ACHTERGROND - Je hebt waarschijnlijk wel een laptop, pc, tablet of smartphone. Als we zouden vragen wat er in deze apparaten zit, dan noem je wellicht onderdelen op als een harde schijf, processor of flashgeheugen. Slechts weinig mensen zouden gevaarlijke elementen als arseen, lood of kwik noemen.

We gaan in dit artikel in op een minder leuke kant van technologie, maar we proberen je met dit verhaal absoluut niet bang te maken. We houden van onze tech-speeltjes en uiteraard willen het liefst de lichtste en snelste notebook, de coolste smartphone, de grootste HD-televisie en het zuiverste audiosysteem.

Maar hoe mooi al deze spullen ook zijn, we kunnen niet ontkennen dat er ook een minder leuke kant aan zit. Onze elektronica bestaat uit duizenden elementen en andere grondstoffen. Vrijwel altijd zitten de genoemde gevaarlijke stoffen ingesloten in het apparaat, al komen ze meestal tijdens normaal gebruik niet vrij. Voor onszelf zijn deze gevaarlijke stoffen dan ook meestal niet zo schadelijk, maar voor- en nadat we een apparaat bezitten is dat anders.

We gaan er bij de aanschaf van een apparaat vanuit dat de enige prijs die we betalen het prijskaartje in de winkel is. Onze gadgets zitten echter vol met stoffen die het grondwater en de lucht vervuilen op de plekken waar ze gewonnen, verwerkt en afgedankt worden.

Meestal zijn de slachtoffers productiemedewerkers die de apparatuur die we hier gebruiken vervaardigen. Sommige van de gebruikte giftige stoffen komen uiteindelijk wel degelijk bij ons, de consument, terecht. Soms lekken giftige stoffen tijdens normaal gebruik uit een apparaat of wanneer het beschadigd raakt. Een gebroken beeldscherm of HD-televisie kan je bijvoorbeeld blootstellen aan kwik. En als we het breder bekijken, komt uiteindelijk iedere vervuilde rivier waar ook ter wereld uit in zee en raken de oceanen waar we allemaal afhankelijk van zijn steeds verder vervuild.

©PXimport

De Europese Unie weert of reguleert middels strenge regels de meeste van de genoemde schadelijke stoffen en beperkingen hier kunnen er voor zorgen dat bepaalde giftige stoffen wereldwijd niet of significant minder gebruikt worden. Bedrijven willen liever geen aparte productielijnen voor bijvoorbeeld de Europese Unie opzetten.

Barbara Kyle van de Electronics Takeback Coalition, een Amerikaanse organisatie die zich inzet voor groene productie en duurzame recycling, vindt dit echter niet heel goed nieuws. "Ze zijn gestopt met bepaalde chemicaliën, maar wat we niet weten, is wat ze in plaats daarvan gebruiken. De vervangers hoeven niet per se beter te zijn."

Wat kan je doen?

Wat kan je zelf doen, naast absurde maatregelen als het verkopen van je auto, het zelf verbouwen van gewassen en geen elektriciteit meer gebruiken? Ten eerste kan je met meer dan alleen financiën rekening houden als je een nieuwe gadget aanschaft. Vraag jezelf af of je een aanschaf kunt uitstellen. Als je iedere drie jaar een nieuwe smartphone aanschaft in plaats van iedere twee jaar, dan verminder je de impact met een derde.

Als tweede kan je het standpunt van de fabrikant ten opzichte van het milieu proberen te achterhalen. Als derde kan je bewust afstand doen van je kapotte of voor je achterhaalde elektronica. Kapotte elektronica gooi je uiteraard niet in de vuilnisbak, maar lever je voor recycling in bij het verkooppunt van je nieuwe aanschaf of bij de milieustraat. Soms is een milieustraat gecombineerd met een kringloopwinkel en wordt bruikbare elektronica verkocht. Je kunt ook overwegen werkende apparatuur zelf te verkopen of weg te geven.

Tot slot is het handig om geïnformeerd te zijn: wat zijn de gevaarlijke stoffen die gebruikt worden in je elektronische spulletjes? Wij hebben alvast negen van de meest zorgwekkende stoffen - zowel elementen als samenstellingen of verbindingen - op een rij gezet die in gadgets gebruikt worden.

©PXimport

Je computer, smartphone, televisie en andere elektronica bevatten hoogstwaarschijnlijk: arseen, beryllium, cadmium, lood, kwik, weekmakers, polyvinylchloride, brandvertragers en zeldzame aardmineralen.

