Wil je een veelzijdige mediaspeler, dan moet je VLC hebben. Maar je kunt veel meer met de tool dan alleen filmpjes of muziek afspelen. In dit artikel geven we tien tips.

Hoewel VLC wel degelijk begonnen is als krachtige mediaspeler, zijn er door de jaren heen veel functies aan toegevoegd. Grote kans dat je die lang niet allemaal benut. Hoog tijd om ze een keertje extra in de spotlight te zetten.

VLC is ook beschikbaar als app voor zowel Android als iOS. Hoewel de mogelijkheden van de app ook uitgebreid zijn, focussen we in dit artikel op VLC voor Windows.

In de basis is VLC uiteraard een afspeelprogramma en daar moet je het ook voor blijven gebruiken. De opties die we bespreken in dit artikel zijn een aangename bijkomstigheid. Niet alle trucjes zijn handig voor iedereen. Gebruik ervan wat je leuk lijkt. Probeer de trucjes vooral uit, dan merk je meteen hoe krachtig VLC eigenlijk is en hoe weinig je er van gebruikt. We gaan VLC niet uitvoerig tweaken, dus de basisfunctionaliteit zoals je VLC nu al gebruikt blijft behouden.

We gebruiken in dit artikel de Nederlandse taaloptie van VLC onder Windows. Is jouw VLC misschien Engelstalig? Schakel dan (al dan niet tijdelijk) over naar de Nederlandse taal om de stappen beter te kunnen volgen. Ga naar Tools / Preferences en pas de taal aan bij Menus language.

©PXimport

1. Converteren

Omdat we tegenwoordig zo veel streamen, hebben we bijna nooit meer iets met bestandsconversie te maken. Maar dat wil niet zeggen dat het nooit meer nodig is. Zo kan het weleens voorkomen dat je een bestand moet aanleveren voor een feestje (of begrafenis) in asf-formaat, terwijl je het bestand alleen als mp4’tje hebt. In zo’n geval moet je het bestand converteren. Daar waar vroeger prijzige software nodig was, biedt nu VLC de helpende hand.

Klik in het programma op Media in het menu bovenin en vervolgens op Bestand converteren/opslaan. Er opent nu een menu waarin je eerst het bronbestand selecteert, waarna je klikt op Converteren/opslaan. Bij Instellingen klik je op het uitklapmenu bij het kopje Profiel, waarna je kiest voor het bestandstype waarnaar je wilt converteren. Klik op Start om de conversie te starten.

Op deze manier is het overigens ook mogelijk om audio uit een video te extraheren, zodat je alleen een mp3-bestand overhoudt met de audio uit de video.

Er zijn natuurlijk meer manieren om mediabestanden te converteren en je hoeft daar in principe niet eens een los programma als VLC voor te downloaden. Er zijn veel online converters die je eens kunt proberen. Veel converters lijken op elkaar, maar toch biedt elke tool iets anders. Dus zorg dat je degene onthoudt die het beste aan je behoeften voldoet. 

©PXimport

2. YouTube-Video's downloaden

Officieel heeft VLC geen optie om video’s van YouTube te downloaden (dat zou YouTube uiteraard ook niet tolereren). Toch kan het wel, je moet er alleen wat extra handelingen voor verrichten. Ten eerste zoek je op YouTube de te downloaden video op en selecteert en kopieer je de link van deze video. Open vervolgens VLC en klik op Media, Netwerkstream openen. Plak nu de url van de YouTube-video in het veld waarin wordt gevraagd om een netwerk-url, en druk op Enter. De meeste video’s worden nu gewoon afgespeeld (sommige video’s willen om allerhande redenen niet werken).

Klik nu bovenin op Extra en vervolgens op Codec-informatie. In het venster dat opent, zie je onderin een veld met de locatie url. Selecteer en kopieer de volledige url en plak deze in het adresveld van je browser. De video zal nu in je browser afspelen. Rechtsklik op de video en klik op Opslaan als. Je kunt de video nu downloaden om later offline te bekijken.

©PXimport

3. Video als achtergrond

Niet alle functies van VLC zijn zinvol. Want wist je, wanneer je in VLC een video aan het kijken bent, je deze video in kunt stellen als bureaubladachtergrond? Het enige wat je hiervoor hoeft te doen, is VLC op te starten en een video in te laden om vervolgens te klikken op Video in het menu bovenin en op Als bureaubladachtergrond instellen. Het lijkt alsof er niets gebeurt, maar wanneer je alle openstaande vensters minimaliseert, zul je zien dat de video full screen wordt afgespeeld op je bureaubladachtergrond.

