ID.nl logo
Review Teufel Motiv Home - Draadloze speaker met gigantische accu
© Wesley Akkerman
Huis

Review Teufel Motiv Home - Draadloze speaker met gigantische accu

De Teufel Motiv Home is een grote bluetooth- en wifi-speaker voor in huis, die voorzien is van een gigantische accu. Daardoor zit je niet gekluisterd aan een stopcontact en kun je overal waar je wilt naar je favoriete muziek luisteren. Maar die prijs van 550 euro ... is die het waard?

Uitstekend
Conclusie

Er zijn eigenlijk maar weinig dingen waarover we bij de Teufel Motiv Home echt kunnen klagen. Is het jammer dat er geen andere bluetooth-audiocodecs aanwezig zijn? Zeker. Is dat bepalend voor de ervaring? Niet echt, aangezien je genoeg andere opties tot je beschikking hebt. Je zou nog kunnen denken dat het design niet bij de rest van het meubilair past, maar dat is heel persoonlijk. Verder kunnen we ons voorstellen dat je soms via een usb-bron audio wilt afspelen en dat kan dan net niet met deze draadloze speaker. Ook is het een beetje stom dat je hem niet via usb-c kunt opladen. Maar dat zijn kleine dingetjes die een positieve ervaring niet in de weg zitten. De Teufel Motiv Home is simpelweg behoorlijk uitgebreid qua functies en ontzettend toegankelijk door de meerdere manieren van bedienen. Bovendien klinkt de audio helder, warm, breed, vol en onaangetast (via wifi en aux). Dan blijft het grootste struikelblok helaas over: de prijs… Niets aan dit model schreeuwt dat het meer dan 500 euro waard is. We snappen dat dingen duurder worden en de speaker zit echt bomvol technologie, maar daar heeft een gemiddelde luisteraar geen boodschap aan.

Plus- en minpunten
  • Audioweergave
  • Toegankelijkheid
  • Draadloos en bedraad
  • Voorkeursknoppen
  • Geen uitgebreide equalizer
  • Alleen aac (via bluetooth)
  • Usb-poort alleen voor opladen smartphones
  • Eigen stekker (geen usb-c)
  • De prijs

Teufel is een Duitse audiofabrikant die we kennen van flink wat consumentenproducten en audioapparaten voor hifi-liefhebbers. Op ID.nl testen we geregeld verschillende speakers en koptelefoons. De Teufel Motiv Home is een recente toevoeging aan het Motiv-assortiment, bestaande uit onder meer de Teufel Motiv Go (een compacte bluetooth-speaker) en Teufel Motiv Voice (een wifi-speaker met spraakassistent aan boord). De overtreffende trap binnen deze reeks is de Motiv Home. Daar waar de Voice al vrij prijzig was voor 300 euro, kost de Home 549,99 euro.

©Wesley Akkerman

Teufel Motiv Home is zeer uitgebreid

De prijs is fors, maar je krijgt daar een flinke speaker voor terug. De Teufel Motiv Home speelt muziek af bluetooth (helaas alleen via de basale aac-audiocodec), wifi (via Google Cast en Apple AirPlay 2) en de aux-poort achterop. Je kunt audio dus zowel draadloos als bedraad beluisteren, waardoor de luidspreker breed inzetbaar is. Achterop zit tevens een usb-poort, maar daar kun je geen audiobron op aansluiten. Die poort is puur bedoeld voor het opladen van bijvoorbeeld een smartphone of tablet die je onderweg meeneemt ... want ondanks het formaat is dit een draagbare speaker.

Aan boord zit namelijk een accu met een vermogen van 5200 mAh, en die is goed voor veertien tot vijftien uur muziek afspelen (afhankelijk van het volume). Met een gewicht van bijna viereneenhalve kilo zul je de Teufel Motiv Home wellicht niet óveral mee naartoe willen nemen. Maar als je even in de slaapkamer staat om wat was op te vouwen en je wilt vergezeld worden door fijne tunes, dan kun je de 2.1-speaker oppakken en meenemen. Niets staat je in de weg hem op andere plekken te gebruiken, zoals op het balkon, in de tuin of een plek als het thuiskantoor.

©Wesley Akkerman

Vergelijking met de Motiv Voice

In tegenstelling tot de eerder geteste Teufel Motiv Voice kun je geen spraakassistent gebruiken op de Teufel Motiv Home. Het is misschien een beetje vreemd dat het duurdere product zo’n functie niet heeft, maar voor ons is het geen functie die we echt missen. Bovendien is het ook gewoon fijn een slimme speaker te hebben die niet heel de tijd meeluistert naar commando’s.

De bluetooth-verbinding is stabiel, maar dit keer lopen we tegen een ander vervelend probleem aan. De wifi-speaker heeft vaak de neiging het eerste nummer van een afspeellijst over te slaan, nadat zo’n nummer net een paar seconden draait. Dit kwam vrijwel iedere keer voor.

