Windows 10 bevat een flink aantal nieuwe functies die informatie over de gebruiker verzamelen en uitwisselen via internet. Maar wat verzamelt Windows 10 precies, wat kun je ertegen doen en is het überhaupt nodig om daar wat tegen te doen?

Windows 10 is de eerste 'Windows as a service'. Dit betekent dat er na Windows 10 geen grote nieuwe releases meer komen, maar dat de Windows die je gebruikt vanaf nu altijd de nieuwste, meest up-to-date versie is. Kleine en grote updates komen ongemerkt binnen en werken daarna het besturingssysteem helemaal bij. Net zoals nu al het geval is bij iOS, Google Chrome en online diensten zoals Office 365 en Gmail. Altijd de laatste versie en zonder bij te betalen, wie kan daar tegen zijn? Lees ook: Bevalt Windows 10 niet? Zo zet je een stap terug.

De vergelijking gaat echter nog eens stap verder en hier waren de Windows-gebruikers duidelijk niet op voorbereid. Windows als platform voor services betekent namelijk ook dat Windows én de programma's die op Windows draaien persoonlijker moeten worden. Ze richten zich op jouw voorkeuren en verwachtingen. De weer-app geeft dus niet zomaar een weersverwachting, maar specifiek de weersverwachting voor de plek waar jij bent of waar jij volgens jouw agenda, straks naartoe gaat. Verder wil Microsoft jou na de gratis upgrade naar Windows 10, graag extra diensten verkopen. En de kans dat je ook echt iets koopt, is veel groter als Microsoft jou eerst heeft leren kennen. Windows is dus persoonlijker, maar daarmee ook nieuwsgieriger.

©PXimport

Bij een standaard installatie schakelt Windows 10 alle privacygevoelige opties in.

Privacy

Het recht op privacy van Nederlanders ligt vast in artikel 10 van de Nederlandse Grondwet. Privacy is daar omschreven als "het recht op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer". Dit betekent dat iedereen het recht heeft om in beslotenheid van zijn persoonlijke levenssfeer met rust gelaten te worden en bijvoorbeeld niet te worden bespied of afgeluisterd. De persoonlijke levenssfeer is je huis, maar bijvoorbeeld ook een briefwisseling en andere vormen van communicatie.

Omdat wetten en regels in Nederland niet getoetst worden aan de Grondwet, regelt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) de kaders voor privacy en omgang met persoonsgegevens in de dagelijkse praktijk. Hierin staat wat er allemaal wel en niet mag met persoonsgegevens en welke rechten je hebt wanneer jouw gegevens gebruikt worden. Je hebt bijvoorbeeld het recht om jouw gegevens in te zien en onjuiste gegevens te laten aanpassen. Het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) ziet er op toe dat deze regels worden gehandhaafd en kan boetes uitdelen aan organisaties die dat niet doen. Daarnaast adviseert het CBP over nieuwe regelgeving en maakt het overheid, burgers en bedrijven alert hoe zij persoonsgegevens verzamelen, opslaan en gebruiken.

©PXimport

Het recht op privacy van Nederlanders is vastgelegd in de Grondwet en omvat onder meer privacy bij alle communicatie.

Hoe verzamelt Microsoft persoonsgegevens?

De manier waarop Windows 10 persoonsgegevens verzamelt, lijkt veel op hoe iOS en Android dat doen. En dat is ook niet onlogisch, want Windows 10 is door Microsoft gemaakt als één besturingssysteem voor alle apparaten, dus behalve de pc ook voor smartphone en tablet. Helaas voor Microsoft speelt Windows 10 daar nog geen echte rol van betekenis, maar het besturingssysteem is er wel klaar voor. Meer dan vorige versies van Windows, ondersteunt Windows 10 functies die typerend zijn voor mobiele apparaten.

Denk bijvoorbeeld aan een gps-ontvanger, een temperatuur- of luchtdrukmeter, maar ook de camera en microfoon. De informatie afkomstig van zo'n sensor deelt Windows bijvoorbeeld met de weer-app die het gebruikt om de weersverwachting te geven specifiek voor de plek waar jij bent. En ineens zijn er dan behalve jijzelf nog minimaal twee partijen die altijd weten waar je bent: Microsoft én de maker van de weer-app.

Behalve de informatie van jouw apparaat beschikt Microsoft over nog meer bronnen om jou te leren kennen. Een heel belangrijke ben je zelf. Elke zoekopdracht met Bing, elk document dat je upload naar OneDrive, elk spraakcommando dat je geeft aan Cortana: het zijn allemaal gegevens die Microsoft registreert en gebruikt.

