Alle Macs hebben sinds de overgang naar Apples eigen chips inmiddels een fraaie make-over gekregen. Op één uitzondering na: de Mac mini had tot voor kort nog altijd hetzelfde ontwerp dat we al sinds 2011 kennen. Dat verandert met de vernieuwde Mac mini met M4-processors. Behalve nieuwe krachtigere chips is ook de behuizing flink aangepakt en een stuk kleiner geworden. Is de Mac mini hiermee nog steeds een prima mini-pc?

De Mac mini was eind 2020 een van de eerste Macs die overging naar Apples eigen ARM-processors. Aan het uiterlijk veranderde toen niks: de Mac mini met M1-processor zag er precies hetzelfde uit als zijn Intel-voorgangers in een ontwerp dat Apple al sinds 2011 gebruikte. Ook de introductie van de Mac mini met M2-processor was vorig jaar geen reden tot een nieuw ontwerp, terwijl alle andere Macs met een eigen processor zoals de MacBook Air, iMac en MacBook Pro inmiddels wél van een fris nieuw ontwerp waren voorzien. Driemaal is kennelijk ook bij Apple scheepsrecht, want voor de nieuwe Mac mini met M4-processor voorziet Apple zijn goedkoopste Mac eindelijk van een totaal nieuw ontwerp.

©Jeroen Boer - ID.nl

Op de Mac mini sluit je je eigen toetsenbord, muis en beeldscherm aan.

Zoveel kleiner

Het basisidee blijft hetzelfde: de Mac mini is een compact aluminium kastje waarop je je eigen beeldscherm en invoerapparatuur aansluit. Vergeleken met de vorige Mac mini zijn de afmetingen echter een stuk compacter. Waar de vorige Mac mini 19,7 x 19,7 x 3,58 cm mat, is dat nu slechts 12,7 x 12,7 x 5 cm. De computer is dus iets hoger, maar neemt wel veel minder ruimte op je bureau in beslag (zo'n 41,6 procent van het vorige model). Alle aansluitingen (waarover we verderop meer vertellen) vind je op de voor- en achterkant. Op die achterkant was kennelijk geen plek voor de aan-uitschakelaar, want die is onderop geplaatst. Een beetje vreemde keuze, want hoewel veel gebruikers een Mac niet zullen uitschakelen of aanzetten via het toetsenbord, heb je de knop soms toch nodig. Indrukken kan niet zonder de hele Mac op te tillen en dat voelt toch beetje als een compromis. Ondanks de compacte afmetingen is ook de voeding ingebouwd; een soepel netsnoer zonder randaarde is alles dat nodig is voor de stroomvoorziening.

©Jeroen Boer - ID.nl

De aan-uitschakelaar zit op de onderkant, net als de sleuven voor de koeling.

Lekker veel aansluitingen

Functioneel is de Mac mini ook een stuk handiger geworden, want Apple heeft in de vorm van twee usb-c-poorten en een 3,5mm-geluidsaansluiting eindelijk poorten op de voorkant geplaatst. Die twee usb-c-poorten ondersteunen usb 3.2-snelheden tot 10 Gbit/s en zijn dus snel genoeg voor de meeste doeleinden. Het ontwerp doet hierdoor denken aan Apples professionelere Mac Studio, al missen wel de kaartlezer om het echt af te maken.

©Jeroen Boer - ID.nl

Net als de Mac Studio heeft de Mac mini nu poorten op de voorkant.

Op de achterkant vind je nog meer aansluitingen in de vorm van drie usb-c-poorten, een netwerkaansluiting en een HDMI-aansluiting. Afhankelijk van de gekozen processor ondersteunen die drie usb-poorten Thunderbolt 4 of 5, in beide gevallen razendsnelle universele poorten die je kunt gebruiken voor snelle dataoverdracht of het aansluiten van een beeldscherm. Een scherm kun je ook via HDMI aansluiten. Het hangt van de gekozen processor af hoeveel schermen je tegelijkertijd kunt gebruiken. Een Mac mini met de M4-processor ondersteunt maximaal drie beeldschermen tegelijkertijd terwijl een Mac mini met M4 Pro maximaal vier beeldschermen kan bedienen. Iets dat mist ten opzichte van de vorige Mac mini zijn de twee usb-a-poorten. Die wisselen we echter graag in voor usb-c op de voorkant. De instapvariant van de Mac mini heeft deze generatie bovendien net zo veel aansluitingen als de duurdere varianten, dus de meeste gebruikers gaan er flink op vooruit. De netwerkaansluiting ondersteunt standaard een snelheid tot 1 Gbit/s. Voor een meerprijs van 115 euro krijg je een 10Gbit/s-aansluiting.

