Pine64 is bekend van zijn telefoon PinePhone, tablet PineTab en laptop PineBook Pro, maar nu heeft het bedrijf ook een smartwatch uitgebracht. Het apparaatje heeft al een actieve ontwikkelaarscommunity en daardoor heb je veel keuzevrijheid wat betreft firmware en apps. Tijd voor een Pinetime review!

De PineTime van Pine64 is een smartwatch met opensource-besturingssysteem. Net als bij de andere producten van Pine64 ontwikkelt het bedrijf alleen de hardware en rekent het op de community om de software te ontwikkelen. Standaard komt de PineTime met het besturingssysteem InfiniTime, ontwikkeld door de Belg Jean-François Milants.

De batterij van 180 mAh gaat bij normaal gebruik een kleine week mee. Het capacitieve aanraakscherm met kleuren is van het ips-type en is goed leesbaar in rechtstreeks zonlicht. Door de IP67-rating is het apparaatje volledig beschermd tegen stof en kun je het 30 minuten onderdompelen tot een meter diep, zonder dat er water binnendringt. Een hartslagmeter en stappenteller (op basis van een accelerometer) zijn de belangrijkste functies.

©PXimport

Eerste stappen

Allereerst laad je de PineTime op met de meegeleverde charging dock. De smartwatch klikt daar magnetisch op vast. De usb-kabel aan de charging dock is wel wat kort. De oplader moet je zelf voorzien. De wiki van Pine64 raadt aan om de batterij aanvankelijk niet volledig op te laden, maar tot ongeveer 50 procent. Als het apparaatje bij het upgraden van de firmware bevriest, hoef je geen week te wachten tot de batterij helemaal ontladen is en je het opnieuw kunt proberen.

Het standaardscherm, dat zichtbaar wordt als je op het knopje links drukt, toont de datum en tijd (nog niet correct), je hartslag, het aantal stappen dat je hebt gezet en de batterijstatus. Veeg je naar boven, dan krijg je enkele pictogrammen te zien. Druk op het middelste icoontje onderaan. Dan krijg je de firmwareversie te zien. Het eerste wat je dan moet doen, is de firmware upgraden.

PineTime-firmware upgraden

Dat upgraden gebeurt middels een over-the-air-update via bluetooth. Dat kan met diverse apps, waaronder Gadgetbridge op Android, Siglo op Linux en nRF Connect for Mobile op Android en iOS. Wij kozen voor die laatste.

Download op je telefoon de nieuwste release van InfiniTime. Download het zip-bestand onder de Assets. Open de app nRF Connect, scan naar apparaten en druk naast het apparaat Pinetime-JF op Connect. Daar zie je nu rechts bovenaan naast Disconnect een icoontje DFU met twee cirkelvormige pijltjes. Druk daarop, selecteer Distribution packet (ZIP) en kies OK. Selecteer vervolgens het zojuist gedownloade zipbestand.

Het uploaden van de firmware gaat nu van start. Bij ons mislukte dat de eerste keer, waarop we de PineTime moesten rebooten (de knop 8 seconden ingedrukt houden) en opnieuw proberen. Als de PineTime de boodschap Image OK toont en reboot, is het gelukt. Je ziet het ook aan de veranderde interface met een blauwgroen icoontje voor de stappen. 

Swipe tot slot naar rechts en klik op het tandwiel, swipe naar boven, druk op Firmware en kies Bootloader en recoveryfirmwareom te bevestigen dat je de firmware wilt behouden.

©PXimport

Bootloader en recoveryfirmware

Als je eenmaal de nieuwste versie van InfiniTime draait, kun je het best ook meteen de bootloader en recoveryfirmware upgraden. Dat werkt allebei op dezelfde manier als het updaten van de firmware zelf, dus bijvoorbeeld met nRF Connect. Download de bestanden reloader-mucboot.zip en pinetime-mcuboot-recovery-loader-dfu-0.14.1.zip van release 0.14.1 en upload het eerste bestand naar je PineTime. Bij het opstarten zie je nu het logo van een dennenappel.

In de laatste stap upload je de recoveryfirmware. Dat is niet verplicht, maar wel aan te raden als je gaat experimenteren met ontwikkelversies van InfiniTime of alternatieve firmware. Upload het bestand pinetime-mcuboot-recovery-loader-dfu-0.14.1.zip. Je zult normaal gesproken niet met deze firmware te maken krijgen, maar bij ernstige fouten kun je hiermee je PineTime nog opstarten en een OTA-update uitvoeren om je firmware te herstellen.

