Het gebeurt regelmatig dat online shoppers worden opgelicht. Waar moet je op letten? Gezond verstand is belangrijk, maar er zijn meer punten waar je rekening mee moet houden.

Tip 01: Gezond verstand

We beginnen dit artikel met een tip die altijd aanvoelt als een dooddoener, maar zonder deze eerste tip zijn alle andere tips niets waard. Wanneer je online winkelt, is je gezond verstand het allerbelangrijkste instrument. Wanneer je weet dat een iPhone 12 in nieuwstaat meer dan 700 euro hoort te kosten, dan zou een nieuwe iPhone 12 die wordt aangeboden voor 500 euro de alarmbellen moeten doen rinkelen. Aanbiedingen van enkele tientjes lager zijn realistisch, aanbiedingen van enkele honderden euro’s lager niet, tenzij het op dagen is als Black Friday (maar dan nog wordt er niet echt met dergelijke prijzen gestunt voor een A-merk als een iPhone). Onthoud dat criminelen inspelen op emoties als haast en hebberigheid, dus wanneer iets extreem goedkoop is en je wordt gedwongen om snel te beslissen, dan is dat meestal geen goed teken. Kortom, wanneer een aanbieding te mooi lijkt om waar te zijn, is ie dat waarschijnlijk ook. Met nadruk op waarschijnlijk, want je kúnt natuurlijk een mazzeltje hebben. 

©PXimport

Tip 02: Certificaat

In dit artikel richten we ons vooral op oplichters die niet leveren wat ze beloven. Maar we willen toch óók een tip wijden aan situaties waarin je denkt dat je je op een bepaalde site bevindt, terwijl dat in werkelijkheid niet zo is. Waar banken vroeger heel schappelijk waren bij het vergoeden van oplichting door phishing, zijn steeds meer banken van mening dat je als consument inmiddels wel op de hoogte zou moeten zijn van de gevaren en dat je je gezond verstand moet gebruiken bij online activiteiten (zie tip 1). Zorg en ten eerste voor dat je antivirussoftware hebt draaien om te voorkomen dat boosaardige software op je computer je omleidt naar een andere site. Ten tweede is het belangrijk om te controleren of je ook echt op de site bent die je denkt te bezoeken. Je kunt dit controleren door in de adresbalk te kijken naar het slotje en of je een groene kleur ziet. Klik op het slotje voor meer informatie over de veiligheid.

©PXimport

Tip 03: Ouderwets huiswerk

Stel nu dat je op een site komt met een aanbieding waarover je twijfelt. Of op een site die op zich een redelijk normale aanbieding heeft, maar die een vreemde vormgeving heeft en bol staat met Engelstalige termen (dat laatste zien we steeds vaker bij sites die op zich gewoon betrouwbaar zijn, maar waarbij de buitenlandse eigenaar weinig energie steekt in een correcte vertaling). Ouderwets je huiswerk doen, kan je bij dit soort twijfels prima helpen. Ga via Google op zoek naar de oorsprong van het bedrijf, kijk of het is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, en zoek naar de naam van de winkel in combinatie met oplichting, oplichterij, niet geleverd, oftewel in combinatie met termen die jij zou gebruiken om je beklag te doen als je was opgelicht. Kijk daarnaast ook of de sites recensies heeft op een onafhankelijke partij als Trustpilot.com. Vind je helemaal niets negatiefs, dan is dat een goed teken. Twijfel je toch nog? Plaats dan gewoon eens een vraag op Facebook of iemand ervaring heeft met dit bedrijf, dat leidt opvallend vaak tot goede tips.

©PXimport

Tip 04: Keurmerk

Een winkel die totaal niet betrouwbaar is, zal waarschijnlijk niet aangesloten zijn bij het Thuiswinkel Waarborg. Dat wil echter niet zeggen dat een site die het logo van het Thuiswinkel Waarborg op de site heeft staan, ook direct betrouwbaar is. Sommige sites plaatsen namelijk gewoon het logo en zijn helemaal niet aangesloten bij de organisatie. Je kunt dat heel eenvoudig controleren door naar www.thuiswinkel.org te gaan en daar te klikken op Ledenlijst. Je kunt dan het gehele ledenbestand doorzoeken én je vindt er een overzicht met waarschuwingen van bedrijven die zich op dit moment niet aan de regels houden of het logo van het Thuiswinkel Waarborg ten onrechte gebruiken. Het is trouwens niet zo dat winkels die lid zijn van het Thuiswinkel Waarborg niet failliet kunnen gaan of dat je verzekerd bent tegen je verlies als dat gebeurt, maar de kans dat het oplichters zijn is nagenoeg nihil, omdat ze anders niet door het certificatieproces waren gekomen.