Tot slot werkt Microsoft ook nog samen met andere bedrijven om het profiel verder in te kleuren. Zo koopt het bijvoorbeeld demografische gegevens zoals de leeftijdsopbouw van de bevolking in een bepaalde streek of stad en kan Microsoft de gegevens die het van jou heeft daaraan relateren. Of het neemt IP-gebaseerde locatiegegevens af van een netwerkleverancier om zo jouw locatie te bepalen wanneer jouw pc geen gps-sensor heeft of je gewoon thuis achter een DSL- of kabelmodem zit.

©PXimport

Een app die toegang heeft tot je locatiegegevens, weet daarna altijd waar je bent.

Welke persoonsgegevens verzamelt Microsoft?

Om te weten te komen welke gegevens Microsoft verzamelt, kun je de Microsoft-servicesovereenkomst en de Microsoft Privacyverklaring raadplegen (dit zijn de oorspronkelijke Engelstalige documenten, zie ook het kader Nederlandse versie). Behalve generieke informatie over de gegevens die Microsoft verzamelt, gaan de documenten ook dieper in op de dataverzameling bij specifieke Microsoft-producten en -diensten als Bing, Cortana, Office, OneDrive, Skype, Xbox en ook Windows.

De gegevens die Microsoft verzamelt zijn contactgegevens zoals voor- en achternaam, e-mailadres, postadres en telefoonnummer, maar ook leeftijd, geslacht en het land waarin iemand woont. Ook persoonlijke voorkeuren en favorieten zijn interessant, zoals de voorkeurstaal, teams die je volgt in een sport-app en de aandelen die je volgt in een financiële app.

Daarnaast zaken als je creditcardnummer met bijbehorende beveiligingscode, je dataverbruik, informatie over de apparaten die je gebruikt, je contactpersonen en relaties en ook wachtwoorden, wachtwoordhints en soortgelijke beveiligingsinformatie die je gebruikt om in te loggen. Ook kijkt Microsoft "wanneer dat nodig is voor de dienstverlening" in documenten en berichten die je verstuurt of ontvangt. Volgens Microsoft gaat het dan om de inhoud van documenten, foto's, muziek en video die je uploadt naar een Microsoft-service, zoals OneDrive, onderwerp en inhoud van een e-mail, de tekst van een expresbericht. Al met al een flinke waslijst en genoeg om een persoon vergaand in kaart te brengen.

©PXimport

De Microsoft-privacyverklaring is een goed startpunt om meer te weten te komen over hoe en welke informatie Microsoft verzamelt.

Nederlandse versie

Er bestaat ook een Nederlandstalige services-overeenkomst en een Nederlandstalige privacyverklaring, maar beter gebruik je de oorspronkelijke Engelse versie. Het vertaalwerk is matig, waardoor dan net de nuance wegvalt of je gewoon op het verkeerde been wordt gezet. Zo is bijvoorbeeld de zin "Microsoft collects data to operate effectively" vertaald met "Microsoft verzamelt gegevens om effectief te exploiteren".

Lees je de Nederlandse versie, dan begrijp je dus dat Microsoft de gegevens verzamelt om die eens flink te exploiteren, terwijl de Engelse tekst aangeeft dat Microsoft de gegevens vooral gebruikt om de eigen bedrijfsvoering effectiever te maken. Misschien is de Bing Translator toch nog niet goed genoeg om dit soort belangrijke documenten mee te vertalen?

©PXimport

Persoonlijke assistente Cortana wil een wel heel innige band opbouwen.

Windows Spyware?

In Windows 10 zitten 37 privacygevoelige functies en deze worden bij een standaardinstallatie allemaal ingeschakeld. Log je bijvoorbeeld in met een Microsoft-ID, zoals een Hotmail- of Live-mailadres, dan registreert Microsoft je hele browsergeschiedenis, al jouw favorieten, de sites die je bezoekt en applicaties die je gebruikt, samen met de wachtwoorden van alle wifi-netwerken die je gebruikt.

Daarnaast gebruikt het gps, 3G en anders gewoon je wifi- of internetverbinding om te bepalen waar je bent en opnieuw wordt dit continu bewaard en gedeeld met alle programma's en services op de pc of online.

