We leven steeds meer in een wegwerpmaatschappij. Vooral elektronica is fors in prijs gedaald. Prijsvechters als Action en Big Bazar doen goede zaken. Maar hoe komt al die tech goedkoop in de schappen? Welke prijs moeten wij daarvoor (uiteindelijk) betalen?

De jongere generatie heeft weinig moeite met het weggooien van spullen. De verleiding is dan ook groot: nooit eerder was er zoveel te koop, voor zo weinig geld. Dat de kwaliteit soms te wensen overlaat lijkt minder belangrijk. Een miskoop levert weinig financiële schade op. En als het stuk is koop je gewoon een nieuwe, zo heerst de gedachte. Als een apparaat kapot gaat pakt alleen een enthousiaste hobbyist de soldeerbout er nog bij. Veel vaker wordt een complete printplaat vervangen. Fabrikanten en importeurs doen nog minder moeite en ruilen een defect apparaat veelal om voor een nieuw exemplaar. Een vakman laten voorrijden loont de moeite niet. Maar waarom is elektronica zo goedkoop? Veel vingers wijzen naar China waar productie door de lage lonen goedkoop is, en – door het ontbreken van milieu- en veiligheidsregels – ook een stuk gemakkelijker. Maar dat is niet de enige verklaring voor de prijzenslag.

©PXimport

De Prijsvechter

Iedereen naar China

Het zijn niet alleen de lage lonen die China tot de fabriek van de wereld maken. De meeste componenten voor smartphones, pc’s en andere consumentenelektronica worden óók in China of een buurland gemaakt. Om zo’n apparaat in andere landen te assembleren zou flinke logistieke problemen opleveren en meer geld kosten. Ook gekwalificeerd personeel is in China veel gemakkelijker te vinden. Het begint zelfs steeds meer een kenniseconomie te worden. Er lijkt geen weg meer terug. Het heeft voor een industriële leegloop in andere landen gezorgd. Ook de Nederlandse regio’s die vóór 1988 floreerden in de maakindustrie kregen grote klappen sinds China op de wereldmarkt is. Economen spreken niet voor niets van een ‘China shock’. Veel spullen die in Nederland werden gemaakt zijn uit de markt gedrukt door China. De laatste tijd willen echter steeds meer landen de eigen economie beschermen, bijvoorbeeld door handelsbarrières op te werpen en importtarieven in te stellen. De Verenigde Staten met president Donald Trump lopen daarbij voorop. In Nederland zou het deels de ‘ruk naar rechts’ verklaren.

Grondstoffen belangrijk(er)

Wat de aantrekkingskracht van China nog groter maakt is de zeer ruime beschikbaarheid van belangrijke grondstoffen. China is bijvoorbeeld een belangrijke producent van germanium, wolfraam en antimonium en één van de grootste producenten van grafiet, een belangrijk ingrediënt voor accu’s. Van een groep zeldzame grondstoffen, waaronder het gewilde Neodymium, maar ook Lanthaan, Dysprosium en Cerium produceert China wereldwijd met ruim 97 procent veruit het meest. Voor de productie van consumentenelektronica, maar ook bijvoorbeeld windturbines, zonnecellen en elektrische auto’s zijn die grondstoffen essentieel. Zo bevat een Toyota Prius bijvoorbeeld twee kilo Neodymium in de elektromotor en vijftien kilo Lanthaan in de speciale batterijen. China slaagde er lang tijd in de export van die zeldzame grondstoffen te beperken. Alleen door naar China te verhuizen konden bedrijven de grondstoffen tegen de veel lagere lokale prijs krijgen. Ook diesel en elektriciteit worden er tegen bodemprijzen aangeboden, bijna nergens kan het goedkoper. Het zijn tegenwoordig niet de arbeidskosten, maar juist de grondstofprijzen die de winstmarge bepalen.

