Veel mensen vinden het upgraden van de computer behoorlijk eng. Je moet eerst weten wat je moet upgraden, wat je vervolgens moet aanschaffen en hoe je het nieuwe onderdeel moet installeren en gebruiken. Met een paar handige tips is het echter al mogelijk om veel onderdelen in je pc te upgraden, zonder dat dat al te veel moeite kost.

Tip 01: Welk onderdeel?

Voordat we bespreken welke onderdelen je allemaal kunt upgraden, is het belangrijk eerst te bepalen welk onderdeel het meeste toe is aan een upgrade. De zogenaamde ‘bottleneck’ van je computer is dát onderdeel dat ervoor zorgt dat de andere pc-onderdelen niet optimaal benut worden, omdat het zo traag is dat de rest erop moet wachten. Dat kan je processor zijn, je interne geheugen, je harde schijf of je videokaart. Soms is het eenvoudig om erachter te komen welk onderdeel toe is aan een upgrade: als je bijvoorbeeld een melding krijgt dat je geen vrije schijfruimte meer hebt. Soms is het minder duidelijk. Om er dan achter te komen waar de upgrade het hardst nodig is, open je, tijdens gebruik van je pc, Taakbeheer. Op Windows 10 doe je dat door met de rechtermuisknop op de taakbalk te klikken en te kiezen voor Taakbeheer. Het kan zijn dat je eerst nog op Meerdetails moet klikken, waarna je naar het tabblad Prestaties kunt gaan waar je voor elk onderdeel ziet hoe dat benut wordt door je pc. Zie je daar een duidelijke verdachte, dan is het tijd om je klaar te maken. Wil je je pc in zijn geheel echter sneller maken, kijk dan vooral even naar de tip Geheugen en SSD.

©PXimport

Tip 02: Geheugen

Een van de eenvoudigste upgrades aan je pc is het toevoegen van intern geheugen, het RAM. Met meer RAM kan je pc beter meerdere programma’s tegelijk uitvoeren, omdat alle programma’s in het geheugen actief kunnen blijven. Als je nu 4 GB of minder aan intern geheugen hebt, is het tijd voor een upgrade naar 8 GB om je pc toekomstbestendig te maken. Om alle benodigde informatie van het geheugen in te zien, maak je het best gebruik van RAMMon van PassMark. Download het programma en volg de installatiestappen, waarna het programma automatisch wordt geopend. Je ziet bovenaan de totale hoeveelheid geheugen en bij Ram Type welk type RAM je computer heeft. Dat zal DDR2, DDR3 of DDR4 zijn. Maak je gebruik van DDR2, dan is je pc dusdanig oud dat een upgrade de moeite waarschijnlijk niet meer waard is. Daaronder staat de Standard Name, waarbij het gedeelte na DDRX- de frequentie is. Je ziet in RAMMon per sleuf het type en de hoeveelheid RAM. Als er geen vrije sleuf meer is, dan is het een optie om één RAM-reep uit je pc te halen en er een nieuwe met meer capaciteit voor terug te zetten. Voor pc’s koop je overigens geheugen met de DIMM-vormfactor, voor laptops heb je SODIMM nodig.

©PXimport

Tip 03: Geheugen installeren

Het installeren van geheugen in een computer is niet zo ingewikkeld. Je opent de pc-behuizing door de schroeven op de achterkant los te draaien, zodat je toegang hebt tot het moederbord. Vervolgens leg je de pc plat op z’n kant. Het verschilt per moederbord, maar vaak zitten er bovenin één of twee reepjes aan geheugen met nog een aantal vrije sleuven. Aan de uiteindes van die repen zit de plek waarop je kunt drukken om het RAM los te maken van het moederbord, zodat je het er eventueel uit kunt halen. Vervolgens plaats je de nieuwe geheugenreep door deze stevig in de houder te drukken totdat deze erin klikt. Raadpleeg voor de precieze stappen even de handleiding van je moederbord, waar het vaak duidelijk staat beschreven. Sluit vervolgens de pc even aan en schakel deze in. Als de computer opstart naar Windows, weet je dat het geheugen goed is geplaatst.

