Banken waren aanvankelijk niet erg enthousiast over blockchain, maar inmiddels stort de financiële sector zich wereldwijd op blockchainprojecten. In dit artikel bespreken we enkele van deze blockchain-toepassingen.

Hoe interessant Bitcoin en Ethereum ook zijn, ze zijn nooit ontworpen om door de financiële sector gebruikt te worden. Er kleven toch ook wel wat nadelen aan.

SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication), de organisatie verantwoordelijk voor het wereldwijde betaalverkeer, publiceerde in 2016 samen met adviesbureau Accenture een onderzoek over distributed ledger technology (DLT), waarvan blockchain één uiting is. De conclusie was dat de huidige dlt’s nog niet volwassen genoeg zijn voor de financiële sector. SWIFT is wel actief aan het experimenteren met DLT’s, onder andere Ethereum. De organisatie is ook medeoprichter van Hyperledger, een project van de Linux Foundation dat opensource-blockchaintechnologie voor de industrie ontwikkelt. Daarover lees je verderop meer.

Een groot verschil tussen blockchains voor consumenten, zoals Bitcoin en Ethereum, en blockchains die je in de zakelijke financiële sector inzet, is dat die eerste ‘permissionless’ zijn en die tweede ‘permissioned’. Met permissionless bedoelen we dat niemand toestemming hoeft te vragen om aan het bitcoinnetwerk deel te nemen. Iedereen kan een bitcoinclient draaien en de hele transactiegeschiedenis van Bitcoin doorzoeken. Dat is de ultieme transparantie.

Bedrijven in de financiële sector en hun klanten vinden zulke totale transparantie onprettig, omdat het toch om gevoelige informatie gaat. Ze zien meer in een zogeheten permissioned blockchain. Daarbij krijgen alleen geautoriseerde deelnemers toegang, en niet iedere deelnemer kan zomaar alles zien: er zijn gebruikersrechten die bepalen wie toegang heeft tot welke informatie. Op dit vlak schieten de huidige systemen trouwens nog erg tekort, aldus SWIFT.

Toepassingen door bedrijven

Een van die financiële partijen die Hyperledger gebruikt, is ABN Amro Clearing Bank. De bank heeft samen met de Nederlandse fintech Nxchange een derdengeldrekening ontwikkeld die gebaseerd is deze technologie. Dat is een traditioneel een afzonderlijke rekening bij een bank, waarop geld gestort en geblokkeerd wordt tot de transactie afgerond is.

Die ontwikkeling is interessant voor partijen zoals brokers, pensioenfondsen, notarissen en gerechtsdeurwaarders, die geld van klanten beheren voor beleggingen of betalingen.

Met het systeem van ABN Amro Clearing Bank kunnen ze elke klant een individuele rekening aanbieden via blockchain. De administratieve lasten van het aanhouden van een derdengeldrekening valt dan weg. Nxchange gebruikt de derdengeldrekening voor haar beursplatform, en ook de fintech BUX past de technologie van ABN Amro Clearing Bank toe voor de beleggingsapp STOCKS.

©PXimport

Een andere uitdaging waarmee elke bank te maken krijgt, is KYC (Know Your Customer). Om aan de strenge regelgeving, onder andere rond witwassen van geld, te voldoen, moet elke bank de identiteit van zijn klanten uitvoerig checken. Als klant moet je bij elke nieuwe bank weer laten zien wie je bent, en elke bank moet al die controles ook opnieuw doen. Veel dubbel werk dus. Voor bedrijven is het papierwerk nog groter: ook de belangrijkste aandeelhouders en ander bevoegde personen moeten worden gecontroleerd. En elke keer dat er gegevens veranderen (zoals een verhuizing, een nieuw paspoort, een nieuwe aandeelhouder) moet die informatie overal bijgewerkt worden.

