Hoe maak je een bewuste keuze voor het meest geschikte besturingssysteem voor jou? Om een keuze te maken tussen de verschillende OS'en, kijken we naar de kenmerken van Windows, macOS, Linux en ChromeOS. Zo weet jij welk besturingssysteem het beste bij jouw wensen aansluit.

De meeste mensen draaien gewoon het besturingssysteem dat op hun pc of mobiel apparaat geïnstalleerd is: Windows op een pc, macOS op een Mac, Android op een Android-telefoon en iOS op een iPhone. En in veel gevallen is dat ook gewoon de beste keuze: hardware en software zijn dan optimaal op elkaar afgesteld, je bent het besturingssysteem gewend en de ‘standaardkeuze’ gebruiken maakt je leven nu eenmaal gemakkelijker. Maar die standaardkeuze is niet automatisch ook de beste keuze. Er zijn heel wat omstandigheden waarin een ander besturingssysteem geschikter kan zijn.

Bovendien is het vaak ook een kwestie van smaak en gevoel. Zo is het goed mogelijk dat Windows voor jou goed werkt, maar dat je er je gewoon niet prettig bij voelt, terwijl je bij een Mac vanaf het eerste moment een gevoel van thuiskomen had. Net zoals er mensen zijn die in Windows en macOS maar niet kunnen aarden en bij de eerste kennismaking met Linux een ‘klik’ voelen: alles valt plots op zijn plaats.

Dit artikel is dan ook geen pleidooi voor het ene of het andere besturingssysteem. Het is een overzicht van de belangrijkste kenmerken van de grote besturingssystemen die je op een pc of Mac kunt draaien.

Windows: De veilige keuze

In de ict-sector is er een gezegde: ‘Niemand is ooit ontslagen omdat hij voor IBM heeft gekozen.’ Er was een periode dat een bedrijf voor IBM koos als het een veilige keuze wilde maken voor een ict-product. Iedereen kende IBM, wist wat men kon verwachten van ondersteuning, en alternatieven werden als een sprong in het duister beschouwd, ook al wist men dat men zich blauw betaalde aan IBM.

In de consumentenmarkt is het precies zo met Windows: men denkt misschien weleens “Zou ik niet eens Linux proberen, of een Apple kopen?”, maar na even met die gedachte te spelen, komt men vaak al snel terug op Windows, ‘omdat iedereen het gebruikt’. De alternatieven zijn een sprong in het duister in een wereld waarin Windows bijna synoniem is met een pc. Windows is de veilige keuze, en ook in dit geval betaal je voor die veiligheid: er zijn goedkopere en in sommige situaties betere alternatieven, maar met meer onzekerheid.

Windows is het populairste besturingssysteem op pc’s. Vroeger kwamen er van Windows regelmatig grote versies uit, maar met Windows 10 heeft Microsoft het over een andere boeg gegooid: je krijgt continu nieuwe ‘builds’ met een kleiner aantal vernieuwingen.

Microsoft gaat er prat op dat het met Windows 10 een ‘universeel besturingssysteem’ heeft. Centraal daarin staan de UWP-apps (Universal Windows Platform): ontwikkelaars kunnen deze apps met (bijna) dezelfde code uitbrengen op verschillende platforms waarop Windows draait: de pc, tablets, smartphones, de Xbox One, de Surface Hub enzovoort.

©PXimport

De interface van Windows 10 is ook ontworpen om zowel op een klassieke pc als op een apparaat met aanraakscherm te werken. Je kunt zelfs tussen beide omschakelen. Ontwikkel je graag software voor diverse platforms, dan is Windows een interessante keuze.

Sinds Windows 10 is er heel wat veranderd. Vroeger was het zoeken naar Windows-software vaak een hele toer. Je moest allerlei websites gaan bezoeken, zip-bestanden downloaden, uitpakken, installatieprogramma’s opstarten enzovoort. Met de Microsoft Store (vroeger Windows Store) zijn veel populaire programma’s in één applicatiewinkel te vinden, vooral de UWP-apps, die Microsoft tegenwoordig overigens kortweg Windows-apps noemt.

Bovendien is ook de beveiliging verbeterd. UWP-apps draaien in een sandbox (met App-V) en moeten toestemming vragen om apparatuur zoals de webcam en microfoon te gebruiken toegang tot de gebruikersdocumenten te krijgen. De apps op de Microsoft Store worden ook gemodereerd. Het werkt allemaal meer en meer zoals de applicatiewinkels die we van Android en iOS kennen.

