Het bijhouden van e-mails, agenda’s en contactpersonen kan heel wat kostbare werktijd in beslag nemen. Alles wat in Outlook je werk versnelt kan je productiviteit echter drastisch verhogen. Deze 10 tips zullen je helpen sneller je berichten en agenda’s door te nemen, en in het algemeen effectiever te werken.

Dit is een vrij vertaald artikel van onze zustersite PCWorld.com, geschreven door Helen Bradley (@helenbradley). De mening van de auteur komt niet per definitie overeen met die van ComputerTotaal.nl, en genoemde termen en instellingen heten in de Nederlandse software mogelijk anders.

1. Bekijk je Postvak IN op je eigen manier

Wanneer je voor het eerst je Postvak IN opent, verschijnt er een standaardweergave. Maar zo hoeft het er niet uit te zien. Klik op het tabblad View op de lint-werkbalk en kies Change View. Je kunt uit verschillende instellingen kiezen, waaronder weergave van alleen de meest recente e-mails.

Op het tabblad View kun je ook Message Previews selecteren en deze uitschakelen. Of kies 1, 2, of 3 om dat aantal regels van de berichttekst onder de header te laten zien. Je kunt dit per map of voor alle mappen configureren.

Klik op View Settings om een weergave aan te passen, zoals het toevoegen van kolommen of het herschikken van de volgorde. Met de Arrangement opties kun je e-mails op datum, onderwerp, enzovoorts sorteren. Met de Layout opties kun je het mappenvenster en het leesvenster aanpassen.

Als alles naar je zin is, klik je op Change View > Save Current View As a New View. Typ een naam in voor de nieuwe weergave en geef aan voor welke mappen hij gebruikt kan worden en door wie. Je kunt voortaan naar deze weergave terugkeren door op Change View te klikken en vervolgens jouw opgeslagen weergave te selecteren.

2. Herdefinieer wat een e-mail als “gelezen” markeert

In Outlook hebben ongelezen e-mails een andere kleur dan reeds gelezen berichten. Een e-mail wordt echter heel gemakkelijk als gelezen gemarkeerd terwijl je er nauwelijks naar gekeken hebt, waardoor je misschien iets belangrijks over het hoofd ziet.

Om dit te voorkomen, selecteer File > Options > Mail en klik op de knop Reading Pane. Vink het vakje bij “Mark items as read when viewed in the Reading Pane” aan. Kies hoe lang het bericht in het leesvenster moet staan voordat Outlook het als gelezen markeert.

3. Schrijf je eigen regels voor de weergave van berichten

Outlook 2013 heeft een nieuwe manier om gelezen berichten aan te geven. Links van het bericht in je Postvak IN staat een blauwe balk, en de header is ook blauw. Je kunt echter zowel de kleur als het lettertype veranderen. Je kunt zelfs je eigen regels schrijven en je e-mails met kleuren van jouw keuze uitrusten.

Je kunt aan e-mails een bepaalde kleur toekennen op basis van wie ze gestuurd heeft, of woorden in de onderwerpregel via View > View Settings > Conditional Formatting. Je kunt ook een nieuwe regel toevoegen door op Add te klikken. Typ een nieuwe naam in en klik op Font om een lettertype en kleur voor de e-mailheader te kiezen. Klik ten slotte op de knop Condition om de bijbehorende regel aan te maken.

4. Herstel de To-Do balk

In Outlook 2013 is de To-Do balk standaard uitgeschakeld, maar je kunt hem eenvoudig terughalen. Klik op het tabblad View, selecteer To-Do Bar, en kies welke items op de balk moeten verschijnen. Ze worden weergegeven in de volgorde waarin je ze selecteert.

De To-Do balk functioneert echter niet meer zoals in eerdere versies van Outlook. Hoe breed hij ook is, je kunt slechts één kalendermaand bekijken. En als je vandaag geen afspraken hebt maar morgen wel, dan kun je die vandaag nog niet zien.

