NAS-apparaten hebben ontzettend veel functies. Al die functies kun je behalve op je thuisnetwerk ook via het internet gebruiken. Maar als een NAS via internet verbonden is, maakt dat hem ook kwetsbaar voor misbruik door derden en dus moet je de NAS goed beveiligen. Maar hoe doe je dat?

Een NAS is eigenlijk een goedkope server die geoptimaliseerd is voor het opslaan en delen van bestanden. Als je dit externe opslagmedium met je netwerk verbindt, kun je hierdoor via elke computer op het thuisnetwerk de bestanden bekijken en bewerken. En niet alleen vanaf het thuisnetwerk, ook vanaf het internet heb je toegang tot de NAS en al zijn functies. Een goede beveiliging is dan extra belangrijk. Iedere NAS heeft een webinterface waarmee je het apparaat instelt. Deze interface is uiteraard per fabrikant verschillend. Wij hebben ervoor gekozen om in dit artikel de precieze instellingen van de drie populairste fabrikanten (Synology, QNAP en NETGEAR) te behandelen. Lees ook: Wat is de beste NAS? 14 NAS-modellen getest.

01 Basisconfiguratie

Een goede basisconfiguratie is belangrijk voor de beveiliging van de NAS en dat begint bij de meest recente firmware. Controleer of je NAS de meest recente firmware draait en of updates automatisch worden geïnstalleerd. Heb je een Synology-NAS, open dan Configuratiescherm / Bijwerken en herstellen. Heb je een QNAP-NAS, dan vind je de firmware-instellingen via Configuratiescherm / Firmware update. Bij NETGEAR zit de optie Controleren op updates direct op de hoofdpagina van de webinterface.

Schakel daarna ongebruikte services uit, immers: hoe minder services, hoe veiliger de NAS. Bij Synology kies je Configuratiescherm / Bestandsservices, bij QNAP is het Configuratiescherm / Netwerkdiensten, bij NETGEAR Instellingen / Services. Controleer ook extra geïnstalleerde apps en verwijder de apps die je niet gebruikt of schakel ze uit. Dit kan bij Synology via de Toepassingsportaal, bij QNAP via het AppCenter en bij NETGEAR via het menu Apps. Geef tot slot de NAS een vast IP-adres. Bij NETGEAR stel je een vast IP-adres in via Netwerk / Instellingen / TCP/IP, bij QNAP is het Configuratiescherm / Netwerk / TCP/IP en bij Synology Configuratiescherm / Netwerk / Netwerkinterface. Schakel DHCP uit en kies voor een Statisch IP-adres. In het kader 'Verder lezen' vind je als aanvullende informatie een artikel over het instellen van je thuisnetwerk.

©PXimport

Zorg voor je begint met het delen van bestanden, dat de configuratie van de NAS optimaal is en de firmware helemaal bijgewerkt.

02 Gebruikers en groepen

Een belangrijke beveiligingsmaatregel is om elke gebruiker van de NAS een eigen account en wachtwoord te geven. Geef ook jezelf zo'n account en gebruik het beheeraccount (ook het admin- of -administratoraccount genoemd) alleen als je de configuratie moet wijzigen. Bij zowel QNAP als Synology ga je naar Configuratiescherm / Gebruiker en daar klik je op Maken of Creëer. Bij NETGEAR klik je in het hoofdscherm op Accounts. Volg daarna de stappen in de wizard. Geef elke gebruiker niet meer rechten dan nodig en maak ze geen lid van de admin-groep.

©PXimport

Voor het aanmaken van nieuwe gebruikers bieden Synology en QNAP een handige wizard.

