Multifactorauthenticatie ofwel mfa is in opkomst als een manier om accounts extra te beveiligen, zodat slechts een wachtwoord niet meer volstaat om binnen te komen. Deze methode is zonder meer veiliger, maar waterdichte garanties zijn er evenmin. We bekijken enkele uiteenlopende hackscenario’s.

Steeds meer diensten en websites dwingen gebruikers tot veiliger oplossingen op basis van multifactorauthenticatie (mfa), ook wel multi factor verification (mfv) genoemd – hoewel de termen authenticatie en verificatie niet helemaal identiek zijn.

Ook al wordt in bedrijfsomgevingen vaak adaptieve mfa toegepast, waarbij contextuele gegevens en bedrijfsregels bepalen welke factoren in een gegeven situatie gebruikt moeten worden, gaat het bij de meeste mfa-implementaties om twee factoren (2fa). Hierbij heb je naast iets wat je kent of weet, zoals een pincode of een wachtwoord, ook een factor nodig die je bezit, zoals een usb-token of een smartcard, of een die je ‘bent’. Bij dit laatste gaat het dan om biometrische authenticatie, zoals een vingerafdruk of een retinascan. 

Heel wat diensten en websites spreken wel over 2fa, maar laten een gebruiker inloggen met twee factoren van hetzelfde type. Over het algemeen tweemaal iets wat je kent. In die gevallen hebben we het (slechts) over tweestapsauthenticatie.

Het mag duidelijk zijn dat mfa (en 2fa) absoluut veiliger is dan sfa (singlefactorauthenticatie, dus alleen een wachtwoord bijvoorbeel), en producenten pakken daarom graag uit met de claim dat hun mfa-oplossing nog nooit is gehackt. Maar zelfs áls dat zo is, dan kunnen er de volgende dag wellicht wél kwetsbaarheden worden gevonden, of dat nu door pentesting, fuzz testing, een kwetsbaarhedenscan of threat modeling gebeurt. Bij threat modeling worden alle denkbare bedreigingen geïdentificeerd, vervolgens geprioriteerd en (hopelijk) ook opgelost.

Mfa-componenten

Het grootste veiligheidsprobleem met mfa blijft wel dat zo’n oplossing allerlei ondersteunende componenten en infrastructuren bevat waar de producent van de mfa-oplossing geen controle over heeft. Veiligheidsexpert Roger Grimes hamert er in zijn uitstekende boek ‘Hacking Multifactor Authentication’ voortdurend op dat zowat elk onderdeel op een of andere manier vatbaar is voor hacking. We beperken ons hier tot twee componenten.

Zo is een van de eerste fasen in een mfa-proces de initiële registratie, ook wel provisioning of enrollment genoemd. Dat gebeurt via een identity provider die op basis van enkele unieke attributen de identiteit van de aanvrager hoort te bevestigen. Helaas bewijst de praktijk vaak anders. Zo vertrouwen veel services op ‘geverifieerde’ accounts van Google of Facebook, terwijl er massale hoeveelheden frauduleuze accounts actief zijn. 

Of neem een op zich degelijk systeem als PGP (Pretty Good Privacy). Ook hier zetten frauduleuze gebruikers publieke sleutels van anderen in, omdat ontvangers toch zelden de geldigheid van de bijhorende digitale handtekening checken.

©PXimport

Hardware is uiteraard ook een onmisbare component in mfa-implementaties, en of het nu gaat om computers, telefoons of netwerkinterfaces, hardware blijkt altijd wel te compromitteren, waarna het authenticatieproces niet langer betrouwbaar is.

Initiatieven als Trusted Computing proberen dat tegen te gaan en ervoor te zorgen dat elke niet-geautoriseerde aanpassing wordt gedetecteerd. Een typisch voorbeeld is het Trusted Boot-proces van Windows 10, waarbij de bootchip-code van de UEFI-firmware digitaal is ondertekend en elke daaropvolgende hardwarecomponent op de vorige vertrouwt om zijn eigen handtekening te verifiëren, tot Windows is opgestart.

Social engineering

De meeste mfa-aanvallen blijken een mix te zijn van social engineering-technieken en zuiver technische malversaties, waarbij de eerste vaak het pad effenen voor de tweede.

Social engineering zou in al zijn varianten, zoals spear phishing, vishing (phishing over voice) en smishing (phishing via sms), voor zo’n 80 procent van alle digitale inbreuken verantwoordelijk zijn. Ook mfa-oplossingen zijn zeker niet immuun voor dit type aanvallen.