Hoewel de Teufel Motiv Home en Motiv Voice in de basis wat op elkaar lijken, lopen ze qua formaat en audio toch wat uit elkaar. De Motiv Home is met veertig centimeter breed behoorlijk groot, waardoor je echt een plekje vrij moet maken om hem neer te kunnen zetten. Daarnaast moet je rekening houden met de handgreep achterop, waarmee je hem comfortabel draagt, aangezien je die bereikbaar wilt houden.

De Teufel Motiv Home biedt ook nog toegang tot internetradio, via een app als TuneIn, waardoor je dus niet per se vastzit aan diensten als Spotify, Tidal of Qobuz.

©Wesley Akkerman

Kamervullend en breed geluid

Het 2.1-kanaalssysteem beschikt over vier fullrange speakers, gemaakt van aluminium, van net geen 5,1 centimeter in diameter. Ook is er een subwoofer van 12,7 centimeter groot. Die produceren samen een aangenaam, vol en breed geluid. Dat is even wennen na het testen van andere, recente Teufel-producten, die zich met name richten op een wat compacter en intiemere geluidservaring. Echter, gezien het gebruikersscenario van de Teufel Motiv Home zijn we er ontzettend blij mee. Je kunt namelijk gemakkelijk een huiskamer vullen met geluid.

Tijdens het testen van de Motiv Home hebben we het geluid over het algemeen niet over de helft hoeven draaien om een kamer van net geen dertig vierkante meter te vullen. Het is wel de bedoeling dat je hem de ruimte geeft. Zet hem niet in een hoekje, maar probeer hem echt centraal op een kast, plank of vensterbank te plaatsen om de audioweergave volop tot z’n recht te laten komen. Zeker wanneer je van plan bent de gepatenteerde Dynamore-technologie te gebruiken, die echt ruimtelijkheid geeft aan muziek, zonder die al te veel (of merkbaar) te verstoren.

Dat is – moeten we er eerlijk bij vermelden – ook weleens anders. Vooral de audioproducten met wat kleinere luidsprekers profiteren niet volop van deze Dynamore-audiotechnologie, omdat ze simpelweg het bereik er niet voor hebben. Aangezien de Teufel Motiv Home genoeg ruimte aanbiedt voor flinke luidsprekers, hebben we daar hier geen last van. De audio klinkt aangenaam helder en warm waar de tonen warm moeten zijn. Via de app kun je zowel de bas als de treble nog verhogen of verlagen, en eventueel andere presets activeren die bij je smaak passen.

©Wesley Akkerman

Bediening op vier manieren

Over die die app gesproken, dat is één van de vier manieren waarop je de Teufel Motiv Home bedient. Binnen de app tref je basale afspeelfuncties aan, evenals de opties met betrekking tot audio. Het is allemaal niet ontzettend uitgebreid, dus verwacht geen equalizer die je helemaal zelf kunt afstemmen. Dat geeft niet, omdat er dus andere opties beschikbaar zijn. Verder kun je de speaker bedienen via Google Home of AirPlay 2, en natuurlijk via de app van de muziekstreamingdienst die je gebruikt. Bovendien kun je de speaker opnemen in een groep, via apps als Google Home.

Bovenop de speaker zitten nog wat handige knoppen. Niet alleen kun je de muziek daarmee pauzeren, naar een volgend of vorig nummer gaan, of van bron wisselen, ook kun je een favoriete playlist of radiostation opstarten zonder dat daar een app aan te pas komt. Oké, je moet je voorkeur nog wel even via de app instellen, maar vanaf dat moment bereik je die lijst of dat station met een druk op een van de drie voorkeursknoppen. Verder is het tof dat je het volume bedient middels een draaiwiel. Zo’n wiel is niet bijzonder, maar geeft toch net wat meer gevoel van controle.

Teufel Motiv Home kopen?

Er zijn eigenlijk maar weinig dingen waarover we bij de Teufel Motiv Home echt kunnen klagen. Is het jammer dat er geen andere bluetooth-audiocodecs aanwezig zijn? Zeker. Is dat bepalend voor de ervaring? Niet echt, aangezien je genoeg andere opties tot je beschikking hebt. Je zou nog kunnen denken dat het design niet bij de rest van het meubilair past, maar dat is heel persoonlijk. Verder kunnen we ons voorstellen dat je soms via een usb-bron audio wilt afspelen en dat kan dan net niet met deze draadloze speaker. Ook is het een beetje stom dat je hem niet via usb-c kunt opladen.

Maar dat zijn kleine dingetjes die een positieve ervaring niet in de weg zitten. De Teufel Motiv Home is simpelweg behoorlijk uitgebreid qua functies en ontzettend toegankelijk door de meerdere manieren van bedienen. Bovendien klinkt de audio helder, warm, breed, vol en onaangetast (via wifi en aux).

Dan blijft het grootste struikelblok helaas over: de prijs… Niets aan dit model schreeuwt dat het meer dan 500 euro waard is. We snappen dat dingen duurder worden en de speaker zit echt bomvol technologie, maar daar heeft een gemiddelde luisteraar geen boodschap aan.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.