Miniaturisatie

Een belangrijke historische reden voor het goedkoper worden van elektronica is natuurlijk de snelle technologische vooruitgang, zeker op het gebied van chips. Gordon Moore, een van de oprichters van chipfabrikant Intel, riep het al in 1965. De Wet van Moore, wat eigenlijk meer een voorspelling was, stelt dat het aantal transistors in een geïntegreerde schakeling door de technologische vooruitgang grofweg elk jaar (in 1975 bijgesteld naar elke twee jaar) verdubbelt. De chips worden dus elke twee jaar twee keer zo klein. Maar dat niet alleen: de nieuwe generaties zijn ook zuiniger, sneller, functioneler en goedkoper dan hun voorgangers. De economische levensduur is kort waardoor producten relatief snel worden vervangen. Inmiddels is dit wel flink geremd: de industrie loopt tegen de grenzen aan van wat er mogelijk is met de huidige technologieën. De stroomdraadjes worden bijvoorbeeld bijna te dun (zo’n 14 nanometer) om nog goed te kunnen werken. Er zit nog een beetje rek in, maar door de complexere productie en hogere kosten levert het weinig winst op. Een belangrijkere ontwikkeling is dat chips naast digitale functies als rekenkracht en geheugen ook steeds meer analoge functies bevatten. Denk aan antennes voor draadloze communicatie (zoals wifi, bluetooth en gps) en diverse sensoren. Je hoort daarom soms de term More than Moore. Veel elektronica wordt dankzij zulke chips opgebouwd rondom één centrale chip, ook wel system-on-a-chip (SoC) genoemd. Zulke ‘ingebedde’ systemen vind je in steeds meer producten, waaronder naast smartphones en tablets ook bijvoorbeeld ip-camera’s, kopieermachines en wasmachines.

©PXimport

Massaproductie

Wat je in het groot kan maken is goedkoper. Machines nemen het merendeel van het werk uit handen. De paar werknemers die nog nodig zijn werken efficiënt aan één taak. Behalve de producten zelf rollen ook de onderdelen die daarin worden gebruikt ergens massaal van de band. Zo zijn veel smartphones bijvoorbeeld rondom een Snapdragon (SoC) van Qualcomm gebouwd. Zijn de investeringskosten voor een productielijn eenmaal terugverdiend, dan kan de prijs nog verder omlaag. De goedkoopste tv’s en monitoren zijn altijd die met de meest gangbare schermdiagonaal. Voor handelaren geldt ook de wet van de grote getallen. Ze krijgen alleen de laagste prijs als ze massaal inkopen. Het gevolg is een stuwmeer aan goedkope spullen, die allemaal verkocht moeten worden. Gaat de verkoop toch minder dan verwacht? Dan gaat de prijs omlaag om de vraag te stimuleren, zoals recent nog bij de 3d-tv. China helpt ook graag een handje mee: zo verstrekt de overheid een subsidie van 13 procent op huishoudelijke artikelen als wasmachines, koelkasten en televisietoestellen en krijgen kopers van een elektrische auto in sommige steden (van Chinese afkomst uiteraard) zelfs 32 procent korting. Verder zorgt een stevige concurrentie tussen fabrikanten zelf voor prijsschommelingen. De smartphone is daarvan een goed voorbeeld. Door die marktwerking worden smartphones op het moment overigens duurder (zie kader). Er is weliswaar veel aanbod, maar ook genoeg vraag én er zijn genoeg mensen die het grote bedrag ervoor over hebben.

Smartphones steeds duurder

Lage verzendkosten

Bij een webshop in Nederland betaal je vrij stevige verzendkosten, zelfs als die winkel bij jou om de hoek zit. Opvallend genoeg geldt dat niet voor Chinese webwinkels. Zelfs als je een kabeltje van een paar euro koopt hoef je geen verzendkosten af te rekenen. Hoe kan dit nu precies? Inmenging van de Chinese overheid speelt hierbij een grote rol. Zij wil graag een economische grootmacht worden en houdt de exportkosten daarom zo laag mogelijk (terwijl ze met hoge importkosten vaak juist de eigen markt beschermt). Dat kan ze ook gemakkelijk, want China Post - de grootste vervoerder - is een staatsbedrijf. Verkopers betalen uiteraard verzendkosten, maar dat gaat om lage bedragen. Sommige webshops verkopen dusdanig grote aantallen dat ze speciale prijsafspraken kunnen maken. Wat ook helpt is dat er geen haast achter zit. Het is prima als een pakje pas na enkele weken wordt bezorgd. Dus er wordt gewacht tot een container gevuld is voor vervoer per schip. Veel fabrieken staan al dicht bij een haven. De Chinese postbedrijven moeten uiteraard wel afspraken met de Nederlandse postbedrijven maken. Maar omdat China als ontwikkelingsmarkt wordt aangemerkt krijgen Chinese vervoerders veel korting. Je betaalt de verzendkosten uiteindelijk natuurlijk wel zelf, maar het zit al bij de prijs in. Let wel op mogelijke extra kosten voor invoerrechten en btw, bij bedragen boven de 22 euro.