We kunnen onze tech en daarmee onszelf al veiliger maken door ons bewust te zijn van de impact die onze gadgets hebben. Repareer gadgets indien mogelijk in plaats van ze te vervangen, verkoop ze of doneer achterhaalde spullen. Koop producten met minder verpakkingsmateriaal, koop geen goedkope producten met een korte levensduur en dank apparatuur op de juiste manier af.

Als we in staat zijn een smartphone te maken die altijd met internet verbonden is, dan zouden we toch ook zo slim moeten zijn om te voorkomen dat een telefoon op een vuilnisbelt beland als het volgende nieuwe speeltje verschijnt.

Zeldzame aardmineralen

Tenzij je het periodiek systeem voor de lol bestudeert, heb je waarschijnlijk nooit gehoord van europium, promethium, thulium of yttrium. Deze vier elementen behoren tot de zeldzame aardmineralen, ook wel zeldzame aardmetalen of gewoon zeldzame aarden genoemd.

Zoals hun naam impliceert is er lastig aan te komen, maar ze zijn wel noodzakelijk. Ze zijn onder andere terug te vinden in smartphones, magneten en HD-televisies. Ze vormen ook belangrijke ingrediënten in veel 'groene' technologie waaronder windmolens, elektrische auto's en spaarlampen.

Het delven en zuiveren van zeldzame aarden is echter alles behalve een groen proces. Het centrum van de wereldwijde delving is de stad Baotou in Binnen-Mongolië in China. De Britse publicatie Guardian Weekly zegt er het volgende over: "De vervuilde wateren van de residubekken bevatten allerlei giftige chemicaliën, maar ook radioactieve elementen zoals thorium, die, als ze worden ingeslikt kanker van de alvleesklier en longen, en leukemie veroorzaken."

Sommige bedrijven zijn op zoek naar groenere manieren voor de delving en verwerking van zeldzame aardmineralen. Hoe succesvol dergelijke inspanningen zijn blijft echter nog een open vraag.

©PXimport

Het delven van zeldzame aardmineralen om smartphones te maken kan een significante bron van milieuvervuiling zijn.

Gebromeerde vlamvertrager

Toen ze net verschenen leken chemische vlamvertragers een erg goed idee. Per slot van rekening wil je niet dat je gadgets in vlammen uitbarsten als er iets mis gaat. Maar je wilt waarschijnlijk ook niet dat je toekomstige kinderen met aangeboren afwijkingen ter wereld komen. In een ideale wereld zou het geen keuze moeten zijn tussen het een of het ander.

Gebromeerde vlamvertragers (BFR) bestaan uit verschillende chemicaliën die toegevoegd worden aan gadgets (en andere producten zoals meubels) om de kans te verminderen dat ze in brand vliegen. Veel brandvertragers waaronder polygebromeerde difenylethers (PBDE) zijn persistent en worden niet biologisch afgebroken. Zodra ze in het lichaam zitten, blijven ze ook daar.

Voor de mensen die producten vervaardigen en ontmantelen vormen ze het grootste gevaar. Het is echter ook mogelijk voor consumenten om blootgesteld te worden aan vlamvertragers, maar ironisch genoeg vooral bij brand. Je telefoon zou vlamvertragers kunnen bevatten, maar het is meer waarschijnlijk dat ze in je televisie of monitor zitten. Of in je bankstel en kinderkleding.

Veel bedrijven zijn op zoek naar alternatieven voor gebromeerde vlamvertrager en ze zijn in toenemende mate verboden. Maar of deze alternatieve vlamvertragers echt een verbetering zijn, moet toekomstig onderzoek uitwijzen.

Levenscyclus producten: de drie grootste gevaren

1 Delving

Mijnbouw vernietigt land(bouwgrond) en vervuilt vaak de lucht en het water rondom de mijn. Het delven van sommige mineralen is onmogelijk of te duur zonder het gebruik van processen die zelf al voor ernstige milieuschade zorgen.

2 Fabricage

Je hoeft de grondstoffen waaruit je apparatuur bestaat niet aan te raken. Iemand anders moet dat helaas wel en vaak wordt er gewerkt onder hoge temperaturen waarbij schadelijke stoffen eenvoudig in de lucht vervliegen. Fabrieksarbeiders leiden bovengemiddeld aan kanker en andere dodelijke ziekten.

3 Afgedankt

Je weet waarschijnlijk wel dat je oude mobieltje niet in de vuilnisbak hoort. In plaats daarvan lever je hem netjes in bij de verkoper van je nieuwe toestel of breng je hem zelf naar de milieustraat. Maar wat betekent recyclen eigenlijk? Nog te vaak betekent het dat de telefoon naar een ontwikkelingsland als Ghana wordt verscheept waar de telefoon vervolgens uit elkaar wordt gepeuterd en waardevolle grondstoffen opnieuw worden gebruikt. De rest, die vaak nog giftige zaken bevat, verdwijnt alsnog onbeschermd op een vuilnisbelt.