Het meest populair is de truc waarbij een gebruiker via phishing naar een valse site wordt gelokt die niet zelden voorzien is van een geldig digitaal certificaat, dankzij gratis diensten als Let’s Encrypt. Zo’n site imiteert een legitieme site waarop de gebruiker zich aanmeldt met mfa, bijvoorbeeld op basis van de Google Authenticator-app. Zodra het wachtwoord en de gegenereerde code zijn ingevoerd, vraagt de valse site om extra beveiligingsinformatie, zoals wachtwoordherstel- of creditcardgegevens, en pas daarna wordt de gebruiker alsnog naar de echte site doorverwezen.

Een andere, vaak toegepaste social engineering-truc is als een scammer iemand opbelt of een bericht stuurt, zogezegd uit naam van zijn financiële instelling. De scammer waarschuwt de gebruiker dat er frauduleuze transacties zijn vastgesteld, maar dat de instelling die kan blokkeren zodra de gebruiker zijn inloggegevens ter verificatie heeft doorgegeven.

©PXimport

Met deze gegevens kan de scammer het gebruikersaccount nu in herstelmodus plaatsen; alsof je je wachtwoord vergeten bent. Veel mfa-aanbieders bieden alternatieve authenticatiemethodes aan als het een legitieme gebruiker niet meer lukt zich aan te melden. Helaas zijn deze back-up-authenticatieprocedures meestal weinig dwingend.

Door de herstelmodus zal de nietsvermoedende gebruiker bijvoorbeeld een nieuwe code op een alternatief e-mailadres doorgestuurd krijgen. In het slechtste geval kan zo’n code zelfs naar een niet eerder geregistreerd e-mailadres worden verstuurd, wat het de scammer wel heel makkelijk maakt, aangezien hij dan een eigen adres kan invullen. In het andere geval meldt de scammer aan de gebruiker dat ook deze code ter verificatie moet worden doorgestuurd, waarna hij met die code het account kan overnemen.

Heel wat diensten laten de gebruiker in de herstelmodus een aantal vooraf beantwoorde persoonlijke vragen oplossen. Vragen als je geboortedatum, je postcode en de locatie van de eerste ontmoeting met je partner. Stemmen de antwoorden overeen, dan gaat zo’n dienst ervan uit dat het om de legitieme gebruiker gaat. Deze drie herstelvragen volstonden bijvoorbeeld om het e-mailaccount van oud-vicepresidentskandidate Sarah Palin over te nemen.

De moraal van dit verhaal: als het ook maar enigszins mogelijk is, vermijd dan de persoonlijke vragen voor de herstelmodus. Maak je er toch gebruik van, verzin dan bij voorkeur specifieke antwoorden voor iedere website en bewaar ze in een wachtwoordbeheerder.

Brute force

Ook zijn er nog altijd accounts die zich via ‘brute force’-technieken laten hacken. Hierbij worden talloze pogingen met telkens andere wachtwoorden of pincodes uitgevoerd tot de login slaagt. Dat kan zowel handmatig als met geautomatiseerde tools, zoals L0phtcrack, John the Ripper of Burp Suite. Zo werd met Burp Suite bijvoorbeeld een mfa-oplossing op basis van een otp (one-time password) gehackt. 

De hacker ontving een otp-verzoek, en na een analyse van het bewuste pakket wist hij dat er een code van zes cijfers werd verwacht. Hij sluisde het pakket door naar het tabblad Intruder van de Burp Suite, waar hij het bewuste otp-veld via brute force door diverse mogelijke combinaties liet vervangen tot de otp door de server werd geaccepteerd.

©PXimport

Een min of meer vergelijkbare poging op de otp-oplossing van Instagram werd succesvol uitgevoerd door een whitehat-hacker (die daarvoor een bug bounty van 30.000 dollar van Facebook ontving). Ook deze service verwachtte een code van zes cijfers voor de 2fa – binnen de otp-verlooptijd van 10 minuten. Bovendien liet Instagram niet meer dan 250 pogingen toe per ip-adres.

Wel bleek het mogelijk tot 500 pogingen te ondernemen wanneer er afwisselend een ander ip-adres werd gebruikt. Voor 150 dollar kon de hacker via een cloudservice-provider ten slotte de brute force-aanval uitvoeren, vanaf zo’n 4000 ip-adressen tegelijk.

