ID.nl logo
Routes vastleggen en relaxed navigeren met Windy Maps
© Reshift Digital
Huis

Routes vastleggen en relaxed navigeren met Windy Maps

Er staat vast een handige routeplanner op jouw smartphone die je regelmatig gebruikt, zoals Google Maps of Apple Maps. Welke applicatie dat ook is, het is toch een goed idee om ook eens naar Windy Maps te kijken. Want deze navigatie-app is net even anders dan de meeste andere applicaties waarmee je kunt navigeren.

Een groot verschil met gewone navigatie-apps is dat je in Windy Maps enorm veel wandel- en fietsroutes op de kaart ziet. Waardoor je ook deze lekker makkelijk met je telefoon kunt volgen, zonder dat je iets extra’s nodig hebt. Verder kun je al jouw uitjes en tochten opnemen, zodat je achteraf precies ziet waar je allemaal bent geweest en bent langsgekomen. Windy Maps is volledig gratis en is beschikbaar voor zowel IOS als Android. Verwar de app tijdens het installeren vooral niet met Windy.com, want dat is een weer-app van dezelfde maker.

©PXimport

Gedetailleerde kaarten

Windy Maps maakt gebruik van het betrouwbare kaartmateriaal van Open Street Maps. Op deze kaarten zijn enorm veel landschapsdetails te zien, wat vooral goed van pas komt tijdens het wandelen en fietsen. Maar de details zijn natuurlijk ook welkom zodra je met je motor of auto een leuke toertocht maakt. Je kunt gebruikmaken van de onlinekaarten, of complete regio’s en landen binnenhalen, zodat daar geen mobiel dataverkeer meer voor nodig is. In het tweede geval kun je zelfs helemaal offline gaan. Ook kun je dan in (de tegenwoordig schaarse) gebieden zonder mobielbereik gewoon blijven navigeren en je kaarten raadplegen.

Zodra je de app de eerste keer start, krijg je direct de mogelijkheid om kaarten via de knop Kaarten downloaden lokaal op jouw telefoon op te slaan. Het is verstandig om dit meteen te doen. Tenzij je liever eerst kijkt of de app wel iets voor jou is, dan kun je dat downloaden ook altijd later nog doen. Bovenaan de lijst met beschikbare kaarten zie je gebieden die zich bij jou in de buurt bevinden, maar voor meer bewegingsvrijheid installeer je meteen heel Nederland.

We zullen je flink wat zoekwerk besparen door te verklappen dat je Koninkrijk der Nederlanden moet hebben, dus niet zoeken op Nederland of Holland. Vervolgens kun je tikken op Alles downloaden om Nederland en het Caribisch gebied te downloaden. Of je haalt in vier etappes alleen Nederland op (Noord-Nederland, Oost-Nederland, West-Nederland, Zuid-Nederland). Of je gooit de Caribische eilanden weer weg, dat kan ook nog. Uiteraard worden de kaarten regelmatig bijgewerkt, je krijgt vanzelf een melding te zien.

©PXimport

Alle routes in beeld

Je hoeft niet af te wachten tot alles is binnengehaald, want tot die tijd wordt gewoon de onlinekaart gebruikt. Dus je kunt alvast lekker met de app spelen door naar het hoofdscherm te gaan. Terwijl je de omgeving een beetje verkent, zal het je opvallen dat er veel gekleurde lijnen op de kaart staan. Dit zijn fietsroutes en wandelroutes. De eerste is eenvoudig te herkennen aan het fietsje ernaast. De naam van de routes staat er doorgaans bij, dat is lekker makkelijk.

Een groter of kleiner gebied bekijken kan door twee vingers te gebruiken, of door verticaal te vegen over het pijltjes-pictogram aan de rechterschermrand. Zelfs haltes en stations van het openbaar vervoer staan op de kaart, met een pictogram van een tram, bus, metro of (stoom)trein ernaast. Tik op een halte of station en je ziet precies om welke halte het gaat. Nogmaals tikken laat zelfs de lijnen en de eerstvolgende vertrektijden zien.

Zie je een blauwe markering langs een schermrand? Die wijst jouw huidige locatie aan, zodra die plek zich ergens buiten beeld bevindt. Tik erop en jij staat weer volledig in het middelpunt.

©PXimport

Navigeren maar

Wil je ergens naartoe vanuit jouw huidige locatie? Houd je vinger eventjes op die plek op de kaart gedrukt zodat er een rode markering verschijnt. Of gebruik het vergrootglas onderin het scherm om een locatie op te zoeken. Onderaan het scherm verschijnt dan een optiebalk waar je op Route tikt. Je ziet de voorgestelde route in het blauw en het start- en eindpunt herken je aan een rode markering.

Eventuele alternatieve routes staan grijs aangegeven. Tik erop als je liever een andere route neemt dan de voorgestelde. Natuurlijk is het van belang of je in de auto duikt, op de motor springt, op de fiets stapt of net je wandelschoenen aantrekt. Onderin staat het gekozen vervoermiddel. Is dat niet de juiste? Tik erop en geef aan waar de route op moet worden afgestemd. Daarmee voorkom je dat je ineens met je auto voor een fietstunneltje staat of gevraagd wordt de snelweg op te lopen.

Je kunt hier meteen ook aangeven of je de kortste of snelste route wilt hebben en of je tolwegen en dergelijke wilt gebruiken. Vervolgens tik je op Navigeren en daarna brengt de app je naar waar je ook maar wilt zijn.