©Jeroen Boer - ID.nl

Op de achterkant sluit je onder andere het netsnoer en je monitor aan.

Eindelijk genoeg RAM

Een fijne trendbreuk – die overigens vanaf nu voor alle Macs geldt die momenteel te koop zijn – is dat de instapconfiguratie van de Mac mini eindelijk van 16 GB RAM is voorzien. De prijs voor de instapconfiguratie is met 719 euro hetzelfde gebleven, waardoor je dus veel meer Mac voor je geld krijgt dan twee weken geleden. Dat geldt overigens ook voor Macs die niet onlangs zijn vernieuwd, zoals de MacBook Air met M2- of M3-processor. Dat Apple je nu geen 230 euro meer vraagt voor een upgrade naar 16 GB RAM komt door de introductie van macOS Sequoia 15.1 dat Apples AI-platform Apple Intelligence naar macOS brengt. Die AI-toepassingen draaien soepeler als een systeem van 16 GB RAM is voorzien. Je kunt Apple Intelligence in Nederland gebruiken als je je Mac instelt op Amerikaans-Engels. Het geheugen upgraden kan uiteraard ook: zo krijg je op een Mac mini met M4-processor voor 230 euro meer 24 GB RAM terwijl je voor 460 euro extra je Mac voorziet van 32 GB RAM. Op een Mac mini met M4 Pro-processor krijg je minimaal 24 GB RAM en kun je voor 460 of 690 euro extra kiezen voor 48 of zelfs 64 GB geheugen. 

Opslag en processors

De goedkoopste Mac mini begint bij 719 euro en is daarvoor uitgerust met een M4-processor met 10 cores, 16 GB RAM en 256 GB opslag. Meer opslag is mogelijk, maar daar betaal je wel een forse meerprijs voor. Zo vraagt Apple op een Mac mini met M4-processor maar liefst 460 euro voor een ssd van 1 TB terwijl 2 TB 920 euro kost. De Mac mini met M4 Pro-processor heeft een prijs vanaf 1669 euro en biedt daarvoor 24 GB RAM en 512 GB opslag. Voor een ssd van 1 TB betaal je dan 230 euro, terwijl 2 TB je 690 euro kost. De variant met M4 Pro gaat tot maximaal 8 TB, maar daar vraagt Apple wel een duizelingwekkende 2760 euro extra voor. Opslag-upgrades kosten kortom wat we van Apple gewend zijn. Door aanwezigheid van snelle usb-c-poorten is het echter prima mogelijk om (op termijn) een externe ssd op de Mac mini aan te sluiten. Daar krijg je ook op de instapvariant genoeg snelle aansluitingen voor.

Ook qua processor heb je nog keuzes, want voor 230 euro extra kun je in plaats van M4 Pro met 12 cores ook kiezen voor een M4 Pro met 14 cores.

Wij ontvingen van Apple een Mac mini voorzien van een M4 Pro met 14 cores, 48 GB RAM, 1 TB opslag en multi-gigabit-ethernet, waarmee de prijs op een pittige 2704 euro komt. 

©Jeroen Boer - ID.nl

De drie snelste usb-c-poorten met Thunderbolt-ondersteuning vind je op de achterkant.

