Het bijhouden van e-mails, agenda’s en contactpersonen kan heel wat kostbare werktijd in beslag nemen. Alles wat in Outlook je werk versnelt kan je productiviteit echter drastisch verhogen. Deze 10 tips zullen je helpen sneller je berichten en agenda’s door te nemen, en in het algemeen effectiever te werken.

Dit is een vrij vertaald artikel van onze zustersite PCWorld.com, geschreven door Helen Bradley (@helenbradley). De mening van de auteur komt niet per definitie overeen met die van ComputerTotaal.nl, en genoemde termen en instellingen heten in de Nederlandse software mogelijk anders.

1. Bekijk je Postvak IN op je eigen manier

Wanneer je voor het eerst je Postvak IN opent, verschijnt er een standaardweergave. Maar zo hoeft het er niet uit te zien. Klik op het tabblad View op de lint-werkbalk en kies Change View. Je kunt uit verschillende instellingen kiezen, waaronder weergave van alleen de meest recente e-mails.

Op het tabblad View kun je ook Message Previews selecteren en deze uitschakelen. Of kies 1, 2, of 3 om dat aantal regels van de berichttekst onder de header te laten zien. Je kunt dit per map of voor alle mappen configureren.

Klik op View Settings om een weergave aan te passen, zoals het toevoegen van kolommen of het herschikken van de volgorde. Met de Arrangement opties kun je e-mails op datum, onderwerp, enzovoorts sorteren. Met de Layout opties kun je het mappenvenster en het leesvenster aanpassen.

Als alles naar je zin is, klik je op Change View > Save Current View As a New View. Typ een naam in voor de nieuwe weergave en geef aan voor welke mappen hij gebruikt kan worden en door wie. Je kunt voortaan naar deze weergave terugkeren door op Change View te klikken en vervolgens jouw opgeslagen weergave te selecteren.

2. Herdefinieer wat een e-mail als “gelezen” markeert

In Outlook hebben ongelezen e-mails een andere kleur dan reeds gelezen berichten. Een e-mail wordt echter heel gemakkelijk als gelezen gemarkeerd terwijl je er nauwelijks naar gekeken hebt, waardoor je misschien iets belangrijks over het hoofd ziet.

Om dit te voorkomen, selecteer File > Options > Mail en klik op de knop Reading Pane. Vink het vakje bij “Mark items as read when viewed in the Reading Pane” aan. Kies hoe lang het bericht in het leesvenster moet staan voordat Outlook het als gelezen markeert.

3. Schrijf je eigen regels voor de weergave van berichten

Outlook 2013 heeft een nieuwe manier om gelezen berichten aan te geven. Links van het bericht in je Postvak IN staat een blauwe balk, en de header is ook blauw. Je kunt echter zowel de kleur als het lettertype veranderen. Je kunt zelfs je eigen regels schrijven en je e-mails met kleuren van jouw keuze uitrusten.

Je kunt aan e-mails een bepaalde kleur toekennen op basis van wie ze gestuurd heeft, of woorden in de onderwerpregel via View > View Settings > Conditional Formatting. Je kunt ook een nieuwe regel toevoegen door op Add te klikken. Typ een nieuwe naam in en klik op Font om een lettertype en kleur voor de e-mailheader te kiezen. Klik ten slotte op de knop Condition om de bijbehorende regel aan te maken.

4. Herstel de To-Do balk

In Outlook 2013 is de To-Do balk standaard uitgeschakeld, maar je kunt hem eenvoudig terughalen. Klik op het tabblad View, selecteer To-Do Bar, en kies welke items op de balk moeten verschijnen. Ze worden weergegeven in de volgorde waarin je ze selecteert.

De To-Do balk functioneert echter niet meer zoals in eerdere versies van Outlook. Hoe breed hij ook is, je kunt slechts één kalendermaand bekijken. En als je vandaag geen afspraken hebt maar morgen wel, dan kun je die vandaag nog niet zien.

5. Maak verbinding met je sociale media accounts

Wanneer je Outlook aan je sociale media accounts linkt, kan de People module gegevens over je contactpersonen en hun activiteiten weergeven. Hiervoor ga je naar File > Info > Account Settings > Social Network Accounts. Selecteer een dienst, typ de bijbehorende accountgegevens in, en geef Outlook toestemming om je account te benaderen.

Lees op de volgende pagina meer tips voor Microsoft Outlook 2013...

