Het bijhouden van e-mails, agenda’s en contactpersonen kan heel wat kostbare werktijd in beslag nemen. Alles wat in Outlook je werk versnelt kan je productiviteit echter drastisch verhogen. Deze 10 tips zullen je helpen sneller je berichten en agenda’s door te nemen, en in het algemeen effectiever te werken.

Dit is een vrij vertaald artikel van onze zustersite PCWorld.com, geschreven door Helen Bradley (@helenbradley). De mening van de auteur komt niet per definitie overeen met die van ComputerTotaal.nl, en genoemde termen en instellingen heten in de Nederlandse software mogelijk anders.

1. Bekijk je Postvak IN op je eigen manier

Wanneer je voor het eerst je Postvak IN opent, verschijnt er een standaardweergave. Maar zo hoeft het er niet uit te zien. Klik op het tabblad View op de lint-werkbalk en kies Change View. Je kunt uit verschillende instellingen kiezen, waaronder weergave van alleen de meest recente e-mails.

Op het tabblad View kun je ook Message Previews selecteren en deze uitschakelen. Of kies 1, 2, of 3 om dat aantal regels van de berichttekst onder de header te laten zien. Je kunt dit per map of voor alle mappen configureren.

Klik op View Settings om een weergave aan te passen, zoals het toevoegen van kolommen of het herschikken van de volgorde. Met de Arrangement opties kun je e-mails op datum, onderwerp, enzovoorts sorteren. Met de Layout opties kun je het mappenvenster en het leesvenster aanpassen.

Als alles naar je zin is, klik je op Change View > Save Current View As a New View. Typ een naam in voor de nieuwe weergave en geef aan voor welke mappen hij gebruikt kan worden en door wie. Je kunt voortaan naar deze weergave terugkeren door op Change View te klikken en vervolgens jouw opgeslagen weergave te selecteren.

2. Herdefinieer wat een e-mail als “gelezen” markeert

In Outlook hebben ongelezen e-mails een andere kleur dan reeds gelezen berichten. Een e-mail wordt echter heel gemakkelijk als gelezen gemarkeerd terwijl je er nauwelijks naar gekeken hebt, waardoor je misschien iets belangrijks over het hoofd ziet.

Om dit te voorkomen, selecteer File > Options > Mail en klik op de knop Reading Pane. Vink het vakje bij “Mark items as read when viewed in the Reading Pane” aan. Kies hoe lang het bericht in het leesvenster moet staan voordat Outlook het als gelezen markeert.

3. Schrijf je eigen regels voor de weergave van berichten

Outlook 2013 heeft een nieuwe manier om gelezen berichten aan te geven. Links van het bericht in je Postvak IN staat een blauwe balk, en de header is ook blauw. Je kunt echter zowel de kleur als het lettertype veranderen. Je kunt zelfs je eigen regels schrijven en je e-mails met kleuren van jouw keuze uitrusten.

Je kunt aan e-mails een bepaalde kleur toekennen op basis van wie ze gestuurd heeft, of woorden in de onderwerpregel via View > View Settings > Conditional Formatting. Je kunt ook een nieuwe regel toevoegen door op Add te klikken. Typ een nieuwe naam in en klik op Font om een lettertype en kleur voor de e-mailheader te kiezen. Klik ten slotte op de knop Condition om de bijbehorende regel aan te maken.

4. Herstel de To-Do balk

In Outlook 2013 is de To-Do balk standaard uitgeschakeld, maar je kunt hem eenvoudig terughalen. Klik op het tabblad View, selecteer To-Do Bar, en kies welke items op de balk moeten verschijnen. Ze worden weergegeven in de volgorde waarin je ze selecteert.

De To-Do balk functioneert echter niet meer zoals in eerdere versies van Outlook. Hoe breed hij ook is, je kunt slechts één kalendermaand bekijken. En als je vandaag geen afspraken hebt maar morgen wel, dan kun je die vandaag nog niet zien.

5. Maak verbinding met je sociale media accounts

Wanneer je Outlook aan je sociale media accounts linkt, kan de People module gegevens over je contactpersonen en hun activiteiten weergeven. Hiervoor ga je naar File > Info > Account Settings > Social Network Accounts. Selecteer een dienst, typ de bijbehorende accountgegevens in, en geef Outlook toestemming om je account te benaderen.

Lees op de volgende pagina meer tips voor Microsoft Outlook 2013...

6. Schoon contactgegevens op

Met nieuwe functies in de People module van Outlook kun je informatie over contactpersonen van bijvoorbeeld Facebook of LinkedIn halen. In sommige gevallen zullen er meerdere vermeldingen van dezelfde persoon ontstaan met verschillende gegevens.

