Het bijhouden van e-mails, agenda’s en contactpersonen kan heel wat kostbare werktijd in beslag nemen. Alles wat in Outlook je werk versnelt kan je productiviteit echter drastisch verhogen. Deze 10 tips zullen je helpen sneller je berichten en agenda’s door te nemen, en in het algemeen effectiever te werken.

Dit is een vrij vertaald artikel van onze zustersite PCWorld.com, geschreven door Helen Bradley (@helenbradley). De mening van de auteur komt niet per definitie overeen met die van ComputerTotaal.nl, en genoemde termen en instellingen heten in de Nederlandse software mogelijk anders.

1. Bekijk je Postvak IN op je eigen manier

Wanneer je voor het eerst je Postvak IN opent, verschijnt er een standaardweergave. Maar zo hoeft het er niet uit te zien. Klik op het tabblad View op de lint-werkbalk en kies Change View. Je kunt uit verschillende instellingen kiezen, waaronder weergave van alleen de meest recente e-mails.

Op het tabblad View kun je ook Message Previews selecteren en deze uitschakelen. Of kies 1, 2, of 3 om dat aantal regels van de berichttekst onder de header te laten zien. Je kunt dit per map of voor alle mappen configureren.

Klik op View Settings om een weergave aan te passen, zoals het toevoegen van kolommen of het herschikken van de volgorde. Met de Arrangement opties kun je e-mails op datum, onderwerp, enzovoorts sorteren. Met de Layout opties kun je het mappenvenster en het leesvenster aanpassen.

Als alles naar je zin is, klik je op Change View > Save Current View As a New View. Typ een naam in voor de nieuwe weergave en geef aan voor welke mappen hij gebruikt kan worden en door wie. Je kunt voortaan naar deze weergave terugkeren door op Change View te klikken en vervolgens jouw opgeslagen weergave te selecteren.

2. Herdefinieer wat een e-mail als “gelezen” markeert

In Outlook hebben ongelezen e-mails een andere kleur dan reeds gelezen berichten. Een e-mail wordt echter heel gemakkelijk als gelezen gemarkeerd terwijl je er nauwelijks naar gekeken hebt, waardoor je misschien iets belangrijks over het hoofd ziet.

Om dit te voorkomen, selecteer File > Options > Mail en klik op de knop Reading Pane. Vink het vakje bij “Mark items as read when viewed in the Reading Pane” aan. Kies hoe lang het bericht in het leesvenster moet staan voordat Outlook het als gelezen markeert.

3. Schrijf je eigen regels voor de weergave van berichten

Outlook 2013 heeft een nieuwe manier om gelezen berichten aan te geven. Links van het bericht in je Postvak IN staat een blauwe balk, en de header is ook blauw. Je kunt echter zowel de kleur als het lettertype veranderen. Je kunt zelfs je eigen regels schrijven en je e-mails met kleuren van jouw keuze uitrusten.

Je kunt aan e-mails een bepaalde kleur toekennen op basis van wie ze gestuurd heeft, of woorden in de onderwerpregel via View > View Settings > Conditional Formatting. Je kunt ook een nieuwe regel toevoegen door op Add te klikken. Typ een nieuwe naam in en klik op Font om een lettertype en kleur voor de e-mailheader te kiezen. Klik ten slotte op de knop Condition om de bijbehorende regel aan te maken.

4. Herstel de To-Do balk

In Outlook 2013 is de To-Do balk standaard uitgeschakeld, maar je kunt hem eenvoudig terughalen. Klik op het tabblad View, selecteer To-Do Bar, en kies welke items op de balk moeten verschijnen. Ze worden weergegeven in de volgorde waarin je ze selecteert.

De To-Do balk functioneert echter niet meer zoals in eerdere versies van Outlook. Hoe breed hij ook is, je kunt slechts één kalendermaand bekijken. En als je vandaag geen afspraken hebt maar morgen wel, dan kun je die vandaag nog niet zien.

5. Maak verbinding met je sociale media accounts

Wanneer je Outlook aan je sociale media accounts linkt, kan de People module gegevens over je contactpersonen en hun activiteiten weergeven. Hiervoor ga je naar File > Info > Account Settings > Social Network Accounts. Selecteer een dienst, typ de bijbehorende accountgegevens in, en geef Outlook toestemming om je account te benaderen.

Lees op de volgende pagina meer tips voor Microsoft Outlook 2013...

6. Schoon contactgegevens op

Met nieuwe functies in de People module van Outlook kun je informatie over contactpersonen van bijvoorbeeld Facebook of LinkedIn halen. In sommige gevallen zullen er meerdere vermeldingen van dezelfde persoon ontstaan met verschillende gegevens.

Je kunt deze vermeldingen combineren door naar Home >People te gaan en aan de rechterkant van het scherm op Link Contacts te klikken. In het veld Search People kun je naar een contactpersoon zoeken en de resultaten die bij dezelfde persoon horen linken door erop te klikken.

7. Bepaal waar Outlook standaard zoekt

Wanneer je naar e-mails zoekt, is je huidige map de standaardlocatie. Maar dit is vaak te beperkt. Als je alle mappen wilt doorzoeken moet je voor elke zoekopdracht deze optie selecteren.