5. Maak verbinding met je sociale media accounts

Wanneer je Outlook aan je sociale media accounts linkt, kan de People module gegevens over je contactpersonen en hun activiteiten weergeven. Hiervoor ga je naar File > Info > Account Settings > Social Network Accounts. Selecteer een dienst, typ de bijbehorende accountgegevens in, en geef Outlook toestemming om je account te benaderen.

Lees op de volgende pagina meer tips voor Microsoft Outlook 2013...

6. Schoon contactgegevens op

Met nieuwe functies in de People module van Outlook kun je informatie over contactpersonen van bijvoorbeeld Facebook of LinkedIn halen. In sommige gevallen zullen er meerdere vermeldingen van dezelfde persoon ontstaan met verschillende gegevens.

Je kunt deze vermeldingen combineren door naar Home >People te gaan en aan de rechterkant van het scherm op Link Contacts te klikken. In het veld Search People kun je naar een contactpersoon zoeken en de resultaten die bij dezelfde persoon horen linken door erop te klikken.

7. Bepaal waar Outlook standaard zoekt

Wanneer je naar e-mails zoekt, is je huidige map de standaardlocatie. Maar dit is vaak te beperkt. Als je alle mappen wilt doorzoeken moet je voor elke zoekopdracht deze optie selecteren.

Je kunt de standaard zoeklocatie echter veranderen. Kies File > Options > Search. In het onderdeel Results kun je kiezen uit de volgende opties: Current Folder; Current Folder, Current Mailbox when searching from the inbox; Current Mailbox; of All Mailboxes. De gekozen optie wordt dan de standaard voor zoekopdrachten in Outlook, maar je kunt deze nog steeds per zoekopdracht aanpassen.

8. Beslis of je Quick Steps of Rules wilt gebruiken

In Outlook 2010 werden Quick Steps geïntroduceerd als manier om taken snel uit te voeren. Maar waarom zou je een Quick Step gebruiken in plaats van een regel? Quick Steps zijn flexibel, dus je kunt ze toepassen op het moment dat je ze wilt gebruiken, terwijl Rules minder flexibel zijn en automatisch worden toegepast zodra ze zijn ingesteld.

Het antwoord hang dan ook af van de taak. Gebruik Rules wanneer je wilt dat een bepaald soort bericht altijd op dezelfde manier behandeld wordt, bijvoorbeeld om berichten van je baas (een uniek e-mailadres) altijd naar een specifieke map te laten verplaatsen.

Maar als je bijvoorbeeld inkomende persberichten in een aparte map wilt opslaan, kan een Quick Step een betere optie zijn. Omdat je niet van tevoren weet van wie deze e-mails af zullen komen, kunnen ze niet uniek geïdentificeerd worden. Je kunt dan een Quick Step aanmaken waarmee je door te klikken een geselecteerd bericht naar een specifieke map kunt verplaatsen. Het gaat dus niet helemaal automatisch, maar het verplaatsingsproces zal een stuk sneller verlopen. Quick Steps en Rules kun je aanmaken in het onderdeel Mail met de tools op het Home tabblad.

9. Maak gebruik van de Favorites

Als je een aantal verschillende e-mailaccounts hebt, kan je mappenvenster vol komen te staan. Het kan dan veel extra tijd kosten om naar de mappen die je het meest gebruikt te navigeren. Je kunt dit proces vereenvoudigen door ze aan je Favorites toe te voegen, die bovenaan de Folder lijst verschijnen wanneer je je in de Mail module bevindt.

Als het Favorites gedeelte niet verschijnt, switch dan naar Mail en kies View > Folder Pane en schakel Favorites in. Voeg mappen (inclusief zoekmappen) toe door er met de rechtermuisknop op te klikken en Show in Favorites te kiezen.