©PXimport

Een meer zorgelijke evolutie is dat Microsoft sinds Windows 10 steeds meer privacygevoelige informatie over zijn gebruikers verzamelt, niet alleen in het besturingssysteem maar ook in software zoals Office. Volgens een onderzoek van de Nederlandse overheid sturen Microsoft-apps informatie zoals onderwerpregels van e-mails naar servers van Microsoft, en handelt het bedrijf daarmee in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Met de standaardinstellingen stuurt Windows 10 allerlei privacygevoelige gegevens door. Met wat zoekwerk kun je dat wel uitschakelen. Maar je krijgt ook advertenties in Windows te zien, bijvoorbeeld tegels in het startmenu die Microsoft Store-apps promoten, en die zijn niet uit te schakelen. Al met al geeft dit dus een beeld van een besturingssysteem dat meer en meer de controle over je computer van je overneemt.

MacOS: Think different

Apple is altijd al zijn eigenzinnige koers blijven varen, zelfs toen het bedrijf op de rand van het faillissement stond. Dat begint al bij de nauwe koppeling tussen hardware en software: macOS draait alleen op Macs, de computers die Apple zelf produceert. Het voordeel: de hardware en software zijn optimaal op elkaar afgestemd. Het nadeel: de hardware is beperkter in keuze en duurder dan gelijksoortige pc-hardware.

Op softwaregebied heeft een Mac-gebruiker niet te klagen. Hoewel creatieve beroepen nog altijd vaker de Mac gebruiken en andere beroepsgroepen vaker de pc, is dat onderscheid niet meer zo strikt als vroeger. Veel populaire software bestaat ook gewoon voor macOS. Hardcore gamers zullen echter snel teleurgesteld zijn door een Mac: de keuze is er echt beperkter.

Voor wie Windows gewend is werkt macOS op allerlei manieren anders, maar uiteindelijk zijn de grote lijnen hetzelfde en kun je met een Mac in de praktijk van alledag ruwweg hetzelfde als met een pc.

Apple heeft uitgebreide Human Interface Guidelines gepubliceerd en vraagt ontwikkelaars met aandrang om deze in hun software toe te passen. Dat zorgt dan ook voor een heel duidelijke Mac-ervaring: macOS-software heeft veel meer dezelfde look & feel dan Windows-software.

©PXimport

Die consistentie vind je ook in het hele ecosysteem van hardware dat Apple heeft opgebouwd. Als je een iPhone of iPad hebt, een Apple TV of een HomePod slimme luidspreker, dan koop je ook doorgaans een Mac. Al die apparaten zijn dan immers perfect met elkaar geïntegreerd, onder andere met de clouddienst iCloud en met Airdrop waarmee je draadloos bestanden tussen je apparaten uitwisselt. En je kunt zelfs automatisch je Mac laten ontgrendelen als je met je Apple Watch in de buurt bent.

Die consistentie vind je ook in het hele ecosysteem van hardware dat Apple heeft opgebouwd. Als je een iPhone of iPad hebt, een Apple TV of een HomePod slimme luidspreker, dan koop je ook doorgaans een Mac. Al die apparaten zijn dan immers perfect met elkaar geïntegreerd, onder andere met de clouddienst iCloud en met Airdrop waarmee je draadloos bestanden tussen je apparaten uitwisselt. En je kunt zelfs automatisch je Mac laten ontgrendelen als je met je Apple Watch in de buurt bent.

Linux: Veel gezichten

Een derde keuze die je kunt maken voor het besturingssysteem op je computer, is Linux. En daarbij moeten we onmiddellijk al een kanttekening maken: de ene Linux is de andere niet. Linux is immers de naam van de kernel, het hart van het besturingssysteem, en er bestaan honderden besturingssystemen die rond diezelfde kernel zijn gebouwd.

Elk op de Linux-kernel gebaseerd besturingssysteem noemen we een (Linux-)distributie. En elke distributie legt zijn eigen nadruk op het gebied van functionaliteit en doelpubliek. Op de website DistroWatch vind je een hele lijst, niet alleen voor de pc maar ook voor servers.

De bekendste Linux-distributie is Ubuntu, dat qua gebruiksgemak niet onderdoet voor Windows. Op ondersteunde hardware is het snel geïnstalleerd, het is gratis, en het komt kant en klaar met allerlei opensource-software, zoals de webbrowser Firefox en het kantoorpakket LibreOffice. Bovendien bestaat er ook een Linux-versie van allerlei populaire software, zoals Dropbox, Skype en Spotify. Maar geavanceerdere zaken zoals de mogelijkheid om tekst te dicteren of zaken aan een stemassistent te vragen, zijn in tegenstelling tot in Windows en macOS standaard niet geïnstalleerd.

