De Meeting Owl 3 is een 360graden-vergadercamera die in één keer de hele vergaderruimte in beeld brengt en deelnemers die aan het woord zijn uitlicht. Zo hebben zij die vanaf een andere locatie inbellen een beter overzicht van alle collega's in de normale vergaderruimte. Het ideale product voor je vergaderkamer?

De Meeting Owl 3 is de opvolger van de Meeting Owl Pro en is een 360graden-vergadercamera. Het apparaat heeft het formaat van een flinke bluetooth-luidspreker en lijkt afgezien van de camera op de bovenkant ook op de typische slimme speaker. Dat komt doordat de cilinder grotendeels met stof is omhuld. Aan twee kanten is er een inkeping in het stof gemaakt met daaronder het logo van Owl Labs. 

Als de camera actief is, verschijnen er naast beide inkepingen twee lichtgevende oogjes en doet de inkeping dienst als neus. Het apparaat is dan zoals de naam suggereert een uil en dat is grappig gevonden. De camera krijgt zo ook wat meer persoonlijkheid, waardoor het wellicht minder ongemakkelijk is om er tegen te praten.

©PXimport

Eindelijk usb-c

Een belangrijk kritiekpunt op de vorige Meeting Owl Pro is verbeterd: de Meeting Owl 3 wordt via usb-c aangesloten. Er wordt een usb-c-naar-usb-c-kabel meegeleverd, een adapter naar usb-a ontbreekt dan overigens weer. De usb-kabel is twee meter lang en de kabel naar het voedingsblok is anderhalve meter, waarna het netsnoer ook nog eens zo’n anderhalve meter lang is. Die losse voeding is van het formaatje laptopvoeding en past niet helemaal bij het fraaie uiterlijk van het apparaat zelf. 

Al met al heb je wel genoeg kabellengte om niet snel in de knoei te komen. Zowel de usb-c-poort als voedingspoort zijn weggewerkt op de onderkant. Fraai als het eenmaal staat, maar het is wel even pielen om de stekkertjes in de poortjes te krijgen. Op de onderkant is ook voorzien in een schroefdraad om de Owl op een statief of ondersteboven aan het plafond te installeren.

©PXimport

Eenvoudig in gebruik

Het is niet heel lastig om de meeting Owl in gebruik te nemen. Het apparaat wordt door je computer als een standaard webcam, luidspreker en microfoon herkend en kun je als camera- en geluidsbron selecteren in de door jou gebruikte videovergadersoftware. De computer zelf hoeft verder niets te doen voor de beeldverwerking, alle intelligentie gebeurt op de Owl zelf. 

Wel moet je de Meeting Owl altijd op een computer aansluiten om hem te gebruiken, hij kan niet zelfstandig dienst doen als client voor bijvoorbeeld Microsoft Teams. Dat had in bepaalde situaties wel handig geweest.

©PXimport

Beheer via app

Je hebt voor de installatie wel een smartphone nodig waarmee je de Owl activeert. De app (voor iOS of Android) gebruik je ook om de instellingen aan te passen. De app maakt via bluetooth verbinding met de Meeting Owl en werkt dus alleen als je relatief dichtbij bent.

©PXimport

©PXimport

©PXimport

Daarnaast kun je een simpele applicatie downloaden voor Windows of macOS die werkt zodra je de camera via usb aansluit. Met deze applicatie kun je dezelfde instellingen aanpassen als met de smartphoneapp. Er draait helaas geen webinterface op het apparaat zelf. Jammer, want dat zou handig zijn als gebruikers die app niet hebben geïnstalleerd op hun smartphone of laptop.

De Windows-applicatie staat wel in de Microsoft Store waardoor ook gebruikers van dichtgetimmerde zakelijke laptops hem doorgaans wel kunnen installeren.

©PXimport

Flexibel

Omdat de Meeting Owl niet heel groot is en eenvoudig is te installeren, kun je hem zonder al teveel moeite in verschillende ruimtes gebruiken. Een beetje lastig is dan wel dat het even pielen is om de usb-kabel en voeding aan de onderkant in de aansluiting te steken. Je kunt de kabels natuurlijk ook aangesloten laten terwijl je de Owl verplaatst. 