©PXimport

Tip 04: Harde schijf

Een andere mogelijkheid waar je snel veel voordeel uit kunt halen, is het upgraden van je harde schijf. Vooral als je net even wat opslagruimte te kort komt en altijd moeite hebt om genoeg vrije ruimte over te houden. Dat terwijl een extra harde schijf helemaal niet zo veel hoeft te kosten. Je hebt al een 1TB-schijf vanaf vijftig euro en een 3TB-schijf vanaf honderd euro. Als je graag een extra schijf in je pc wilt plaatsen, is het nodig op een aantal kleine zaken te letten. Zo moet je ervoor zorgen dat er genoeg ruimte is in de pc-kast, maar dat zal vaak geen probleem zijn. Voor een laptop geldt hetzelfde, maar helaas zit daar vaak niet genoeg ruimte in. Wat je dan bij sommige modellen kunt doen, is om een eventueel aanwezige dvd-speler eruit te halen. Je kunt vervolgens een ‘HDD-caddy’ kopen. Dat is een houder voor de extra schijf, zodat die er mooi in past. Check wel of je een HDD-caddy koopt die geschikt is voor jouw merk en type laptop. Verder moet je erop letten dat je moederbord nog een vrije SATA-aansluiting heeft en dat je voeding nog een aansluiting beschikbaar heeft om de schijf van stroom te voorzien. Het handigste is om even je pc-kast te openen, de huidige aansluitingen van de schijf te bestuderen en te kijken of er nog eenzelfde aansluiting beschikbaar is aan die kabel.

©PXimport

Tip 05: SSD

Heb je wel genoeg schijfruimte en geheugen, maar wil je een snellere computer, dan is verreweg de beste optie om te investeren in een SSD. Een SSD-schijf werkt veel sneller dan een traditionele harde schijf, omdat deze geen bewegende delen bevat. Daardoor maakt het niet uit waar een bestand zich op de schijf bevindt: de tijd om willekeurig welk bestand te bereiken is altijd even lang. Bij een gewone harde schijf is dat anders: daar moet bijvoorbeeld de kop draaien als een bestand zich aan de andere kant van de schijf bevindt – terwijl de klok door tikt. Een SSD is dus sneller. Voordat je een SSD aanschaft, moet je eerst even controleren of er nog ruimte in de pc-kast vrij is en of je nog een vrije SATA-aansluiting hebt op je moederbord. Zorg er wel voor dat dit een SATA3 (6 Gbit/s)-aansluiting is, want anders gaan veel van de prestatieverbeteringen van een SSD verloren.

©PXimport

Tip 06: Opslagruimte SSD

De vraag is hoeveel opslagcapaciteit je SSD moet hebben. Voor Windows merken we uit eigen ervaring dat 128 GB vaak behoorlijk krap is. Na verloop van tijd wordt de Windows-map groter en groter, net zoals andere mappen op je schijf waar je weinig tot geen invloed op hebt. Het uiteindelijke resultaat: een volle schijf. Om die reden raden we toch minimaal 256 GB aan opslag aan. Dergelijke SSD’s zijn inmiddels te koop voor minder dan honderd euro. Over het algemeen is het overigens zo dat SSD’s met meer opslagcapaciteit beter presteren. Hoe lang dat nog duurt is de vraag: steeds meer SSD-fabrikanten werken eraan om de snelheid onafhankelijk te maken van de SSD-capaciteit.

©PXimport

Tip 07: Schijf installeren

Om een harde schijf en/of een SSD in je computer te installeren, open je eerst de behuizing. In de pc-behuizing vind je over het algemeen vooraan de schijf of schijven. Het is dan vaak mogelijk om een slede uit de pc-behuizing te halen en hier de schijf in te plaatsen –met een aantal schroefjes van de pc-behuizing, mocht je die hebben. Daarna schuif je de slede met daarin de schijf vast terug in de behuizing. Vervolgens moet je ook de andere kant van de behuizing even losschroeven, zodat je de kabels aan kunt sluiten. Je prikt dan de ene kant van de SATA-kabel in het moederbord en het andere uiteinde in de schijf of SSD. Gaat het om een SSD, zorg er dan voor dat je een SATA3-aansluiting met 6 Gbit/s gebruikt, voor optimale snelheid. Raadpleeg hiervoor even de handleiding: op veel moederborden is het zo dat alleen de eerste of de eerste twee SATA-aansluitingen de 6 Gbit/s-snelheden hebben.

©PXimport

Tip 08: Schijfmigratie

Nu je een SSD hebt, wil je er wel optimaal gebruik van maken. Daarom is het nodig om Windows op de SSD te installeren. Je kunt dan twee kanten op. Bij optie één installeer je Windows in zijn geheel opnieuw op de SSD, zet je alle persoonlijke bestanden van de oude harde schijf over (naar de SSD of naar een externe harde schijf), waarna je de oude schijf leegt en formatteert. Deze schijf kan vervolgens weer dienst doen als opslagschijf. Schuif hem in je pc-kast en zet al je bestanden er weer op terug. Vervolgens installeer je al je software weer op de SSD.