Je kunt de standaard zoeklocatie echter veranderen. Kies File > Options > Search. In het onderdeel Results kun je kiezen uit de volgende opties: Current Folder; Current Folder, Current Mailbox when searching from the inbox; Current Mailbox; of All Mailboxes. De gekozen optie wordt dan de standaard voor zoekopdrachten in Outlook, maar je kunt deze nog steeds per zoekopdracht aanpassen.

8. Beslis of je Quick Steps of Rules wilt gebruiken

In Outlook 2010 werden Quick Steps geïntroduceerd als manier om taken snel uit te voeren. Maar waarom zou je een Quick Step gebruiken in plaats van een regel? Quick Steps zijn flexibel, dus je kunt ze toepassen op het moment dat je ze wilt gebruiken, terwijl Rules minder flexibel zijn en automatisch worden toegepast zodra ze zijn ingesteld.

Het antwoord hang dan ook af van de taak. Gebruik Rules wanneer je wilt dat een bepaald soort bericht altijd op dezelfde manier behandeld wordt, bijvoorbeeld om berichten van je baas (een uniek e-mailadres) altijd naar een specifieke map te laten verplaatsen.

Maar als je bijvoorbeeld inkomende persberichten in een aparte map wilt opslaan, kan een Quick Step een betere optie zijn. Omdat je niet van tevoren weet van wie deze e-mails af zullen komen, kunnen ze niet uniek geïdentificeerd worden. Je kunt dan een Quick Step aanmaken waarmee je door te klikken een geselecteerd bericht naar een specifieke map kunt verplaatsen. Het gaat dus niet helemaal automatisch, maar het verplaatsingsproces zal een stuk sneller verlopen. Quick Steps en Rules kun je aanmaken in het onderdeel Mail met de tools op het Home tabblad.

9. Maak gebruik van de Favorites

Als je een aantal verschillende e-mailaccounts hebt, kan je mappenvenster vol komen te staan. Het kan dan veel extra tijd kosten om naar de mappen die je het meest gebruikt te navigeren. Je kunt dit proces vereenvoudigen door ze aan je Favorites toe te voegen, die bovenaan de Folder lijst verschijnen wanneer je je in de Mail module bevindt.

Als het Favorites gedeelte niet verschijnt, switch dan naar Mail en kies View > Folder Pane en schakel Favorites in. Voeg mappen (inclusief zoekmappen) toe door er met de rechtermuisknop op te klikken en Show in Favorites te kiezen.

10. Begrijp de gevolgen van het gebruik van IMAP

Als je e-mailaccount het IMAP-protocol gebruikt, zullen bepaalde veelvoorkomende functies in Outlook 2013 niet werken. Dit zal voor steeds meer gebruikers een probleem worden, omdat je met IMAP vanaf verschillende apparaten e-mail kunt benaderen. Diensten als Hotmail en Gmail gebruiken bijvoorbeeld IMAP.

Met IMAP kan Outlook niet langer alleen de berichtheaders downloaden en op basis daarvan besluiten welke berichten gedownload moeten worden. In plaats daarvan worden alle e-mails automatisch gedownload. Bovendien kun je geen gedetailleerde vlaggetjes meer toevoegen aan e-mails. Ze staan of aan of uit – ze kunnen geen verschillende betekenis hebben. Berichten kunnen ook geen Categories meer hebben, Hotmail berichten uitgezonderd.

Sony heeft in de Verenigde Staten een patent vastgelegd voor een gamecontroller met een touchscreen waarbij spelers zelf kunnen bepalen waar op het scherm de actieknoppen geplaatst worden.

Het patent werd al in 2023 aangevraagd, maar is afgelopen week toegekend aan Sony. De controller zou volgens de beschrijving en de bijhorende illustraties op het grootste gedeelte van het oppervlak een touchscreen hebben in plaats van de gebruikelijke knoppen, en daar zouden spelers zelf kunnen kiezen waar ze knoppen op laten afbeelden om te gebruiken bij het besturen van games.

De controller zou dus geen daadwerkelijke knoppen hebben – in plaats daarvan gaat het om knoppen die op het scherm worden afgebeeld. Daarbij zou een sensor om druk en hitte te meten kunnen bepalen wanneer en hoe hard een bepaalde knop wordt ingedrukt.

Vooralsnog theoretisch

Volgens de beschrijving kan dit er voor zorgen dat er per game wordt bepaald welke knoppen nodig zijn, en welke niet. Daarbij kan het zo zijn dat de indeling van huidige controllers niet bij elke speler goed past – een probleem dat deze theoretische controller zou kunnen omzeilen.

Het is goed om in het achterhoofd te houden dat gamebedrijven continu patenten vastleggen voor technologie waar onderzoek naar gedaan wordt, en dat dit niet betekent dat Sony een dergelijke controller echt uitbrengt. In het verleden heeft bijvoorbeeld Nintendo ook wel eens een patent voor een dergelijke controller met touchscreen in plaats van knoppen vastgelegd, en daar is ook nog nietsd mee gedaan.