Een aparte vermelding verdient verder Cortana, de spraakgestuurde zoekmachine en persoonlijke assistentie. Hoewel Cortana nu nog ontbreekt in de Nederlandse Windows 10 (een Nederlandse Cortana wordt eigenlijk nog wel dit jaar verwacht). Om jou beter te leren kennen, leest Cortana je agenda, je adresboek, al je e-mail en sms'jes, en upload het deze informatie ook naar de cloud. Zelfs je stemgeluid wordt opgenomen en geüpload voor analyse!

Wat kun je eraan doen?

Wil je meer privacy, dan zijn gelukkig de vele privacygevoelige opties eenvoudig aan te passen of uit te schakelen. Je kunt dit al tijdens de installatie doen door niet voor de express-instellingen te kiezen, maar juist dan al de opties te doorlopen en uit te schakelen, maar het kan ook later nog altijd. Microsoft heeft alle privacyopties bij elkaar gezet in het onderdeel Privacy van de Instellingen. Doordat één grote Ik-wil-privacy-knop ontbreekt, zul je wel alle 37 functies stuk voor stuk langs moeten en zelf moeten bepalen wat de juiste instelling is.

De eerste optie in het submenu Algemeen gaat over de Reclame-id. De reclame-ID is een geanonimiseerd profiel dat echter wel bepaalde kenmerken van jou heeft. Online adverteerders gebruiken het om hun advertenties beter op jou af te stemmen. Ook Microsoft zelf is overigens zo'n reclameverkoper die deze reclame-ID gebruikt. Door de bovenste optie op Uit te zetten, stop je het gebruik van een reclame-ID door Windows 10.

Vind je gerichte advertenties niet erg, maar wil je er wel meer controle over, klik dan op Mijn Microsoft-reclame en andere persoonlijke gegevens beheren. Microsoft sluist je nu door naar de webservice voor gepersonaliseerde advertenties. Hier kun je kiezen of je gepersonaliseerde advertenties van Microsoft of van andere bedrijven wilt, en welke dan. De instelling van advertenties van andere bedrijven verloopt via de website van de EDAA, een vereniging van Europese online adverteerders waar ook Microsoft lid van is.

Onder Privacy / Feedback en Diagnose vind je het onderdeel Diagnose en verbruiksgegevens. Hiermee verzamelt Microsoft een breed scala aan gebruiksgegevens. Standaard staat deze optie op Volledig (aanbevolen). Beter kies je hier voor Basis. Het is echter wel verwijtbaar dat de optie om dit uit te kunnen zetten niet aanwezig is.

©PXimport

In het onderdeel Privacy van de Instellingen kun je alle privacygevoelige functies in- en uitschakelen.

Schakelt Windows 10 illegale software uit?

Nu Microsoft even nadrukkelijk in de schijnwerpers staat door de komst van Windows 10 en de rumoer rond privacy, duiken ook al snel de cowboyverhalen op. Een blogger las de Microsoft-servicesovereenkomst en maakte daaruit op dat Microsoft voortaan illegale software zou opsporen en uitschakelen. Het zou hierbij vooral om games gaan. Dit laatste had een bel moeten doen rinkelen, want dit doet Microsoft al tijden, maar wel uitsluitend op de Xbox. De Xbox is een gesloten systeem waar Microsoft zowel de software als aangesloten hardware, streng controleert en in voorkomende gevallen ook blokkeert. De strikte controle moet volgens Microsoft een betere kwaliteit game-ervaring opleveren. Van het uitschakelen van illegale software op de pc is dus geen sprake.

©PXimport

Dit onderdeel van de service-overeenkomst zorgde voor veel verwarring, gaat Microsoft ook illegale software uitschakelen en niet goedgekeurde hardware? Op de Xbox al jaren mogelijk, maar niet op de pc.

Plaatsbepaling

Een tweede belangrijk onderdeel van de privacyinstellingen betreft het gebruik van locatiegegevens. Klik op Locatie om deze opties te zien. Om de privacy te beschermen speelt de bovenste optie geen rol, die betreft alleen het door gebruikers zelf mogen aanpassen van de locatie-instelling. Wil je niet dat jouw locatie door apps en services mag worden gebruikt, schakel dan de optie Locatie uit. Is de locatie ingeschakeld, dan houdt Windows ook actief bij waar je allemaal geweest bent. Deze locatiegeschiedenis is specifiek voor een apparaat. Wil je niet dat een app of service deze geschiedenis kan raadplegen, klik dan op Wissen.