03 Groepen

Behalve gebruikers zijn er ook groepen. In een groep kun je meerdere gebruikers opnemen. Elke gebruiker in een groep krijgt de rechten zoals die voor de hele groep zijn ingesteld. Zo kun je makkelijker grote aantallen gebruikers gelijke rechten geven en is ook het wijzigen van rechten voor grotere aantallen gebruikers makkelijker. Gebruikers kunnen lid zijn van meerdere groepen, bijvoorbeeld iedereen in de groep 'Gezin' krijgt rechten voor gebruik binnen het thuisnetwerk en alleen de ouders en schoolgaande kinderen zijn lid van een tweede groep met rechten voor internettoegang. In de wizard om een gebruiker te maken, kun je al kiezen tot welke groep iemand behoort, maar via het submenu Groepen kun je apart nieuwe groepen maken en de gebruikers die in een groep zitten toevoegen of juist weer verwijderen.

©PXimport

QNAP laat je bij het maken van een nieuwe gebruiker ook meteen zijn groepslidmaatschap regelen.

©PXimport

Groepen kun je ook altijd achter maken en leden toevoegen of juist verwijderen.

Weg met het admin-account

De admin (beheerder, administrator) is de baas van de NAS. Op bijna elke NAS is zo'n account aanwezig. Dat weet jij, maar dat weten hackers ook. Van de combinatie gebruikersnaam en wachtwoord hebben ze de helft al binnen. Een belangrijke beveiligingsmaatregel is daarom het uitschakelen van het admin-account. Omdat beheer noodzakelijk blijft, log je eerst in met het admin-account. Maak een nieuwe gebruiker aan en plaats die in de admin-groep. Geef het account een moeilijk wachtwoord. Geef zo nodig rechten op applicaties en mappen. Log dan uit. Log vervolgens in met het nieuwe admin-account. Open weer het onderdeel Gebruikers en selecteer het standaard admin-account. Kies Bewerken en schakel het admin-account uit.

©PXimport

Vervang het standaard admin-account door een nieuwe als extra beveiliging.

04 Shares, lezen, schrijven

Een 'share' is een gedeelde map op een NAS. Op een share zitten toegangsrechten. Heb je niet de juiste rechten, dan kun je de map niet openen. Daarnaast kun je ook beperkte rechten hebben zodat je documenten bijvoorbeeld wel kunt lezen, maar niet kunt aanpassen. Bij Synology vind je in het Configuratiescherm het onderdeel Gedeelde map waar je nieuwe mappen kunt maken en de rechten instellen. QNAP heeft hiervoor Configuratiescherm / Privilege-instellingen / Gedeelde mappen. Bij NETGEAR ga je naar Shares / Nieuwe map. Veel NAS-apparaten hebben standaard al shares voor bekende bestandssoorten zoals foto's en muziek en een map genaamd Public die voor iedereen toegankelijk is.

©PXimport

Zelfgemaakte shares én standaard-shares op een QNAP-NAS.

©PXimport

Bij het vergeven van rechten is er de keuze tussen helemaal geen toegang, het alleen lezen van documenten of het volledig lezen/schrijven waarmee ook documenten kunnen worden bewerkt en toegevoegd.

05 Apps en services

De meeste NAS-apparaten bieden behalve gedeelde schijfruimte nog een groot aantal andere diensten zoals een webserver, een mailserver of multimediaserver. Een aantal van deze services zijn standaard al geïnstalleerd, maar kunnen elk apart in- of uitgeschakeld worden. Functies toevoegen gaat bij NETGEAR via Apps / Beschikbare apps. Bij Synology en QNAP staat deze functie direct op het hoofdscherm, de naam is respectievelijk Package Center en App Center.

Elk van de genoemde services draait op een andere TCP/IP-poort van de NAS en voor elke service die je via het internet beschikbaar wilt maken, zul je een poort moeten forwarden op de router (zie de cursus Portforwarding). Gebruik je veel services, dan moet je dus veel poorten openen.

©PXimport

De grote NAS-merken Synology, QNAP en NETGEAR bieden een groot aantal modules om de functies van de NAS uit te breiden.

