Een slimme thermostaat kan je helpen om je huis zo comfortabel én energiezuinig mogelijk te verwarmen. Zo’n thermostaat is eenvoudiger te programmeren dan een lastige klokthermostaat en je kunt hem met een app uitschakelen als je niet thuis bent. Sommige thermostaten kun je zelfs uitbreiden met radiatorknoppen, zodat je het huis ook per kamer kunt verwarmen. Waar moet je vóór aanschaf op letten? ID.nl legt het uit.

Net als veel andere apparaten in huis is ook de thermostaat slim geworden. Dat slimme aspect zit 'm in de verbinding met internet en je thuisnetwerk. Hierdoor kun je een slimme thermostaat (ook buitenshuis) bedienen met een app en vaak ook koppelen met een domoticasysteem. Dat levert je in vergelijking met een traditionele (klok)thermostaat meer gemak op, maar kan je ook helpen bij het besparen van energie. Via de app zet je de verwarming eenvoudig aan of uit, ook als je niet huis bent. Bovendien kun je de slimme thermostaat (net als de vertrouwde klokthermostaat) programmeren om het huis automatisch op de juiste tijdstippen te verwarmen. 

Maar waar de klokthermostaat zich lastig laat programmeren en daardoor vaak een suboptimaal programma afdraait, pas je het programma van een slimme thermostaat snel aan. Sommige varianten detecteren zelfs of je thuis bent en zetten de verwarming sowieso niet aan als je niet aanwezig bent. Het onnodig aanzetten van de verwarming als je niet thuis bent, is dé reden waarom fabrikanten van slimme thermostaten schermen met een (forse) energiebesparing ten opzichte van normale thermostaten. Dat betekent wel dat als jij met je normale thermostaat al optimaal gedrag vertoont, je weinig energie zult besparen met een slimme thermostaat. 

©Jordan - stock.adobe.com

Aanwezigheidsdetectie en geofencing 

Het grootste voordeel van een slimme thermostaat is dat je huis op een eenvoudige manier alleen warm is als jij dat wilt: comfortabel en energiebesparend. Dat kun je handmatig met de app instellen of met een klokprogramma regelen. Zo’n klokprogramma is met behulp van de app veel eenvoudiger in te stellen en aan te passen dan op een klokthermostaat. 

Op sommige slimme thermostaten is het ook mogelijk om de verwarming op basis van je aanwezigheid aan te sturen. Dat kan met een sensor, maar ook via geofencing. Hierbij weet de thermostaat op basis van de locatie van je smartphone of je thuis bent. Alleen als je daadwerkelijk thuis bent, zal het klokprogramma of de verwarming ingeschakeld worden. Als er niemand thuis is, blijft de verwarming uit. Dat is handig, maar om echt iets aan geofencing te hebben, moeten alle leden binnen je huishouden er gebruik van maken. De Tado, Google Nest-thermostaten, Honeywell Lyric T6 en Bosch EasyControl zijn voorbeelden van thermostaten met geofencing. 

Samenwerking 

We noemen een slimme thermostaat slim vanwege zijn verbinding met je thuisnetwerk en internet. Die verbinding wordt gebruikt voor de eigen app, maar is ook te gebruiken om de thermostaat aan andere diensten of platforms te koppelen. Denk aan IFTTT of de smarthome-systemen van Google, Amazon of Apple om stembesturing mogelijk te maken. Of juist een koppeling met een eigen domoticasysteem met iets als Home Assistant. Integratie met een eigen domoticasysteem kan met sommige producten via een API, maar de verschillen zijn groot. 

Wil je een slimme thermostaat onderdeel maken van een groter systeem, controleer dan vóór aankoop wat er mogelijk is. Een geheel lokale besturing via een API zonder internetverbinding is meestal niet mogelijk. De afhankelijkheid van een API die via de servers van de fabrikant loopt, zorgt er natuurlijk wel voor dat het aan de fabrikant ligt of deze blijft werken. Net als met zo veel andere slimme producten koop je een slimme thermostaat vooralsnog niet voor de eeuwigheid, al gaat dat met initiatieven als de domoticastandaard Matter (waarover je meer leest in dit artikel) hopelijk wel veranderen. 