Je kunt deze vermeldingen combineren door naar Home >People te gaan en aan de rechterkant van het scherm op Link Contacts te klikken. In het veld Search People kun je naar een contactpersoon zoeken en de resultaten die bij dezelfde persoon horen linken door erop te klikken.

7. Bepaal waar Outlook standaard zoekt

Wanneer je naar e-mails zoekt, is je huidige map de standaardlocatie. Maar dit is vaak te beperkt. Als je alle mappen wilt doorzoeken moet je voor elke zoekopdracht deze optie selecteren.

Je kunt de standaard zoeklocatie echter veranderen. Kies File > Options > Search. In het onderdeel Results kun je kiezen uit de volgende opties: Current Folder; Current Folder, Current Mailbox when searching from the inbox; Current Mailbox; of All Mailboxes. De gekozen optie wordt dan de standaard voor zoekopdrachten in Outlook, maar je kunt deze nog steeds per zoekopdracht aanpassen.

8. Beslis of je Quick Steps of Rules wilt gebruiken

In Outlook 2010 werden Quick Steps geïntroduceerd als manier om taken snel uit te voeren. Maar waarom zou je een Quick Step gebruiken in plaats van een regel? Quick Steps zijn flexibel, dus je kunt ze toepassen op het moment dat je ze wilt gebruiken, terwijl Rules minder flexibel zijn en automatisch worden toegepast zodra ze zijn ingesteld.

Het antwoord hang dan ook af van de taak. Gebruik Rules wanneer je wilt dat een bepaald soort bericht altijd op dezelfde manier behandeld wordt, bijvoorbeeld om berichten van je baas (een uniek e-mailadres) altijd naar een specifieke map te laten verplaatsen.

Maar als je bijvoorbeeld inkomende persberichten in een aparte map wilt opslaan, kan een Quick Step een betere optie zijn. Omdat je niet van tevoren weet van wie deze e-mails af zullen komen, kunnen ze niet uniek geïdentificeerd worden. Je kunt dan een Quick Step aanmaken waarmee je door te klikken een geselecteerd bericht naar een specifieke map kunt verplaatsen. Het gaat dus niet helemaal automatisch, maar het verplaatsingsproces zal een stuk sneller verlopen. Quick Steps en Rules kun je aanmaken in het onderdeel Mail met de tools op het Home tabblad.

9. Maak gebruik van de Favorites

Als je een aantal verschillende e-mailaccounts hebt, kan je mappenvenster vol komen te staan. Het kan dan veel extra tijd kosten om naar de mappen die je het meest gebruikt te navigeren. Je kunt dit proces vereenvoudigen door ze aan je Favorites toe te voegen, die bovenaan de Folder lijst verschijnen wanneer je je in de Mail module bevindt.

Als het Favorites gedeelte niet verschijnt, switch dan naar Mail en kies View > Folder Pane en schakel Favorites in. Voeg mappen (inclusief zoekmappen) toe door er met de rechtermuisknop op te klikken en Show in Favorites te kiezen.

10. Begrijp de gevolgen van het gebruik van IMAP

Als je e-mailaccount het IMAP-protocol gebruikt, zullen bepaalde veelvoorkomende functies in Outlook 2013 niet werken. Dit zal voor steeds meer gebruikers een probleem worden, omdat je met IMAP vanaf verschillende apparaten e-mail kunt benaderen. Diensten als Hotmail en Gmail gebruiken bijvoorbeeld IMAP.

Met IMAP kan Outlook niet langer alleen de berichtheaders downloaden en op basis daarvan besluiten welke berichten gedownload moeten worden. In plaats daarvan worden alle e-mails automatisch gedownload. Bovendien kun je geen gedetailleerde vlaggetjes meer toevoegen aan e-mails. Ze staan of aan of uit – ze kunnen geen verschillende betekenis hebben. Berichten kunnen ook geen Categories meer hebben, Hotmail berichten uitgezonderd.

Bij ID.nl zijn we dol op kwaliteitsproducten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Een paar keer per week speuren we binnen een bepaald thema naar zulke deals. Met de feestdagen in aantocht gaan we weer gezellig met z'n allen eten. En omdat gourmetten daarbij erg populair is, zijn we op zoek gegaan naar vijf betaalbare modellen geschikt voor tot 10 personen.

Met een gourmetstel maak je avonden extra gezellig en informeel. Iedereen eet in zijn eigen tempo omdat je zelf bepaalt hoeveel je in je pannetje of op je grill legt. En zo is er ook meer tijd om lekker te kletsen. Wij vonden vijf mooie gourmetstellen geschikt tot wel 10 personen.