Mite en mitb

Een andere manier om gegevens buit te maken, zijn mitm-aanvallen (man-in-the-middle), maar uiteraard zijn er ook mite-aanvallen mogelijk. Dat staat voor man-in-the-endpoint, waarbij een hacker erin slaagt een toestel van de gebruiker zelf te compromitteren. Het zal je weinig verbazen dat in zo’n scenario eigenlijk geen enkele communicatiewijze nog betrouwbaar is, en dus ook mta niet.

Zo’n mite-aanval vinden we bijvoorbeeld vaak terug bij banking trojans. Hierbij wordt in de lokale pc met behulp van social engineering of drive-by-downloads eerst een trojan geïnstalleerd. Die monitort heimelijk wat er in de browser gebeurt (man-in-the-browser, mitb). Wanneer er een trefwoord herkend wordt dat aangeeft dat de gebruiker zich aanmeldt bij een bancaire instelling, start de trojan een tweede, verborgen browsersessie. Zodra de gebruiker – al dan niet via mfa – is aangemeld en zijn rekeningen bekijkt, wijzigt de trojan stiekem de accountinformatie en doet een bankoverschrijving naar een frauduleus bankaccount. Vraagt de bank om nadere uitleg, dan komt die automatisch terecht bij de hackers.

Om deze praktijken tegen te gaan, stuurden banken bij wijze van mfa authenticatiecodes door, gelinkt aan een specifieke transactie. Aanvankelijk hielp dat, maar de banking trojans pasten zich aan. Voortaan wachtten ze tot de gebruiker zelf een banktransactie deed, om dan in het geniep alleen de eigen transactie naar de bank te verzenden. Die stuurde daarop de mfa-code voor de frauduleuze transactie door en de gebruiker tikte die nietsvermoedend in.

©PXimport

Namespace hijacking

Een ‘namespace’ verwijst naar een gedeeld systeem waarbinnen objecten op een specifieke wijze opgeslagen en gelokaliseerd worden. Bekende namespaces zijn bijvoorbeeld AD (Active Directory in domeinnetwerken), LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) en DNS (Domain Name System). Deze laatste zet webadressen om in de bijhorende ip-hostadressen en is daarmee een gewild doelwit voor allerlei aanvallen, waaronder DNS-hijacking.

We beperken ons hier tot een paar veelgebruikte methodes, waarvan de eenvoudigste de zogenoemde ‘doppelganger domains’ zijn. Dat zijn domeinnamen die bijna identiek zijn aan bekende exemplaren, zoals www.arnazon.com (in plaats van amazon), www.llnkedin.com (linkedin) en www.micosoft.com (microsoft). Iets technischer is malware die de instellingen van de DNS-client aanpast, meestal door de DNS-server bij de gebruiker te wijzigen of door het hosts-bestand van malafide ingangen te voorzien.

 Dit laatste kun je in Windows snel zelf uitzoeken. Druk op Windows-toets+R en voer %windir%\system32\drivers\etc in. Versleep het bestand hosts naar je bureaublad en open dit in Kladblok. Voeg de regel <ip-adres> <hostnaam> toe, met het ip-adres van een andere webserver dan die van de hostnaam). Sla het bestand op, versleep het weer naar de originele submap en sta de operatie toe. 

Herstart je pc en tik de hostnaam in je browser in. Je wordt nu omgeleid naar de webserver van het ip-adres. Een andere populaire techniek zijn de domain hijacks. Een hacker slaagt erdan in een ‘authoritative’ DNS-server over te nemen (wellicht via het account van een DNS-beheerder), waarna hij het ip-adres van een DNS-record naar een onbetrouwbare locatie laat verwijzen.

©PXimport

Access token

Wanneer een gebruiker zich succesvol authenticeert, genereren de meeste authenticatiesystemen een access (control) token en sturen dat door naar (het betreffende proces van) die gebruiker. Zo’n token kan de vorm aannemen van bijvoorbeeld een Kerberos-ticket (in een Windows-netwerk), maar kan net zo goed een html-cookie zijn, bijvoorbeeld als de gebruiker zich bij een website wil aanmelden. Dit token zorgt ervoor dat de gebruiker zich voor de daaropvolgende handelingen binnen dezelfde sessie niet telkens opnieuw hoeft aan te melden.