06 Poorten instellen

Een service kun je behalve op de standaardpoort ook op een andere poort laten draaien, waardoor je de NAS een beetje kunt verstoppen. Je kunt dit behalve via de NAS ook op de router doen, de poort op de router en die op de NAS hoeven bij portforwarding immers niet dezelfde te zijn. Je kunt een service op de NAS zelf ook al op een andere poort zetten. Bij Synology regel je dit via Configuratiescherm / Toepassingsportaal. Selecteer de service en klik op Bewerken. Voor de standaard-bestandsservices zoals ftp en WebDAV ga je naar Configuratiescherm / Bestandsservices. Bij QNAP ga je naar Systeeminstellingen / Algemene instellingen / Systeembeheer voor de standaard-systeempoorten en voor de services naar Netwerkdiensten.

©PXimport

Gebruik een alternatieve poort om de services op de NAS een beetje te verstoppen.

©PXimport

Door een niet-standaard poort te configureren voor een webservice, maak je deze QNAP iets veiliger.

07 Netwerkbeveiliging en firewall op de NAS

Om de NAS nog verder te beveiligen, biedt een NAS soms nog extra opties. Bij Synology is er het onderdeel Beveiliging, bereikbaar via Configuratiescherm / Connectiviteit. Hier kun je de Afmeldtimer instellen, waarmee je aangeeft na hoeveel minuten een ongebruikte verbinding wordt afgesloten. Bij Automatisch blokkeren kun je regelen dat een IP-adres waarvan geprobeerd wordt een verbinding te maken met de NAS, na een aantal mislukte aanmeldpogingen voor een aantal minuten niet opnieuw kan proberen een verbinding te maken. En tot slot is er de Firewall waar je voor elke service regels kunt opstellen wie wel en wie niet die dienst mogen gebruiken. Ook QNAP heeft vergelijkbare functies onder Systeeminstellingen / Veiligheid / Security Niveau en Netwerk Toegang Beveiliging.

©PXimport

Met regels in de firewall van de NAS kun je misbruik van services voorkomen.

©PXimport

Je kunt de toegang tot de NAS bij QNAP beperken tot één, enkele of een reeks IP-adressen. De rest kan dan geen verbinding maken met de NAS.

08 DDNS

Om je NAS via internet te gebruiken, moet je je eigen router kunnen bereiken. Het IP-adres van de router op het internet bepaal je echter niet zelf, dat bepaalt de internetprovider. En dat adres kan zomaar veranderen. Om dit probleem op te lossen, gebruik je een Dynamische DNS-dienst (DDNS). Bij DDNS stuurt jouw router of NAS regelmatig zijn internet-IP-adres naar die DDNS-provider en koppelt het aan jouw DDNS-naam. Je surft dan ook niet meer naar het IP-adres van de router, maar naar je DDNS-naam. QNAP en Synology bieden een gratis DDNS-dienst aan. Bij Synology vind je DDNS onder Externe toegang in het Configuratiescherm, bij QNAP onder Systeeminstellingen / Netwerk. NETGEAR biedt geen DDNS op de NAS en dat geldt vast ook voor andere fabrikanten. In dat geval kun je kijken of je router DDNS-mogelijkheden biedt.

©PXimport

DDNS zorgt ervoor dat je de thuisrouter altijd kunt vinden op internet ook als zijn IP-adres is gewijzigd.

©PXimport

QNAP integreert met meerdere commerciële en gratis DDNS-diensten.

De router als NAS

Beschikt je router over een usb-poort, dan kun je daarmee doorgaans bestanden op een usb-geheugenstick delen op het netwerk. De router is dan ook een NAS. De opties om die bestanden te delen en te beveiligen verschillen per router. Op onze Linksys AC1900 kan binnen het thuisnetwerk de toegang tot bepaalde mappen worden afgeschermd door op het tabblad Maptoegang de optie Beveiligde maptoegang in te schakelen. Ook kan hier een Gebruikersnaam en Wachtwoord worden opgegeven en eventueel een gedeelde map gemaakt. Op het tabblad FTP server kan de ftp-server worden ingeschakeld. Dan kun je vanaf het internet met een ftp-programma of browser inloggen op de router en de bestanden benaderen. Meestal is ftp het enige protocol dat gebruikt kan worden voor toegang tot de gedeelde opslagruimte van een router. Als beveiliging kun je nog een gebruikersnaam en wachtwoord instellen voor de ftp-toegang.