Tristar RA‑2746 Gourmetstel – 8 personen

De Tristar RA‑2746 is een gourmetstel waarmee je samen met het hele gezin of vriendengroep kunt bakken en grillen. Het apparaat heeft een vermogen van ongeveer 1400 watt en is voorzien van één grote bak‑ en grillplaat, zodat je tegelijk vlees, vis en groenten kunt bereiden. Dankzij de PFAS‑vrije antiaanbaklaag koeken ingrediënten niet vast en maak je het oppervlak na het eten eenvoudig schoon.. Bij de set worden acht kleine pannetjes meegeleverd, zodat iedereen zijn eigen gerecht kan samenstellen. De antislipvoetjes houden het toestel stevig op tafel en het snoer is lang genoeg voor gebruik aan een eettafel. Verder is het gourmetstel geschikt voor maximaal acht personen.

Tefal Inox & Design RE4588 - 10 personen

Bij de Tefal Inox & Design RE4588 richt alles zich op een combinatie van raclette en gourmet. Je beschikt over een groot vermogen van 1350 watt en een verstelbare thermostaat, zodat je de temperatuur precies kunt regelen voor vlees, groenten of raclettekaas. De tien bijgeleverde pannetjes en de grillplaat hebben een antiaanbaklaag waardoor je weinig olie hoeft te gebruiken en het schoonmaken minder tijd kost. Tefal heeft het snoer met ongeveer twee meter vrij lang gemaakt, waardoor je meer vrijheid hebt om het toestel op tafel te plaatsen. Een ingebouwd indicatielampje toont wanneer het apparaat de ingestelde temperatuur heeft bereik. Het apparaat wordt geleverd met hittebestendige handgrepen voor veilig gebruik en is geschikt voor maximaal tien personen.

Princess Raclette Gourmetstel XL - 10 personen

Met de Princess Raclette XL haal je een gourmet‑ en raclette‑stel voor tien personen in huis. De set gebruikt een vermogen van ongeveer 1500 watt en heeft een extra grote bakplaat voor vlees en groenten. De plaat is uitneembaar en heeft een PFAS‑vrije antiaanbaklaag, waardoor je niet veel olie nodig hebt en het toestel gemakkelijk schoonmaakt. Bij het apparaat worden tien pannetjes geleverd; zo kan iedereen tegelijkertijd minipannetjes gebruiken. De temperatuur regel je via een draaiknop, terwijl een controlelampje aangeeft dat het toestel opwarmt. Koelblijvende handgrepen en antislipvoetjes dragen bij aan veilig gebruik.

Princess Dinner4All Circle - 4 personen

De Princess Dinner4All Circle is een ronde gourmetset bedoeld voor kleinere groepen. Het apparaat is voorzien van een ronde bakplaat met een diameter van ongeveer 30 centimeter en gebruikt een vermogen van 1000 watt. Via een draaiknop stel je de temperatuur in tot circa 250 °C, waardoor je van langzaam garen tot snel grillen verschillende bereidingswijzen kunt kiezen. De set wordt geleverd met meerdere individueel te gebruiken kooktegels, zodat iedereen op zijn eigen tegel kan bakken zonder smaken te mengen. Dankzij de antiaanbaklaag zijn de platen eenvoudig schoon te maken, terwijl antislipvoetjes het toestel stabiel houden. Het snoer is ongeveer twee meter lang, waardoor je het gemakkelijk midden op tafel zet.

Princess Dinner4All Pure - 4 personen

Deze Dinner4All Pure‑gourmetset van Princess is opgebouwd uit meerdere kleine bakplaten, zodat elke gebruiker zijn eigen kookgedeelte heeft. Het systeem bestaat uit vier bamboe plates met antiaanbaklaag en afzonderlijke bakplaatjes, die samen op één centrale powerbox van 1000 watt worden aangesloten. Doordat iedere plaat een eigen stekker heeft, kun je de opstelling uitbreiden of verkleinen; handig als je met twee, drie of vier personen wilt eten. Het apparaat heeft een controlelampje en een eenvoudige bediening; je steekt de stekker in het stopcontact en kiest een temperatuur met de draaiknop. Dankzij de non‑stick afwerking maak je de platen na afloop gemakkelijk schoon.

De Ring Outdoor Cam Pro is een redelijk prijzige, slimme beveiligingscamera voor buiten die flink wat in zijn mars heeft. Het apparaat kost 199,99 euro en daar komt – waarschijnlijk – nog maandelijks een abonnement bovenop.