Uitstekende prestaties

Wij kregen van Apple dus een van de duurste configuraties voorzien van de krachtigste M4 Pro-processor met 14 cores. Dat biedt goed vergelijkingsmateriaal met de meest krachtige uitvoering van de vorige Mac mini die we in 2023 getest hebben, maar we vermoeden dat veel van jullie meer geïnteresseerd zijn in een goedkopere Mac mini met de normale M4-processor. Die chip hebben we helaas nog niet in een Mac mini kunnen testen, maar hebben we wel kunnen gebruiken in een MacBook Pro. Hierdoor hebben we dus wel grofweg een idee van de prestaties van een Mac mini met een normale M4. We hebben de prestaties onder andere getest met de benchmarks Geekbench 5 en Cinebench R23 waarvoor we genoeg vergelijkingsmateriaal met andere Apple-processors hebben.

In Cinebench 23 zet de Mac mini met M4 Pro een score van 2252 en 23471 punten neer voor respectievelijk de single- en multi-core-prestaties. Een flink gat met het vorige topmodel Mac mini met M2 Pro dat in dezelfde test 1649 en 14822 punten scoort. Interessanter is wellicht dat de M4 in een MacBook Pro in dezelfde test 2202 en 13733 punten neerzet en gemiddeld dus sneller is dan de M2 pro in de vorige Mac mini. En de M4 is zelfs flink sneller dan een normale M3 die we vorig jaar in de iMac hebben getest en die in deze test 1906 en 9767 punten neerzet.

Dat beeld wordt bevestigd in Geekbench 5 waar de M4 Pro een uitstekende 2742 en 22909 punten neerzet waarmee de M4 Pro een flink stuk sneller is dan de M2 Pro die in deze test 1958 en 15144 punten scoorde. Maar wederom maakt de normale M4 ook indruk met 2609 en 13268 punten. Dat is niet veel slechter dan de M2 pro in de voorganger en sneller dan een M3 die tot 2351 en 10730 punten komt. De M4 Pro is kortom een echt razendsnelle chip, maar de gewone M4 is ook erg snel en krachtiger dan veel van Apples voorgaande chips. De instapper met M4 is hiermee voor eigenlijk alles dat je thuis doet meer dan snel genoeg. De 1TB-ssd presteert uitstekend met een lees- en schrijfsnelheid van 5126,9 en 6288,1 MB/s; we vermoeden wel dat de kleinere capaciteit ssd's wat langzamer zullen zijn.

©Jeroen Boer - ID.nl

Lekker compact, maar indrukwekkend krachtig.

Soms wel luidruchtig

Tijdens normaal gebruik doet de geteste Mac mini onhoorbaar zijn werk, maar als je hem langdurig volle bak aan het werk zet in een benchmark of in een taak als het langer renderen van beeldmateriaal slaat de koeling aan. Die koeling gebruikt de onderkant van de Mac voor zowel het aanzuigen als uitblazen van lucht en is vermoedelijk door de kleinere oppervlakte van de Mac mini luidruchtiger dan de voorganger. Je zult de koeling gelukkig niet vaak horen, maar het apparaatje kan wel flink blazen. De koeling doet wel goed zijn werk: er is vrijwel geen verval in prestaties als taken langdurig draaien.

Als je het apparaat voluit aan het werk zet, verbruikt de Mac mini met M4 Pro zo'n 80 watt. Bij een beetje browsen is dat veel minder en zagen we doorgaans een verbruik van slechts 5 watt. 

Conclusie

Hoewel de Mac mini al een prima desktop-pc was, heeft Apple hem in 2024 met het nieuwe ontwerp nog beter gemaakt. Eindelijk krijg je aansluitingen op de voorkant en is de computer van minimaal 16 GB RAM voorzien. Voor de instapconfiguratie betaal je nog steeds 719 euro en daarmee krijg je een computer waarop je gewoon alles soepel kunt doen voor thuisgebruik. De M4-processor is vergeleken met de M2 en M3 een razendsnelle chip en voor wie weet dat er nog meer kracht nodig is, is er de M4 Pro. Wij zouden gewoon voor een Mac mini met M4 gaan. Alleen de opslagcapaciteit van 256 GB is in de instapconfiguratie wellicht wat krap als je met grote bestanden werkt. Uiteraard kun je de Mac mini bij aanschaf upgraden, maar daar betaal je hoge prijzen voor. De aanwezigheid van genoeg snelle usb-c-poorten maakt ook uitbreiden met een flink goedkopere externe ssd prima mogelijk.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).