De bootloader werkt als volgt. Als je bij het opstarten niets doet, start de normale firmware op. Houd je de knop ingedrukt tot de dennenappel blauw is, dan keer je terug naar de vorige geïnstalleerde versie van de firmware. En als je de knop ingedrukt houdt tot de dennenappel rood is, start je de recoveryfirmware.

Aan de slag

Als dit alles achter de rug is, ben je klaar om de PineTime te gebruiken. Standaard start InfiniTime op met de digitale klok, die is ingesteld op 1 januari 1970 (het Unix-epoch). Je kunt de tijd niet vanaf de PineTime zelf correct instellen. Dat doe je met een van de apps die de PineTime ondersteunen. Boven de klok zie je een icoontje met de batterijstatus, en als er een bluetooth-verbinding actief is ook een blauw Bluetooth-logo. Onder de klok zie je links je hartslag als de hartslag-app actief is en rechts het aantal stappen dat je vandaag hebt gezet.

Standaard wordt het scherm na 15 seconden inactiviteit uitgeschakeld. Een druk op de knop van de PineTime toont het scherm opnieuw. Veeg je naar beneden, dan krijg je het notificatiepaneel te zien. Hierin verschijnen notificaties van een gekoppelde app. Veeg je daarentegen naar boven, dan krijg je icoontjes van apps te zien (er zijn er elf verdeeld over twee schermen), die je elk start met een druk op het icoontje. 

Als je je in het klokscherm bevindt, brengt een veeg naar rechts je naar een scherm voor snelle acties: de helderheid van het scherm instellen, de app voor de ‘zaklamp’ starten (die maakt eenvoudigweg het hele scherm wit), trillingen bij notificaties in- of uitschakelen en het menu met instellingen openen.

©PXimport

In het instellingenmenu kun je het gedrag van je PineTime aanpassen, zoals de time-out voor het scherm of de manier om het scherm weer in te schakelen. Zo kun je kiezen om het scherm te laten ontwaken als je één of twee keer op het scherm tikt of wanneer je je pols omhoog tilt. Met de knop aan de zijkant ontwaak je overigens niet alleen het scherm wanneer dat is uitgeschakeld, maar keer je ook terug naar het vorige scherm als het scherm is ingeschakeld.

Je kunt ook een ander ‘watch face’ kiezen (het scherm met de klok dat je standaard te zien krijgt). Zo is er een analoge weergave, inclusief secondewijzer. Verder kun je hier de batterijstatus opvragen, de firmwareversie opvragen of zojuist geïnstalleerde firmware valideren en andere systeeminformatie bekijken.

We installeerden de app Gadgetbridge op Android om met de PineTime te communiceren. Gadgetbridge is niet beschikbaar in de Google Play Store, maar wel via F-Droid, de alternatieve applicatiewinkel voor opensource Android-apps.

Verbinden met de PineTime werkte niet onmiddellijk. We dienden zowel de PineTime als de Android-telefoon te herstarten voordat Gadgetbridge bij het scannen de PineTime zag. Daarna vond Gadgetbridge de PineTime en nadat we beide apparaten via BLE hadden gekoppeld, stelde Gadgetbride automatisch de datum en tijd correct in op de PineTime.

Apps voor PineTime

De hartslagmeter is onnauwkeurig: hartslagmetingen gaan alle kanten op. Om bruikbare resultaten uit de stappenteller te krijgen, mag je niet naar je PineTime kijken tijdens het wandelen; dan detecteert de app te weinig beweging en worden dus geen stappen geregistreerd. Er is ook een app die de X-, Y- en Z-waarden van de accelerometer realtime toont.

Andere apps zijn beperkt van functionaliteit, maar voeren de basistaken goed uit, zoals de stopwatch en de timer. Notificaties worden met een korte trilling aan je pols aan je doorgegeven. Een app waarmee je kunt tekenen is misschien weleens nuttig als je iets wilt schetsen, maar het werkt wel erg rudimentair. Er is ook een metronoom: je stelt het gewenste aantal beats per minuut in en voelt dan op de maat trillingen aan je pols. Verder heb je enkele spelletjes voor als je je verveelt, zoals Pong en 2048.

De app waarmee je de mediaspeler op je telefoon kunt aansturen laat je de muziek pauzeren, terugspoelen en vooruit spoelen, en toont je bovendien de artiest en titel van het nummer, evenals de vooruitgang en de totale lengte. Dat werkt op Android bijvoorbeeld met de Spotify-app als je Gadgetbridge hebt geïnstalleerd.

