NAS-apparaten hebben ontzettend veel functies. Al die functies kun je behalve op je thuisnetwerk ook via het internet gebruiken. Maar als een NAS via internet verbonden is, maakt dat hem ook kwetsbaar voor misbruik door derden en dus moet je de NAS goed beveiligen. Maar hoe doe je dat?

Een NAS is eigenlijk een goedkope server die geoptimaliseerd is voor het opslaan en delen van bestanden. Als je dit externe opslagmedium met je netwerk verbindt, kun je hierdoor via elke computer op het thuisnetwerk de bestanden bekijken en bewerken. En niet alleen vanaf het thuisnetwerk, ook vanaf het internet heb je toegang tot de NAS en al zijn functies. Een goede beveiliging is dan extra belangrijk. Iedere NAS heeft een webinterface waarmee je het apparaat instelt. Deze interface is uiteraard per fabrikant verschillend. Wij hebben ervoor gekozen om in dit artikel de precieze instellingen van de drie populairste fabrikanten (Synology, QNAP en NETGEAR) te behandelen. Lees ook: Wat is de beste NAS? 14 NAS-modellen getest.

01 Basisconfiguratie

Een goede basisconfiguratie is belangrijk voor de beveiliging van de NAS en dat begint bij de meest recente firmware. Controleer of je NAS de meest recente firmware draait en of updates automatisch worden geïnstalleerd. Heb je een Synology-NAS, open dan Configuratiescherm / Bijwerken en herstellen. Heb je een QNAP-NAS, dan vind je de firmware-instellingen via Configuratiescherm / Firmware update. Bij NETGEAR zit de optie Controleren op updates direct op de hoofdpagina van de webinterface.

Schakel daarna ongebruikte services uit, immers: hoe minder services, hoe veiliger de NAS. Bij Synology kies je Configuratiescherm / Bestandsservices, bij QNAP is het Configuratiescherm / Netwerkdiensten, bij NETGEAR Instellingen / Services. Controleer ook extra geïnstalleerde apps en verwijder de apps die je niet gebruikt of schakel ze uit. Dit kan bij Synology via de Toepassingsportaal, bij QNAP via het AppCenter en bij NETGEAR via het menu Apps. Geef tot slot de NAS een vast IP-adres. Bij NETGEAR stel je een vast IP-adres in via Netwerk / Instellingen / TCP/IP, bij QNAP is het Configuratiescherm / Netwerk / TCP/IP en bij Synology Configuratiescherm / Netwerk / Netwerkinterface. Schakel DHCP uit en kies voor een Statisch IP-adres. In het kader 'Verder lezen' vind je als aanvullende informatie een artikel over het instellen van je thuisnetwerk.

©PXimport

Zorg voor je begint met het delen van bestanden, dat de configuratie van de NAS optimaal is en de firmware helemaal bijgewerkt.

02 Gebruikers en groepen

Een belangrijke beveiligingsmaatregel is om elke gebruiker van de NAS een eigen account en wachtwoord te geven. Geef ook jezelf zo'n account en gebruik het beheeraccount (ook het admin- of -administratoraccount genoemd) alleen als je de configuratie moet wijzigen. Bij zowel QNAP als Synology ga je naar Configuratiescherm / Gebruiker en daar klik je op Maken of Creëer. Bij NETGEAR klik je in het hoofdscherm op Accounts. Volg daarna de stappen in de wizard. Geef elke gebruiker niet meer rechten dan nodig en maak ze geen lid van de admin-groep.

©PXimport

Voor het aanmaken van nieuwe gebruikers bieden Synology en QNAP een handige wizard.