Modulerende aansturing 

Uiteindelijk heeft een slimme thermostaat dezelfde functie als een normale thermostaat: hij moet het verwarmingssysteem inschakelen als er warmte nodig is. De thermostaat moet dus compatibel zijn met je cv-ketel, en daarvoor moet je letten op het type aansturing. 

De aansturing van cv-ketels kun je opdelen in twee typen: een aan/uit-regeling en een modulerende regeling. Een aan/uit-thermostaat werkt via een simpel relais. Als de thermostaat het tijd vindt om de ruimte te verwarmen, wordt het relais gesloten en zo de opdracht gegeven aan de cv-ketel om te gaan stoken. Dat is de regeling die ooit is bedacht voor de eerste cv-ketels, en deze kan niet meer informatie versturen dan simpelweg de brander van de cv-ketel aan of uit te zetten. Dat is ook precies wat de eerste cv-ketels konden. 

Moderne cv-ketels kunnen de brander echter op verschillende intensiteiten aanzetten om zo verschillende watertemperaturen te maken. Dat noemen we moduleren en het is zowel energiezuiniger als comfortabeler. Om hier optimaal gebruik van te maken, heb je een thermostaat nodig die de ketel een opdracht kan geven om een bepaalde watertemperatuur te maken. Een lagere watertemperatuur is energiezuiniger, zelfs als de cv-ketel hiervoor een veel langere tijd aan moet staan. Overigens is het niet zo dat een moderne cv-ketel helemaal niet meer moduleert als je een aan/uit-thermostaat aansluit, want de meeste ketels kunnen ook moduleren op basis van de temperatuur van het water dat weer terug naar de ketel komt. Dat is wel veel minder efficiënt dan een gemoduleerde aansturing. 

©Tomasz Zajda All Rights Reserved.

Juiste protocol 

Met alleen de keuze voor een slimme thermostaat die in staat is om te moduleren, ben je er helaas nog niet. Want net als bij veel andere technische producten bestaan er verschillende protocollen. Je hebt een thermostaat nodig die werkt met hetzelfde protocol als jouw cv-ketel, anders gebeurt er niks. 

Het bekendste modulerende protocol is het door Honeywell bedachte OpenTherm (afgekort OT). Dit protocol wordt door verschillende thermostaten én cv-ketels ondersteund. Ketelfabrikanten die werken met OpenTherm zijn bijvoorbeeld Intergas, Remeha en Ferroli. Helaas heb je als je een OpenTherm-thermostaat koopt geen absolute zekerheid op compatibiliteit, want er zijn ook diverse ketelfabrikanten die een eigen protocol gebruiken. In hun eigen protocol ondersteunen fabrikanten vaak mogelijkheden die ontbreken in het OpenTherm-protocol.

Voorbeelden van merken met een eigen protocol zijn Nefit, Bosch, Valliant en Atag. Maar ook binnen deze genoemde merken zijn er weer uitzonderingen; zo werken sommige ketels van Nefit weer wél met OpenTherm. In de specificaties van je cv-ketel kun je achterhalen met welk modulerend protocol het apparaat compatibel is. 

Naast het geschikte protocol zijn vrijwel alle cv-ketels ook compatibel met een aan/uit-thermostaat. Soms heeft de cv-ketel aparte contacten voor de verschillende typen thermostaten en soms is er een gecombineerd contact. Let hier goed op, want dit is belangrijk als je een bestaande thermostaat wilt vervangen door een slimme variant. 