Onderaan de opties voor locaties zie je nog de lijst met apps en programma's die de locatieservice kan gebruiken en bij elke app is aangegeven of die deze service ook echt mag gebruiken. Wil je dat een app de locatieservice niet mag gebruiken, zet de schakelaar dan op Uit. Zie je er wel voordeel in, kies dan voor Aan.

Loop op deze manier door alle instellingen en schakel die uit of in waar je geen of juist wel gebruik van wilt maken. Niet alle keuzes zijn overigens zo makkelijk te maken. Bij Algemeen kun je het gebruik van het SmartScreen-filter uitschakelen. Inderdaad wordt dan niet meer elke url die een van de apps opent naar Microsoft geüpload, maar je schakelt hiermee wel een belangrijk wapen tegen phishing en malware uit. Kies je hier toch voor, zorg dan wel minimaal voor een goed alternatief.

©PXimport

De locatieservice is een van de privacyinstellingen die je per app kunt instellen.

Engels Cortana

Gebruik je een Engelse Windows, dan beschik je nu ook al over Cortana. De instellingen die Cortana gebruikt, kun je regelen door Cortana te starten en dan op de Instellingen in de linkerkantlijn van het Cortana-venster te klikken. Cortana helemaal het zwijgen opleggen kan weer wel via de Privacyopties in het menu Instellingen. Kies dan Spraak, handschrift en typen en kies Stoppen met leren kennen.

©PXimport

Schakel Cortana uit als je niet wilt dat onder meer je stemgeluid wordt opgenomen en geüpload voor analyse.

Andere instellingen

Niet alle privacygevoelige opties zitten bij de privacyopties in het onderdeel Instellingen. Het gebruik van de eerder genoemde reclame-ID is precies het tegenovergestelde van de Do Not Track-optie zoals de meeste browsers die nu biedt (inclusief Edge, de Windows 10-browser). De Do Not Track-optie moet wel apart worden ingeschakeld. Start Edge om via Meer acties / Instellingen /Geavanceerde instellingen weergeven alsnog Do Not Track-aanvragen verzenden aan te zetten. Gebruik je een andere browser zoals Firefox of Chrome, dan is het inschakelen van Do Not Track op Windows 10 niet anders dan voor die browser op Windows 7 of 8/8.1.

Een optie die lastiger te plaatsen is, betreft de nieuwe peer-to-peer-levering van Windows Updates. Open in de Instellingen het onderdeel Bijwerken en beveiliging. Klik dan bij Windows Update op Geavanceerde opties / Kiezen op welke manier updates worden geleverd. Kwamen bij vorige versies van Windows de updates alleen van Microsoft, Windows 10 accepteert ze ook van andere pc's. Het updaten moet daardoor sneller gaan. Maar Microsoft claimt hiervoor wel een deel van jouw bandbreedte, bovendien weet je nooit zeker hoe veilig dit systeem is dat toch informatie die al op jouw pc staat, ook al is het een Windows Update, via een onbekend Microsoft peer-to-peer-netwerk verspreid naar andere pc's. Zet de schakelaar op Uit om alleen nog maar updates rechtstreeks van Microsoft te accepteren of kies anders voor pc's in het lokale netwerk om niet ook updates via het internet te delen met jou onbekende pc's.

©PXimport

Schakel in Edge de Do Not Track-functie in om websites te informeren dat je bij het surfen niet gevolgd wilt worden.

Schade en schande

Niet eerder gaf een versie van Windows zichzelf en zonder het de gebruiker te vragen, het recht om zoveel privacygevoelige gegevens te verzamelen en te gebruiken voor uiteindelijk toch zakelijke doeleinden. De zorgen rondom Windows 10 en privacy zijn dus terecht. Microsoft is hierin nu gelijkwaardig aan Apple en Google die dit met iOS en Android al geruime tijd doen. Anders dan Apple en Google wil Microsoft echter terrein winnen en kan het zich niet veroorloven de goodwill die het met Windows 10 scoort, nu alweer te verspelen. Meer openheid over wat het bedrijf verzamelt en deelt is daarbij noodzakelijk.

De verwachtingen van pc-gebruikers zijn juist op dit vlak namelijk duidelijk anders dan die van een mobieltje of smartphone. Dat Microsoft zich dat niet bewust is geweest zegt veel over hoe ver het bedrijf op sommige punten al is weggeraakt van haar belangrijkste groep klanten. De klok loopt, het is tijd voor een Windows-herstelactie.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).