03 Groepen

Behalve gebruikers zijn er ook groepen. In een groep kun je meerdere gebruikers opnemen. Elke gebruiker in een groep krijgt de rechten zoals die voor de hele groep zijn ingesteld. Zo kun je makkelijker grote aantallen gebruikers gelijke rechten geven en is ook het wijzigen van rechten voor grotere aantallen gebruikers makkelijker. Gebruikers kunnen lid zijn van meerdere groepen, bijvoorbeeld iedereen in de groep 'Gezin' krijgt rechten voor gebruik binnen het thuisnetwerk en alleen de ouders en schoolgaande kinderen zijn lid van een tweede groep met rechten voor internettoegang. In de wizard om een gebruiker te maken, kun je al kiezen tot welke groep iemand behoort, maar via het submenu Groepen kun je apart nieuwe groepen maken en de gebruikers die in een groep zitten toevoegen of juist weer verwijderen.

©PXimport

QNAP laat je bij het maken van een nieuwe gebruiker ook meteen zijn groepslidmaatschap regelen.

©PXimport

Groepen kun je ook altijd achter maken en leden toevoegen of juist verwijderen.

Weg met het admin-account

De admin (beheerder, administrator) is de baas van de NAS. Op bijna elke NAS is zo'n account aanwezig. Dat weet jij, maar dat weten hackers ook. Van de combinatie gebruikersnaam en wachtwoord hebben ze de helft al binnen. Een belangrijke beveiligingsmaatregel is daarom het uitschakelen van het admin-account. Omdat beheer noodzakelijk blijft, log je eerst in met het admin-account. Maak een nieuwe gebruiker aan en plaats die in de admin-groep. Geef het account een moeilijk wachtwoord. Geef zo nodig rechten op applicaties en mappen. Log dan uit. Log vervolgens in met het nieuwe admin-account. Open weer het onderdeel Gebruikers en selecteer het standaard admin-account. Kies Bewerken en schakel het admin-account uit.

©PXimport

Vervang het standaard admin-account door een nieuwe als extra beveiliging.

04 Shares, lezen, schrijven

Een 'share' is een gedeelde map op een NAS. Op een share zitten toegangsrechten. Heb je niet de juiste rechten, dan kun je de map niet openen. Daarnaast kun je ook beperkte rechten hebben zodat je documenten bijvoorbeeld wel kunt lezen, maar niet kunt aanpassen. Bij Synology vind je in het Configuratiescherm het onderdeel Gedeelde map waar je nieuwe mappen kunt maken en de rechten instellen. QNAP heeft hiervoor Configuratiescherm / Privilege-instellingen / Gedeelde mappen. Bij NETGEAR ga je naar Shares / Nieuwe map. Veel NAS-apparaten hebben standaard al shares voor bekende bestandssoorten zoals foto's en muziek en een map genaamd Public die voor iedereen toegankelijk is.

©PXimport

Zelfgemaakte shares én standaard-shares op een QNAP-NAS.

©PXimport

Bij het vergeven van rechten is er de keuze tussen helemaal geen toegang, het alleen lezen van documenten of het volledig lezen/schrijven waarmee ook documenten kunnen worden bewerkt en toegevoegd.

05 Apps en services

De meeste NAS-apparaten bieden behalve gedeelde schijfruimte nog een groot aantal andere diensten zoals een webserver, een mailserver of multimediaserver. Een aantal van deze services zijn standaard al geïnstalleerd, maar kunnen elk apart in- of uitgeschakeld worden. Functies toevoegen gaat bij NETGEAR via Apps / Beschikbare apps. Bij Synology en QNAP staat deze functie direct op het hoofdscherm, de naam is respectievelijk Package Center en App Center.

Elk van de genoemde services draait op een andere TCP/IP-poort van de NAS en voor elke service die je via het internet beschikbaar wilt maken, zul je een poort moeten forwarden op de router (zie de cursus Portforwarding). Gebruik je veel services, dan moet je dus veel poorten openen.

©PXimport

De grote NAS-merken Synology, QNAP en NETGEAR bieden een groot aantal modules om de functies van de NAS uit te breiden.