Polyvinylchloride (pvc)

Polyvinylchloride, doorgaans afgekort tot pvc, is een veelvoorkomend plastic dat voor allerlei dingen gebruikt wordt. De mantels van kabels zijn bijvoorbeeld van pvc gemaakt. Maar ook pijpen (pvc-buizen), langspeelplaten en sommige kleding zijn van pvc gemaakt.

Pvc is goedkoop, duurzaam en alomtegenwoordig. Maar het is volgens Casey Harrell van Greenpeace ook "de ergste van alle kunststoffen". Pvc's worden in verband gebracht met hormonale onbalans, voortplantingsproblemen en diverse vormen van kanker. Pvc's kunnen volgens Harell niet op een goede manier gerecycled worden. Hierdoor belandt oud materiaal doorgaans op een vuilnisbelt of, erger, wordt het verbrand om bijvoorbeeld het ingesloten koper te ontginnen. Als pvc verbrand wordt, kan het een schadelijke dioxine creëren.

Op vuilnisbelten lekken de chemicaliën weg en wordt grondwater besmet. Het goede nieuws is dat veel technologiebedrijven zoals Apple inmiddels gestopt zijn met het gebruik van pvc in bijvoorbeeld kabelmantels.

©PXimport

Pvc is alomtegenwoordig en veel kabels die je gebruikt hebben een mantel bestaande uit pvc en weekmakers.

Weekmakers (ftalaten)

Van zichzelf is pvc nogal stijf en daarom gaan weekmakers hand in hand met pvc. Ftalaten worden gebruikt als weekmaker en maakt pvc zacht en soepel zonder dat het in sterkte inboet. Zonder weekmakers zou een kabel met een pvc-mantel niet eenvoudig buigzaam zijn.

Weekmakers komen niet alleen voor in kabels of elektronica, maar ook in producten zoals tafelkleden, douchegordijnen en speelgoed. In de Europese Unie zijn ftalaten tegenwoordig verboden om nog in speelgoed te gebruiken, maar dat wil natuurlijk niet zeggen dat speelgoed met ftalaten niet in omloop is.

Weekmakers worden ervan verdacht om schadelijke effecten op de gezondheid te hebben. Zo zouden ze de hormoonhuishouding verstoren en worden ze gelinkt aan geboorteafwijkingen, astma en misschien borstkanker. De ftalaten bedreigen niet alleen mensen ver weg. Ze kunnen hier uit producten lekken en in het lichaam komen. Gelukkig worden door het steeds minder toepassen van pvc ook de weekmakers steeds minder gebruikt.

Beryllium

Het klinkt als een superheld: sterker dan staal, lichter dan aluminium en een heel goede geleider van elektriciteit. Voeg wat beryllium toe aan koper en je hebt een legering die zes keer zo sterk is als normaal koper. Deze sterkte maakt de legering bijzonder geschikt voor onderdelen als veren, verbindingen en printplaten.

Voor de mensen die beryllium moeten verwerken (een moeilijk te verkrijgen aardalkalimetaal) is het meer kryptoniet (een fictief mineraal dat giftig is voor Superman) dan een supermetaal. Tijdens het verwerken van beryllium kan stof ontstaan dat door arbeiders wordt ingeademd. Het stof kan ook meegenomen worden op kleding of schoenen en zo bijvoorbeeld de familie van de arbeiders besmetten.

Volgens een Greenpeace-onderzoeksrapport, 'Toxix Tech - Chemicals in Electronics', is beryllium zowel acuut als chronisch giftig voor de mens en beïnvloedt het voornamelijk de longen. Mensen die blootgesteld worden aan beryllium kunnen leiden aan Berylliose, een ontsteking van het longweefsel door inhalatie van stof of dampen met beryllium. Symptomen omvatten kortademigheid, pijn in de borst, gewichtsverlies en koorts. Er is geen genezing voor Berylliose. Beryllium wordt ook in verband gebracht met kanker.

©PXimport

Beryllium is een giftig en kankerverwekkend element dat onder andere gebruikt wordt voor het vervaardigen van printplaten.

Lood

Dit veelvoorkomende element maakt mensen al ziek sinds het Romeinse Rijk. Vandaag de dag wordt lood (steeds minder vaak) gebruikt in een legering met tin en soms zilver voor soldeerverbindingen. Je hebt daarom zeker elektronica in huis waarvan de printplaten lood bevatten. Verder is de (inmiddels vrijwel niet meer verkrijgbare) beeldbuis vervaardigd uit loodhoudend kwartsglas.