10. Begrijp de gevolgen van het gebruik van IMAP

Als je e-mailaccount het IMAP-protocol gebruikt, zullen bepaalde veelvoorkomende functies in Outlook 2013 niet werken. Dit zal voor steeds meer gebruikers een probleem worden, omdat je met IMAP vanaf verschillende apparaten e-mail kunt benaderen. Diensten als Hotmail en Gmail gebruiken bijvoorbeeld IMAP.

Met IMAP kan Outlook niet langer alleen de berichtheaders downloaden en op basis daarvan besluiten welke berichten gedownload moeten worden. In plaats daarvan worden alle e-mails automatisch gedownload. Bovendien kun je geen gedetailleerde vlaggetjes meer toevoegen aan e-mails. Ze staan of aan of uit – ze kunnen geen verschillende betekenis hebben. Berichten kunnen ook geen Categories meer hebben, Hotmail berichten uitgezonderd.

In je browser lopen werk, bankzaken en privé al snel door elkaar. Voor meer overzicht is het slimmer om te scheiden wat je voor je werk doet en wat voor jezelf. In Firefox kan dat eenvoudig met verschillende profielen. In dit artikel lees je wat profielen zijn, waarom ze handig zijn en hoe je ze instelt.

Wat is een Firefox-profiel?

Zie een profiel als een aparte kamer in je digitale huis. Net zoals je slaapkamer en keuken een eigen inrichting hebben, bewaart elk profiel zijn eigen instellingen, bladwijzers en add-ons. De gegevens van verschillende profielen staan los van elkaar en worden op een andere plaats op de schijf opgeslagen. Je kunt dus meerdere 'kamers' aanmaken: bijvoorbeeld één voor je werkaccount, een andere voor je persoonlijke mail en een derde voor experimenten. Vind je het nieuwe profielmenu niet in de werkbalk, dan kun je altijd about:profiles in de adresbalk typen om bij de profielbeheerder te komen.

Waarom zou je meerdere profielen gebruiken?

Het grote voordeel van meerdere profielen is dat alles netjes gescheiden blijft. Binnen één profiel wordt alles gedeeld: websites gebruiken dezelfde sessies, cookies, extensies en instellingen. Dat betekent dat je bijvoorbeeld voor je werk ingelogd blijft op een dienst zolang de cookie geldig is, ook al wil je diezelfde site later met een ander account bezoeken. Door voor werk en privé aparte profielen te gebruiken, blijft de aanmelding beperkt tot één omgeving en hoef je niet steeds uit te loggen om van account te wisselen. Werk en privé blijven letterlijk uit elkaar, zodat er geen onbedoelde overlap ontstaat tussen diensten of voorkeuren. Daarnaast is het prettig om een testprofiel te hebben waarin je nieuwe extensies of instellingen probeert zonder dat je stabiele omgeving daar last van heeft. Deel je de computer met huisgenoten of kinderen, dan kun je iedereen een eigen profiel geven zodat wachtwoorden, bladwijzers en webgeschiedenis niet door elkaar lopen.

Een nieuw profiel aanmaken

Een nieuw profiel aanmaken gaat snel. Klik in Firefox op het accountpictogram rechts bovenin, kies Profielen en vervolgens + Nieuw profiel. Er opent een tweede venster waarin je de naam van het nieuwe profiel invoert en eventueel een thema en avatar kiest. Firefox bewaart je wijzigingen direct en het nieuwe profiel verschijnt in de lijst. Zie je geen profieloptie, ga dan naar about:profiles en klik daar op Nieuw profiel aanmaken. Mozilla raadt aan de standaardlocatie voor het profiel te gebruiken. Kies je zelf een map, zorg dan dat die leeg is, omdat alles in die map wordt verwijderd als je het profiel ooit weggooit.