Een grappige functie als je wellicht stiekem een video wilt bekijken en snel wilt kunnen overschakelen naar je andere programma’s terwijl de video op de achtergrond blijft afspelen. Verder kunnen we niet veel nuttige toepassingen verzinnen hiervan, maar het is wel leuk dat het kan en het werkt bijzonder goed. Als de video is afgelopen, krijg je weer uw je bureaublad terug.

©PXimport

4. Audio/video opnemen

Eerder hebben we laten zien hoe je video’s kunt converteren naar andere bestandstypen, en op die manier zelfs een audiotrack kunt maken van een video. Maar daarvoor moet je wel de volledige video tot je beschikking hebben. En bovendien is het best een heel gedoe om zo de audio uit een video te halen. Gelukkig kan het ook veel eenvoudiger.

Zorg ervoor dat de video waarvan je de audio wilt opnemen, is ingeladen. Klik dan bovenin op Weergave en vervolgens op Geavanceerde bediening. Een aantal extra knoppen, waaronder een opnameknop, verschijnt onder in het venster. Zodra je op de opnameknop drukt en de video afspeelt, zullen zowel de video als de audio worden vastgelegd op je harde schijf. De video vind jeu terug in de map Video, het audiofragment vind je terug in de map Muziek.

Let op: dit is alleen interessant als je een kort stukje nodig hebt, de extractie is namelijk realtime (10 minuten audio opnemen duurt dus ook echt 10 minuten). Voor langere video’s is het dus interessanter om toch de conversiemethode te gebruiken of de video/audio te rippen.

©PXimport

5. Video (en audio) rippen

Daar gaan we dan meteen ook eventjes op door. Het vastleggen van video en audio terwijl de video afspeelt, is natuurlijk een hele handige optie voor korte video’s, van een paar seconden of minuten, maar een volledige dvd ga je op deze manier niet op je computer opslaan. Daarvoor gebruiken we dan ook de methode die lijkt op wat we bij de conversiemethode hebben gedaan.

De eerste stappen zijn dan ook hetzelfde: Klik op Media, Bestand converteren/opslaan. Maar in plaats van een enkel bestand, willen we nu een complete dvd omzetten. Hiervoor klik je bovenin op het tabblad Schijf. Je ziet vervolgens de mogelijkheid om verschillende soorten schijven te selecteren, van dvd tot blu-ray, maar ook audio-cd’s. In dit geval kiezen we voor Dvd. Plaats de betreffende film in je dvd-speler die als het goed is vanzelf wordt gedetecteerd. Is dat niet zo, klik dan op Bladeren om het juiste station te selecteren. Geef eventueel nog aan welke hoofdstukken je wilt selecteren en welk audiospoor daarbij hoort. Je kunt zelfs de bijbehorende ondertitels selecteren, zodat meteen het juiste ondertitelbestand wordt geselecteerd.

Heb je alles naar wens ingesteld, dan klik je op Converteren/opslaan en selecteer je, net als in de eerste stap, hoe je de film wilt opslaan (we adviseren de standaardwaarde die VLC toont). Daarna klik je op Starten en hoef je slechts te wachten tot dit proces is voltooid.

©PXimport

6. Desktopfilmpjes opnemen

Je hebt ze ongetwijfeld weleens gezien: filmpjes waarin mensen opnemen wat er op hun bureaublad gebeurt, zodat ze bepaalde stappen in een programma beter kunnen uitleggen. Daar gebruiken ze doorgaans prijzige software voor, maar eigenlijk is dat helemaal niet nodig, want het kan ook met VLC. Klik in VLC op Media, Opnameapparaat openen en open vervolgens het uitklapmenu naast het kopje Opnamemodus en selecteer Bureaublad. Wanneer je nu zou klikken op Afspelen, ontstaat er een soort Droste-effect, waarin een oneindige lus van bureaublad in bureaublad wordt getoond.

Leuk om te zien, maar niet wat we nu willen. Dus in plaats van Afspelen klikken we op Converteren (via het uitklapmenu). Klik dan tweemaal op Volgende en geef aan in welk bestandstype je de video wilt opslaan. Klik vervolgens weer op Volgende en daarna op Stream. De inhoud van je bureaublad (en alles wat je daarop doet) zal worden vastgelegd tot je met Stop aangeeft dat je klaar bent met opnemen.