Als mensen lood binnenkrijgen, dan kan dat onherstelbare schade toebrengen aan onder andere het zenuwstelsel, de nieren en voortplantingsorganen. Voor kinderen die nog in ontwikkeling zijn, is lood nog schadelijker.

Niet alleen apparatuur bevat het gevaarlijke lood. Een paar decennia geleden kwam lood nog veel voor in verf en speelgoed en sommige van deze producten zijn uiteraard nog in gebruik. Het goede nieuws is dat lood steeds minder vaak voorkomt in nieuwe producten. De Europese Unie heeft beperkingen op het gebruik van lood.

Kwik

Omdat de spaarlamp de consumptie van elektriciteit significant vermindert ten opzichte van een gloeilamp is de energiezuinige lamp het toonbeeld van groene technologie geworden. Helaas bevat de spaarlamp in tegenstelling tot de gloeilamp kwik dat gevaarlijk wordt als de lamp breekt.

Mocht een spaarlamp breken, dan moet je de ruimte onmiddellijk verlaten en goed laten luchten. Een wat oudere lcd-monitor of HD-televisie gebruikt als achtergrondverlichting een aan de spaarlamp verwante CCFL-verlichting die eveneens kwik bevat. Als je teveel kwik binnenkrijgt, dan kan dat het zenuwstelsel, de verteringsorganen en de nieren beschadigen. Je hebt vast ook wel eens gehoord dat mensen kwikvergiftiging hebben opgelopen door het eten van vis en dat geeft aan dat kwik een reel gevaar vormt.

Kwik is niet schadelijk zolang het is ingesloten in een spaarlamp, tl-buis of de achtergrondverlichting van een monitor. Als een lamp of monitor kapot valt, dan komt het kwik uiteraard wel vrij en vervuilt het de bodem, het grondwater en komt het uiteindelijk in de voedselketen terecht.

Uiteraard is niet al het vervuilende kwik in het milieu afkomstig van lichtbronnen. Kwik wordt ook voor medische doeleinden gebruikt, en voor het vervaardigen van industriële chemicaliën. In het verleden werd het ook gebruikt in thermometers en cosmetica. Gelukkig maken tegenwoordig steeds meer lcd-schermen en HD-televisies gebruik van leds als achtergrondverlichting.

©PXimport

De achtergrondverlichting van lcd-schermen kan kwik bevatten.

Arseen

Waarschijnlijk associeer je het woord arseen met vergif, wellicht in de context van een oud moordmysterie. Zelfs wanneer arseen wordt ingenomen in hoeveelheden die niet direct fataal zijn, kan arseen een hoop schade aanrichten.

Als arseen zich ophoopt in het lichaam kan het gif het immuunsysteem verzwakken en de nieren beschadigen. Ook wordt de metalloïde in verband gebracht met long-, huid- en blaaskanker.

Tot een paar jaar geleden was arseen een belangrijk ingrediënt tijdens de fabricage van printplaten. Fabrikanten voegden een klein beetje van het element toe aan het silicium waardoor elektriciteit beter geleid wordt. Dit is niet gevaarlijk voor jou als eindgebruiker, maar wel een reëel gevaar voor mensen die printplaten produceren of verwerken tijdens het recyclen.

Arseen is gelukkig grotendeels uit gefaseerd in de productie van elektronica. Jouw oudere apparaten kunnen het nog wel steeds bevatten, dus wees bewust hoe je oude apparatuur recyclet of afdankt.

Cadmium

Misschien heb je thuis nog oplaadbare nikkel-cadmium-batterijen liggen. Omdat cadmium giftig is, moet je de batterijen behandelen als klein chemisch afval als ze versleten zijn.

Cadmium is resistent tegen corrosie en een goede geleider van elektriciteit. Cadmium wordt ook gebruikt in een type zonnepanelen dat goedkoper te produceren is dan op silicium gebaseerde panelen. Fabrikanten gebruiken het element in elektrodepositie en in contacten, schakelaars en draadisolatie.

Op een lekkende batterij na zal cadmium jou waarschijnlijk geen schade toebrengen. Maar voor mensen die producten met cadmium vervaardigen of ontmantelen vormt cadmium wel een significant risico. Het meeste gevaar komt van inademen, maar cadmium kan ook worden ingeslikt of opgenomen door de huid. Het element kan een rol spelen bij longkanker en kan de lever en nieren beschadigen. De Europese Unie reguleert cadmium en het gebruik neemt af.

©PXimport

Oude nikkel-cadmium-batterijen zijn gevaarlijk tenzij je ze op de juiste manier afdankt.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).