Sneller en efficiënter werken met macro's
Hoe vaak herhaal je niet dezelfde handelingen op je computer? Geef toe: je zou veel slimmer en sneller kunnen werken als je zulke herhalende acties kon automatiseren. Dat is precies wat macro’s voor je kunnen betekenen. We gaan ermee aan de slag in Microsoft Office, maar ook in andere applicaties. Sneller en efficiënter werken met macro's doe je zo!
Tip 01: Macro’s
Je hebt vast al van de term macro’s gehoord. Veel gebruikers weten echter niet goed wat het precies inhoudt, laat staan dat ze er zelf al actief mee aan de slag zijn gegaan. Dat is wel jammer, want macro’s zorgen ervoor dat bepaalde handelingen veel sneller kunnen worden uitgevoerd. Een macro is namelijk weinig minder dan een miniprogramma, ingebed in een applicatie of gekoppeld aan een sneltoets of toetscombinatie, dat zelfstandig een vaste reeks handelingen kan uitvoeren. Sommige applicaties hebben zo’n macrogenerator ingebouwd, zoals Photoshop of Microsoft Office, maar er zijn ook macrotools die op de achtergrond actief blijven en op die manier ook kunnen doorwerken in andere applicaties. Geloof ons maar: als je het werken met macro’s eenmaal een beetje onder de knie hebt, wil je nooit meer zonder.
©PXimport
Tip 02: Ontwikkelaars-tab
We beginnen onze verkenning van macro’s met de macrorecorder zoals die in applicaties uit de Microsoft Office-suite zit ingebouwd. We nemen Word 2016 als voorbeeld, maar dat had net zo goed Excel kunnen zijn. Om met macro’s te kunnen werken, moet je eerst het tabblad Ontwikkelaars tevoorschijn halen. Dat doe je via het menu Bestand, waar je achtereenvolgens de menu-items Opties en Lint aanpassen selecteert. Onderaan het rechterpaneel plaats je dan een vinkje bij Ontwikkelaars. Eventueel kun je het plusje aanklikken bij Ontwikkelaars en alle onderdelen behalve Programmacode via de knop Verwijderen uit het paneel weghalen (die hebben we niet meteen nodig voor dit artikel). Bevestig met OK en het tabblad verschijnt meteen. Wanneer je dit tabblad opent, zie je de rubriek Programmacode, met daarin onder meer de knoppen Macro’s en Macro opnemen. Je treft hier ook een uitroepteken met geel driehoekje aan: daarover meer in het kader ‘Macrobeveiliging’.
Tip 03: Macro opnemen
©PXimport
Je bent nu klaar om macro’s op te nemen. Druk op de knop Macro opnemen en geef je macro een duidelijke naam, zonder spaties of speciale tekens. Wil je de macro alleen binnen het actieve document gebruiken of had je die graag voor alle volgende documenten ter beschikking? In het eerste geval kies je Macro opslaan in <naam> (document), in het tweede geval kies je voor Macro opslaan in Alle documenten (Normal.dotm).
Verder dien je nog aan te geven hoe je de macro wilt kunnen oproepen. Dat kan weliswaar via de knop Macro’s in de rubriek Programmacode, maar je kunt er ook een sneltoets (kies Toetsenbord) of een specifieke knop (kies Knop) aan koppelen.
Een concreet voorbeeld: we willen dat een geselecteerd stukje tekst tegelijk vet en cursief wordt zodra we Alt+V+C indrukken. In dit geval klik je op Toetsenbord en druk je Alt+V+C in. Controleer of er bij Momenteel toegewezen aan: [Niet toegewezen] staat, zodat je niet ongewild een al bestaande sneltoets overschrijft, en bevestig met Sluiten. Je cursor heeft nu het icoon van een cassette meegekregen: de opname is begonnen. Klik op de knoppen Vet en Cursief op het tabblad Start, ga naar het tabblad Ontwikkelaars en klik hier op Opname stoppen: de macro wordt nu opgeslagen zodat je die meteen kunt uittesten.
Zowel Word als Excel bevatten een handige macro-recorder
-
Macrobeveiliging
Macro’s zijn programma’s en dus kunnen ze in principe ook malafide code bevatten. Wanneer je documenten downloadt of ontvangt valt het nooit helemaal uit te sluiten dat die (verborgen) macro’s met kwaadaardige code bevatten. Om te verhinderen dat die zomaar worden uitgevoerd is in Office standaard een beveiliging actief die je in dat geval een melding geeft waarbij je zelf moet aangeven of je die macro’s wilt uitvoeren. Het beveiligingsniveau kun je echter aanpassen via de optie Macrobeveiliging op het tabblad Ontwikkelaars (of via Bestand / Opties / Vertrouwenscentrum / Instellingen voor het vertrouwenscentrum / Macro-instellingen). De tweede optie, getiteld Alle macro’s zonder melding uitschakelen, maar die eigenlijk Alle macro’s mét melding uitschakelen hoort te heten, is de standaardinstelling. Wil je het strikter, dan kun je de eerste optie (Alle macro’s uitschakelen zonder melding) selecteren: het document wordt dan geopend zonder de macro’s, maar ook zonder verdere berichtgeving.