De Tado Slimme Thermostaat, die opvalt door handige geofencing en de mogelijkheid om uit te breiden met slimme radiatorknoppen, is al sinds 2016 een van onze favoriete slimme thermostaten. Na acht jaar introduceert Tado een flink verbeterde versie in de vorm van de Tado Slimme Thermostaat X. Wij hebben de nieuwe slimme thermostaat al getest en vertellen je waarin hij verschilt van zijn voorgangers.

De Tado Slimme Thermostaat X is onderdeel van een nieuwe generatie hardware die in tegenstelling tot voorgaande nieuwe hardwarevarianten (V2, V3 en V3+) niet langer compatibel is met bestaande Tado-producten. Om dat extra te benadrukken, heeft Tado de vormgeving voor het eerst sinds jaren aangepast. De Tado X-productreeks bestaat naast de slimme thermostaat vooralsnog uit nog vier producten in de vorm van de Slimme Radiatorknop X, Draadloze Temperatuursensor X, Warmtepomp Optimizer X en Bridge X. Wij hebben naast de slimme thermostaat waar je in dit artikel alles over leest ook de slimme radiatorknoppen (die zoneverwarming mogelijk maken) en draadloze temperatuursensor getest. Over onze ervaringen met de slimme radiatorknop en draadloze temperatuursensor lees je meer in een aparte review. De voor een warmtepomp bedoelde Warmtepomp Optimizer X hebben we niet getest.

We hebben de Tado X-producten gedurende enkele weken voor de lancering op 15 mei getest. Helaas was dat voor een groot gedeelte wel na het stookseizoen en was het de laatste paar dagen zelfs erg warm buiten en binnen. Toch heeft de verwarming nog even gebrand in de testperiode. Tijdens die dagen was het gewoon comfortabel dankzij de Tado Slimme Thermostaat X en werkte het verwarmen probleemloos.

©Jeroen Boer - ID.nl

De Tado Slimme Thermostaat X is net als zijn voorgangers een vierkante simpel vormgegeven muurthermostaat. Met één heel groot verschil: de voorkant is nu mat zwart afgewerkt waar de voorgaande versie geheel wit was (al is er later ook een zwarte variant geïntroduceerd). De zijkant is wel nog steeds wit. Het is natuurlijk deels smaak, maar wij waren – omdat we witte muren hebben – wel gecharmeerd van een geheel witte en dus onopvallende Tado. Deze nieuwe variant valt een stuk meer op en is veel duidelijker een thermostaat.

©Jeroen Boer - ID.nl

Wat niet is veranderd, is dat de slimme thermostaat standaard niks toont. Pas als je op de middelste knop drukt, verschijnen achtereenvolgend de gemeten en ingestelde temperatuur. Het schermpje oogt anders dan op de voorgaande Tado’s, maar is nog steeds simpel te noemen. De twee knoppen waarmee je de temperatuur lager of hoger zet zijn nu net als de middelste knop uitgevoerd als fysieke drukknop, waar dat bij de vorige Tado’s nog aanraakgevoelige knoppen waren. Dat heeft als voordeel dat je nu direct op de temperatuurknoppen kunt drukken als je de temperatuur wilt wijzigen.

Een startset bestaande uit de slimme thermostaat en een bridge kost 199,99 euro; dat is iets lager dan de adviesprijs van de vorige generatie. De Tado Slimme Thermostaat V3+ heeft echter al een tijdje een flink lagere straatprijs.

Eenvoudige installatie

Qua fysieke installatie verschilt de nieuwe thermostaat niet veel van de voorgaande versies: je klikt hem nog steeds in een muurbevestiging die je op de muur schroeft. Het schroefje dat de thermostaat op de vorige versies borgde is verdwenen. Je kunt de thermostaat nu altijd gewoon lostrekken – maar dat gaat naar onze smaak eigenlijk net iets te makkelijk. De muurbevestiging is anders van vorm dan die van de vorige generaties (V2, V3 en V3+). Je kunt een oude Tado dus niet simpelweg losklikken en omruilen voor een nieuwe variant. De Tado X heeft aansluitingen voor aan/uit- en OpenTherm-regeling. De vorige Tado-thermostaten waren ook compatibel met Nefit EMS en Vaillant eBUS. Het verdwijnen van die veel minder gebruikte standaarden is wat ons betreft niet zo’n gemis.