Omvangrijker probleem dan je denkt

©PXimport

Tip 05: Vergelijkingssites

Een andere prima methode om te zoeken naar de beste prijs en daarbij het risico op oplichting te minimaliseren, is het gebruik van vergelijkingssites. Google heeft een ingebouwde vergelijkingsfunctie die je activeert door te klikken op Shopping wanneer je zoekt op een bepaald product. Het aantal sites dat is opgenomen in deze lijst is echter beperkt. Een andere optie is een site als www.kieskeurig.nl. Niet alleen vind je via deze site een overzicht van winkels waar het product dat je zoekt het voordeligst geprijsd is, Kieskeurig heeft ook nog eens strenge voorwaarden. Zo moet een winkel minimaal een jaar ingeschreven staan bij de KvK, minimaal een half jaar actief zijn én voldoen aan de wet Verkopen op afstand. Daarnaast worden er door de site regelmatig testbestellingen uitgevoerd op basis van signalen dat er iets aan de hand is. Ook dit alles is natuurlijk geen garantie om blind op een aanbieding af te gaan (blijf tip 1 altijd in gedachten houden), maar een extra geruststelling is het wel.

©PXimport

Tip 06: Bol.com

We zouden als tip kunnen geven dat het kopen op sites van grote partijen als www.bol.com een garantie is voor veilig kopen. Deels is dat natuurlijk wel zo, ware het niet dat een site als Bol.com ook veelvuldig gebruikmaakt van externe verkopers. Niet alle producten die je op Bol.com ziet, worden ook daadwerkelijk door Bol.com verkocht. Theoretisch is Bol.com niet verplicht om het bedrag te vergoeden wanneer het product door een externe verkoper niet geleverd wordt, maar vaak doet het bedrijf dat gelukkig wel. Het is echter wel een hoop gedoe, dus het loont de moeite om te kijken bij wie je koopt. Je kunt dat zien door bij het product te kijken bij het kopje Verkoop door. Klik je op de naam van de verkoper, dan krijg je uitgebreide informatie over hoe de verkoper presteert. Zijn er veel klachten, dan zal de score van de verkoper laag zijn, en is kopen bij deze verkoper waarschijnlijk niet zo handig.

©PXimport

Tip 07: Marktplaats

Producten kopen via Marktplaats (of een andere veilingsite) is natuurlijk een heel ander verhaal. Je hebt daar vaak te maken met andere consumenten, en het is niet zo dat Marktplaats je het bedrag terugbetaalt wanneer een koper niet levert wat hij belooft. Je kunt eisen om eerst te leveren en dan pas te betalen, maar er zijn maar weinig mensen die dat zullen accepteren. Het is daarom van groot belang om te kijken naar hoe lang iemand al actief is op Marktplaats. Daarnaast is het een goed teken als het telefoonnummer en de bankrekening van de persoon zijn gecontroleerd (dit wordt ook aangegeven bij de profielnaam). Iemand die al vijf jaar actief is op Marktplaats en de genoemde zaken heeft laten controleren, zal beter weten dan je op te lichten. Daarnaast heeft Marktplaats sinds kort de functie Gelijk Oversteken. Bij deze dienst betaal je en wordt het geld door Marktplaats vastgehouden. Zodra de koper de ontvangst van het pakket bevestigt (aan de hand van een track & trace-code), wordt het geld vrijgegeven aan de verkoper. Zo lopen beide partijen geen risico.

