Het bijhouden van e-mails, agenda’s en contactpersonen kan heel wat kostbare werktijd in beslag nemen. Alles wat in Outlook je werk versnelt kan je productiviteit echter drastisch verhogen. Deze 10 tips zullen je helpen sneller je berichten en agenda’s door te nemen, en in het algemeen effectiever te werken.

Dit is een vrij vertaald artikel van onze zustersite PCWorld.com, geschreven door Helen Bradley (@helenbradley). De mening van de auteur komt niet per definitie overeen met die van ComputerTotaal.nl, en genoemde termen en instellingen heten in de Nederlandse software mogelijk anders.

1. Bekijk je Postvak IN op je eigen manier

Wanneer je voor het eerst je Postvak IN opent, verschijnt er een standaardweergave. Maar zo hoeft het er niet uit te zien. Klik op het tabblad View op de lint-werkbalk en kies Change View. Je kunt uit verschillende instellingen kiezen, waaronder weergave van alleen de meest recente e-mails.

Op het tabblad View kun je ook Message Previews selecteren en deze uitschakelen. Of kies 1, 2, of 3 om dat aantal regels van de berichttekst onder de header te laten zien. Je kunt dit per map of voor alle mappen configureren.

Klik op View Settings om een weergave aan te passen, zoals het toevoegen van kolommen of het herschikken van de volgorde. Met de Arrangement opties kun je e-mails op datum, onderwerp, enzovoorts sorteren. Met de Layout opties kun je het mappenvenster en het leesvenster aanpassen.

Als alles naar je zin is, klik je op Change View > Save Current View As a New View. Typ een naam in voor de nieuwe weergave en geef aan voor welke mappen hij gebruikt kan worden en door wie. Je kunt voortaan naar deze weergave terugkeren door op Change View te klikken en vervolgens jouw opgeslagen weergave te selecteren.

2. Herdefinieer wat een e-mail als “gelezen” markeert

In Outlook hebben ongelezen e-mails een andere kleur dan reeds gelezen berichten. Een e-mail wordt echter heel gemakkelijk als gelezen gemarkeerd terwijl je er nauwelijks naar gekeken hebt, waardoor je misschien iets belangrijks over het hoofd ziet.

Om dit te voorkomen, selecteer File > Options > Mail en klik op de knop Reading Pane. Vink het vakje bij “Mark items as read when viewed in the Reading Pane” aan. Kies hoe lang het bericht in het leesvenster moet staan voordat Outlook het als gelezen markeert.

3. Schrijf je eigen regels voor de weergave van berichten

Outlook 2013 heeft een nieuwe manier om gelezen berichten aan te geven. Links van het bericht in je Postvak IN staat een blauwe balk, en de header is ook blauw. Je kunt echter zowel de kleur als het lettertype veranderen. Je kunt zelfs je eigen regels schrijven en je e-mails met kleuren van jouw keuze uitrusten.

Je kunt aan e-mails een bepaalde kleur toekennen op basis van wie ze gestuurd heeft, of woorden in de onderwerpregel via View > View Settings > Conditional Formatting. Je kunt ook een nieuwe regel toevoegen door op Add te klikken. Typ een nieuwe naam in en klik op Font om een lettertype en kleur voor de e-mailheader te kiezen. Klik ten slotte op de knop Condition om de bijbehorende regel aan te maken.

4. Herstel de To-Do balk

In Outlook 2013 is de To-Do balk standaard uitgeschakeld, maar je kunt hem eenvoudig terughalen. Klik op het tabblad View, selecteer To-Do Bar, en kies welke items op de balk moeten verschijnen. Ze worden weergegeven in de volgorde waarin je ze selecteert.

De To-Do balk functioneert echter niet meer zoals in eerdere versies van Outlook. Hoe breed hij ook is, je kunt slechts één kalendermaand bekijken. En als je vandaag geen afspraken hebt maar morgen wel, dan kun je die vandaag nog niet zien.

