaas werkt niet alle software goed via PRISM. Start een programma niet, dan kun je via de compatibiliteitsinstellingen eventueel nog instellingen aanpassen. Zo wilde de Epic Games Launcher pas starten nadat we ervoor kozen om het programma op één core uit te voeren. Dat is natuurlijk niet optimaal, maar voor dit programma niet heel erg. Op het moment van schrijven is er ook populaire software als Adobe InDesign, Illustrator en Premiere Pro die helemaal niet functioneert; daar wordt wel aan gewerkt. Andere opvallende software die niet werkt is Google Drive voor desktop dat Google Drive in Verkenner integreert; Google zegt daar bovendien geen plannen voor te hebben.

Niet optimaal voor casual gamen

Aanvankelijk zette Qualcomm ook in op de prestaties in games, maar daar lijkt het een beetje op teruggekomen te zijn. Microsoft zelf vindt de processor in ieder geval duidelijk nog niet geschikt voor games, want vanuit de Xbox-app kunnen we geen games installeren. Via bijvoorbeeld Steam of Epic kun je wel spellen installeren. Veel spellen zijn voor een x86-64-processor gemaakt en draaien dus via Prism. Niet ieder spel werkt: zo kun je op het moment van testen de populaire spellen Fortnite en League of Legends niet spelen. Op de website www.worksonwoa.com vind je een database waarin je kunt opzoeken of een spel werkt.

Het is bovendien relatief ingewikkeld om een spel optimaal te draaien. Dat komt door Automatic Super Resolution dat AI gebruikt om het beeld op te schalen en dat je configureert via de instellingen van Windows zelf. Een spel wordt vervolgens uitgevoerd in een resolutie die dicht bij 800 verticale pixels ligt, zoals 1280 x 768 pixels. Dat werkt niet helemaal lekker op het 16:10-scherm van de HP OmniBook X, want resoluties in een 16:9-beeldverhouding worden naar het volledige scherm uitgerekt.

Maar hoe presteert het geheel dan? Wanneer we Shadow of the Tomb Raider draaien met de voorinstelling 'lowest' op 1920 x 1080 pixels, dan halen we 38 fps. Dat is ondanks de emulatie vergelijkbaar met bijvoorbeeld Intels Core Ultra-processors. Met Automatic Super Resolution halen we vervolgens een veel beter speelbare 52 fps zonder al te veel in te boeten op beeldkwaliteit. 

Conclusie

De HP OmniBook X is een prettige laptop die opvalt door een fraaie behuizing en lange accuduur. Het is een van de fraaiste Windows-laptops die we in de afgelopen twee jaar hebben gezien. De prestaties zijn bovendien goed en de laptop is relatief stil. De laptop is niet goedkoop, maar dankzij 16 GB RAM en 1 TB opslag heb je in combinatie met de overige hardware wel een prima product voor de gevraagde 1399 euro.

Je merkt bij alledaags gebruik niks van de ARM-architectuur van de Qualcomm Snapdragon X Elite-processor. Toch is het is mogelijk dat niet alle software die je gebruikt (al) werkt op de ARM-architectuur. Het hangt dus ook van de door jou gebruikte software af in hoeverre deze laptop voor jou geschikt is. Wel een waarschuwing: als simpel gamen voor jou belangrijk is, kun je voorlopig nog beter voor een laptop met AMD- of Intel-processor kiezen. De extra AI-functies die Microsoft aan Windows heeft toegevoegd voor Copilot+ zijn vooralsnog hooguit een grappig extraatje, daar zouden we niet speciaal een Copilot+-pc voor kopen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).