06 Poorten instellen

Een service kun je behalve op de standaardpoort ook op een andere poort laten draaien, waardoor je de NAS een beetje kunt verstoppen. Je kunt dit behalve via de NAS ook op de router doen, de poort op de router en die op de NAS hoeven bij portforwarding immers niet dezelfde te zijn. Je kunt een service op de NAS zelf ook al op een andere poort zetten. Bij Synology regel je dit via Configuratiescherm / Toepassingsportaal. Selecteer de service en klik op Bewerken. Voor de standaard-bestandsservices zoals ftp en WebDAV ga je naar Configuratiescherm / Bestandsservices. Bij QNAP ga je naar Systeeminstellingen / Algemene instellingen / Systeembeheer voor de standaard-systeempoorten en voor de services naar Netwerkdiensten.

©PXimport

Gebruik een alternatieve poort om de services op de NAS een beetje te verstoppen.

©PXimport

Door een niet-standaard poort te configureren voor een webservice, maak je deze QNAP iets veiliger.

07 Netwerkbeveiliging en firewall op de NAS

Om de NAS nog verder te beveiligen, biedt een NAS soms nog extra opties. Bij Synology is er het onderdeel Beveiliging, bereikbaar via Configuratiescherm / Connectiviteit. Hier kun je de Afmeldtimer instellen, waarmee je aangeeft na hoeveel minuten een ongebruikte verbinding wordt afgesloten. Bij Automatisch blokkeren kun je regelen dat een IP-adres waarvan geprobeerd wordt een verbinding te maken met de NAS, na een aantal mislukte aanmeldpogingen voor een aantal minuten niet opnieuw kan proberen een verbinding te maken. En tot slot is er de Firewall waar je voor elke service regels kunt opstellen wie wel en wie niet die dienst mogen gebruiken. Ook QNAP heeft vergelijkbare functies onder Systeeminstellingen / Veiligheid / Security Niveau en Netwerk Toegang Beveiliging.

©PXimport

Met regels in de firewall van de NAS kun je misbruik van services voorkomen.

©PXimport

Je kunt de toegang tot de NAS bij QNAP beperken tot één, enkele of een reeks IP-adressen. De rest kan dan geen verbinding maken met de NAS.

08 DDNS

Om je NAS via internet te gebruiken, moet je je eigen router kunnen bereiken. Het IP-adres van de router op het internet bepaal je echter niet zelf, dat bepaalt de internetprovider. En dat adres kan zomaar veranderen. Om dit probleem op te lossen, gebruik je een Dynamische DNS-dienst (DDNS). Bij DDNS stuurt jouw router of NAS regelmatig zijn internet-IP-adres naar die DDNS-provider en koppelt het aan jouw DDNS-naam. Je surft dan ook niet meer naar het IP-adres van de router, maar naar je DDNS-naam. QNAP en Synology bieden een gratis DDNS-dienst aan. Bij Synology vind je DDNS onder Externe toegang in het Configuratiescherm, bij QNAP onder Systeeminstellingen / Netwerk. NETGEAR biedt geen DDNS op de NAS en dat geldt vast ook voor andere fabrikanten. In dat geval kun je kijken of je router DDNS-mogelijkheden biedt.

©PXimport

DDNS zorgt ervoor dat je de thuisrouter altijd kunt vinden op internet ook als zijn IP-adres is gewijzigd.

©PXimport

QNAP integreert met meerdere commerciële en gratis DDNS-diensten.

De router als NAS

Beschikt je router over een usb-poort, dan kun je daarmee doorgaans bestanden op een usb-geheugenstick delen op het netwerk. De router is dan ook een NAS. De opties om die bestanden te delen en te beveiligen verschillen per router. Op onze Linksys AC1900 kan binnen het thuisnetwerk de toegang tot bepaalde mappen worden afgeschermd door op het tabblad Maptoegang de optie Beveiligde maptoegang in te schakelen. Ook kan hier een Gebruikersnaam en Wachtwoord worden opgegeven en eventueel een gedeelde map gemaakt. Op het tabblad FTP server kan de ftp-server worden ingeschakeld. Dan kun je vanaf het internet met een ftp-programma of browser inloggen op de router en de bestanden benaderen. Meestal is ftp het enige protocol dat gebruikt kan worden voor toegang tot de gedeelde opslagruimte van een router. Als beveiliging kun je nog een gebruikersnaam en wachtwoord instellen voor de ftp-toegang.