6. Schoon contactgegevens op

Met nieuwe functies in de People module van Outlook kun je informatie over contactpersonen van bijvoorbeeld Facebook of LinkedIn halen. In sommige gevallen zullen er meerdere vermeldingen van dezelfde persoon ontstaan met verschillende gegevens.

Je kunt deze vermeldingen combineren door naar Home >People te gaan en aan de rechterkant van het scherm op Link Contacts te klikken. In het veld Search People kun je naar een contactpersoon zoeken en de resultaten die bij dezelfde persoon horen linken door erop te klikken.

7. Bepaal waar Outlook standaard zoekt

Wanneer je naar e-mails zoekt, is je huidige map de standaardlocatie. Maar dit is vaak te beperkt. Als je alle mappen wilt doorzoeken moet je voor elke zoekopdracht deze optie selecteren.

Je kunt de standaard zoeklocatie echter veranderen. Kies File > Options > Search. In het onderdeel Results kun je kiezen uit de volgende opties: Current Folder; Current Folder, Current Mailbox when searching from the inbox; Current Mailbox; of All Mailboxes. De gekozen optie wordt dan de standaard voor zoekopdrachten in Outlook, maar je kunt deze nog steeds per zoekopdracht aanpassen.

8. Beslis of je Quick Steps of Rules wilt gebruiken

In Outlook 2010 werden Quick Steps geïntroduceerd als manier om taken snel uit te voeren. Maar waarom zou je een Quick Step gebruiken in plaats van een regel? Quick Steps zijn flexibel, dus je kunt ze toepassen op het moment dat je ze wilt gebruiken, terwijl Rules minder flexibel zijn en automatisch worden toegepast zodra ze zijn ingesteld.

Het antwoord hang dan ook af van de taak. Gebruik Rules wanneer je wilt dat een bepaald soort bericht altijd op dezelfde manier behandeld wordt, bijvoorbeeld om berichten van je baas (een uniek e-mailadres) altijd naar een specifieke map te laten verplaatsen.

Maar als je bijvoorbeeld inkomende persberichten in een aparte map wilt opslaan, kan een Quick Step een betere optie zijn. Omdat je niet van tevoren weet van wie deze e-mails af zullen komen, kunnen ze niet uniek geïdentificeerd worden. Je kunt dan een Quick Step aanmaken waarmee je door te klikken een geselecteerd bericht naar een specifieke map kunt verplaatsen. Het gaat dus niet helemaal automatisch, maar het verplaatsingsproces zal een stuk sneller verlopen. Quick Steps en Rules kun je aanmaken in het onderdeel Mail met de tools op het Home tabblad.

9. Maak gebruik van de Favorites

Als je een aantal verschillende e-mailaccounts hebt, kan je mappenvenster vol komen te staan. Het kan dan veel extra tijd kosten om naar de mappen die je het meest gebruikt te navigeren. Je kunt dit proces vereenvoudigen door ze aan je Favorites toe te voegen, die bovenaan de Folder lijst verschijnen wanneer je je in de Mail module bevindt.

Als het Favorites gedeelte niet verschijnt, switch dan naar Mail en kies View > Folder Pane en schakel Favorites in. Voeg mappen (inclusief zoekmappen) toe door er met de rechtermuisknop op te klikken en Show in Favorites te kiezen.

10. Begrijp de gevolgen van het gebruik van IMAP

Als je e-mailaccount het IMAP-protocol gebruikt, zullen bepaalde veelvoorkomende functies in Outlook 2013 niet werken. Dit zal voor steeds meer gebruikers een probleem worden, omdat je met IMAP vanaf verschillende apparaten e-mail kunt benaderen. Diensten als Hotmail en Gmail gebruiken bijvoorbeeld IMAP.

Met IMAP kan Outlook niet langer alleen de berichtheaders downloaden en op basis daarvan besluiten welke berichten gedownload moeten worden. In plaats daarvan worden alle e-mails automatisch gedownload. Bovendien kun je geen gedetailleerde vlaggetjes meer toevoegen aan e-mails. Ze staan of aan of uit – ze kunnen geen verschillende betekenis hebben. Berichten kunnen ook geen Categories meer hebben, Hotmail berichten uitgezonderd.

Guy Ritchie werkt aan een nieuwe serie voor Amazon Prime Video: Young Sherlock. Daar is nu de eerste trailer van uitgebracht.

