YouTube bevat veel informatie, maar het bekijken van filmpjes kost vaak zeeën van tijd. Bovendien is het vooraf nog maar de vraag of je er daadwerkelijk iets aan hebt. Met de tijdbesparende AI-tool Eightify maak je in een handomdraai een goede samenvatting van een video. Zo bepaal je snel of het filmpje de moeite waard is om volledig te bekijken.

AI-toepassingen schieten als paddenstoelen uit de grond, maar lang niet elk programma is bestemd voor het grote publiek. Eightify is dat wel, want bijna iedereen bekijkt weleens een filmpje op YouTube. Denk aan een instructievideo over het vervangen van een auto-accu, of aan een video over het inrichten van een dualboot-systeem op de computer. Je kunt je ook urenlang vermaken met een video over modeltreinen. Op het populairste streamingplatform van de wereld vind je over vrijwel ieder denkbaar onderwerp talloze video's. Helaas zijn lang niet alle beelden even nuttig. Eightify checkt razendsnel of een YouTube-video bruikbare informatie bevat. Daarmee voorkom je dat je steeds zinloze video’s opstart.

Hoe werkt Eightify?

Zoals gezegd is Eightify een AI-tool. De dienst haalt op basis van kunstmatige intelligentie de belangrijke punten uit de video. Hierbij combineert Eightify zijn eigen technologie met die van ChatGPT.

De AI-tool heeft maar enkele seconden nodig om een YouTube-video te analyseren. Vervolgens bekijk je een korte tekstuele samenvatting met alle hoofdpunten. Die is trouwens gewoon in het Nederlands. Je gebruikt Eightify dus ook om bijvoorbeeld een Engelse, Duitse of Franse video beter te begrijpen. Er is ondersteuning voor veertig talen. Daarnaast kan Eightify de volledige video transcriberen.

Browserextensie installeren

Eightify is een browserextensie voor Chrome. Surf met deze browser naar www.eightify.app en klik op Install Chrome Extension. Via de blauwe knop Toev. aan Chrome / Extensie toevoegen nestelt de uitbreiding zich in je browser. Voor snelle toegang is het handig om de extensie aan de werkbalk vast te maken. Klik rechtsboven in Chrome op het pictogram met het puzzelstukje en klik achter Eightify op de punaise. Het logo is nu in de werkbalk zichtbaar.

Na de installatie verschijnt er een inlogscherm van Google. Hierdoor kun je videosamenvattingen opslaan en met bekenden delen. Klik op Inloggen met Google, waarna je het Gmail-adres en wachtwoord invult. Heb je nog geen account, dan maak je dat desgewenst gratis aan.

Gratis of betaalde versie?

Zodra je met een Google-account bent ingelogd, verschijnt er een betaalvenster. Laat je hierdoor niet meteen afschrikken, want Eightify is óók gratis te gebruiken. Er gelden dan wel enkele beperkingen. Zo kunnen gratis leden dagelijks slechts één video laten samenvatten. Bovendien is de tekstuele samenvatting alleen in het Engels beschikbaar. Ook mag je alleen video’s van maximaal een halfuur gebruiken.

De betaalde versie kost tien dollar per maand of zestig dollar per jaar. Je start vrijblijvend een proefperiode van een week. Selecteer in dat geval 7-day free trial en klik op Start My Free Trial. Houd er rekening mee dat je creditcardgegevens moet achterlaten. Na afloop van de proefperiode wordt er automatisch een jaartermijn van zestig dollar in rekening gebracht. Zit je daar niet op te wachten, dan moet je tijdig opzeggen. Je leest aan het eind van dit artikel hoe dat werkt.

Wil je Eightify liever voor nop gebruiken? Klik dan bovenaan op het kruisje om het betaalvenster te sluiten. Om te bespreken wat Eightify allemaal in zijn mars heeft, gaan we in dit artikel aan de slag met de betaalde (proef)versie.

Korte samenvatting maken

Eightify toont aan het begin wat voorbeelden van YouTube-video’s die je kunt samenvatten. Vanzelfsprekend probeer je de AI-tool het liefst uit bij een filmpje dat jij interessant vindt. Sluit daarom het huidige browsertabblad en surf naar www.youtube.com. Zoek vervolgens naar een clip waarvan je een samenvatting wilt maken.

Rechts of onder het videokader zie je de oranje knop Summarize video. Klik daarop om de AI-tool op het bewuste item los te laten. Binnen luttele seconden komt er een puntsgewijze samenvatting tevoorschijn.

De voertaal is in eerste instantie Engels. Wie een (proef)abonnement heeft afgesloten, wijzigt de taal eenvoudig naar het Nederlands. Klik bovenaan in de werkbalk van Eightify op EN en scrol daarna omlaag. Kies nu NL Nederlands om de vertaling te starten.

