In de praktijk valt het niet zo op, maar de doorontwikkeling van Windows 10 is grotendeels afhankelijk van zijn eigen gebruikers. Microsoft laat namelijk nieuwe functies als eerste door bèta-testers uitproberen. Deze dappere strijders heten Windows 10 Insiders. En het leuke is, ook jij kunt er eentje zijn!

Tip 01: Windows Insider

Als Windows 10-gebruiker ben je waarschijnlijk wel gewend dat het besturingssysteem dikwijls van updates wordt voorzien. Wat je misschien niet wist, is dat menig andere gebruiker die updates al veel langer heeft dan jij. Updates komen namelijk eerder op je computer binnen zodra je aangemeld bent voor het Windows Insider-programma. Je krijgt op dit gebied dus voorrang van Microsoft. Soms betekent dit dat je al maanden van tevoren aan de slag mag met nieuwe Windows 10-programma’s, zoals de 3D-versie van Paint. Die software staat eigenlijk pas gepland voor de Creators Update, die in de lenteperiode van 2017 voor alle gebruikers wordt gelanceerd. Maar het kan ook voorkomen dat Microsoft functies test die het uiteindelijk toch niet redden – bijvoorbeeld omdat ze te veel problemen veroorzaken.

©PXimport

Tip 02: Weeg de risico’s af

Je vermoedt het al: het installeren van deze updates is niet zonder risico. De testversies van Windows 10 (Insider-builds geheten) zijn lang niet altijd even stabiel. Je moet je dus niet laten afschrikken door problemen met drivers die je eerst niet had, of door software die ineens niet meer naar behoren werkt. Als Insider is het namelijk juist aan jou de taak om Microsoft hiervan op de hoogte te brengen, om zodoende mee te werken aan een oplossing. Je kunt er ook voor kiezen om Insider-builds alleen te installeren op een tweede (knutsel)-pc, in plaats van de computer die je dagelijks nodig hebt. Mocht er iets misgaan, dan heb je altijd nog een pc om op terug te vallen. Ook kun je met een gerust hart de nieuwste updates installeren, omdat je belangrijke bestanden dan toch veilig op een andere computer geparkeerd staan.

©PXimport

Tip 03: Voorbereidingen

Nieuwe Windows Insider-builds kunnen je pc dusdanig in de war brengen dat je op den duur wellicht terug wilt naar een vorige versie van Windows 10, of zelfs een hele schone installatie overweegt. Het is dan ook aan te raden om voordat je aan dit avontuur begint, eerst een back-up van je belangrijke bestanden te maken – bijvoorbeeld op een externe schijf. Mocht er dan iets misgaan tijdens of na de installatie van een Windows Insider-update, dan heb je die bestanden in elk geval nog achter de hand. Je kunt je belangrijke bestanden ook kwijt in de cloud. Dat kan vanuit Windows 10 zelf gemakkelijk dankzij de OneDrive-integratie, maar je kunt ook denken aan Google Drive of Dropbox.

©PXimport

Tip 04: Updaten

Wanneer je deze workshop volgt, is het van belang dat je huidige Windows 10-installatie up-to-date is. In eerdere versies van Windows 10 verloopt de procedure namelijk op een andere manier. We gaan ervan uit dat in ieder geval de Anniversary Update op je systeem aanwezig is, die door Microsoft sinds augustus vorig jaar wordt aangeboden. Om te achterhalen op welke versie van Windows 10 je zit, ga je naar Instellingen / Systeem / Info. Achter Versie hoort 1607 te staan. Als dit niet zo is, ga dan naar Instellingen / Bijwerkenen beveiliging / Windows Update en download hier net zolang updates (met tussendoor eventueel herstarten van je computer) tot je de volgende boodschap ziet: “Uw apparaat is up-to-date”. Lukt dat niet? Ga dan hiernaartoe en download onder Update nu een aparte update-tool. Op die manier wordt ook de nieuwste Windows 10-versie geïnstalleerd.

©PXimport

Tip 05: Aanmelden Insider

Je kunt pas meedoen aan het Insider-programma van Windows 10 zodra je je daarvoor hebt aangemeld met een Microsoft-account. Ga eerst naar https://insider.windows.com en druk op Aan de slag. Voer vervolgens de inloggegevens in van je Microsoft-account. Zodra je de boodschap “Welkom bij het programma, insider” voorgeschoteld krijgt, hoef je verder in principe niets meer te doen. Druk je hier nog op de paarse knop Pc, dan kom je op een pagina uit waar Microsoft je aan het programmaatje uit de vorige tip helpt voor het updaten van Windows 10. Als je met deze tips als tot zover bent gekomen, is dat niet meer nodig.

Tip 06: Koppel je account

Je staat nu bijna op het punt om Insider-builds te ontvangen, maar eerst moet je Microsoft-account aan je Windows 10-installatie koppelen. Dat doe je onder Instellingen / Bijwerken en beveiliging / Windows Insider-programma / Windows Insider-account. Druk hier op Een Microsoft-account koppelen en log vervolgens in met je gebruikelijke gegevens.

©PXimport

Windows Insider: Ook mobiel!