5. Maak verbinding met je sociale media accounts

Wanneer je Outlook aan je sociale media accounts linkt, kan de People module gegevens over je contactpersonen en hun activiteiten weergeven. Hiervoor ga je naar File > Info > Account Settings > Social Network Accounts. Selecteer een dienst, typ de bijbehorende accountgegevens in, en geef Outlook toestemming om je account te benaderen.

Lees op de volgende pagina meer tips voor Microsoft Outlook 2013...

6. Schoon contactgegevens op

Met nieuwe functies in de People module van Outlook kun je informatie over contactpersonen van bijvoorbeeld Facebook of LinkedIn halen. In sommige gevallen zullen er meerdere vermeldingen van dezelfde persoon ontstaan met verschillende gegevens.

Je kunt deze vermeldingen combineren door naar Home >People te gaan en aan de rechterkant van het scherm op Link Contacts te klikken. In het veld Search People kun je naar een contactpersoon zoeken en de resultaten die bij dezelfde persoon horen linken door erop te klikken.

7. Bepaal waar Outlook standaard zoekt

Wanneer je naar e-mails zoekt, is je huidige map de standaardlocatie. Maar dit is vaak te beperkt. Als je alle mappen wilt doorzoeken moet je voor elke zoekopdracht deze optie selecteren.

Je kunt de standaard zoeklocatie echter veranderen. Kies File > Options > Search. In het onderdeel Results kun je kiezen uit de volgende opties: Current Folder; Current Folder, Current Mailbox when searching from the inbox; Current Mailbox; of All Mailboxes. De gekozen optie wordt dan de standaard voor zoekopdrachten in Outlook, maar je kunt deze nog steeds per zoekopdracht aanpassen.

8. Beslis of je Quick Steps of Rules wilt gebruiken

In Outlook 2010 werden Quick Steps geïntroduceerd als manier om taken snel uit te voeren. Maar waarom zou je een Quick Step gebruiken in plaats van een regel? Quick Steps zijn flexibel, dus je kunt ze toepassen op het moment dat je ze wilt gebruiken, terwijl Rules minder flexibel zijn en automatisch worden toegepast zodra ze zijn ingesteld.

Het antwoord hang dan ook af van de taak. Gebruik Rules wanneer je wilt dat een bepaald soort bericht altijd op dezelfde manier behandeld wordt, bijvoorbeeld om berichten van je baas (een uniek e-mailadres) altijd naar een specifieke map te laten verplaatsen.

Maar als je bijvoorbeeld inkomende persberichten in een aparte map wilt opslaan, kan een Quick Step een betere optie zijn. Omdat je niet van tevoren weet van wie deze e-mails af zullen komen, kunnen ze niet uniek geïdentificeerd worden. Je kunt dan een Quick Step aanmaken waarmee je door te klikken een geselecteerd bericht naar een specifieke map kunt verplaatsen. Het gaat dus niet helemaal automatisch, maar het verplaatsingsproces zal een stuk sneller verlopen. Quick Steps en Rules kun je aanmaken in het onderdeel Mail met de tools op het Home tabblad.

9. Maak gebruik van de Favorites

Als je een aantal verschillende e-mailaccounts hebt, kan je mappenvenster vol komen te staan. Het kan dan veel extra tijd kosten om naar de mappen die je het meest gebruikt te navigeren. Je kunt dit proces vereenvoudigen door ze aan je Favorites toe te voegen, die bovenaan de Folder lijst verschijnen wanneer je je in de Mail module bevindt.

Als het Favorites gedeelte niet verschijnt, switch dan naar Mail en kies View > Folder Pane en schakel Favorites in. Voeg mappen (inclusief zoekmappen) toe door er met de rechtermuisknop op te klikken en Show in Favorites te kiezen.

10. Begrijp de gevolgen van het gebruik van IMAP

Als je e-mailaccount het IMAP-protocol gebruikt, zullen bepaalde veelvoorkomende functies in Outlook 2013 niet werken. Dit zal voor steeds meer gebruikers een probleem worden, omdat je met IMAP vanaf verschillende apparaten e-mail kunt benaderen. Diensten als Hotmail en Gmail gebruiken bijvoorbeeld IMAP.