©Mozilla

Profielen beheren en personaliseren

Je kunt profielen verder naar wens aanpassen. Geef ze duidelijke namen zodat je snel kunt schakelen. Kies bij elk profiel een ander thema, zodat je aan de kleur van het venster ziet in welke omgeving je werkt. Via dezelfde menuknop wissel je tussen profielen: klik op je huidige profielnaam en selecteer het profiel dat je wilt openen. Een profiel hernoemen of verwijderen kan vanuit de profielbeheerder. Als je een profiel verwijdert, kun je ervoor kiezen de bijbehorende bestanden te bewaren. Dat is handig wanneer je later nog bladwijzers of wachtwoorden wilt terughalen. Denk eraan dat definitief verwijderen alle gegevens verwijdert; maak dus een back-up als je niet zeker weet of je alles kwijt wilt.

Profielen selecteren en synchroniseren

Wil je bij het starten van Firefox kunnen kiezen welk profiel er wordt gebruikt, dan vink je in de profielbeheerder de optie Een profiel kiezen wanneer Firefox wordt geopend aan. Let op: dit kan alleen wanneer je de profielbeheerder start als Firefox gesloten is, omdat dan geen enkel profiel in gebruik is. Verderop lees je hoe je dat doet.  Laat je deze instelling uit, dan opent Firefox automatisch met het laatst gebruikte profiel. De inhoud van profielen wordt niet automatisch naar andere apparaten gestuurd. Wil je je bladwijzers en wachtwoorden op meerdere computers gebruiken, maak dan voor ieder profiel een eigen Mozilla-account aan en schakel synchronisatie in. Het is niet mogelijk om met dezelfde account meerdere profielen op één apparaat te synchroniseren; zo wordt voorkomen dat gegevens door elkaar raken.

De profielbeheerder starten wanneer Firefox gesloten is

Via de opdrachtprompt kun je de profielbeheerder starten wanneer Firefox gesloten is. Druk daarvoor op de Windows-toets + R, typ firefox.exe -P en bevestig je met Enter. Het venster Gebruikersprofiel kiezen verschijnt, waarna je profielen kunt aanmaken, hernoemen of verwijderen. Ook kun je hier instellen dat een bepaald profiel automatisch gebruikt moet worden zodra Firefox wordt opgestart. Als je meerdere Firefox-installaties op één computer hebt, vervang je firefox.exe door het volledige pad naar de gewenste installatie. Je ziet ook de optie Offline werken; klik je die aan, dan wordt het geselecteerde profiel geladen en start Firefox zonder verbinding te maken met internet. Je kunt eerder bezochte websites bekijken en experimenteren met je profiel.

©ID.nl

©Mozilla

De Xiaomi Redmi Pad 2 Pro is een Android-tablet, verkrijgbaar in twee configuraties. De adviesprijs is 299 euro voor 6 GB werkgeheugen en 128 GB opslagruimte of 349 euro voor 8 GB werkgeheugen en 256 GB aan ruimte. Wij hebben de laatstgenoemde variant getest.

De Redmi Pad 2 Pro oogt verrassend hoogwaardig voor zijn prijs. Het aluminium frame en de matte achterkant geven hem een stevige, vingerafdrukbestendige afwerking, al is het oppervlak wat glad. Met een gewicht van 610 gram en een dikte van 7,5 millimeter ligt de tablet prettig in de hand: solide, maar toch goed draagbaar. Een IP-certificaat ontbreekt, maar daar staat een aantal handige extra's tegenover, zoals vier Dolby Atmos-speakers, een audiojack en ondersteuning voor micro-sd-kaarten.

Het 12,1-inch lcd-scherm met een resolutie van 2560 bij 1600 pixels valt meteen op door de matte, papierachtige afwerking. Dankzij de anti-reflecterende coating heb je nauwelijks last van schittering, waardoor lezen buitenshuis of in fel licht prettig blijft. De tablet biedt verder een verversingssnelheid van 120 hertz, ondersteuning voor Dolby Atmos en HDR10+, en verschillende instellingen die je ogen ontzien. Alleen de maximale helderheid van 500 nits had wat hoger mogen zijn.

