ID.nl logo
Apple Mac mini (2023) - Kracht in een klein doosje
Huis

Apple Mac mini (2023) - Kracht in een klein doosje

De Mac mini was eind 2020 één van de eerste computers die Apple voorzag van een eigen M1-processor. Ruim twee jaar later is het tijd voor een update en wordt Apples compacte desktop voorzien van snellere M2-processors waarbij je ook kunt kiezen voor de krachtige M2 Pro. Blijft de Mac mini ook in 2023 een ideale desktop voor thuis?

Fantastisch
Conclusie

De Mac mini blijft een indrukwekkende desktop-pc. De gebruikte M2-processors zijn snel (en de geteste uitvoering is zelfs razendsnel) terwijl de computer toch altijd stil zijn werk doet. Een basisuitvoering met eventueel wat meer RAM of opslag lijkt ons voor veel thuisgebruikers de beste optie. In het assortiment van Apple is dat momenteel zelfs al snel de interessantste desktop voor thuis. De iMac is een stuk duurder, heeft minder aansluitingen en draait nog op de oudere M1-processor. De Mac mini laat zich zoals ons testexemplaar ook configureren tot een workstation voor (grafische) professionals en is daarmee een interessant alternatief voor Apples eigen Mac Studio geworden. Al met al een prima apparaat dus voor wie een desktop-pc met macOS zoekt.

Plus- en minpunten
  • Krachtige hardware
  • Stille werking
  • Compact ontwerp
  • Genoeg aansluitingen
  • Meerdere beeldschermen mogelijk
  • Geen kaartlezer
  • Prijzige upgrades
  • Niet zelf te upgraden

Het uiterlijk van de Mac mini is bij het 2023-model geen verrassing. Apples desktop-pc ziet er sinds 2011 al vrijwel hetzelfde uit. Erg is dat niet, de platte behuizing die gemaakt is uit één stuk aluminium is nog altijd zeer aantrekkelijk vormgegeven. De behuizing is er deze generatie alleen in de standaard aluminiumkleur, een donkergrijze variant is niet beschikbaar.

Het uiterlijk van Apples Mac mini is als jarenlang hetzelfde, maar is nog altijd erg aantrekkelijk.

Alle aansluitingen zijn op de achterkant geplaatst. Daar vind je twee usb3.1-poorten (Gen 2), hdmi, een netwerkaansluiting (gigabit of multigigabit), geluidsuitgang en afhankelijk van de uitvoering twee of vier Thunderbolt 4-aansluitingen. Ook de aan-uit-schakelaar is op de achterkant geplaatst. De Mac mini heeft dus geen aansluitingen op de voorkant en is niet voorzien van een kaartlezer. Jammer, want de (toegegeven veel duurdere) Mac Studio heeft het gemak van een kaartlezer en aansluitingen op de voorkant aangetoond. Op draadloos gebied is de Mac mini dankzij wifi 6e en bluetooth helemaal bij de tijd.

De aansluitingen van de Mac mini met M2-processor, de geteste variant heeft vier Thunderbolt-aansluitingen.

De Mac mini wordt verkocht zonder beeldscherm of invoersetje, naast de computer vind je enkel een stroomkabel in de doos. Apple leverde de computer voor deze review inclusief een toetsenbord, muis en de Studio Display. Een indrukwekkend 5K-scherm, maar met een prijs vanaf 1779 euro past dat scherm niet helemaal bij de instapvariant van 719 euro. Gelukkig is het dankzij de Thunderbolt-poorten en een hdmi-aansluiting geen probleem om een ander scherm aan te sluiten. De Mac mini kan ieder 4K-scherm moeiteloos aansturen.

Keuzes

De Mac mini is in verschillende configuraties te koop met keuzes uit verschillende processors, een optionele multigigabit-netwerkaansluiting, de hoeveelheid werkgeheugen en opslagcapaciteit. De goedkoopste uitvoering met een M2-processor, 8 GB RAM en een 256 GB ssd kost 719 euro. Dat is goedkoper dan de instapvariant van de voorganger met M1-processor waar Apple 799 euro voor vroeg. Het upgraden naar een wat toekomstbestendigere 16 GB RAM kost 230 euro extra terwijl je voor een 512 GB ssd ook 230 euro extra betaalt. Denk goed na over wat je nodig hebt, want uitbreiden achteraf kan niet. Al kun je dankzij de snelle Thunderbolt-poorten achteraf nog wel een snelle externe ssd aansluiten.

Met die paar muisklikken extra kost de Mac mini al snel meer dan 719 euro. We ontvingen voor deze review van Apple één van de krachtigste en duurste configuraties voorzien van de krachtigste M2 Pro-processor (12 cores), 32 GB RAM, 2 TB opslag en een 10Gbit/s-netwerkaansluiting. Met al die upgrades vraagt Apple 3179 euro voor de geteste uitvoering van de Mac mini. Een Mac mini met een M2 Pro-processor met 10 cores begint overigens bij 1596 euro.