Natuurlijk, wie zo’n access token in handen krijgt, kan zich dus binnen zo’n sessie voordoen als de legitieme gebruiker (session hijacking). Dat kan in principe op twee manieren. Zo zijn er nog altijd heel wat websites die eenvoudig te raden sessie-ID’s gebruiken, zodat ze makkelijk kunnen worden gereproduceerd. Maar tokens stelen is vaak nog eenvoudiger, bijvoorbeeld door het kapen van een netwerksessie met tools als het reeds eerder vermelde Burp Suite of WebScarab (een onderdeel van Kali Linux). 

In feite komt dit neer op een mitm-aanval. Zo’n opzet is bijvoorbeeld mogelijk wanneer de hacker ongemerkt een proxy node opzet die alle commando’s van de client en de server naar de andere partij doorstuurt. In een lan kan dat bijvoorbeeld via arp poisoning. Loopt de communicatie over internet, dan kan de gebruiker bijvoorbeeld via phishing of met een doppelganger domain naar de malafide proxy worden gelokt waar alle input van de gebruiker, waaronder zijn mfa-authenticatie, in het geheim wordt doorgestuurd naar de echte doelsite (en omgekeerd).

©PXimport

Onbetrouwbare software

Soms maken de ontwikkelaars van mfa-oplossingen of van een van de ondersteunende componenten hackers het ongewild makkelijk. Er duiken namelijk nog vrij vaak kwetsbaarheden op in zulke software. Hier vind je een lijst met veelvoorkomende software-onvolkomenheden, specifiek voor authenticatie-doeleinden.

Wil je zelf uitzoeken of er hiaten zijn gevonden bij een (authenticatie-)product of softwareproducent, raadpleeg dan de CVE Details-database (Common Vulnerability and Exposures). Hier zie je ook de meest gebruikelijke programmeerfouten. We beperken ons hier tot twee bekende types: xss en buffer overflow.

Xss staat voor cross-site scripting en is een aanval op basis van code-injectie aan de clientzijde. Deze injectie kan bijvoorbeeld plaatsvinden wanneer je een webpagina met een malafide code bezoekt (persistent xss) of er via een ‘foute’ link terechtkomt (reflected xss). Bij deze laatste zijn dan aan het einde van de url extra parameters toegevoegd die door de server als commando’s worden geïnterpreteerd. Die kunnen er bijvoorbeeld voor zorgen dat de gebruiker stiekem naar een andere site wordt omgeleid.

Het andere type, buffer overflow, is bijna net zo oud als het programmeren zelf. Hierbij wordt bijvoorbeeld aan een listening service andere dan de verwachte en ook meer data doorgespeeld, waardoor deze input niet alleen de voorziene dataruimte opvult, maar ook de coderuimte, zodat de programma-instructies van de hacker worden uitgevoerd.

©PXimport

Fysieke aanval

Xss en buffer overflow zijn dus ongewilde bugs door ontwikkelaars van mfa-oplossingen, maar aan de andere kant van het spectrum bevinden zich de doelbewuste hardware-manipulaties door hackers. Dat kan zo simpel zijn als ‘schoudersurfen’ (meekijken over de schouder van een weinig alerte gebruiker – daarom ook hangen er doorgaans spiegels bij bankautomaten) of diefstal van het mfa-apparaat, zoals een totp-apparaat (time-based one-time password). Maar het kan ook veel geavanceerder, tot zogenoemde side-channel attacks (laterale kanaalaanvallen) aan toe.

Bij zo’n aanval wordt informatie verkregen door de fysieke implementatie van een systeem, zoals een specifiek energieverbruik, ultrasone emanaties (van beeldschermen) of elektromagnetische lekken. Op deze site kun je meer technische details lezen over een side-channel-aanval van begin 2021 op de security keys van Google Titan en YubiKey op basis van elektromagnetische straling.

Of wat tenslotte te denken van cold boot-aanvallen, waarbij geheugenchips zoals de TPM-chip (Trusted Platform Module) worden bespoten met vrieslucht, zodat de inhoud van de chips even behouden blijft – waaronder bijvoorbeeld de (decryptie)sleutel van een encryptietool als BitLocker. Vervolgens kan een hacker de inhoud van die chips met speciale software naar een ander apparaat kopiëren en daar uitlezen om zo de sleutel te bemachtigen. 

Dergelijke aanvallen zijn al met succes gedemonstreerd en ook op YouTube vind je hier aardig wat video’s over. Net zoals over vele andere aanvallen waarmee ook mfa-oplossingen te omzeilen zijn.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).