Een nieuw notebook aanschaffen is spannend en leuk! Maar als je niet op de juiste aspecten let, dan kun je een kat in de zak kopen. Weet daarom altijd wat je wilt, zodat je een notebook vindt dat bij jouw behoeften aansluit. Hoe je dat bepaalt? Daar helpt onze koopwijzer bij!

Notebooks zijn er in allerlei soorten en maten, van groot tot klein, van voor een prikkie tot een rib uit je lijf. De meesten die een notebook gaan kopen, willen maar één ding weten: is hij een beetje goed? Dat is zo'n algemene vraag waar je bijna altijd 'ja' op kunt antwoorden. Maar beter is het als je voor jezelf een paar belangrijke vragen beantwoordt voordat je aan het shoppen slaat. Welke vragen je jezelf moet stellen én meer, vind je in deze koopwijzer.

De hamvraag

De hamvraag die je jezelf moet stellen, is natuurlijk: "Wat wil ik met mijn nieuwe notebook gaan doen?" Deze vraag is voor de meesten al vrij lastig. Velen komen dan ook niet verder dan: "Een beetje internetten en e-mailen." Als je doorvraagt, blijken er stiekem toch meer eisen te zijn. We zetten de hamvraag uiteen in zeven stellingen, waarbij je bij jezelf moet nagaan of deze stelling van toepassing op je is. Aan het einde weet je precies waar je naar moet kijken bij het aanschaffen van een notebook.

Ik hoef alleen maar te internetten en te e-mailen

Dit is het antwoord dat 90 procent van de mensen geeft wanneer ze een notebook willen kopen. Voor deze taken is elk huidig notebook geschikt. Als dit echt de enige activiteit is die je op je notebook gaat uitvoeren, dan raden wij je aan om lekker op koopjesjacht te gaan en het goedkoopste notebook te scoren dat je vinden kunt.

Kijk hierbij wel naar hoe oud het notebook is. Een tweedehands notebook van drie jaar oud via Marktplaats of een faillissementsveiling vinden wij geen goed idee, maar elk nieuw notebook is absoluut geschikt. Je zou zelfs kunnen kijken naar een netbook, nog een slag goedkoper dan notebooks, maar meer dan internetten en e-mailen kun je hiermee ook echt niet.

Ik wil mijn notebook overal mee naartoe nemen

Als dit bij jou het geval is, dan wordt de collectie geschikte notebooks al een heel stuk kleiner. De beeldschermen van de meest gangbare notebooks hebben namelijk een beeldschermdiagonaal van ongeveer 15,6 inch. Hoewel dit in Nederland een gebruikelijke maat is, zijn deze notebooks toch nog behoorlijk groot en wegen ze meestal rond de drie kilo. Dat is geen pretje om de hele dag met je mee te zeulen.

Het spreekt natuurlijk voor zich dat notebooks met een grotere beeldschermdiagonaal helemaal niet geschikt zijn voor mobiel gebruik. Wil je graag op reis met je notebook, dan is een 14-inch of 13-inch notebook veel wenselijker. Deze formaten zijn nog steeds niet de standaard, maar dankzij de komst van de ultrabooks, komt dit formaat al vaker voor dan een jaar geleden. Er zijn zelfs sommige merken, zoals Asus die een 11 inch notebook uitbrengen zoals de Zenbook UX-21.

Ultrabooks

Ultrabooks zijn een nieuwkomer in de notebookmarkt, en kenmerken zich door hun superslanke design en gewicht van doorgaans onder de 1 kilo. Ultrabook is een standaard die door Intel is gesteld en vele fabrikanten hebben hun eigen ultrabook-lijn. Ultrabooks zijn niet goedkoop, mobiliteit kost immers geld. Het goedkoopste ultrabook kost 799 euro.

Beperkte prestaties en geen dvd-drive

Mobiliteit kost geld, maar dat is niet de enige concessie die je doet. Hoe mobieler een notebook is, hoe minder krachtige hardware in het notebook verwerkt kan zitten. Zo maken alle ultrabooks gebruik van de geïntegreerde graphics chip in Intel's Core i processor.

Waar je ook rekening mee moet houden, is dat kleinere notebooks niet vanzelfsprekend over een optische drive beschikken. Hou dat dus in de gaten of en wanneer zo’n drive een vereiste is. Als je deze drive maar weinig gaat gebruiken, kun je ook een losse dvd-brander kopen die je via usb kunt aansluiten.

Mijn notebook moet lang zonder stopcontact kunnen

Dit is een eis waar zeker niet elk notebook aan kan voldoen. Het gemiddelde instapmodel gaat zo'n anderhalf, met een beetje geluk twee uur, mee op een volle accu. Daarna moet het apparaat aan het stopcontact gehangen worden, wil het blijven draaien.