Naast dat de M2 Pro-uitvoeringen krachtiger zijn dan de uitvoeringen met een M2-processor krijg je ook twee extra Thunderbolt 4-poorten. Dat is aantrekkelijk als je van plan bent meerdere beeldschermen en een snelle externe ssd aan te sluiten. De modellen met een M2 Pro ondersteunen drie beeldschermen terwijl de M2-uitvoeringen maximaal twee beeldschermen ondersteunen. Dat laatste zal voor de meeste gebruikers uiteraard voldoende zijn. De Mac mini met M2 Pro-processor zit qua prijs en prestaties tussen de Mac mini met M2-processor en de Mac Studio in. Het is daarmee een aantrekkelijke machine voor zwaardere taken als grafische bewerking.

Interessant alternatief voor iMac

De instapuitvoering van de Mac mini is met een prijs van 719 euro de goedkoopste desktop in het assortiment. De Mac mini is hierdoor wat ons betreft interessanter dan Apples andere desktop voor thuis, de 24 inch iMac. Je krijgt op de instapuitvoering van de Mac mini meer aansluitingen dan op de instapuitvoering van de iMac. De goedkoopste iMac van 1569 euro heeft slechts twee Thunderbolt-aansluitingen terwijl de goedkoopste Mac mini van 719 euro twee Thunderboltpoorten, twee usb-poorten, ethernet en een hdmi-aansluiting heeft. Er is wel een duurdere iMac van 1799 euro met twee extra usb-poorten en een ethernetaansluiting, ongeveer hetzelfde dus als de instapvariant van de Mac mini. Hiermee is de Mac mini al snel een interessantere desktop-pc dan de iMac, zeker omdat de M2-processor sneller is dan de M1-processor die in de iMac gebruikt wordt. Je zul wel zelf een scherm en invoersetje moeten aanschaffen, maar met een prijsverschil van minimaal 850 euro is het ruimschoots mogelijk om iets moois op je bureau te zetten. En wellicht heb je al een prima scherm en invoersetje in huis.

Je zult zelf een toetsenbord, muis en monitor moeten aanschaffen. Dat kan zoals hier uiteraard bij Apple, maar je kunt ook zelf een set kiezen.

Prestaties

Voor normaal thuisgebruik is de geteste Mac mini een perfecte machine die alle taken razendsnel uitvoert. Dat is natuurlijk geen verrassing, dat geldt namelijk ook voor de Macs voorzien van een M1-processor. De uitvoering met een normale M2-processor hebben we niet getest, maar we hebben wel andere Macs met een M2-processor getest waardoor we een idee hebben van de prestaties van de goedkopere configuraties.

We hebben de snelheid van de Mac mini getest met Geekbench 5 en Cinebench R23. In de single-core-test van Geekbench scoort de gebruikte M2 Pro 1958 punten, een score die vrijwel gelijk is aan de score van de normale M2-processor. In de multi-core-benchmark laat de M2 Pro zijn kracht zien met 15144 punten, een flink stuk sneller dan de al goede score van 8985 punten die de M2-procecessor eerder scoorde. Cinebench R23 bevestigt dat de M2 Pro sneller is dan de normale M2. De single-core-score van 1649 punten is zo’n vier procent sneller dan de 1584 punten die de normale M2 scoort. Op multicoregebied laat de M2 Pro met 14822 punten zien dat het een echte krachtpatser is. Een score die bijna 70 procent hoger is dan de 8735 punten die een normale M2-processor scoort. Die normale M2-processor is al meer dan snel genoeg voor alle taken die je thuis wilt uitvoeren, de geteste uitvoering met M2 Pro-processor is echt een workstation voor (grafische) professionals. Die kracht is ook constant beschikbaar, na een langdurige benchmark van een half uur scoort de Mac mini vrijwel identiek. Al die kracht is bovendien verpakt in een opvallend stille computer. De Mac mini bevat een ventilator, maar is in de praktijk stil. Zelf bij langdurige benchmarks hoor je de ventilator niet. Dat die ventilator toch draait, hoor je alleen als je je oor zo ongeveer bovenop de behuizing legt.

We hebben het zelf niet kunnen testen, maar het lijkt wederom zo te zijn dat de kleinere ssd met een opslagcapaciteit van 256 GB veel minder goed presteert dan de grotere uitvoeringen. De in ons reviewexemplaar ingebouwde 2TB-ssd presteert in ieder geval uitstekend en zet lees- en schrijfsnelheden neer van 5303,7 en 6419,8 MB/s. Voor normale dagelijkse werkzaamheden zal een langzamere ssd geen probleem zijn, maar als je de Mac wil gebruiken voor grafische werkzaamheden met grote bestanden wel. Maar in dat geval kun je sowieso beter voor een grotere ssd kiezen, want een opslagcapaciteit van 256 GB is voor grafische werkzaamheden als snel te krap.

Conclusie

De Mac mini blijft een indrukwekkende desktop-pc. De gebruikte M2-processors zijn snel (en de geteste uitvoering is zelfs razendsnel) terwijl de computer toch altijd stil zijn werk doet. Een basisuitvoering met eventueel wat meer RAM of opslag lijkt ons voor veel thuisgebruikers de beste optie. In het assortiment van Apple is dat momenteel zelf al snel de interessantste desktop voor thuis. De iMac is een stuk duurder, heeft minder aansluitingen en draait nog op de oudere M1-processor. De Mac mini laat zich zoals ons testexemplaar ook configureren tot een workstation voor (grafische) professionals en is daarmee een interessant alternatief voor Apples eigen Mac Studio geworden. Al met al een prima apparaat dus voor wie een desktop-pc met macOS zoekt.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.