©PXimport

Waar staan de files?

Tijdens het navigeren met de auto of de motor wil je graag weten waar de files staan, en nog beter, dat de navigatie-app jou netjes om de ergste tijdverslinders heen leidt. Helaas laat Windy Maps vooralsnog geen file-informatie zien. We hopen uiteraard dat dit in een toekomstige versie wordt toegevoegd. Schrik dus niet als je ergens een vette rode lijn ziet. Dat is geen file, maar een leuke (wandel)tocht of zoiets als een metro- of tramlijn. Verder heeft de app wel alles aan boord wat je nodig hebt om ontspannen te navigeren. Zoals duidelijke navigatie-aanwijzingen, rijstrookbegeleiding, huidige en maximale snelheid, spraaknavigatie en natuurlijk dat supergedetailleerde online en offline kaartmateriaal.

Speld zonder hooiberg

Wil je een wandelroute lopen of een fietstocht maken? De kans is groot dat dit traject duidelijk op de kaart staat aangegeven. Zelfs als het om een traditionele paaltjesroute gaat. Je hoeft dus niet bij de ingang voor de zekerheid een foto van het bord met de plattegrond te maken, voor het geval je ineens geen gekleurd paaltje meer tegenkomt. Met de telefoon in de hand of op het fietsstuur zie je precies waar je bent en waar je naartoe moet. Ook als je even van de uitgestippelde route wilt afwijken, omdat je ergens anders iets moois ziet, vind je de route snel weer terug.

Erg handig aan het gedetailleerde kaartmateriaal van Windy Maps, is dat je lekker makkelijk het exacte startpunt van een wandel- of fietsroute opzoekt, of een parkeerterrein daar vlakbij. Zelfs als dat ergens langs een weggetje in het bos of halverwege een open vlakte is. In navigatie-apps met gewone wegenkaarten is het meestal flink zoeken voor je eindelijk de juiste locatie hebt gevonden, want er zijn op die plekken vaak maar weinig visuele aanwijzingen op de kaart te vinden.

©PXimport

Tochten vastleggen

Ideaal voor met name wandelaars en fietsers, maar ook voor automobilisten en motorrijders, is dat er een zogeheten tracker of routevolger in Windy Maps zit. Daar heb je dus voortaan geen aparte app meer voor nodig. Tik aan het begin van een wandeling of fietstocht bovenin het scherm op het pictogram met de voetjes en laat via Start de door jou afgelegde weg vastleggen. Dit verschijnt vervolgens als een gekleurde lijn op de plattegrond, waardoor je duidelijk ziet waar je allemaal langskomt. Het groene balkje bovenin het scherm verklapt dat de tracker actief is en hier kun je de opname ook pauzeren en afsluiten.

Om tochten te bewaren is het nodig dat je een gratis account aanmaakt. Dit regel je gewoon vanuit de app. Omdat alle tochten online in jouw profiel worden bewaard, kun je ze meteen ook vanaf bijvoorbeeld een andere smartphone of een tablet benaderen, zolang je daarop maar hetzelfde account gebruik.

Tijdens het opslaan zie je dat de app automatisch herkent of je een wandeling of fietstocht hebt gemaakt, of dat je met de auto op pad was. Klopt dit niet, dan kun je het zelf corrigeren. Verder kun je de tocht een verhelderende naam geven, een korte beschrijving toevoegen en tot slot tik je bovenin op Opslaan.

©PXimport

Dagboek

Om jouw opgeslagen tochten te bekijken, tik je links onderin op het menupictogram. Kies vervolgens Mijn kaarten en gaat onderin naar het onderdeel Activiteiten. Standaard zie je hier een lijstweergave, maar tik je op Kaart, dan krijg je ze als markeringen op de plattegrond te zien. Je ziet dus precies waar je allemaal langs bent gekomen. Daarnaast kun je een mooie tocht eenvoudig opnieuw maken door dit spoor te volgen.

Ook favoriete locaties kun je opslaan voor later gebruik, net als de routes om er te komen. Deze bevinden zich in het onderdeel Plaatsen en routes, dus naast Activiteiten. Hoe krijg je ze daar? Zodra je ergens op de kaart een markering hebt geplaatst (rode pictogram), geef je onderaan het scherm een tikje op Opslaan en geef je een naam aan de favoriet. Heb je een route laten berekenen? Tik dan niet meteen op Navigeren, maar sleep het navigatiebalkje onderin het scherm omhoog en tik daarna ook weer op opslaan. Heb je erg veel favorieten, routes of opgeslagen tochten? Dan kun je ze rangschikken in mappen.

©PXimport

Instellingen en meer

Wil je (extra) kaarten downloaden? Ga dan in het menu naar Offline kaarten. Verder werkt dit precies hetzelfde als in het begin beschreven. Tik je in het menu op Routeplanning, dan kun je een route bepalen vanaf een willekeurig startpunt, dus ook als je daar op dit moment niet bent. Via Instellingen kun je de kaart, de wijze van navigeren en het gedrag van de app naar wens instellen. Pas een beetje op met de menu-optie Eerste hulp, want hier vind je niet alleen essentiële EHBO-instructies, je kunt er ook de hulpdiensten inschakelen. Tik op het kompas op het hoofdscherm om de kaart mee te laten draaien met jouw kijkrichting, of het noorden altijd boven te houden. Via het kaartpictogram kun je overschakelen naar een winterkaart, superhandig tijdens de wintersport.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.