De vier grootste Belgische banken (Belfius, BNP Paribas Fortis, ING en KBC) besloten om samen met de financiële dienstverlener Isabel Group het IBM’s Hyperledger-gebaseerd blockchainplatform te gebruiken, met als doel dit alles voor ondernemingen efficiënter te maken. Het project KUBE, dat in de zomer van 2020 klaar moet zijn en dan ook voor andere banken opengesteld wordt, gaat dubbel werk bij zowel de klanten als de banken tegen.

Dubbel werk vermijden

Als je bijvoorbeeld voor je bedrijf een bankrekening opent bij ING, vraagt die bank je om allerlei informatie, die de bank controleert. Van elk veld dat de bank geverifieerd heeft, wordt die verificatie (maar niet het veld zelf) op de blockchain geschreven. Als je daarna bij KBC een rekening opent, hoef je alleen maar te bevestigen dat je gegevens nog kloppen en dat de bank ze bij de blockchain kan opvragen. Frank Verhaest is binnen Isabel Group verantwoordelijk voor het KUBE-project: “Op deze manier kan een bedrijf in 1-2 dagen als klant goedgekeurd worden in plaats van 2-3 weken.”

De bank die de gegevens via de blockchain opslaat, krijgt een vergoeding van de banken die deze gegevens gebruiken. De inspanningen om aan de regelgeving te voldoen, worden dus gedeeld. Maar elke bank kan nog zijn eigen risicoanalyse van het klantenprofiel uitvoeren en beslissen om je als klant te weigeren. “De blockchain is een ideaal platform voor KYC-toepassingen, omdat je het proces zo efficiënter kunt maken terwijl je de vertrouwelijkheid van bedrijfsinformatie verzekert. De Isabel Group heeft op geen enkel moment toegang tot de gegevens van de ondernemingen die van KUBE gebruikmaken”, zegt Verhaest.

©PXimport

R3 Corda

Terwijl Hyperledger een algemeen blockchainplatform is, ontwikkelt het consortium R3 met Corda een opensource gedistribueerd grootboek specifiek voor de financiële sector. Corda is een platform voor slimme contracten, dat bedrijfslogica en bedrijfsgegevens koppelt aan juridisch afdwingbare rechten en verplichtingen voor de deelnemers. Grote namen zoals Credit Suisse, Goldman Sachs en Royal Bank of Scotland behoorden tot de oprichters, en ING was in 2015 de eerste Nederlandse bank die toetrad. Al zo’n driehonderd financiële instellingen hebben zich erbij aangesloten. Omdat Corda voor en door de financiële sector ontwikkeld wordt, houdt het rekening met alle strenge eisen en regels die er gelden in de sector.

Meer hierover lees je in een recente technische whitepaper ‘Corda: a distributed ledger’. Een algemener overzicht vind je in de introductiewhitepaper ‘Corda: An Introduction’.

Het grote verschil tussen Corda en Bitcoin of Ethereum is dat transacties niet wereldwijd zichtbaar zijn. Als transacties zich tussen een kleine subgroep afspelen, blijven de gegevens in die groep. Het basisobject in Corda is een ‘state object’, een digitaal document dat het bestaan, de inhoud en de huidige toestand van een overeenkomst tussen twee partijen beschrijft. Een state object wordt alleen gedeeld met belanghebbenden.

Het gedistribueerde grootboek bestaat bij Corda dan uit een verzameling niet te veranderen state objects. Een state object kan naar een hash van een slim contract en een hash naar juridische tekst verwijzen. Nieuwe state objects worden via transacties aangemaakt. Zo’n overeenkomst kan een eenvoudige betaling zijn, maar ook een complex contract. Corda gebruikt geen blockchain (en ook geen ‘miners’ die een puzzel dienen op te lossen) om te waarborgen dat alle deelnemers het eens zijn over de toestand van de overeenkomst, maar ‘notaries’.