Meerdere mogelijkheden 

Veel slimme thermostaten ondersteunen meerdere manieren van aansturing op dezelfde fysieke thermostaat. Zo ondersteunen Nest-thermostaten zowel OpenTherm als aan-uit-aansturing en Tado spreekt zelfs nog meer modulerende protocollen. Bij andere thermostaten, zoals Netatmo, Honeywell EvoHome en Honeywell Round Connected, dien je bij aanschaf te kiezen voor OpenTherm- of aan-uit-regeling. Sommige merkspecifieke thermostaten, zoals de Bosch EasyControl, kun je met een optionele adapter ook via OpenTherm gebruiken. 

Het zou natuurlijk kunnen dat je een ketel hebt hangen die niet het juiste modulerende protocol spreekt voor de thermostaat die je op het oog hebt. Mocht je toch per se een slimme thermostaat willen gebruiken die niet het juiste protocol spreekt, dan kun je zo’n thermostaat vaak wel via de aan-uit-regeling aansluiten. 

©Studio Harmony - stock.adobe.com

Zelf installeren 

Het zelf installeren van een slimme thermostaat is meestal niet zo ingewikkeld. In Nederland wordt een thermostaat vrijwel altijd met een twee-aderige kabel op een cv-ketel aangesloten. Bij sommige modellen is het echt alleen een kwestie van de oude thermostaat van de muur schroeven en de nieuwe thermostaat terughangen. Dat is het geval bij modellen die gevoed worden met batterijen, zoals de thermostaten van Tado, de aan/uit-variant van Netatmo en de Nest Thermostat E. Daarbij moet de draad wel op de juiste ketelcontacten zijn aangesloten. Als je een oude aan/uit-thermostaat vervangt door een exemplaar met OpenTherm, moet de ketel soms toch open. 

Andere modellen zijn wat lastiger, omdat die ook de voeding via de thermostaatdraden krijgen. Hiervoor moet bij de ketel vaak een ketelmodule geplaatst worden die op de netspanning wordt aangesloten (soms de interne netspanningscontacten in de ketel). Thermostaten die op deze manier werken zijn bijvoorbeeld de Nest Learning Thermostat, Honeywell Lyric T6, Netatmo Modulerende Thermostaat en Toon. Om deze thermostaten te installeren, zul je de ketel waarschijnlijk open moeten maken voor een kabel tussen de ketel en de ketelmodule. We raden je aan om voor aanschaf de handleiding van de thermostaat door te nemen, zodat je weet hoe deze geïnstalleerd moet worden. 

Slimme radiatorknoppen 

Met de gestegen energieprijzen wordt het steeds interessanter als je je huis ook per kamer kunt opwarmen. Natuurlijk kun je handmatig de radiatorkranen in de juiste ruimte open- of dichtdraaien, maar in de praktijk is het vaak lastig om een andere ruimte dan de woonkamer waar de thermostaat hangt, onafhankelijk warm te krijgen. 

Dat kan wel door de radiatoren te voorzien van slimme radiatorknoppen. Hiermee kun je bijvoorbeeld gericht alleen je werkkamer verwarmen als je thuiswerkt. Dat is comfortabel, maar kan ook energie besparen omdat je de rest van je huis niet meer hoeft te verwarmen. Slimme thermostaten die je kunt uitbreiden met slimme radiatorknoppen zijn onder andere Tado, Netatmo, Honeywell EvoHome, Bosch EasyControl en Plugwise (bekend van thermostaat Anna). 

Niet alles is geschikt 

Let erop dat er ook slimme radiatorknoppen te koop zijn die niet aan een slimme thermostaat gekoppeld worden. Voorbeelden hiervan zijn Eve Thermo, Alecto, Fibaro en AVM Fritz!Dect. Dergelijke knoppen kun je wel aansturen met een app; deze draait de kranen open als het warmer moet worden en weer dicht als het kouder moet worden. Voor de doorsnee Nederlandse situatie waar een cv-ketel (of warmtepomp) de warmte opwekt, zijn deze producten niet echt geschikt. Er moet aan je cv-ketel namelijk wel verteld worden dat er warmte opgewekt moet worden, anders zullen de radiatoren niet warm worden als de knop wordt opengedraaid. In dat geval zijn de slimme radiatorknoppen niet veel meer dan programmeerbare thermostatische radiatorknoppen. Het enige dat je met dergelijke knoppen dan kunt doen, is energie besparen en net als bij thermostatische radiatorknoppen voorkomen dat het té warm wordt. 