De nieuwe Ring Outdoor Camera Pro heeft een compact, stabiel en minimalistisch ontwerp waardoor je hem direct als een Ring-apparaat herkent. Dankzij de compacte afmetingen kun je hem subtiel aan de muur ophangen. Je bent verzekerd van bescherming tegen weer en wind (een IP-rating is niet bekend) en er is een extra afdekking voor de kabelaansluitingen. Ring levert de camera daarnaast met een kogel-gelagerde muurbeugel en montagemateriaal. De stroomvoorziening verloopt via de usb-c-kabel achterop; dit is helaas geen model met eigen batterij.

De installatie is, zoals gebruikelijk bij Ring, snel en ongecompliceerd. Je maakt verbinding via wifi na het scannen van de QR-code en over het algemeen is de verbinding stabiel. We hebben gedurende de testperiode geen storingen opgemerkt. Mocht je de camera willen ophangen, dan moet je wel zelf even een gaatje boren; daar zit voornamelijk het werk in. In de doos zit overigens alles wat je nodig hebt om dat te doen. Denk dan aan die eerdergenoemde muurbeugel, maar ook aan alle schroeven en dergelijke. Je hoeft alleen de boor er zelf bij te pakken.

©Wesley Akkerman

Weinig zeggenschap over het beeld

De Ring Outdoor Cam Pro heeft een 4K-resolutie en een brede kijkhoek van 140 graden. Overdag zorgen natuurlijke kleuren en HDR-ondersteuning ervoor dat details en gezichten duidelijk herkenbaar blijven, zelfs bij tegenlicht. 's Nachts schakelt de camera automatisch over op helder zwart-witbeeld dankzij infrarood. Het systeem is bovendien in staat nachtvisie in kleur te leveren, maar daarvoor is er wel voldoende licht nodig. Hij schakelt automatisch van stand op basis van de hoeveelheid licht; je kunt helaas niet zelf bepalen of je in kleur of zwart-wit filmt.

Ring maakt verder gebruik van betrouwbare bewegingsdetectie, waarbij je via de app zones kunt instellen om vals alarm te voorkomen. De Ring Outdoor Cam Pro heeft 3D-bewegingsdetectie en Bird's Eye View (een typische Ring-uitvinding) voor nauwkeurige afstandsmetingen en het volgen van bewegingen. Met een Ring Protect-abonnement krijg je toegang tot geavanceerde herkenning van personen, dieren en voertuigen. Voor zaken als tweewegcommunicatie en de live-feed hoef je gelukkig niet in de buidel te tasten.

Verplichte cloudopslag

Over het abonnement gesproken: daarmee krijg je ook nog toegang tot een uitgebreide videohistorie. Dat kost je wel minimaal 3,99 euro per maand. De opgenomen beelden blijven dan voor 180 dagen bewaard. Een belangrijk punt blijft echter de cloud-exclusiviteit; Ring maakt het nog steeds niet mogelijk om beelden lokaal op te slaan. Je bent dus verplicht een abonnement af te nemen als je je huisbeveiliging een beetje serieus neemt. De app faciliteert wel een overzichtelijk rechtenbeheer voor gezinsleden en waarschuwt bij allerlei ongeregeldheden.

De Ring-camera integreert tot slot met Alexa (de slimme assistent van Amazon) en IFTTT (een gratis en eenvoudige service voor smarthome-automatiseringen), maar mist helaas ondersteuning voor Google Home en Apple HomeKit (zoals dat al jaren het geval is). Via de Ring-app, beschikbaar voor Android en iOS, heb je de controle over de instellingen, inclusief het in- of uitschakelen van de sirene en bewegingsdetectie. De app toont een overzicht van gebeurtenissen en maakt het mogelijk voorgeprogrammeerde berichten af te spelen voor je bezoekers.

Lees ook onze review van de Ring Floodlight Cam Pro (2e gen)

Ring Outdoor Cam Pro kopen?

De Ring Outdoor Cam Pro biedt fijne hardware, waaronder 4K-video met 10x digitale zoom (die nog redelijk acceptabel is ook). De installatie is eenvoudig, maar de beveiligingscamera mist wel de nodige smarthome-integraties (waardoor hij dus niet voor iedereen heel handig is). Bovendien is hij aan de prijzige kant en heb je voor het optimale gebruik een abonnement nodig, waardoor je maandelijks of jaarlijks terugkerende kosten hebt. Daardoor betaal je hier meer voor dan bij Eufy, en daarom is de Outdoor Cam Pro alleen interessant als je al andere Ring-producten hebt.