Notebooks die lang op de accu draaien, bijvoorbeeld zo'n 8 uur, zijn voornamelijk zakelijke notebooks. Deze zijn qua prestaties iets minder krachtig dan een gemiddeld 15,6-inch notebook. Energiezuinige notebooks zijn meestal uitgerust met een ulv-processor (ultra low voltage), zoals de Intel Pentium ULV SU4100, maar ze worden ook geleverd met een energiezuinige mobiele variant van de Core i-processoren,  de um-serie zoals bijvoorbeeld de Intel Core i3-330um. Deze processors zijn krachtiger dan de ulv-processors, maar ook minder energiezuinig.

Iets anders waarop je moet letten, is de accu. Hoe groter de capaciteit van de accu, hoe meer energie het notebook tot zijn beschikking heeft. Als lang zonder stroom een harde eis is, kies dan voor een notebook waarvoor je ook een hogecapaciteitsaccu kunt krijgen. De specificatie waar je bij accu's op moet letten, is het aantal mAh. Hoe hoger dit getal, hoe meer capaciteit de accu heeft.

Helaas zegt het aantal mAh nog niks over hoe lang een notebook meegaat op één acculading. Dit is volkomen afhankelijk van de gebruikte hardware. Krachtige notebooks hebben vaak ‘grotere’ accu’s terwijl ze toch korter meegaan dan notebooks met zuinige hardware die accu’s hebben met minder capaciteit. 4200 mAh is toch wel een minimale vereiste (bij een notebook met een energiezuinige processor) als je lang op één acculading wilt werken.

Ik wil multimedia

Als je je notebook vooral wilt gebruiken om films te bekijken, dan is natuurlijk het beeldscherm erg belangrijk. Er zijn veel verschillende monitorformaten, maar voor hd-films zijn de beeldschermen met een resolutie van 1366x768, 1280x720 en 1920x1080 optimaal. Dit omdat deze het meest in de buurt komen van de huidige standaard HD-resoluties 720p en 1080p.

Natuurlijk is ook de helderheid en de kijkhoek van belang voor een beeldscherm, helemaal als je met meer dan één persoon film kijkt. Helaas zijn de meeste beeldschermen voor notebooks niet geweldig als het gaat om kijkhoek. Het is dan ook aan te raden je notebook aan te sluiten op je hd-televisie wanneer je film kijkt.

Mocht je toch film op je notebook beeldscherm willen kijken, dan doe je er verstandig aan de kijkhoek van het beeldscherm zelf te beoordelen in de winkel. Een merk dat doorgaans goede kwaliteit notebookbeeldschermen gebruikt, is HP.

Om je notebook op je tv aan te sluiten moet het notebook natuurlijk wel over een hdmi-uitgang beschikken en de grafische chipset moet krachtig genoeg zijn om full-hd af te spelen. Het beste hiervoor kun je kiezen voor een notebook met een grafische chipset van nVidia of AMD (voorheen Ati), hoewel Intel’s geïntegreerde grafische chipset die verwerkt zitten in de mobiele Core i3, i5 en i7 processors ook in staat zijn video’s in HD af te spelen, evenals de zogenaamde APU processoren van AMD, die eveneens een grafische chip geïntegreerd hebben.

Qua geluid zijn de meeste notebooks geen helden. Slechts een paar high-end notebooks beschikken over speakers van grote speakermerken als Harman Kardon, Dynaudio of Altec Lansing. Het is dan ook verstandiger om een extra speakerset te kopen voor je notebook of deze aan te sluiten op je versterker, zodat je de film met fatsoenlijk geluid kunt bekijken.

Wil je echter toch het geluid uit de notebook zelf laten spelen dan zijn de notebooks met de volgende speakertechnologie erg geschikt:

HP heeft zijn eigen 'pro geluid' lijn genaamd HP Beats. Wij zijn niet onder de indruk van de geluidskwaliteit van HP Beats, dus wij raden deze voor een goed geluid niet aan.

Ik wil foto's bewerken en veel programma's gebruiken

In dit geval wil je niet bezuinigen op geheugen- en processorkracht. Helemaal als je met grote fotobestanden werkt, zoals raw, doe je een behoorlijk beroep op je geheugen. 4 GB is in dat geval dus wel minimaal vereist.

Ook de kracht van de processor is belangrijk voor het manipuleren van foto's. Daarbij is het aantal processorkernen nog belangrijker dan de snelheid. Een quadcoreprocessor bewerkt sneller foto's dan een dualcoreprocessor die qua Gigahertzen meer in huis heeft. Dit omdat bij beeld en videobewerking altijd alle kernen worden benut, en vier kernen zijn nu eenmaal sneller dan twee.

De grafische chip is van minder belang bij fotobewerking, hoewel er wel pakketten zijn, waaronder Photoshop CS5, die gebruik kunnen maken van de gpu. Deze pakketten maken bijna altijd gebruik van de CUDA-oplossing van nVidia, dus als je ook gpu-kracht wil gebruiken bij fotobewerking, kun je het beste een notebook nemen met een grafische chipset van nVidia vanaf de 8000-serie.