Mocht je stads- of blokverwarming (collectieve verwarming) hebben die werkt zonder centrale kamerthermostaat (de radiatoren worden altijd warm als je de knop opendraait), dan zijn dergelijke producten wel geschikt voor jouw situatie en soms goedkoper dan slimme radiatorknoppen die wel bij een slimme thermostaat horen. Slimme radiatorkranen die je wel kunt koppelen aan een slimme thermostaat, kun je in zo’n collectieve situatie meestal ook zonder de bijbehorende slimme thermostaat gebruiken. Zo verkopen Tado en Netatmo startsets die bedoeld zijn voor collectieve verwarming. 

Ook in de woonkamer 

Slimme radiatorknoppen worden vaak als aanvulling op een slimme thermostaat gekocht, bijvoorbeeld omdat een studeerkamer in huis niet goed mee verwarmt met de woonkamer. Het lijkt logisch om alleen op de radiatoren in de ruimtes die je apart wilt bedienen een slimme radiatorkraan te installeren. Dat zal voor je initiële doel ook zeker werken, je kunt die kamer nu individueel verwarmen. Helaas zul je er dan vermoedelijk achter komen dat het in je woonkamer juist veel te warm wordt omdat de radiatorkranen in de ruimte waar de thermostaat hangt (de referentieruimte) altijd open staan. 

Om te voorkomen dat je een ongewenste temperatuur krijgt in de referentieruimte waar de wandthermostaat hangt, zul je ook daar de radiatoren moeten voorzien van slimme radiatorknoppen. Zo wordt de wens om alleen je studeerkamer te verwarmen al snel een hele investering, want reken op een prijs van zo’n 80 euro per radiator. Wanneer je woonkamer is voorzien van vloerverwarming en je andere ruimtes van radiatoren, dan werkt het afhankelijk van hoe je vloerverwarming is opgebouwd wellicht wel om alleen de gewenste radiatoren van een slimme knop te voorzien. 

Slimme radiatorknop installeren 

Helaas is niet elke radiator geschikt voor slimme radiatorknoppen. Deze kun je alleen installeren op radiatoren met thermostatische radiatorkranen, dat zijn kranen die open en dicht gaan doordat er een pinnetje wordt ingedrukt. In de ruimtes waar je thermostaat niet hangt, zijn dergelijke kranen meestal voorzien van thermostatische radiatorknoppen. Dit zijn de draaiknoppen met daarop een cijfer van 1 tot en met 5. Zo’n thermostatische radiatorknop wordt meestal op stand 3 gezet, overeenkomend met ongeveer 20 graden.

Heb je in andere ruimtes dan je woonkamer draaiknoppen zonder cijfers, dan zijn dat vermoedelijk normale radiatorknoppen zonder thermostatische kraan. Daar kun je zonder het vervangen van de kraan door een thermostatische kraan geen slimme radiatorknoppen op aansluiten. Het vervangen van een kraan is loodgieterswerk, het water zal (deels) uit je systeem gehaald moeten worden. Kies dan gelijk voor een kraan waarop je slimme radiatorknop zonder adapter past, meestal is dat maat M30. 