De navigatie-app kan navigatie-instructies van een navigatie-app op je telefoon op het scherm van de PineTime tonen, maar voorlopig lijkt de enige compatibele app PureMaps, voor het alternatieve mobiele besturingssysteem SailfishOS.

©PXimport

Wasp-OS installeren op PineTime

InfiniTime is niet de enige firmware die je op de PineTime kunt draaien. Een ander besturingssysteem is WASP-OS, waarbij WASP staat voor Watch Application System in Python. Deze firmware maakt het dus mogelijk om eenvoudig apps voor je smartwatch te schrijven in MicroPython.

Ook de voorgeïnstalleerde apps zijn in MicroPython geschreven, in tegenstelling tot de C en C++ van InfiniTime. Dat maakt WASP-OS dus heel wat toegankelijker als je het besturingssysteem zelf wilt aanpassen. De documentatie van WASP-OS heeft een uitgebreide handleiding om je eigen apps te schrijven. Overigens ondersteunt WASP-OS niet alleen de PineTime, maar ook de Colmi P8 en Senbono K9.

Om WASP-OS te installeren, download je het zip-bestand van de nieuwste release van GitHub. Ook dat gaat weer het gemakkelijkst op je smartphone, omdat je met de app nRF Connect de firmware eenvoudig via bluetooth installeert. De benodigde firmwarebestanden vind je dan in de map build-pinetime.

Eerst installeer je de bootloader door het bestand reloader-mcuboot.zip met nRF Connect naar je PineTime te uploaden (kies als type weer Distribution packet (ZIP)). Daarna herstart je PineTime en zie je in het midden een blauwe dennenappel die langzaamaan wit wordt. Uiteindelijk krijg je een volledig witte dennenappel te zien met rechtsonder een bluetooth-icoontje en linksboven een pijltje met de boodschap Start.

Je PineTime is nu in nRF Connect onder een nieuwe naam te zien: PineDFU. Verbind daarmee en upload deze keer het bestand micropython.zip uit het zipbestand van WASP-OS. Daarna start de PineTime op met de nieuwe firmware. WASP-OS bevat wat andere apps dan InfiniTime, waaronder het spelletje Snake.

©PXimport

Wasptool

Als je het zipbestand met de broncode van WASP-OS op GitHub downloadt, zie je in de directory tools het Python-script wasptool. Hiermee kun je vanaf je computer met je smartwatch communiceren. Open een terminalvenster en vraag bijvoorbeeld de batterijstatus op om te kijken of de verbinding via bluetooth met je PineTime lukt:

wasptool --battery

Hierin kun je Python-opdrachten uitvoeren. Zo bekijk je bijvoorbeeld de inhoud van het bestandssysteem in het flashgeheugen en toon je de code van het Python-script main.py dat WASP-OS start:

>>> from shell import *

>>> cd('/flash')

>>> ls

145 main.py

>>> cat('main.py')

# SPDX-License-Identifier: LGPL-3.0-or-later

# Copyright (C) 2020 Daniel Thompson

import wasp

from gadgetbridge import *

wasp.system.schedule()

Je sluit de sessie af met een druk op Ctrl+C.

Python-code op de PineTime

Als je wat Python kent, kun je nu allerlei informatie van je PineTime opvragen. Zo kent wasptool de optie --eval, waarachter je een regel Python-code kunt opgeven die dan wordt uitgevoerd. Bijvoorbeeld om de naam van de actieve app te tonen:

wasptool --eval 'print(wasp.system.app.NAME)'

Je kunt ook zelf eenvoudig apps ontwikkelen. In de documentatie vind je de code voor een Hello World-app. Die test je eenvoudig op je PineTime met de volgende opdracht:

wasptool --exec hello_world.py --eval "wasp.system.register(HelloApp())"

Daarna vind je je apps in de launcher en start je ze met een tik op het icoontje.

Na een reboot is je app uit het geheugen verdwenen. Maar je kunt je app ook naar het flashgeheugen van de PineTime schrijven zodat het een reboot overleeft. De documentatie van WASP-OS beschrijft de procedure daarvoor.

©PXimport

Conclusie

De PineTime is een leuke smartwatch als je graag met dit soort apparaatjes experimenteert. Vooral WASP-OS is een toegankelijk besturingssysteem dat je volledig naar je hand kunt zetten. De hardware zelf heeft zijn beperkingen, maar de enthousiaste community en de open software maken veel goed.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).