©Wesley Akkerman

Veel vermogen

De Redmi Pad 2 Pro draait op de Snapdragon 7s Gen 4-processor, die in de praktijk zorgt voor vlotte en stabiele prestaties. De tablet verwerkt moeiteloos meerdere apps en tientallen browsertabs (op de achtergrond) zonder merkbare vertraging. De chip is krachtig genoeg voor 4K-videobewerking en veeleisende werktoepassingen. Daarnaast ondersteunt hij moderne verbindingsstandaarden als wifi 6 en bluetooth 5.4, en kun je de opslag eenvoudig uitbreiden met een micro-sd-kaart.

De accuduur is een sterk punt, dankzij de forse 12.000mAh-batterij. Daardoor kun je de tablet dagenlang gebruiken zonder tussentijds opladen, zeker als je hem slechts af en toe erbij pakt. Minder overtuigend is de laadsnelheid: met de meegeleverde 33W-lader duurt het ruim drie uur voordat hij volledig is opgeladen. Wel praktisch is de ondersteuning voor omgekeerd opladen, waarmee je de tablet als een powerbank voor andere apparaten kunt inzetten.

©Wesley Akkerman

Lange software-ondersteuning

De Xiaomi Redmi Pad 2 Pro draait op het overzichtelijke HyperOS 2, gebaseerd op Android 15, met een belofte van vijf Android-upgrades (en zeven jaar aan beveiligingsupdates!). De interface is schoon en maakt multitasking gemakkelijk; de tablet kan drie apps in splitscreen of maximaal vier zwevende vensters tegelijk beheren. Mocht je veel andere Xiaomi-apparaten in huis hebben, dan kun je die prima bedienen van dit apparaat, dankzij de Interconnectiviteit van Xiaomi.

De tablet heeft aan zowel de voor- als achterkant een 8MP-camera, allebei vooral bedoeld voor praktische toepassingen. Fotokwaliteit staat hier niet centraal: beelden ogen wat zacht en missen levendigheid en diepte. De achtercamera leent zich goed voor het scannen van documenten en legt tekst duidelijk vast. De frontcamera is helder genoeg voor videogesprekken in 1080p, ook bij weinig licht, al ligt de vaste focus wat te dicht bij het gezicht.

©Wesley Akkerman

Optionele accessoires

De optionele keyboardcover maakt van de Xiaomi Redmi Pad 2 Pro een volwaardige werktablet. De hoes verbindt via bluetooth, heeft een eigen batterij en dient tegelijk als standaard. De toetsen bieden voldoende travel (diepte) voor prettig typen, al ontbreekt achtergrondverlichting. Ook is er geen touchpad aanwezig. De cover beschikt over een eigen usb-c-poort voor het opladen en heeft ruimte voor een los verkrijgbare stylus.

Voor creatieve gebruikers en studenten is er de Redmi Smart Pen. Deze stylus ondersteunt 4096 drukniveaus en benut de 240Hz-touchsampling van het scherm, waardoor schrijven en tekenen soepel aanvoelt. De pen maakt eveneens verbinding via bluetooth en heeft twee knoppen. Opladen gebeurt via een eigen usb-c-poort; magnetisch opladen via de tablet is niet mogelijk.

©Wesley Akkerman

Xiaomi Redmi Pad 2 Pro kopen?

De Xiaomi Redmi Pad 2 Pro is al met al een solide keuze voor wie een betaalbare en krachtige Android-tablet zoekt. De grootste pluspunten zijn het 12,1-inch matte Dolby Vision-scherm, de vier Dolby Atmos-speakers en de royale 12.000mAh-accu. De tablet leent zich uitstekend voor studenten en voor dagelijks gebruik, bijvoorbeeld voor streaming, lezen en lichte productiviteitstaken – zeker in combinatie met de accessoires. Minpunten zijn het trage opladen en het ontbreken van een IP-rating.