De serie speelt zich af rond 1870 in Oxford en is gebaseerd op het boek Young Sherlock Holmes van Andy Lane. Zoals de naam al weggeeft draait het om een nog jonge Sherlock Holmes - de speurneus is in deze serie nog maar 19 jaar oud.

De regie is zoals gezegd in handen van Guy Ritchie, de Britse filmmaker die eerder al de Sherlock Holmes-films met Robert Downey Jr. in de titulaire rol maakte. Verder is hij vooral bekend van gangsterfilms als Lock, Stock & Two Smoking Barrels en Snatch.

De rol van Sherlock wordt gespeeld door Hero Fiennes Tiffin, die eerder al in After speelde. Ook Natasha McElhone (Californication, The Truman Show) en Joseph Fiennes - de broer van Ralph Fiennes - hebben rollen.

Young Sherlock staat vanaf 4 maart op Amazon Prime Video. Bekijk hieronder de eerste trailer.

Wil je échte privacy? Zorg dan voor een computer die privacy op één zet. Bijvoorbeeld met aangepaste instellingen, een alternatief besturingssysteem en de juiste onlinediensten. Slimme tips en adviezen voor iedereen die een privacyvriendelijke computer serieus neemt.

Een van de stappen die je kunt nemen voor een privacybestendige computer is het installeren van een besturingssysteem dat privacy hoog in het vaandel heeft staan. Dat kan in eerste instantie prima naast je bestaande besturingssysteem. Ken je Tails al? De makers zelf beschrijven Tails als een portable besturingssysteem dat je beschermt tegen nieuwsgierige blikken van buitenaf en eventuele censuur. Je start de computer met Tails op in plaats van een regulier besturingssysteem, zoals Windows of macOS. Vervolgens kun je Tails gebruiken voor het uitvoeren van taken op de computer.

Ben je klaar, dan sluit je de computer af. De gebruikerssessie wordt afgesloten, vergeten en de gemaakte stappen zijn niet meer herleidbaar. Dankzij deze opzet kun je Tails ook tijdelijk gebruiken op een computer die je niet volledig vertrouwt of niet van jezelf is: de gegevens worden immers na elke gebruikerssessie verwijderd. Prettig is dat je Tails kunt gebruiken ‘naast’ je bestaande besturingssysteem zoals Windows. Je hebt dus geen aparte computer nodig wanneer je extra waarde hecht aan privacy.

Aan de slag

Prettig aan Tails is dat je het relatief eenvoudig kunt proberen op een computer waarop je al een besturingssysteem hebt geïnstalleerd: het gaat immers om een portable besturingssysteem dat je niet blijvend installeert. Het installatiebestand is een kleine 2 GB groot en de installatie neemt ongeveer een halfuur in beslag. Je vindt de nieuwste versie via deze link. Selecteer jouw besturingssysteem – bijvoorbeeld Windows – en klik op de downloadknop. Sla het bestand op een eenvoudige locatie op, bijvoorbeeld het bureaublad of in de map Downloads.

Het bestand plaats je vervolgens op de usb-stick (zie ook het kader Systeemvereisten hierboven). Je maakt daarvoor gebruik van het gratis programma Rufus. Dit kun je downloaden via https://rufus.ie/nl/, waarbij je kiest voor de Portable-variant. Open Rufus en koppel de lege usb-stick aan de computer. In Rufus selecteer je de usb-stick in het menu Device. Klik op Select en wijs het zojuist gedownloade bestand van Tails aan. Klik op Start: de opstartbare usb-stick wordt gemaakt.

Opstarten maar

Open het menu Start en kies Uitschakelen, Opnieuw opstarten. Een opstartmenu van Windows verschijnt: kies Een apparaat gebruiken, Opstartmenu. Zodra de computer opnieuw is gestart, kies je voor de usb-stick als opstartapparaat. Het menu dat je ziet, verschilt per computermerk. Tails start vervolgens automatisch op. Een wizard verschijnt, waarin je snelle instellingen van Tails configureert, zoals taal, toetsenbordinstelling en datumnotatie.