Het is wat werk, maar je hebt dan wel meteen weer een schone Windows-installatie zonder allerlei rotzooi. Optie twee is het gebruik van migratiesoftware. Met dergelijke software kun je je oude schijf klonen naar de SSD. Probleem is echter dat harde schijven vaak veel meer capaciteit hebben dan de SSD. Als je al die gigabytes ook echt gebruikt, is klonen onmogelijk – simpelweg omdat het niet gaat passen. Dan is het nodig om eerst je bestanden van de oude harde schijf eraf te halen, totdat de gebruikte schijfruimte op je oude schijf kleiner is dan de totale ruimte op de SSD. Daarna start je het klonen, leeg je de oude schijf en zet je je bestanden terug. Sommige fabrikanten leveren software mee om te klonen. Is dat niet het geval, dan kun je ook software als Macrium Reflect Free gebruiken, waarmee je eenvoudig de schijf kunt klonen. Na het klonen start je even op in de UEFI of het BIOS en zorg je dat de pc opstart vanaf de nieuwe SSD.

©PXimport

Tip 09: Nieuwe videokaart

Het kan lastig zijn om te bepalen wanneer het tijd wordt voor een nieuwe videokaart. Waarschijnlijk merk je dat pas bij een nieuwe, veeleisende videogame. Over het algemeen is het zo dat je minimaal dertig frames per seconde wilt voor een soepele game-ervaring, uitgaande van 1920 bij 1080 pixels en (minimaal) gemiddelde instellingen. Het aantal frames per seconde meet je eenvoudig met bijvoorbeeld Fraps. Tijdens een spel kun je dan op F12 drukken om linksboven het aantal frames per seconde in een spel te zien. Haal je regelmatig minder dan dertig, dan is een upgrade misschien de moeite waard. Voordat je overweegt up te graden, zou je eerst nog kunnen proberen over te klokken, maar dat is wel iets waar je je eerst goed in moet verdiepen. Ook moet je zeker weten dat je videokaart dat aankan. Is je kaart bijvoorbeeld heel oud en je pc-kast stoffig, dan kan een overklok al snel zorgen voor te hoge temperaturen en heeft het dus niet zo veel zin.

©PXimport

Tip 10: Videokaart

Als je veel games speelt, is het aanbevolen om elke twee tot drie jaar de videokaart te upgraden. Dat hoeft niet zo veel te kosten: voor maximaal 250 euro kun je er eenvoudig weer twee jaar tegenaan. Het vervangen van de videokaart is bovendien een stuk minder werk en goedkoper dan het kopen van een compleet nieuwe pc. Er is wel één voorwaarde aan verbonden: je moet een enigszins goede processor hebben. Om je grafische kaart te upgraden, hoef je eigenlijk op niet zo veel te letten. Het belangrijkste is dat er ruimte is in de behuizing van je pc.

Wanneer je een high-end maar misschien ietwat verouderde videokaart hebt, is dat vaak geen probleem. Sommige nieuwe kaarten zijn zo groot dat ze soms twee sleuven in beslag nemen, dus die moeten wel vrij zijn. Die kaarten vereisen verder wel gewoon maar één PCI-sleuf. Voor een nieuwe grafische kaart kun je op dit moment bijvoorbeeld denken aan een AMD RX480 of de Nvidia GTX 1060. Beide kaarten kunnen alle huidige games goed draaien op 1080p en gaan nog wel een paar jaar mee.

©PXimport

Tip 11: Twee videokaarten

In plaats van een geheel nieuwe videokaart te plaatsen, kun je er ook voor kiezen om een grafische kaart bij te plaatsen. Die optie is vaak goedkoper, omdat je dan simpelweg je oudere videokaart nog een keer koopt (mits die natuurlijk nog wel in de winkel ligt). Je oudere videokaart nogmaals kopen? Ja, je kunt alleen twee dezelfde videokaarten tegelijk in een pc gebruiken. Via Windows-toets+X / Apparaatbeheer / Beeldschermadapters zie je snel welke videokaart er in jouw pc zit. Er zitten echter wel een aantal haken en ogen aan het gebruik van meerdere videokaarten: je moederbord moet het ondersteunen en niet alle games kunnen even goed overweg met twee videokaarten. Je hebt in het slechtste geval hoe dan ook de prestaties van de originele videokaart; in het beste geval worden de prestaties verdubbeld. Controleer ook nog even of je voeding goed genoeg is: je wilt minimaal 550 watt. Je kunt eenvoudig berekenen of je voeding het aankan. Vul daar alle onderdelen van je pc in en klik op Calculate om te kijken hoeveel watt er nodig is. Je ziet het wattage van je voeding door even de pc-behuizing eraf te halen en op de sticker op de voeding te kijken.