©PXimport

Ook op een router kun je bestanden delen en beveiligen met een gebruikersnaam en wachtwoord.

©PXimport

Ftp is vaak het enige protocol om vanaf het internet toegang te krijgen tot gedeelde mappen en bestanden op de usb-opslag van de router.

09 SSL voor veilige verbinding

Om de gegevens tijdens het transport over het internet te beveiligen, moet je van http naar https (HyperText Transfer Protocol Secure) overschakelen. Op een Synology-NAS open je Configuratiescherm / Toepassingen / Webservices. Bij HTTP-service vink je de optie HTTPS-verbinding inschakelen voor webdiensten aan, evenals de optie HSTS. Met deze laatste optie zorg je ervoor dat een beveiligde verbinding ook echt beveiligd blijft. Via de optie Aanvullende HTTPS-poort toevoegen kun je de onderdelen Photo Station en Web Station via een beveiligde verbinding laten lopen. Wil je losse diensten op https-overschakelen, dan kan dat via het Toepassingsportaal. Bij QNAP vind je deze optie onder Algemene instellingen / Systeembeheer. Hier kun je omschakelen naar de optie Alleen via beveiligde verbinding en ook het poortnummer configureren. Bij NETGEAR ga je naar Instellingen / Services en vink je HTTPS aan. Je kunt eventueel nog een extra poort opgeven.

©PXimport

Schakel voor veilige communicatie over van http naar https met standaard én extra diensten.

©PXimport

Photo Station extra veilig met een versleutelde verbinding op een niet-standaardpoort.

©PXimport

NETGEAR biedt de optie om een tweede SSL-beveiligde poort te openen.

Certificaatfout

Schakel je over naar https, de versleutelde variant van http, dan zul je in de browser nog wel een foutmelding krijgen. Het beveiligingscertificaat op de NAS is namelijk een zogenoemd 'self-signed' (zelfondertekend) certificaat dat bij de installatie is gegenereerd. De herkomst van zo'n certificaat kan niet gecontroleerd worden door de browser, zoals het dat bij een certificaat van een bank bij internetbankieren wel kan. De kwaliteit van beveiliging via een zelfondertekend certificaat is dus minder.

Wel kun je er de verbinding mee versleutelen, maar je kunt niet garanderen dat de NAS waarmee je communiceert ook echt de eigen NAS is. Een officieel certificaat kost echter al snel meer dan tweehonderd dollar. Mocht je dat toch willen, elke NAS biedt de optie zo'n certificaat te installeren en dan ook de authenticiteit van de NAS te garanderen.

©PXimport

Een 'selfsigned' certificaat is niet zo waardevol als een volledig certificaat, maar zorgt wel voor extra veiligheid én is gratis.

10 Clouddiensten

Het configureren van veilige toegang vanaf het internet is lastig door de vele mogelijkheden en opties. Dat hebben ook de NAS-fabrikanten onderkent. De NAS is steeds vaker onderdeel van het eigen thuisnetwerk waarin pc's, Macs, smartphones en tablets allemaal samenwerken. De NAS is dan de spil in dat web. Om deze manier van NAS-gebruik te vereenvoudigen bieden de grotere NAS-merken cloudmogelijkheden aan waarbij je niet zelf poorten hoeft te openen. Synology heeft hiervoor QuickConnect en CloudStation, QNAP biedt MyQNAPCloud en NETGEAR heeft ReadyCloud. Doordat bij deze functies de NAS zelf verbinding maakt met een centrale server van de NAS-fabrikant op het internet, hoeven bijvoorbeeld veel minder poorten worden geopend. Zaken als gebruikers en wachtwoorden en rechten blijven wel van belang.

©PXimport

Met ReadyCloud van NETGEAR maak je verbinding met de NAS via een online portal waardoor veel minder configuratie nodig is.

©PXimport

Met QuickConnect van Synology kunt u altijd en overal verbinding maken met de NAS.

Verder lezen

Wat kun je met een NAS?

Thuisnetwerk instellen

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).