Sony is het bedrijf achter de PlayStation-consoles. De huidige PlayStation 5 wordt geleverd met de DualSense-controller. Die controller heeft wel gewoon fysieke knoppen om in te drukken.

Zin in een lekkere snack maar geen zin om uitgebreid iets klaar te maken? Grote kans dat je een tosti gaat maken.Dat kun je natuurlijk in de pan doen, maar het is nog beter met een echt tosti-ijzer. Wij vonden op Kieskeurig.nl vijf mooie exemplaren voor een vriendelijke prijs.

Tefal Ultracompact SM1552

Met dit apparaat bereid je twee schelpvormige tosti's tegelijkertijd. De behuizing is vervaardigd uit roestvrij staal en kunststof, wat bijdraagt aan de stevigheid van het toestel. De vaste bakplaten zijn voorzien van een anti-aanbaklaag, waardoor voedselresten minder snel blijven plakken tijdens het gebruik. Aan de voorzijde vind je twee indicatielampjes: één om aan te geven dat de stroom is ingeschakeld en één die oplicht wanneer de platen de juiste temperatuur hebben bereikt.

De handgreep is uitgerust met een vergrendelingsclip die de helften stevig op elkaar houdt tijdens het bakproces. Door het compacte ontwerp en de mogelijkheid om het snoer op te bergen, kun je het toestel verticaal in een keukenkastje plaatsen. Het vermogen bedraagt 700 watt en het bakoppervlak meet 23 bij 13 centimeter.

Krups FDK Iconic FDK462

Dit bijzonder ogende model beschikt over extra grote en diepe bakplaten die bedoeld zijn voor dikkere sneetjes brood en een grotere hoeveelheid beleg. De platen zijn afgewerkt met een keramische anti-aanbaklaag, wat een specifieke eigenschap is binnen deze prijscategorie. Je bedient het toestel met een aan-uitschakelaar op de basis, ondersteund door indicatielampjes voor de status van de opwarming.

Met een vermogen van 850 watt warmen de platen op voor het maken van twee driehoekige sandwiches. Het apparaat weegt ongeveer 2,65 kilogram en staat op antislipvoetjes om verschuiven op het aanrecht te voorkomen. Na gebruik is er de optie om het toestel rechtopstaand op te bergen, waarbij het snoer in de daarvoor bestemde ruimte aan de onderkant kan worden gewikkeld.

Philips 3000 Series HD2330/90

Dit apparaat is uitgerust met een vermogen van 750 watt en beschikt over vaste platen voorzien van een anti-aanbaklaag. Het ontwerp is specifiek gericht op het maken van twee sandwiches tegelijk, waarbij de platen een diagonale inkeping maken om het brood in driehoeken te verdelen.

Aan de bovenzijde van de behuizing zijn indicatielampjes aangebracht die aangeven wanneer de stroom is ingeschakeld en wanneer de platen de juiste temperatuur hebben bereikt. Voor de veiligheid tijdens het gebruik is de handgreep voorzien van een vergrendelingsclip, waardoor de helften stevig op elkaar blijven zitten. Het toestel is zo geconstrueerd dat je het snoer om de voet kunt wikkelen, wat verticaal opbergen in een keukenkast mogelijk maakt. De behuizing is gemaakt van kunststof en het apparaat rust op antislipvoetjes om stabiel op het aanrecht te blijven staan.

Emerio ST-125833

Dit is een sandwichmaker die werkt met een vermogen van 900 watt. Het apparaat is ontworpen om twee sandwiches tegelijkertijd te bereiden en maakt gebruik van schelpvormige vormen die de randen van het brood dichtdrukken. De behuizing combineert zwart kunststof met accenten van roestvrij staal.

Aan de bovenzijde zijn twee indicatielampjes geplaatst voor de gebruiksstatus. Het toestel beschikt over een vergrendelbare clip op de handgreep, zodat de platen tijdens het bakken onder druk op elkaar blijven staan. De platen zijn vast gemonteerd en voorzien van een standaard anti-aanbaklaag. Dit model voldoet aan de CE-markering voor veiligheidseisen en is voorzien van een geaarde stekker.

Princess 112415 Panini Grill

Dit apparaat onderscheidt zich door het gebruik van een zwevend bovendeksel, waardoor de bovenste plaat zich aanpast aan de dikte van de inhoud tussen de grillplaten. Het bakoppervlak bedraagt 30 bij 24 centimeter, wat voldoende ruimte biedt voor twee tot drie sandwiches tegelijkertijd. De platen zijn geribbeld en voorzien van een anti-aanbaklaag.

Overtollig vet of vocht wordt via een afvoer naar het meegeleverde opvangbakje geleid. Met een vermogen van 2000 watt bereikt het toestel een maximale temperatuur van 250 graden Celsius. De behuizing is deels van geborsteld roestvrij staal en beschikt over een handgreep die koel blijft tijdens gebruik. Je kunt de grill zowel horizontaal als verticaal opbergen dankzij de vergrendeling die de platen bij elkaar houdt tijdens transport.