Persistent storage

Na elke Tails-sessie worden alle gegevens verwijderd: een van de aspecten die Tails relatief privacyvriendelijk maken. Uiteraard is dit minder handig voor documenten en bestanden die je gewoon wilt bewaren en telkens wilt gebruiken. In Tails stel je hiervoor Persistent storage in. Dit is een gedeelte op de usb-stick dat wordt gereserveerd voor de opslag van je persoonlijke bestanden. Je kunt Persistent storage direct inschakelen in het opstartmenu van Tails. Zet de schuif op Aan bij Create Persistent Storage. Volg de stappen van de wizard. De eerstvolgende keer dat je Tails opstart, wordt Persistent storage herkend en kun je de ruimte direct ontgrendelen na het opgeven van het wachtwoord. Klik tot slot op Start Tails om het besturingssysteem te laden.

Verkennen

Tails wordt geleverd met allerhande apps die kunnen helpen bij het verhogen van je privacyniveau. Linksboven vind je de opties in de navigatiebalk. Klik op Apps voor een overzicht. Hier vind je bijvoorbeeld diverse verwijzingen naar Tor, maar ook naar e-mailclient Thunderbird en wachtwoordmanager KeePassXC. Neem meteen een kijkje in de map Favorites. Deze bevat een selectie van programma’s die vaak door Tails-gebruikers worden ingezet. Bijvoorbeeld de Tor-browser (waarover je verder meer leest), de Persistent storage en de eerdergenoemde e-mailclient en wachtwoordmanager. Ook vind je hier de bestandenverkenner, waarmee Persistent storage gebruikt wordt (verderop lees je hierover meer).

Tails leunt hevig op het gebruik van het Tor-netwerk voor online activiteiten. Het Tor-netwerk staat bekend om de bescherming van persoonsgegevens, doordat de communicatie op verschillende lagen wordt geanonimiseerd. In Tails verschijnt de wizard Tor Connection zodra je online wilt. Je kunt ervoor kiezen om automatisch met Tor verbinding te maken (kies Connect to Tor automatically). In het notificatiegedeelte van Tails zie je op elk moment of je bent verbonden met Tor. Zie je het pictogram van een ui, dan is de verbinding met Tor actief. Zie je hetzelfde pictogram in combinatie met een kruis, dan is de Tor-verbinding niet actief.

Systeemmenu

Tails is relatief gebruiksvriendelijk en de gebruikersomgeving spreekt na enige tijd voor zich. Rechtsboven in het venster vind je in de navigatiebalk de toegang tot het systeemmenu (herkenbaar aan het netwerk-, volume- en batterijpictogram). Klik erop om via het menu zaken zoals netwerk en andere verbindingen, zoals bluetooth, in te stellen. Via hetzelfde menu kun je de computer uitschakelen of opnieuw opstarten. Wil je andere systeeminstellingen aanpassen? Open het menu Apps (linksboven) en kies System Tools, Settings voor een overzicht van alle instellingen.

Als je Persistent storage hebt geactiveerd, kun je je persoonlijke bestanden veilig opslaan. Kies Apps, Accessories, Files. Open de map Persistent en plaats hier je persoonlijke bestanden.

Qubes OS als alternatief

Heb je de smaak te pakken, dan is ook het besturingssysteem Qubes OS het bekijken waard. Qubes OS is een gratis en opensource besturingssysteem. Het gebruikt van elkaar gescheiden silo’s waarin je verschillende activiteiten kunt verrichten. Je kunt hiermee de computer in verschillende compartimenten onderverdelen (vergelijk het met een fysiek gebouw met verschillende kamers). De ene silo gebruik je bijvoorbeeld voor het browsen op internet (relatief onveilig), terwijl je een andere ruimte gebruikt voor werkzaken (over het algemeen iets veiliger) of voor lokaal werk. Je kunt bovendien wegwerp-silo’s maken, die je na verloop van tijd verwijdert en alleen voor tijdelijke taken gebruikt. Voor het gebruik van Qubes OS is enige ervaring met Linux wel welkom. Ben je een relatief onervaren gebruiker, maar wil je toch met Qubes aan de slag, dan is de uitgebreide documentatie op de website van de makers een prima startpunt.

E-mail

Natuurlijk kun je kiezen voor een gratis e-maildienst, zoals Outlook.com of Gmail, maar ook zo’n account heeft uiteindelijk z’n prijs. Je betaalt immers met (al dan niet geanonimiseerde) data, waardoor de makers dergelijke diensten ‘gratis’ kunnen maken. In plaats hiervan kun je ook kiezen om te betalen voor de e-maildienst. Goed voorbeeld hiervan is Soverin (https://soverin.nl). Deze partij biedt een e-mailbox aan waarbij privacy op één staat. De dienst kent bijvoorbeeld geen advertenties en tracking. Je kunt je bestaande domein koppelen aan de dienst, zodat je zelf de volledige controle houdt. Soverin gebruikt meerdere technieken die je digitale correspondentie veiliger moeten maken, waaronder DMARC, SPF, DANE en DKIM. Bovendien staan de servers in Europa, zodat je te maken hebt met Europese wetgeving. Je betaalt 3,25 euro per maand voor de dienst.