©PXimport

Ook op een router kun je bestanden delen en beveiligen met een gebruikersnaam en wachtwoord.

©PXimport

Ftp is vaak het enige protocol om vanaf het internet toegang te krijgen tot gedeelde mappen en bestanden op de usb-opslag van de router.

09 SSL voor veilige verbinding

Om de gegevens tijdens het transport over het internet te beveiligen, moet je van http naar https (HyperText Transfer Protocol Secure) overschakelen. Op een Synology-NAS open je Configuratiescherm / Toepassingen / Webservices. Bij HTTP-service vink je de optie HTTPS-verbinding inschakelen voor webdiensten aan, evenals de optie HSTS. Met deze laatste optie zorg je ervoor dat een beveiligde verbinding ook echt beveiligd blijft. Via de optie Aanvullende HTTPS-poort toevoegen kun je de onderdelen Photo Station en Web Station via een beveiligde verbinding laten lopen. Wil je losse diensten op https-overschakelen, dan kan dat via het Toepassingsportaal. Bij QNAP vind je deze optie onder Algemene instellingen / Systeembeheer. Hier kun je omschakelen naar de optie Alleen via beveiligde verbinding en ook het poortnummer configureren. Bij NETGEAR ga je naar Instellingen / Services en vink je HTTPS aan. Je kunt eventueel nog een extra poort opgeven.

©PXimport

Schakel voor veilige communicatie over van http naar https met standaard én extra diensten.

©PXimport

Photo Station extra veilig met een versleutelde verbinding op een niet-standaardpoort.

©PXimport

NETGEAR biedt de optie om een tweede SSL-beveiligde poort te openen.

Certificaatfout

Schakel je over naar https, de versleutelde variant van http, dan zul je in de browser nog wel een foutmelding krijgen. Het beveiligingscertificaat op de NAS is namelijk een zogenoemd 'self-signed' (zelfondertekend) certificaat dat bij de installatie is gegenereerd. De herkomst van zo'n certificaat kan niet gecontroleerd worden door de browser, zoals het dat bij een certificaat van een bank bij internetbankieren wel kan. De kwaliteit van beveiliging via een zelfondertekend certificaat is dus minder.

Wel kun je er de verbinding mee versleutelen, maar je kunt niet garanderen dat de NAS waarmee je communiceert ook echt de eigen NAS is. Een officieel certificaat kost echter al snel meer dan tweehonderd dollar. Mocht je dat toch willen, elke NAS biedt de optie zo'n certificaat te installeren en dan ook de authenticiteit van de NAS te garanderen.

©PXimport

Een 'selfsigned' certificaat is niet zo waardevol als een volledig certificaat, maar zorgt wel voor extra veiligheid én is gratis.

10 Clouddiensten

Het configureren van veilige toegang vanaf het internet is lastig door de vele mogelijkheden en opties. Dat hebben ook de NAS-fabrikanten onderkent. De NAS is steeds vaker onderdeel van het eigen thuisnetwerk waarin pc's, Macs, smartphones en tablets allemaal samenwerken. De NAS is dan de spil in dat web. Om deze manier van NAS-gebruik te vereenvoudigen bieden de grotere NAS-merken cloudmogelijkheden aan waarbij je niet zelf poorten hoeft te openen. Synology heeft hiervoor QuickConnect en CloudStation, QNAP biedt MyQNAPCloud en NETGEAR heeft ReadyCloud. Doordat bij deze functies de NAS zelf verbinding maakt met een centrale server van de NAS-fabrikant op het internet, hoeven bijvoorbeeld veel minder poorten worden geopend. Zaken als gebruikers en wachtwoorden en rechten blijven wel van belang.

©PXimport

Met ReadyCloud van NETGEAR maak je verbinding met de NAS via een online portal waardoor veel minder configuratie nodig is.

©PXimport

Met QuickConnect van Synology kunt u altijd en overal verbinding maken met de NAS.

Verder lezen

Wat kun je met een NAS?

Thuisnetwerk instellen

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).