Het oppakken van de Meeting Owl voelt niet heel solide aan omdat praktisch het hele apparaat met stof omhuld is en die bekleding een beetje meegeeft. Het is lastig om het apparaat op te pakken zonder de stoffen bekleding vast te grijpen.

©PXimport

Extra microfoon

Als je een wat langere tafel hebt, dan kan het zijn dat de microfoon niet alle deelnemers even goed oppikt. Wanneer dat het geval is, dan kun je een extra microfoon aansluiten. Deze kun je los kopen voor 349 euro. De Expansion Mic is net als de Owl zelf voorzien van een mute-knop zodat deelnemers die in de buurt van de microfoon zitten het geluid ook kunnen dempen.

Hiervoor heeft de Meeting Owl een aansluiting op de voorkant die normaal gesproken verstopt is onder een rubber blokje. De aansluiting is van het micro-HDMI-formaat, maar heeft verder niets met video te maken. De meegeleverde kabel is zo’n tweeënhalve meter lang. Helaas heb je bij gebruik van de Expansion Mic dan wel nog een kabel over je tafel lopen.

©PXimport

Beeldkwaliteit

De Meeting Owl 3 maakt gebruik van een Full HD-beeldsensor en zendt een 1080p-videosignaal uit. Het beeld heeft op zich een goede kwaliteit, al heeft de camera wel wat last van lichtere gedeelten zoals ramen. Die worden wat uitgebeten weergegeven. Het beeld van de uitgelichte personen is wellicht wel wat minder scherp dan je zou denken. Dat komt vermoedelijk doordat het Full HD-beeld voor het hele panoramische beeld gebruikt wordt en de personen die in beeld zijn een uitsnede uit dat beeld zijn. 

De Meeting Owl probeert daarbij de personen in beeld te brengen die op dat moment actief aan de conversatie deelnemen. Er kunnen maximaal drie personen tegelijkertijd uitgelicht worden. Deelnemers mogen maximaal zo’n tweeënhalve meter van de Owl vandaan zitten om goed opgepikt te worden. In de praktijk zal je met maximaal twaalf personen kunnen vergaderen. Optioneel kan een tweede Meeting Owl gekoppeld worden voor grotere ruimtes of groepen.

©PXimport

Normaal gesproken is in een strook boven in beeld het hele 360graden-beeld zichtbaar en worden daaronder één tot drie uitsneden getoond. Via de app kun je dat 360graden-overzicht eventueel uitschakelen, maar dan verlies je wat ons betreft wel één van de handigste mogelijkheden.

Je kunt via de app verder instellen dat een deel van de ruimte genegeerd moet worden. Handig om bijvoorbeeld een deur af te dekken zodat de Owl daar niet onbedoeld op focust. Je kunt het formaat van de te negeren zone zelf aanpassen. Let er wel op dat het vervolgens niet de bedoeling is om de Owl te verplaatsen. Je kunt de Owl ook gebruiken om een presentatie te geven. Door hem wat verder van je af te zetten, zal de camera je ook automatisch volgens als je loopt en dat werkt verrassend goed.

Conclusie

De grote kracht van de Meeting Owl 3 is dat dit videovergadersysteem erg eenvoudig is te gebruiken: je sluit hem via usb aan op een pc of laptop en kunt hem vervolgens als normale camera selecteren. Alle functionaliteit werkt vervolgens vanzelf, in het dagelijks gebruik heb je de app eigenlijk niet nodig.

Die simpele werking is voor sommige gebruikers wellicht een nadeel, je hebt altijd een pc nodig om de Owl op aan te sluiten en te gebruiken. Dat zal in veel gevallen een laptop zijn van iemand die meedoet aan de vergadering, waardoor je de kabels nooit echt netjes in je ruimte kunt wegwerken en het altijd wat rommelig oogt. 

Daar staat tegenover dat je hem in iedere ruimte kunt gebruiken.  Het is uiteraard wel een echt zakelijk product, weinig consumenten zullen 1149 euro uitgeven aan een camera om te videobellen.

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).