©Andreas Berheide

Adapter 

Heb je in huis thermostatische radiatorkranen, dan is er in de ruimte waar de thermostaat hangt vaak een simpele knop zonder cijfers op de radiatorkraan gedraaid omdat de radiator hier normaal gesproken toch altijd open moet staan. De knoppen op thermostatische radiatorkranen kun je eenvoudig verwijderen (meestal draai je ze er zo af), waarna je de slimme radiatorkraan er weer opschroeft. Soms heb je een adapter nodig omdat jouw radiatorkraan een andere maat of systeem gebruikt dan de slimme thermostaatknop. Dergelijke adapters worden soms meegeleverd, anders kun je ze los kopen. 

Bereik 

Slimme radiatorknoppen maken gebruik van radiotechnologie en zijn meestal batterij gevoed. Vaak wordt er gebruikgemaakt van een eigen protocol in de 868MHz-band. Deze frequentieband zou als voordeel moeten hebben dat deze een groter bereik heeft dan de veelgebruikte 2,4- of 5GHz-banden. De praktijk is echter weerbarstiger. Omdat bij eigen protocollen geen gebruik wordt gemaakt van een mesh-netwerk dat wordt ondersteund door met netspanning gevoede componenten (zoals Z-Wave of Zigbee), is er alleen een directe communicatie tussen de radiatorknoppen en de ontvanger. Het Tado-systeem werkt bijvoorbeeld op deze manier. Het heeft bij ons thuis behoorlijk wat tijd en moeite gekost voordat we een plek gevonden hadden waar de Tado Internet Bridge daadwerkelijk alle radiatorknoppen betrouwbaar kon bereiken. Dit bleek in ons geval een trapkast onder de trap naar de eerste verdieping te zijn. 

Het is de verwachting dat in de toekomst steeds vaker overgestapt zal worden op radiotechnologieën die een mesh-netwerk ondersteunen. Je zult om daar profijt van te hebben dan wel slimme producen moeten hebben die op de netspanning zijn aangesloten en gebruikmaken van hetzelfde radioprotocol. Denk als toekomstige technologie bijvoorbeeld aan Thread. Er zijn nu al wel slimme radiatorknoppen op de markt die gebruikmaken van Z-Wave, Zigbee of Thread. Zo gebruikt Fibaro bijvoorbeeld Z-Wave en maakt Eve gebruik van Thread. Dat zijn helaas dan weer geen radiatorknoppen die gekoppeld kunnen worden aan een slimme thermostaat die een cv-ketel aanstuurt. Plugwise is een uitzondering en gebruikt Zigbee. Hun knoppen kunnen zelfs als repeater voor het mesh-netwerk functioneren als ze via netspanning gevoed worden. 

Pompschakelaar lager zetten 

Als je (een deel van) van de bestaande kranen vervangt door slimme radiatorkranen staan er in sommige situaties minder kranen open dan eerst. Het zou kunnen dat je de radiatoren nu veel duidelijker hoort suizen als de verwarming aan staat. Als je zeker weet dat dit niet komt door achterstallig onderhoud, zoals het ontluchten van het systeem, kan het zijn dat de pompsnelheid te hoog staat. De nieuwste ketels hebben modulerende pompen die altijd werken op de meest efficiënte kracht, maar wat oudere cv-ketels hebben vaak een pomp die werkt op een vaste stand. Vaak wordt door de fabrikant of installateur de hoogste stand gekozen, zodat alle radiatoren gegarandeerd snel warm worden. Een nadeel van de hoogste stand is, naast dat de pomp zo het meeste energie verbruikt, dit ook suisgeluid kan veroorzaken. Je kunt de pomp handmatig op een lagere stand zetten als je last van het geluid hebt. Hiervoor haal je de kap van je cv-ketel af en zet je de pompschakelaar op een lagere stand (doorgaans stand 2). Let er wel op dat je daadwerkelijk aan de standenschakelaar draait en niet aan de schroef van de pomp zelf. In de praktijk zou het kunnen dat een lagere stand niet voldoet, dat merk je doordat de verwarming je huis niet meer goed warm krijgt. 

©Robertvt - stock.adobe.com

💡Wil jij jouw huis verder verduurzamen?

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).