©PXimport

Tip 12: Processor-upgrade

Er is nog één component dat je kunt upgraden en dat is het hart van je pc: de processor. De enige reden om dat te doen is als je niet alles uit je videokaart of SSD kunt halen, omdat je processor simpelweg niet snel genoeg is. Dat merk je vrij eenvoudig tijdens een game of videobewerking met een programma als HWMonitor. Je downloadt het programma vanaf de website. Na de installatie open je het programma tijdens de verschillende activiteiten die je uitvoert. Is dat een game, laat die dan in windowedmode doordraaien door op Alt+Enter te drukken. Houd bij HWMonitor de Utilization van de cpu en gpu in de gaten (om het overzichtelijk te houden kun je de rest inklappen). Als de cpu op honderd procent werkt, maar de gpu verder niet zo veel doet, dan is het vrij duidelijk waar nog prestatieverbeteringen gehaald kunnen worden. Is het andersom, dan heeft een upgrade van de processor niet zo veel zin. Werkt alles al op honderd procent? Dan is het misschien tijd voor een nieuwe computer ...

©PXimport

Tip 13: Socket

Het upgraden van de cpu is niet zo eenvoudig en misschien zelfs niet mogelijk zonder het moederbord te vervangen. Bij de processor gaat het om de gebruikte socket: de aansluiting op je moederbord. Die bepaalt welke processoren ondersteund worden. Bijna elke generatie processoren heeft zijn eigen socket. Welke socket er in jouw pc gebruikt is, kun je achterhalen met bijvoorbeeld CPU-Z. Open dat programma; op het eerste tabblad bij Package zie je de informatie die je nodig hebt. Vervolgens ga je op het web op zoek naar de cpu’s die (nog) verkocht worden voor ‘jouw’ socket.

Het is echter mogelijk dat je al de snelste processor gebruikt voor die betreffende socket. In dat geval is het simpelweg onmogelijk om te upgraden zonder het moederbord te vervangen. Vind je wel een processor met dezelfde socket die sneller is dan je huidige, dan kun je een upgrade overwegen. Let wel op dat Intel expres de oudere generaties duurder maakt om de verkoop van nieuwere chips te stimuleren. Het daadwerkelijk upgraden van de processor lijkt misschien uitdagend, maar is te doen. Je schroeft de processorventilator los, haalt de cpu eruit en plaatst de nieuwe. Vervolgens plaats je (indien meegeleverd) de nieuwe ventilator, of je schroeft de oude terug. Voor precieze instructies raadpleeg je de handleiding van je moederbord en die van de cpu.

©PXimport

Als je je pc openmaakt …

Als je de hardware daadwerkelijk gaat installeren in je computer, is het belangrijk om op een aantal zaken te letten. Zorg ervoor dat je alle apparaten en kabels van je pc loskoppelt en dat je de schakelaar bij de voeding omzet, zodat deze uitgeschakeld is. Op die manier heb je geen risico op schokken. Daarnaast zal je tijdens de werkzaamheden veel profijt hebben van een gemagnetiseerde schroevendraaier. Daarmee is het een stuk eenvoudiger om de schroefjes vast te pakken en erin te draaien, iets wat soms geen eenvoudige taak is. De magneet is bovendien zo zwak dat er geen schade aan je pc aangericht kan worden. Een ander punt waar je op moet letten is dat je geen statische elektriciteit afgeeft. Hiermee kun je de pc wél beschadigen. Om te ontladen raak je even iets van metaal aan, of gebruik een antistatische polsband.

©PXimport

Tip 14: Beeldscherm

Tot nu toe hebben we alleen maar gekeken naar de interne onderdelen van de computer. Extern valt er natuurlijk ook het een en ander te verbeteren. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het beeldscherm. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een IPS-paneel, zodat je betere kijkhoeken hebt en een betere kleurreproductie. Deze schermen zijn vaak ook prima geschikt voor gamen, waar dat vroeger nog weleens anders was. Je kunt natuurlijk ook kiezen voor een groter scherm of een extra scherm. Waar je vooral op moet letten bij een beeldscherm is dat je videokaart of moederbord, als je geïntegreerde graphics gebruikt, daar nog wel een aansluiting voor beschikbaar heeft. Veel monitoren worden geleverd met een HDMI-, DVI- of DisplayPort-aansluiting. Bij een 4K-scherm is het ook belangrijk om te controleren of het compatibel is met je videokaart of laptop. Voor gaming is een betere investering overigens in een scherm met 144 Hz, waarmee alles een stuk soepeler wordt weergegeven.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).