©PXimport

De slimme contracten van Corda worden in een Java Virtual Machine uitgevoerd. De keuze voor Java, in plaats van bijvoorbeeld Ethereums programmeertaal Solidity, zorgt ervoor dat bedrijven gemakkelijker ontwikkelaars voor Corda kunnen vinden. Bovendien maakt Corda geen gebruik van Java op zich, maar van de Java Virtual Machine: alle talen die je naar JVM-bytecode kunt compileren, zijn dus bruikbaar, zoals Kotlin of Scala.

Bovendien kan het platform overweg met allerlei standaardtechnologie die in financiële instellingen ingeburgerd is. Slimme contracten kunnen ook in een beveiligd geheugengebied gedraaid worden dat gebruikmaakt van Intel SGX.

Ontwikkelingen gaan snel

Voor internationale en interbancaire betalingen levert de blockchain heel wat voordelen op. Dat zijn immers vaak fraudegevoelige transacties. Momenteel worden die nog vooral handmatig gecontroleerd. Uitbreiding van de blockchain kan er dus voor zorgen dat internationale betalingen sneller en accurater worden uitgevoerd, tegen lagere kosten en met minder risico op fraude. Mastercard heeft in september een overeenkomst met R3 gesloten om een gedistribueerd grootboek te ontwikkelen voor internationale overschrijvingen tussen bedrijven. Hoewel Mastercard vooral bekend is als uitgever van creditcards, speelt het bedrijf via zijn overnames van Nets en Transfast ook een rol in betaaldiensten.

Ook SWIFT bouwt op Corda voort. Twee jaar geleden begon de organisatie het Global Payments Initiative om het internationale betalingsverkeer sneller en veiliger te maken. Ondertussen heeft SWIFT het GPI ook met het Corda-platform gekoppeld, zodat dlt-gebaseerde handelsplatforms op het netwerk kunnen aansluiten.

ING was al vanaf het begin betrokken bij R3 en is ondertussen een voorloper in blockchaintoepassingen. Begin 2019 sloot ING een deal voor een vijfjarige samenwerking met R3. In 2018 verhandelden ING en Credit Suisse voor 25 miljoen euro liquide middelen over het Corda-platform met gebruik van de toepassing HQLAx, die zorgt voor een digitaal onderpand. De oplossing maakt het mogelijk om efficiënter te handelen in liquide middelen, waardoor banken gemakkelijker hun reserves kunnen aanhouden en zo aan de regelgeving voldoen.

ING werkt ook aan ‘zero-knowledge proofs’ en ontwikkelt daarvoor zelfs een opensource-project. Met de software kun je bijvoorbeeld bewijzen dat je banksaldo positief is, zonder het saldo zelf te hoeven vrijgeven.

©PXimport

Grondstoffenhandel

Begin 2017 presenteerden ING en Société Generale de resultaten van een pilot met hun platform Easy Trading Connect. De banken werkten samen met grondstoffenhandelaar Mercuria om live oliecontracten te verhandelen. Door het papierwerk in te ruilen voor een blockchainplatform, konden de banken de transactietijd gemiddeld verkorten van 180 tot 25 minuten.

Begin 2018 hebben ING en Société Generale samen met ABN Amro en Louis Dreyfus Company het platform verbeterd voor het verschepen en verkopen van sojabonen van de Verenigde Staten naar China. Dat leverde een behoorlijke snelheidswinst en vermindering van de papierwinkel op.

Eind 2018 besloten de ontwikkelaars van beide pilots om samen te werken aan een blockchainplatform voor grondstoffenhandel, komgo. Naast ING, ABN Amro en de Rabobank zijn de partners enkele internationale banken en grondstoffenhandelaars. Komgo heeft op zijn platform vorig jaar een digitale kredietbrief voor grondstoffenhandelaars gelanceerd en ook dit jaar zijn er veelbelovende projecten. Er is geen twijfel meer mogelijk: de financiële sector heeft blockchaintechnologie omarmd.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).