Tip 07: Ontvang builds

Goed, nu is het eindelijk zo ver. Klik in hetzelfde submenu onder Insider Preview-builds ontvangen op Aan de slag. Er opent een blauw schermpje, waar Microsoft je nog eens op de hoogte brengt van de risico’s. Druk op Volgende en kies er in het volgende scherm voor om de computer opnieuw op te starten. Nu is het een kwestie van wachten. Het kan tot 24 uur duren voor de eerste Windows Insider-update op je computer binnenkomt. Dit gebeurt op dezelfde manier als reguliere updates. Na de eerste update zie je op je rechtsonder op je desktop twee regels tekst: “Windows 10 Home / Pro Insider Preview”, gevolgd door “Evaluatie-exemplaar” en het huidige build-nummer. Zo weet je te allen tijde welke Insider-versie op je systeem aanwezig is.

©PXimport

Tip 08: Insider-niveau

In principe ben je nu klaar, maar standaard krijg je nog altijd niet als allereerste de nieuwste updates binnen. Als je dat wel wilt, is inschrijven voor de zogeheten ‘fast ring’ vereist. Dit is het distributiekanaal waar updates als eerste en snelste in opduiken, vaak zelfs op wekelijkse basis. Het standaard ingestelde insider-niveau is de slow ring. De updates die hierop binnenkomen, zijn reeds getest door Insiders in de fast ring. De kans op bugs is daardoor veel kleiner, maar het wachten duurt dan wel langer. Daarnaast is er nog de langzaamste Release Preview-ring. Je kiest zelf welk Insider-niveau het beste bij je past onder Instellingen / Bijwerken en beveiliging / Windows Insider-programma / Insider-niveau kiezen. Je kunt dit overigens later altijd weer wijzigen.

©PXimport

Tip 09: Wat is er nieuw?

Je kunt op verschillende manieren op de hoogte blijven van de nieuwe Windows 10-functies. Zodra er een nieuwe build wordt gelanceerd, meldt Microsoft namelijk altijd wat je ervan kunt verwachten. Houd daarvoor https://blogs.windows.com goed in de gaten, of gebruik de Feedback-hub die standaard in Windows 10 aanwezig is. Je vindt deze simpelweg in het startmenu terug door te zoeken naar feedback. Na aanmelding met je Microsoft-account zie je in de linkerkolom van de app verscheidene icoontjes. Klik vervolgens op de luidspreker om een handige lijst met aankondigingen te vinden, die overigens wel altijd in het Engels geschreven zijn.

©PXimport

Tip 10: De Feedback-hub

Als Windows Insider is het sowieso van belang dat je de Feedback-hub leert kennen. Hier breng je Microsoft namelijk op de hoogte van de problemen die je tegenkomt. Je kunt ook suggesties geven, bijvoorbeeld wanneer je bepaalde functies in Windows 10 nog mist. Open de feedback-hub vanuit het startmenu en klik op het figuurtje met het tekstballonnetje. Hier vind je een lijst met problemen die door andere gebruikers zijn aangegeven. Kom je hier een probleem tegen waar je zelf ook tegenaan loopt, klik dan op upvote. Mede dankzij het aantal ‘upvotes’ kan Microsoft zien hoeveel mensen last hebben van dezelfde bug. Het bedrijf kan er dan voor kiezen om dit probleem voorrang te geven in een volgende build. Om zelf een opmerking aan een reeds gemeld probleem toe te voegen, klik je op het onderwerp en kies je voor Opmerking schrijven. Zodra je bericht klaar is, druk je op Verzenden.

©PXimport

Tip 11: Geef je mening

Als je zelf tegen een bug aanloopt waarvan nog geen melding is gemaakt, dan kun je dat ook melden in de Feedback-hub. Voordat je dit doet, is het slim om eerst te achterhalen of andere gebruikers er niet al over geschreven hebben. Dat doe je door trefwoorden in te voeren in de zoekbalk, bovenaan in het Feedback-menu. Zit jouw probleem er nog niet tussen, klik dan op Nieuwe feedback toevoegen. Kies in het volgende scherm eerst of het een suggestie of een probleem betreft. Daaronder vul je een korte samenvatting van je boodschap in. Dit wordt later de titel van je feedback. Daaronder is nog een tekstveld, waar je het probleem extra uit de doeken kunt doen. Kies onderaan nog een categorie (bijvoorbeeld Microsoft Edge) en een subcategorie (zoals Tabbladen en vensters). Druk vervolgens op Verzenden. Het zou overigens zomaar kunnen dat Microsoft persoonlijk antwoord geeft. Dat zie je aan de melding “Er is een officieel antwoord gepost”. Dat bericht staat altijd boven alle andere meldingen.

©PXimport

Tip 12: Stoppen als Insider

Wil je geen Windows Insider meer zijn? Dan kun je jezelf uitschrijven voor het Insider-programma. Ga daarvoor naar Instellingen / Bewerken en beveiliging / Windows Insider-programma en klik op Geen Insider Preview-versies meer ontvangen. In het blauwe venster dat opent, geef je in het dropdown-menu aan hoelang je geen Insider-updates wilt krijgen – hoogstens tot 7 dagen. Dit is dus een tijdelijke oplossing.

Als je helemaal geen Insider-builds meer wilt ontvangen, is het de bedoeling om Windows 10 opnieuw te installeren. Daarna draai je namelijk weer de meest recente ‘stabiele’ versie van het besturingssysteem. Gelukkig kan dat in Windows 10 vrij eenvoudig. Ga naar Instellingen / Bijwerken en beveiliging / Systeemherstel / Deze pc opnieuw instellen / Aan de slag. Terugkeren naar een schone Windows-installatie kan zelfs met behoud van je bestanden. Maar mocht er tijdens dit proces toch iets misgaan … dan heb je als het goed is de back-up die je eerder maakte achter de hand!

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).