©PXimport

Ubuntu is niet alleen gebruiksvriendelijk, maar het besturingssysteem legt je ook niets in de weg. En dat is dan ook de kracht van Linux: je kunt het volledig naar je wensen aanpassen. Bevalt de standaard grafische interface van GNOME in Ubuntu je niet? Vervang die dan door KDE, Xfce of een andere desktop-omgeving. Het bestandssysteem Ext4 vervangen door Btrfs of ZFS? Zo gepiept! Geen Linux-kernel maar BSD (een gerelateerd besturingssysteem uit de UNIX-familie)? Ook dat is mogelijk, terwijl je grotendeels dezelfde software kunt blijven gebruiken.

De reden voor die flexibiliteit is vooral te danken aan de UNIX-filosofie: ‘Schrijf programma’s die één ding doen en die dat goed doen.’ Een Linux-distributie is een samenspel van hypergespecialiseerde programma’s die elk ongelooflijk goed zijn in hun taak en die je elk kunt inruilen voor een alternatief dat diezelfde taak op een andere manier oplost.

Waar je wel op moet letten bij de keuze voor Linux is de hardware-ondersteuning. Hoewel de zaken er al veel beter voorstaan dan enkele jaren geleden en hoewel Linux het eerste besturingssysteem was dat usb 3.0 ondersteunde, kun je niet zomaar een willekeurige pc kopen en er Linux op installeren. Dat geldt vooral als je een gamer bent en de hoogste prestaties uit je grafische kaart wilt halen.

Als je nog niet zo vertrouwd bent met Linux, beperk je je het best tot computers die door de verkoper met Linux geleverd worden. Zo heeft Dell een lijn met Linux-laptops, waaronder de populaire Dell XPS 13 Developer Edition met Ubuntu 18.04. Ook zijn er talloze laptops van Acer, Asus en Lenovo die een uitstekende ondersteuning voor Linux hebben.

Toch zul je ook dan vaker dan op Windows en macOS kleine mankementjes tegenkomen, zoals een touchpad dat niet meer goed werkt nadat je pc uit slaapstand is ontwaakt of een corrupte schermopbouw. Het is dan zoeken naar workarounds of wachten op een update.

Chrome OS: Zorgeloos internetten

Als je taken op je computer zich voornamelijk beperken tot wat surfen en je zowat alles in de (Google-)cloud doet, is Chrome OS van Google een waardig alternatief. Dit is een uitgeklede Linux-distributie die zichzelf automatisch bijwerkt en waarin de interface bestaat uit de webbrowser Google Chrome.

Doordat alle ballast uit Chrome OS gehaald is, start een computer met het besturingssysteem van Google in luttele seconden op. Virussen en malware maken weinig kans en updates worden automatisch op de achtergrond uitgevoerd, zodat je zorgeloos kunt surfen. Je draait vooral webapplicaties en speciale Chrome Apps. Het is op specifieke hardware ook mogelijk om Android-apps op Chrome OS te draaien en met de functie Crostini kun je zelfs Linux-software op Chrome OS draaien. Al die opties hollen het concept van een veilig uitgekleed besturingssysteem om zorgeloos te surfen natuurlijk wel wat uit.

©PXimport

Chrome OS wordt officieel alleen ondersteund op speciale hardware van Google en partners: de Chromebooks (laptops), Chromeboxes (mini-desktops) en Chromebit (een mini-pc in de vorm van een usb-stick). Maar de opensource-basis van Chrome OS, die de naam Chromium OS draagt, kun je ook op allerlei andere hardware installeren. Zo is het in principe mogelijk van elke door de Linux-kernel ondersteunde laptop een Chromebook te maken.

Het is onmogelijk om in één artikel een volledige functionele vergelijking tussen verschillende besturingssystemen te maken. Bovendien verandert de functionaliteit in elke versie, en een keuze voor een besturingssysteem maak je doorgaans voor de lange termijn. Daarom hebben we ons hier vooral gericht op de hoofdlijnen en de ‘filosofie’ van de besturingssystemen Windows, macOS, Linux en Chrome OS.

Het is duidelijk dat de keuze voor een besturingssysteem heel individueel is. Kun je je vinden in de filosofie van het besturingssysteem, behoor je tot het doelpubliek, bevalt de community errond je? Het zijn allemaal vragen die niemand anders voor je kan beantwoorden. Maar laat je keuze ook door de praktijk leiden: probeer eens verschillende besturingssystemen uit. Dat vereist dat je wat tijd investeert, maar dat verdient zich achteraf meer dan genoeg terug als je je als een vis in het water voelt in je gekozen besturingssysteem.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).