Met IMAP kan Outlook niet langer alleen de berichtheaders downloaden en op basis daarvan besluiten welke berichten gedownload moeten worden. In plaats daarvan worden alle e-mails automatisch gedownload. Bovendien kun je geen gedetailleerde vlaggetjes meer toevoegen aan e-mails. Ze staan of aan of uit – ze kunnen geen verschillende betekenis hebben. Berichten kunnen ook geen Categories meer hebben, Hotmail berichten uitgezonderd.

In de drukke decembermaand wil je iets lekkers op tafel zetten, maar liever niet de hele middag in de keuken staan. De airfryer is dan je beste hulp: één apparaat waarmee je supersnel allerlei snacks en lekkernijen maakt, zonder dat de keuken ontploft. Van kruidnoten tot bladerdeegsterren en mini-kaaskroketjes: fijne feestdagen!

Kleine hapjes, groot gemak

Wie denkt dat de airfryer alleen geschikt is voor friet en kroketten, heeft het mis. Met bladerdeeg, een beetje creativiteit en wat basis-­ingrediënten maak je in korte tijd verrassend veel verschillende gerechtjes. Denk aan mini-saucijzenbroodjes, bladerdeeghapjes met brie en cranberry of kleine pizzarondjes met tomaat en mozzarella.

©ID.nl

Nog meer lekkers voor wie (van) zoet is

Nog meer zoete trek?De airfryer is je beste vriend. Je kunt er mini-appelflappen in bakken, kleine kaneelbroodjes of plakjes appel met kaneel en een beetje honing. Het bakt snel en de suiker karamelliseert mooi zonder dat je extra boter nodig hebt. Voor een feestelijke touch kun je wat poedersuiker of gesmolten chocolade toevoegen zodra deze zoete hapjes uit de mand komen.

Wie het makkelijk wil houden, gebruikt kant-en-klaar deeg of koekjesdeeg: rol kleine balletjes, leg ze in de airfryer en bak ze een paar minuten tot ze goudbruin zijn. Ideaal als snelle zoete traktatie bij de koffie of als dessertje na het eten.

©ID.nl

©ID.nl

Je ideale keukenhulp voor de feestdagen

De airfryer bewijst in december zijn waarde. Je maakt er zonder moeite hapjes mee voor elk moment, van sinterklaasavond tot oud en nieuw. Of het nu gaat om kruidnoten, bladerdeegsterren of kaaskroketjes: met de airfryer is het zo gepiept. Zo blijft er genoeg tijd over voor wat écht belangrijk is: gezelligheid aan tafel.

🎯 Populairste merken airfryer in NL

Philips
Aanrader: Philips 3000 Series NA352/00 Airfryer 9 L Dual Basket. Dubbele mand en ruime inhoud, geschikt voor gezinnen of grotere porties. Reviewscore op Kieskeurig: 8,2.

Tefal
Aanrader: Tefal Dual Easy Fry & Grill EY905D 8.3L XXL Airfryer. Ruim model met twee lades, geschikt voor grotere porties of volledige maaltijden. Reviewscore op Kieskeurig: 8,8.

Inventum
Aanrader: Inventum GF500HLD Airfryer. Betaalbare instapper; handig voor kleinere huishoudens. Reviewscore op Kieskeurig: 9,2.

Princess
Aanrader: Princess Double Basket Airfryer - 8L - 2400W. Dubbele airfryer met twee manden van 4 liter. Meer dan genoeg capaciteit voor een gezin. Reviewscore op Kieskeurig: 8,5.

Ninja
Aanrader: Ninja Airfryer XXL Max Pro. Geschikt voor 3-4 personen. Gelijkmatige resultaten bij friet, groenten en vlees. Dankzij de hogere stand wordt alles extra knapperig. Reviewscore op Kieskeurig: 9,6.