©Jeroen Boer - ID.nl

De installatie is relatief eenvoudig doordat de Tado zelf nog steeds werkt op drie AAA-batterijen. Hierdoor hoef je geen voedingsmodule bij de cv-ketel zelf te verbinden. Als je nu een traditionele (klok)thermostaat hebt die met twee draadjes met je cv-ketel verbonden is, kun je die waarschijnlijk eenvoudig vervangen door deze Tado X. In de app kun je tijdens de installatie in een wizard je huidige thermostaat kiezen waarna je instructies krijgt om de Tado aan te sluiten.

©Jeroen Boer - ID.nl

Modern draadloos protocol

De reden dat Tado X niet compatibel is met bestaande Tado-componenten zoals de bestaande slimme radiatorknoppen (die zijn er nu ook in een X-versie en daar lees je ineen ander artikel meer over) is de overgang naar een nieuw draadloos protocol. Op voorgaande Tado-producten gebruikte Tado de 868MHz-band in combinatie met het 6LoWPAN-protocol. Het grote voordeel van 868 MHz zou moeten zijn dat deze frequentieband een groot bereik biedt waardoor knoppen zelfs in een groter huis een goede verbinding met de bridge moeten kunnen maken. In de praktijk bleek dat in sommige huizen (inclusief ons huis) tegen te vallen. Bij problemen moest je dan goed zoeken naar de optimale centrale plek om de bridge op te hangen om alle slimme radiatorknoppen in huis te bereiken. Dat was nog extra gecompliceerd doordat de bridge een bedrade netwerkaansluiting had. Helaas was het bij het oude Tado-systeem niet mogelijk om een tweede bridge of repeater te gebruiken om het signaal te versterken. Je was met een Tado-systeem dan soms ook langdurig aan het troubleshooten, iets dat Tado vermoedelijk ook wel wist. In de app zat zelfs een functie om op de Tado-componenten het woordje Hi te laten tonen om te controleren of al je knoppen binnen bereik van de bridge waren.

©Jeroen Boer - ID.nl

Bij Tado X heeft Tado deze verbindingsproblemen opgelost door een overstap naar de 2,4GHz-band op basis van het Thread-protocol (inclusief ondersteuning voor Matter). Dat protocol vormt een mesh-netwerk waardoor het nu mogelijk is om meerdere bridges toe te voegen. Ons huis blijft lastig voor draadloze signalen en ook bij dit nieuwe systeem verloor een van de nieuwe radiatorknoppen op de andere verdieping dan waar de bridge hangt soms even de verbinding. Misschien kunnen we een nieuw optimaal plekje vinden, maar er is nu dus een eenvoudigere oplossing. Tado stuurde ons naast de starterkit namelijk ook een extra bridge op (die kost 69,99 euro) en door die boven te hangen, is ook de verbinding daar perfect. Het aansluiten van de bridge is sowieso eenvoudiger geworden, want je verbindt hem nu via wifi met je netwerk (alleen 2,4 GHz) waardoor je sneller naar een goed plekje kunt zoeken. Een bridge heeft een energieverbruik van ongeveer 3 watt.

Je kunt de Tado Slimme Thermostaat X natuurlijk als losstaande thermostaat zonder slimme radiatorknoppen gebruiken. In dat geval zul je nooit last hebben van verbindingsproblemen omdat je de bridge dan simpelweg dicht bij de thermostaat kunt plaatsen.

Prima app

De hardware van Tado X is dus flink veranderd, maar dat geldt gelukkig niet voor de software. Tado X gebruikt dezelfde app die al beschikbaar was voor het vorige systeem en werkt op heel kleine details na (zoals de mogelijkheid om de knoppen Hi te laten zien) volledig identiek. In de basis is Tado een geavanceerde klokthermostaat en je kunt voor iedere dag van de week (per kamer als je meerder kamers hebt) een apart schema instellen waarin je aangeeft wat de temperatuur moet zijn op een bepaald tijdstip. Een schema kun je kopiëren van de ene naar de andere kamer, dus je hoeft niet voor iedere kamer opnieuw te beginnen.