Windows, maar dan anders

Geen zin om een ander besturingssysteem dan Windows te gebruiken? Gelukkig kun je Windows ook een handje op weg helpen en privacyvriendelijker maken. De makers van de website Privacy is sexy hebben een flinke hoeveelheid scripts geschreven waarmee je in één keer privacy-instellingen aanpast. Bezoek de website en klik op een categorie, bijvoorbeeld Privacy Cleanup. Een overzicht van beschikbare optimalisaties binnen die categorie verschijnt. Plaats vinkjes bij de opties die je wilt toepassen.

Herhaal deze stappen voor elke categorie. Zo zijn er categorieën waarmee je Windows verbiedt om gegevens van je te verzamelen (Disable OS Data Collection), waarmee je de gebruikersomgeving meer respect voor je privacy laat geven (UI for privacy) en waarmee je veelgebruikte apps aan banden legt (Configure Programs). Die laatste categorie stelt je in staat om ‘telemetrie’-data – informatie over je gebruik – voor die programma’s te blokkeren.

In één keer afdwingen

In plaats van elke optie individueel te markeren, kun je je het leven eenvoudiger maken door een profiel met vooraf ingestelde opties te kiezen. Linksboven in het venster van de website kies je voor Standard, Strict of All. Weet je nog niet zeker welke mate van privacy je wilt afdwingen, dan plaats je de muis op een van de opties. Een pop-up verschijnt met meer informatie over de aanpassingen die de scripts doorvoeren. Klik op een categorie om te controleren welke opties zijn geactiveerd.

Ben je tevreden? Klik op de knop Download. Die optie is interessant voor gebruikers die weten hoe je met een script omgaat. Houd er rekening mee dat Windows waarschuwingen geeft: het gaat immers om een script dat van alles kan bevatten. In plaats van een script kun je de instellingen ook via een app binnen Windows toepassen. Klik op Download en kies voor Download desktop version om de bijbehorende app te gebruiken.

Privacy in Edge verbeteren

Maak je gebruik van het in Windows ingebouwde Edge? Je kunt de privacy-instellingen van deze browser ook verbeteren. In de adresbalk van Edge typ je edge://settings/privacy en druk je op Enter. Eerst stellen we de tracking-preventie van Edge goed in. Dit mechanisme wordt door website-trackers gebruikt om informatie over de browser te verzamelen. Kies Privacy, zoeken en services. Klik op Traceringspreventie. In Edge kies je tussen drie modi: Basis, Gebalanceerd en Strikt. Wil je voor de meest privacyvriendelijke variant gaan, dan kies je Strikt. Onder elke modus lees je wat de gevolgen zijn.

Open hierna de sectie Privacy. Zet de schuif op Aan bij Niet volgen-verzoeken verzenden. Hiermee geef je bij websites aan dat je tracering niet op prijs stelt. Houd er rekening mee dat die methode niet waterdicht is en er mogelijk alsnog tracering plaatsvindt. Verder willen we niet dat er diagnostische gegevens worden verstuurd. In de sectie Privacy hebben de laatste drie opties hierop betrekking. Lees de beschrijving door en zet de schuif op Uit als je hierop geen prijs stelt.

Browser testen

Ben je benieuwd hoe je browser presteert op het gebied van privacy? Via de test op https://coveryourtracks.eff.org kun je de browser aan een test onderwerpen. Klik op de knop Test your browser. Na afloop lees je in een rapport in hoeverre de gebruikte browser informatie van je prijsgeeft. Zo zie je of er advertentietrackers worden geblokkeerd en of de browser beschermt tegen fingerprinting. Daarbij worden losse kenmerken van de computer verzameld die als geheel een uniek profiel vormen en je daarmee herkenbaar maken (bijvoorbeeld een combinatie van schermresolutie en geïnstalleerde systeemlettertypen). Op de website vind je instructies om de browserprivacy verder te verbeteren.