©PXimport

7. Screenshots maken

Bij screenshots denken we natuurlijk vaak aan een schermafbeelding van een programma. Maar soms zie je in een film of serie een bepaalde scène die je zo kunt waarderen, dat je deze wel als achtergrondafbeelding zou willen hebben. Technisch gezien zou je gewoon een screenshot kunnen maken van de videospeler, en deze later uitknippen in een fotobewerkingsprogramma. Niet erg efficiënt, om over de kwaliteit maar niet naar huis te schrijven. Maar VLC zou VLC niet zijn als het ook hier een functie voor heeft ingebouwd.

Open het programma en start de video waarvan je een screenshot wilt hebben. Pauzeer de video precies op het shot dat je wilt hebben, rechtsklik vervolgens op de video en kies voor Video, Snapshot maken. De still van de video wordt nu automatisch opgeslagen in de map Afbeeldingen in Windows, waarbij de interface-elementen als de afspeelknop uiteraard niet zijn inbegrepen.

©PXimport

8. Podcasts luisteren

We hebben het in dit artikel vooral steeds over losse audio- en videobestanden die je kunt afspelen, maar VLC is ook in staat om je te helpen bij een andere, zeer populaire vorm van online audioconsumptie: podcasts. Het programma heeft een gedeelte ingebouwd waar je je eenvoudig kunt abonneren op de podcasts die je graag luistert of wilt gaan beluisteren.

Zorg ervoor dat het deelvenster Afspeellijst is ingeschakeld door te klikken op Weergave, Afspeellijst. In het deelvenster dat verschijnt, klik je onder het kopje Internet op het plusteken naast Podcast. Plak hier de url van de podcast waar je graag naar luistert zodat deze automatisch wordt toegevoegd aan VLC.

©PXimport

9. Watermerk toevoegen aan video's

Wanneer je zelf video’s maakt, is het niet de bedoeling dat een ander ermee vandoor gaat en alle eer opstrijkt. Een watermerk toevoegen is dan een goede oplossing, wat over het algemeen gedaan wordt met een programma als Adobe Première of Adobe After Effects. Het nadeel is alleen dat deze programma’s een klein fortuin kosten en dat is natuurlijk een behoorlijke overkill voor alleen het toevoegen van een watermerk.

Je hebt het waarschijnlijk al geraden, VLC bevat deze functionaliteit ook. Om een watermerk toe te voegen, open je de video in VLC, waarna je klikt op Extra, Effecten en filters. Bij het tabblad Video-effecten ga je voor het subtabblad Overlay, waarna je een vinkje plaatst bij de optie Logo toevoegen.

Klik nu op het pictogram met de drie puntjes om een logo te selecteren, en bepaal met behulp van de opties in dit menu hoe transparant het logo moet zijn en op welke plek in de video het moet komen te staan. Sla de video vervolgens op met behulp van de stappen die we onder het kopje ‘Audio/video opnemen’ hebben uitgelegd.

©PXimport

10. Videobladwijzers aanmaken

Door de komst van de dvd en daarna uiteraard streamingdiensten als Netflix, zijn we gewend aan het feit dat een video later verdergaat waar we gebleven waren. De mediaspelers in Windows zijn nog niet zo ver. Maar dat dit standaard niet zo werkt, betekent niet dat je dat niet zelf zou kunnen realiseren. Je kunt namelijk heel eenvoudig bladwijzers aan een video toevoegen, zodat je met één klik verder kunt waar je gebleven was. Open hiervoor het Bladwijzerbeheer door te drukken op de toetscombinatie Ctrl+B. Zorg er dan wel voor dat de video gepauzeerd is op de plek waar je een bladwijzer wilt maken.

Klik dan op de knop Maken en er zal automatisch een bladwijzer aan de video worden toegevoegd. Door te dubbelklikken op de naam van deze bladwijzer (met een korte pauze tussen de eerste en de tweede klik) kun je de naam van de bladwijzer aanpassen. Om zo’n bladwijzer te kunnen gebruiken, open je opnieuw de video en het bladwijzerbeheer (Ctrl+B) en klik je op de bladwijzer die je wilt gebruiken.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).