Dat klokprogramma geldt als je volgens de app thuis bent. Voor afwezigheid kun je een afwezigheidstemperatuur instellen. Je kunt de temperatuur uiteraard ook handmatig instellen en aangeven hoe lang het klokprogramma genegeerd moeten worden. Dat negeren kan ook onbeperkt.

Naast de app kun je ook inloggen via de website. Die biedt een vergelijkbare interface als de app. Mogelijk vind je webinterface prettig om in eerste instantie het klokprogramma in te stellen.

Auto-Assist

Een mogelijkheid waar Tado om bekend staat, is geofencing – wat door Tado Auto-Assist wordt genoemd. Dankzij je smartphone weet het systeem of je thuis of onderweg naar huis bent en kan het systeem op basis daarvan automatisch de verwarming in- of uitschakelen. Daarnaast kan Auto-Assist ook de verwarming in een kamer automatisch uitschakelen als een open raam gedetecteerd wordt (dit werkt aan de hand van een plotselinge temperatuurdaling). Op dat moment kan de verwarming een bepaalde tijd uitgeschakeld worden om energie te besparen.

Abonnement voor alle functionaliteit

Om deze mogelijkheden volledig automatisch te kunnen gebruiken heb je een Auto-Assist-abonnement nodig dat 3,99 euro per maand of 29,99 euro per jaar kost. Dat abonnement was bij oudere V2- en V3-varianten niet nodig en werd geïntroduceerd bij de Tado V3+ die al een aantal jaar op de markt is. Als je een gebruiker van een ouder Tado V2- of V3-systeem bent waarbij je Auto-Assist zonder abonnement gebruikt, moet je bij een overstap naar Tado X toch gaan betalen omdat die functionaliteit aan de oude bridge was gekoppeld. Voor gebruikers van een V3+-systeem verandert er niks, die hadden al een abonnement voor Auto-Assist nodig. Voor nieuwe gebruikers maakt het helemaal niet uit: alle Tado systemen die je nu nieuw kunt kopen (de oudere V3+ en deze nieuwe X) vereisen een abonnement voor Auto-Assist.

Overigens krijg je ook zonder te betalen een vorm van geofencing en open-raamdetectie, alleen werkt dit dan niet automatisch. In plaats daarvan geeft de app je een melding als er een verandering gedetecteerd wordt en wordt als je op die melding klikt de app geopend. Vervolgens moet je zelf de verwarming uit- of inschakelen.

Daarnaast voegt het abonnement nog twee kleinere mogelijkheden toe in de vorm van Care & Protect dat de status van je cv-ketel monitort en je waarschuwt bij mogelijke storingen én uitgebreidere data laten zien over je energieverbruik. Ook zonder te betalen krijg je echter al gegevens te zien rondom je verbruik en in veel gevallen kun je je gasverbruik ook via een slimme meter monitoren. Je kunt het abonnement een week lang gratis uitproberen om te zien of het voor jou wat toevoegt.

Conclusie

De voorgaande Tado Slimme Thermostaat was al een prettige basis voor je verwarmingssysteem en dat is met de nieuwe Tado Slimme Thermostaat X alleen maar beter geworden. De verbetering zit hem wel vooral in het achterliggende protocol waar je alleen iets van merkt als je de slimme thermostaat ook combineert met slimme radiatorknoppen. Maak je zo'n combinatie niet, dan merk je in de praktijk weinig verschil met een oudere variant. Dat komt doordat je een slimme thermostaat vooral vanuit de app gebruikt en die app is precies hetzelfde gebleven. Dat is geen minpunt, want Tado had zijn zaakjes al uitstekend voor elkaar. De app zit helder in elkaar, laat zich snel programmeren en valt op door de handige geofencing-mogelijkheid. Om die helemaal automatisch te gebruiken heb je wel een abonnement nodig, maar ook zonder abonnement waarschuwt de app je netjes op het moment dat je niet meer thuis bent. De verwarming onnodig laten branden hoeft dus nooit meer. Wil je een slimme thermostaat aanschaffen, dan is de Tado Slimme Thermostaat X kortom een prima keuze, zeker als je van plan bent om het systeem uit te breiden met slimme radiatorknoppen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).