©PXimport

Tip 08: Buitenland

De tips die we genoemd hebben, slaan vooral op het kopen van producten in Nederland. Wanneer je buiten onze landsgrenzen online gaat winkelen, wordt het deels een ander verhaal. Thuiswinkel Waarborg heeft dan weinig nut en ook aan sites als Kieskeurig heb je niet zoveel. Tip 1 blijft echter onverminderd van kracht, evenals tip 2 en 3. Het veiligste is om je in het buitenland te richten op grote sites als Amazon (denk ook hier aan externe verkopers) en AliExpress (al zijn we van laatstgenoemde site eigenlijk geen fan vanwege het massaal negeren van auteursrechten). Kopen via een platform als Etsy is ook een goed idee, omdat dit ook een extra laag(je) zekerheid biedt. Wat je ook doet, zorg dat je, als de beveiligingscertificaten in orde zijn, de aankoop voltooit met PayPal of je creditcard. Betalen via deze methoden biedt je namelijk nog een extra bescherming en verzekering. Bij creditcards wisselt dat per maatschappij, maar bij PayPal ben je beschermd tegen het niet-leveren van een product, omdat de verkoper simpelweg een overeenkomst heeft met PayPal waarin zijn verplichtingen geregeld zijn.

©PXimport

Tip 09: Importkosten

Het is natuurlijk superaantrekkelijk om een bestelling te doen bij AliExpress of Wish omdat de prijzen daar belachelijk laag zijn. Waar je echter zeker rekening mee moet houden, is het feit dat we in Nederland zoiets kennen als invoerrechten. Wanneer je een bestelling doet van een aantal producten boven een bepaald bedrag, dan moet je hier gewoon belasting over betalen. Dat lijkt vervelend, maar het is vooral om de bedrijven in ons eigen land te beschermen tegen oneerlijke concurrentie. Een volledige lijst met bedragen vind je hier, maar om je vast een idee te geven: binnen de EU betaal je doorgaans geen invoerrechten, alleen btw aan de verkopende partij. Buiten de EU hoef je tot 150 euro geen invoerrechten te betalen. Komt je bestelling boven dit bedrag, dan ben je de douane btw verschuldigd en ook de invoerrechten. Dit kan dus behoorlijk in de papieren lopen, dus bezin eer je begint.

Je betaalt altijd over de hele zending in het pakket belastingen bij invoer. Zitten er 2 producten in het pakket, bijvoorbeeld 1 van 149 euro en 1 van 300 euro, dan moet je toch over 449 euro de belastingen bij invoer berekenen, zo legt de Belastingdienst uit. Ook als de zending uit meerdere pakketjes bestaat, kan het als 1 geheel worden beschouwd. Dit geldt als de pakketten gelijktijdig worden aangeboden, aan 1 en dezelfde geadresseerde en in 1 factuur zijn opgenomen.

Tip 10: Toch opgelicht?

Zoals we al eerder hebben aangegeven, is honderd procent veiligheid niet mogelijk. Je hoeft echt niet bang te zijn wanneer je koopt bij bekende winkels, maar het kan natuurlijk een keer gebeuren dat je een bestelling doet bij een minder bekende winkel en dat het ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch een oplichter blijkt te zijn. Het vervelende is dat er vrij weinig kans is dat je je geld terug zult zien. Weinig kans betekent echter niet geen kans, en we raden je aan om, hoe ontmoedigend het ook lijkt, áltijd aangifte te doen bij de politie. Zelfs als jij je geld niet terugkrijgt, is het een fijn idee dat je anderen voor dezelfde fout kunt behoeden. Daarnaast is er altijd een kleine kans dat de politie wél iets voor je kan betekenen. Als je geen aangifte doet, dan weet je in ieder geval zeker dat je nooit een cent terug zult zien.

Op de website van Slachtofferhulp Nederland is een stappenplan te vinden voor vrijwel iedere vorm van fraude. Je kunt dan aangeven waar jij het slachtoffer van bent geworden en vervolgens krijg je te zien welke stappen je kunt doorlopen om bijvoorbeeld je geld terug te krijgen.

©PXimport

WhatsApp-fraude

Niet alleen via webwinkels worden mensen opgelicht: steeds vaker wordt er melding gedaan van WhatsApp-fraude. Een bekende vraagt dan ineens geld via de chatdienst. In een ander artikel leggen we uit hoe je WhatsApp-fraude kunt voorkomen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).