Ik wil video's bewerken

Voor videobewerking, helemaal in hd, is nog meer kracht nodig dan voor beeldbewerking. Wil je een beetje efficiënt zijn en niet al te veel tijd kwijt zijn aan het renderen van films, dan zul je flink moeten investeren in de processorkracht en het interne geheugen van je notebook. Je ontkomt dan ook niet aan een 64-bits besturingssysteem, zodat je meer dan 4 GB aan ram kunt gebruiken. Een 32-bits besturingsysteem kan maar maximaal 4 GB ram gebruiken en dat is voor serieus videobewerken aan de magere kant.

Net als bij beeldbewerking geldt bij videobewerking: hoe meer processorkernen, hoe beter. Vele handen, of in dit geval processorkernen, maken immers licht werk. Daarnaast kan de grafische chipset, mits hij CUDA van nVidia ondersteunt, het previewen van een video versnellen, maar dan moet je videobewerkingsprogramma, zoals Adobe Premiere CS5,  dit wel ondersteunen.

Verder is veel opslagcapaciteit van belang. Met name hd-films nemen behoorlijk wat ruimte in, dus beknibbel niet op je opslagcapaciteit. Sterker nog, schaf ook een extra externe harddisk aan om je uiteindelijke films op te zetten of te backuppen.

Ik wil de nieuwste games moeiteloos kunnen draaien

Gaming is het duurste segment van alle notebooks. Voor de meeste gamingnotebooks zul je dan ook bereid moeten zijn om diep in de buidel te tasten. Een beetje gamingnotebook gaat al snel richting de € 1500. Het belangrijkste onderdeel van een gamingnotebook is natuurlijk de grafische chipset.

Goede grafische chipsets voor games zijn onder andere de nVidia GeForce chips die eindigen op GTX en de AMD Radeon HD 5000-serie. Er zijn zelfs notebooks verkrijgbaar met twee grafische chipsets in crossfire of sli, maar dan ga je qua prijs meer richting € 2000.

Behalve de grafische chipset zijn natuurlijk ook de processor en het geheugen belangrijk. Vooral de snelheid van de processor is van belang. De meeste gamingnotebooks zijn voorzien van Core i7-processoren, hoewel een Core i5 ook prima volstaat, en 4 GB ram. Vooral deze 4 GB aan geheugen is een minimale vereiste.

Bij gamingnotebooks moet je overigens wel rekening houden met een relatief korte accuduur. Een beetje gamingnotebook gaat hooguit een uur mee op een volle accu. Zorg dus dat er altijd een stopcontact voor je vrij is op een lan-party.

Een zeer bekend gaming-computermerk is Alienware van Dell. Deze notebooks zijn bijzonder krachtig, maar ook ontzettend duur, denk aan minimaal 1800 euro.

Ik wil het allemaal!

Het kan natuurlijk zijn dat je álles wilt met je notebook. De beste prestaties, de langste batterijduur en de laagste prijs. Helaas is dit gewoonweg niet mogelijk. Je zult concessies moeten doen en moeten kiezen wat voor jou het belangrijkst is: kosten, accuduur of prestaties. Daarom is het van belang dat je voor jezelf nagaat hoe je het apparaat het meest gaat gebruiken om zo tot een juiste keuze te komen.

Speciaalzaak vs. winkelketen

Het aanbod van notebooks verandert continu. Het is dan ook onmogelijk om je precies te vertellen waar je het beste je notebook kunt kopen. Natuurlijk zijn er wel algemene richtlijnen. Zo zien wij dat de instapmodellen doorgaans goedkoper zijn bij grote winkelketens als Mediamarkt, BCC en Dixons. Maar zodra je echt eisen stelt en qua prijs in de duurdere regionen komt, ben je beter af bij de computerspeciaalzaken.

Vooral high-end modellen zijn bij de speciaalzaken vele malen krachtiger dan de high-end modellen die in de grote winkelketens liggen. Op prestatiegebied krijg je bij een speciaalzaak dus meer waar voor je geld.

3 Misverstanden over het kopen van een notebook

1: Notebookprocessoren zijn net zo krachtig als desktopprocessoren
Deze leuk klinkende theorie gaat niet op. Een mobiele processor is meestal nog niet half zo krachtig als een gelijknamige desktopprocessor.

2: Hoe meer cellen een accu heeft, hoe beter
Het aantal cellen in een accu wordt ook vaak gecommuniceerd in reclame-uitingen, maar dit zegt niks over de accu. De capaciteit is waar je naar moet kijken, en deze is weergegeven in mAh. Hoelang een notebook uiteindelijk op een acculading meegaat, is ook sterk afhankelijk van de gebruikte hardware. Een accu met een hoge capaciteit in combinatie met energiezuinige hardware levert de langste accuduur op.

3: Een notebook heeft een groot scherm, dus hij is geschikt voor games
Absoluut niet waar: laat je niet misleiden door reclame-uitingen of gladde praatjes. De grootte van een beeldscherm heeft niets te maken met de grafische capaciteiten van een notebook. Er zijn vooral in het instapsegment behoorlijk wat notebooks met grote schermen en zeer matige grafische prestaties.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).