Deze puntsgewijze samenvatting is niet bijster lang. Je kunt zo eenvoudig inschatten of een video de moeite waard is. Wil je de tekst in een ander programma gebruiken, zoals een tekstverwerker of e-mailprogramma? Klik dan bovenaan op de kopieerknop.

Bruikbaar fragment vinden

Misschien heb je alleen interesse in een kort fragment van een langdradige (instructie)video. Bijvoorbeeld wanneer je even wilt zien hoe je het beste een koelventilator, geheugenmodule, ssd of ander onderdeel in de computerbehuizing plaatst. Eightify helpt je om het benodigde fragment in een lange YouTube-video te vinden. Klik bovenaan in de werkbalk op het tweede pictogram Timestamped Sumarry. Voor de hoofdpunten staat er nu een blauwe tijdsaanduiding. Als je daarop klikt, ga je naar het bijbehorende fragment.

Zie je de benodigde informatie niet terug in de chronologische samenvatting? Eightify kan ook de volledige tekst voor je uitschrijven, al is hierbij de voertaal wel Engels. Klik in de werkbalk op het vierde pictogram Transcript. Er verschijnt een lange lap tekst. Gebruik de blauwe tijdsaanduidingen om naar de bijbehorende videofragmenten te navigeren. Toch liever een Nederlandse vertaling? Klik dan bovenaan op de kopieerknop en plak de tekst in de vertaalmachine van Google.

Reacties samenvatten

Vaak blijkt uit de reacties wel in hoeverre een YouTube-video bij kijkers in de smaak valt. Geen zin om die te lezen? Eightify heeft een functie om de voornaamste boodschap uit alle reacties te halen. Klik hiervoor op het derde pictogram Top comments. Bovenaan lees je een korte Nederlandse samenvatting van de reacties. Bij een video over het bouwen van een pc staat bijvoorbeeld: “Mensen waarderen de moeite en toewijding die in de tutorial is gestoken en velen vonden het nuttig bij het bouwen van hun eerste pc.” Verder laat Eightify diverse reacties zien. De inhoud hiervan is niet vertaald.

Samenvatting delen

Eightify creëert van elke samenvatting een eigen weblink. Dat maakt het mogelijk om de tekst met iemand te delen. Klik in de werkbalk op het pictogram Copy link. Je kunt deze url nu eenvoudig met anderen delen, bijvoorbeeld via social media of een e-mail. Wanneer iemand op de link klikt, opent er een verse webpagina met de belangrijkste inzichten. Dit werkt bij een puntsgewijze en chronologische samenvatting. De bezoeker kan de bijbehorende YouTube-video rechtstreeks op de webpagina bekijken.

App voor iPhone en iPad

Bezitters van een iPhone of iPad kunnen eventueel de app van de AI-dienst installeren. Download vanuit de App Store Eightify - AI Video Summary. Je tikt in het introductievenster op Get started, waarna er een betaalvenster opduikt. De app kost op een Apple-apparaat jaarlijks zestig euro. Net als in de Chrome-extensie start je eventueel een proefperiode van een week. Heb je eerder in de browserextensie al een betaald (proef)abonnement afgesloten? Log dan in met hetzelfde Google-account, want je wilt niet dubbel betalen. Je sluit dan via het kruisje het betaalvenster en opent linksonder met het zwarte poppetje jouw profiel. Kies Connect with Google en log in.

Eightify-app gebruiken

De belangrijkste functies van de mobiele app komen overeen met die van de Chrome-extensie. Wel is de werking iets anders. Open eerst de YouTube-app en zoek een geschikte video. De bedoeling is dat je de url van dit filmpje naar de Eightify-app kopieert. Tik hiervoor onder de video achtereenvolgens op Delen / Link kopiëren. Daarna tik je in Eightify op Paste link / Sta plakkentoe om een samenvatting te generen. Via EN en NL Nederlands wijzig je de taal naar het Nederlands.

Je gebruikt bovenaan de functies Insights en Summary om tussen verschillende samenvattingen te switchen. Verder kun je de tekst kopiëren en een weblink delen. In tegenstelling tot de browserextensie kun je geen video’s transcriberen en reacties samenvatten.

Eightify opzeggen

Eightify laat duidelijk de kracht van kunstmatige intelligentie zien. Zelfs het samenvatten van een YouTube-video van pakweg twee of vier uur kost slechts een paar tellen. Ga je deze AI-tool niet meer gebruiken of heb je voldoende aan de gratis versie? Zet het proefabonnement dan tijdig stop, zodat de ontwikkelaar geen kosten in rekening brengt. Opzeggen is simpel. Klik in Chrome rechtsboven op het Eightify-logo en kies Manage subscription. Er opent een nieuwe webpagina met accountgegevens. Bevestig dan twee keer met Plan opzeggen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).