Pas op voor miskoop

Kantelpunt lijkt bereikt

Een neveneffect van de sterke groei van de economie in China is dat het zelf steeds meer een consumptiemaatschappij aan het worden is. Lonen stijgen en het wordt voor fabrieken lastiger om personeel te vinden. Ook dreigen er tekorten, die in sommige gevallen overigens tijdelijk zijn. Zo zorgen de nieuwe randloze schermen in smartphones en de Europese honger naar mega-tv’s voor een tekort aan schermen. In China wordt momenteel een groot aantal fabrieken voor schermen gebouwd, vooral om aan de Chinese vraag te voldoen, die over een paar jaar juist weer een overproductie hebben. Door de opmars van elektrisch rijden zijn er snel veel meer accu’s nodig. Fabrieken schieten uit de grond in met name Azië en de Verenigde Staten. Er dreigt wel een ander tekort, dat ironisch genoeg in eerste instantie de groene initiatieven als elektrisch rijden en windturbines lijkt te raken: belangrijke grondstoffen raken op.

©PXimport

Grondstoffen schaarste

Grondstoffen zijn voor productielanden van enorm belang, waardoor ook China veel buiten de eigen grenzen investeert, met name in Zuid-Amerika en Afrika. De grondstoffen zijn er weliswaar vaak wel, maar het kost veel te veel energie om ze te winnen, omdat de stoffen te diep zitten of de concentraties te laag zijn. Ook levert het grote milieuschade op. Er wordt zelfs al naar de zeebodem en andere planeten gekeken als toekomstige vindplaatsen. Nu grondstoffen schaars worden, en prijzen stijgen, wordt het rendabel ze opnieuw te gebruiken. Er ligt genoeg: Milieu Centraal becijferde dat van de drie miljoen mobieltjes die stof verzamelen in onze ladekastjes 15.000 gouden trouwringen gemaakt kunnen worden. Door te recyclen krijgt de economische groei een stabiele basis. Niet voor niets spreekt Europa steeds meer over de wens voor een circulaire economie. Er zijn talloze initiatieven op dat vlak. Ook om andere redenen wordt de discussie over duurzaamheid steeds vaker gevoerd. Overal op aarde zijn inmiddels de sporen van de mens zichtbaar. Treffende voorbeelden daarvan zijn de plastic soep en broeikasgassen. Geologen spreken daarom zelfs over een nieuw tijdperk: het Antropoceen, ofwel het tijdperk van de mens. Helaas is dat óók de prijs die we betalen voor onze elektronica.

©PXimport

Conclusie

China drijft al lang niet meer op oude ambachten. Bijna alles wordt gemaakt in het land, dat inmiddels de fabriek van de wereld wordt genoemd. De lage lonen hebben dit aangejaagd maar zeker zo belangrijk zijn de ruime beschikbaarheid van belangrijke grondstoffen en de subsidies op energie, grondstoffen en vervoer. China doet er zelf immers ook alles aan om een wereldmacht te worden. Dit, en de razendsnelle technologische ontwikkelingen, zorgen ervoor dat prijzen voor elektronica door de jaren heen fors zijn gedaald. Door de hoge lonen hier is reparatie zelden interessant. Ook is een apparaat voordat je het weet al weer opgevolgd door een beter, goedkoper en zuiniger model. De technologische ontwikkelingen gaan tegenwoordig wel een stuk minder hard. Er zijn snel nieuwe technologische innovaties nodig om het proces in stand te kunnen houden. Daarnaast dreigen snel tekorten aan belangrijke grondstoffen. We moeten daarom zuiniger omgaan met onze bronnen. Grote kans dat de innovaties ook uit China gaan komen: het land kopieert niet alleen, het innoveert tegenwoordig ook, met dank aan de zeer sterke kenniseconomie die het heeft opgebouwd.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).