🔟 Over de reviewscores op Kieskeurig.nl
Op Kieskeurig.nl schrijven consumenten reviews over producten. Bij de beoordeling zie je niet alleen het gemiddelde cijfer, maar ook hoeveel reviews er zijn geschreven. Zo krijg je meteen een indruk of de score op basis van één enkele review is of op basis van veel gebruikerservaringen.

De app Plaknotities is al jarenlang het digitale alternatief voor de gele briefjes die je vroeger op de koelkast of tegen je beeldscherm plakte. In Windows 11 heeft de opvolger, Sticky Notes, een flinke make-over gekregen. Daarmee is hetzelfde concept gegroeid tot veel meer dan een virtueel memoblaadje.

De digitale tegenhanger van de Post-It-briefjes gaat al lang mee. In een wereld van cloudtechnologie en integratie met mobiele apparaten stond het in de sterren geschreven dat deze basisapp mee zou evolueren. De nieuwe Sticky Notes in Windows 11 is niet zomaar een cosmetische update. Microsoft heeft achter de schermen flink gesleuteld.

Overal beschikbaar

Sticky Notes werkt als zelfstandige app die je downloadt via de Microsoft App Store en die ook is geïntegreerd in OneNote. Je opent de app het snelst door Sticky Notes in het zoekvak te typen en op Enter te drukken. Je kunt Sticky Notes ook starten via de toetscombinatie Win+Alt+S.

In Windows 11 staat trouwens de oude versie ook nog op het systeem, maar die heet zoals vertrouwd Plaknotities. Na de laatste update vraagt de app je om je aan te melden met je Microsoft-account. Daarmee worden al je memo's gesynchroniseerd, zodat je ze op al je apparaten kunt openen. Dit kan ook op je smartphone of via de OneNote-app.

Mooier design

De nieuwe notities binnen Sticky Notes zien er moderner uit. De interface sluit mooi aan bij het strakke, afgeronde design van Windows 11. Gebruik je liever de donkere modus? Geen probleem: Sticky Notes volgt automatisch je systeeminstellingen. Zo blijft de interface aangenaam zonder dat je zelf iets hoeft aan te passen. Heb je een touchscreen of stylus, dan merk je dat handgeschreven notities automatisch worden omgezet in getypte tekst. Dat is handig en intuïtief.

De opmaakmogelijkheden zijn nog wel enigszins beperkt: andere lettertypes kiezen is nog steeds niet mogelijk. Ook het wijzigen van de lettergrootte lukt niet in Windows 11. Wat extra typografische vrijheid zou welkom zijn.

Sticky Notes heeft verder een QR-code die je scant met de camera van je smartphone. Daarmee kun je de notities op je telefoon rechtstreeks openen in de mobiele OneNote-app.

Notitie maken

De grootste troef van Sticky Notes is nog steeds de eenvoud. Deze vernieuwde versie heeft twee tabbladen. Het eerste, +Notities, toont al je plaknotities en laat je nieuwe memo's maken. Het tweede, Schermopname, gebruik je om een schermafdruk te maken van een actief venster. Is er geen venster geopend, dan is deze knop lichtgrijs en is de functie niet beschikbaar.

Klik op de knop +Notities en je ziet je eerste memo. Je typt vervolgens je boodschap in, bijvoorbeeld een to-do-lijstje, een spontane gedachte of iets wat je niet wilt vergeten. Onderaan zie je een werkbalk met opmaakopties: vet, cursief, onderstrepen, doorhalen en een lijstfunctie. Met de laatste knop voeg je een schermafbeelding vanaf je pc toe.

Bovenaan vind je een menu met drie puntjes. Daarmee doe je vier dingen: de kleur van de notitie aanpassen, de notitie kopiëren, de notitie verwijderen als je die niet meer nodig hebt en de instellingen openen. Je kunt de kleuren gebruiken om categorieën aan te geven, bijvoorbeeld geel voor werk, blauw voor privé, groen voor boodschappen.

Lijst met notities

Via de knop Lijst met notities open je het overzicht waarin alle bewaarde en nog niet verwijderde notities staan. Als je een notitie op het bureaublad hebt geplaatst, dan zie je de knop Lijst met notities openen bovenaan links. Het is het pictogram van twee streepjes. Vaak kom je in die lijst verrassende herinneringen tegen, want hier staan niet alleen de notities die je met Sticky Notes hebt gemaakt, maar ook de notities afkomstig van het oude Plaknotities.

Ga met de cursor over een notitie in de lijst. Daarmee verschijnt de knop Notitie in een nieuw venster openen. Heb je er veel verzameld, dan biedt het zoekvak uitkomst: met een trefwoord vind je snel de speld in de hooiberg. De meest recente notities staan bovenaan. In dit scherm vind je ook het tandwieltje voor de instellingen. Daar zie je bijvoorbeeld dat je bent aangemeld met je Microsoft-account. Zo worden je notities automatisch in de cloud opgeslagen.

Schermafbeeldingen

Met de speciale knop voor schermafbeeldingen maak je met één klik een screenshot van het actieve venster. Zodra je een schermafbeelding hebt vastgelegd, kun je rechtsboven op de knop Notitie in nieuw venster weergeven klikken. Je kunt ook dubbelklikken op een notitie. De afbeelding verschijnt dan groter, in een apart venster naast je notities.

Klik je met de rechtermuisknop op de afbeelding, dan krijg je vier opties: Afbeelding openen, Afbeelding kopiëren, Tekst uit afbeelding kopiëren en Afbeelding verwijderen. Kies je voor Afbeelding openen, dan wordt deze geladen in het Windows Knipprogramma, waar je markeringen kunt toevoegen of de afbeelding bijsnijdt. Gebruik je Tekst uit afbeelding kopiëren, dan kun je de herkende tekst – zonder opmaak – plakken in een tekstverwerker zoals Kladblok of Word.

Sticky Notes gebruikt de ingebouwde OCR (optical character recognition) om tekst in een afbeelding te herkennen. Dit is ideaal voor snelle samenvattingen of het overnemen van informatie zonder over te typen.

Bronverwijzing

Sticky Notes onthoudt de bron van de informatie die je toevoegt. Maak je bijvoorbeeld een notitie terwijl je een webpagina open hebt staan, dan wordt die pagina automatisch als bron geregistreerd. De link naar de website verschijnt ook in de notitie.

Open je later opnieuw de oorspronkelijke bron, dan verschijnen de bijbehorende notities automatisch bovenaan in het Sticky Notes-venster. Zo vind je snel de juiste informatie terug. Kijk je bijvoorbeeld een YouTube-video en maak je tegelijk aantekeningen in Sticky Notes, dan worden die notities later automatisch weergegeven zodra je datzelfde filmpje opnieuw opent.

Vastprikken

De notities van Sticky Notes hebben bovenaan een pictogram van een punaise. Wanneer je daarop klikt, wordt de betreffende notitie vastgezet. Dat betekent dat de notitie op de voorgrond blijft, ook wanneer je met andere programma's werkt of verschillende schermen opent. Hij blijft op het bureaublad staan, zodat je de memo niet per ongeluk weg klikt of uit het oog verliest. Ideaal dus voor herinneringen, afspraken of to-do's die je absoluut niet mag vergeten.

Vastzetten op bureaublad

Een andere nieuwe functie van Sticky Notes bereik je als je op de drie puntjes bovenaan klikt en de opdracht Docken naar het bureaublad kiest. Dit zorgt ervoor dat je notities op een vaste plek op het bureaublad blijven staan. Ze staan boven andere vensters en blijven zichtbaar als een soort 'sticky' element. Dit is vooral handig als je notities of to-do's zichtbaar wilt houden terwijl je in andere programma's werkt. Via dezelfde weg kun je de app losmaken van de kant, maar dan luidt de opdracht: Loskoppelen van bureaublad.