Laptops zijn er in vele soort en maten en geschikt voor diverse toepassingen. Wil je een nieuwe laptop kopen? Waar moet je dan op letten? Tijd voor een overzicht van de laatste stand van zaken.

Augustus en september zijn de maanden waarin de meeste mensen worstelen met de vraag: moet ik een nieuwe laptop aanschaffen en welke dan? Misschien heeft zoon- of dochterlief er een nodig voor school, in dat geval zijn er vaak wel wat eisen gesteld vanuit de school. Of misschien ben je zelf wel op zoek naar een nieuwe laptop zodat je veel makkelijker overal kunt werken: aan de keukentafel, in de werkkamer, in de woonkamer én onderweg in de trein.

De keuze is reuze, en de afgelopen jaren hebben de ontwikkelaars niet stilgezeten. Vooral met de komst van de nieuwste generatie Intel-processors van de 8ste generatie, Coffee Lake, zijn er flink wat stappen gemaakt op mobiel gebied. Laptops worden lichter en zuiniger, zonder dat je hierbij direct aan kracht en snelheid hoeft in te boeten. De dekstop-pc wordt langzamerhand verdrongen in de woonkamer, maar ook op kantoor en scholen stapt men steeds vaker over op laptops. Maar heb je die snelste processor al nodig? Welke laptop is handig voor welk doeleinde? We beschrijven de stand van zaken zodat jij de voor jou beste keuze kunt maken.

Processors

In 2017 bracht Intel de nieuwste generatie Core-processors uit. Deze achtste generatie is efficiënter dan de voorlopers uit de zevende generatie. Zo hebben de Coffee Lake-processors nu zes cores in plaats van vier en dubbel zoveel threads, terwijl ze even zuinig zijn. Van AMD zien we de nieuwste Ryzen Mobile-processors verschijnen. Hoewel de omarming van deze processors wat langzamer verloopt dan bij Intel, zijn grote fabrikanten als HP en Acer voornemens deze processors op te nemen in nieuwere modellen. Een aantal HP EliteBooks zijn met deze processor uitgerust, maar het merendeel van de op dit moment verkrijgbare laptops bevat toch een Intel-processor.

De snelste mobiele processor die op dit moment verkrijgbaar is, is de Core i9. In het vierde kwartaal van 2018 worden de eerste modellen met deze processor op de markt verwacht, hoogstwaarschijnlijk wel tegen een flinke prijs. En dan komt de vraag: heb je die snelste processor echt nodig? Eigenlijk alleen als je de laptop gaat gebruiken voor gaming en videobewerking. En een voordeel van de komst van deze nieuwe generatie is dat laptops met processors van de oudere generatie als het goed is wat in prijs dalen, waardoor je daar wat leuke koopjes op de kop kunt tikken.

©PXimport

Grafische processor

Moderne processors zijn voorzien van een geïntegreerde grafische processor (gpu) die uitstekend voldoet voor alledaagse werkzaamheden. Alleen als je van plan bent om foto’s of video’s te bewerken of veel te gamen, kun je overwegen om voor een iets krachtigere videoprocessor te gaan. Veel laptops die voor zwaardere toepassingen geschikt zijn hebben een extra grafische chip geïntegreerd van AMD of Nvidia. Die wordt ingeschakeld op het moment dat een zware toepassing zoals een game of een foto- of videobewerkingsprogramma meer processorkracht nodig heeft voor het weergeven van game- of videobeelden. Extra videochips worden alleen ingebouwd in laptops met een Intel Core i5-processor of hoger, maar dat zorgt ook gelijk voor een flinke verhoging van de aanschafprijs. Als je veel gamet kan dat echter wel de investering waard zijn. Veel andere software zoals videobewerkingspakketten maken ook gebruik van de mogelijkheden van de grafische kaart, dus ook als je die werkzaamheden zeer regelmatig uitvoert, kan het slim zijn om te investeren in een laptop met een aparte videokaart.

Geheugen

Met de komst van de nieuwste generatie mobiele processors wordt ook afscheid genomen van ddr3-geheugen. Ddr4-geheugen is sneller en zuiniger en is het mogelijk om meer gigabytes te plaatsen. Bij dd3 bleek de limiet steken op 128 GB, maar bij ddr4 kan mag dat maximaal 512 GB zijn. Tenzij je de laptop gaat gebruiken voor zwaardere toepassingen als gaming, is het nu nog niet belangrijk of deze ddr3- of ddr4-geheugen heeft, want ddr3-modellen zijn er nog volop en vaak ook nog voor een mooie prijs. De snelheidswinst voor standaardtoepassingen is miniem. Waar je wel op moet letten is of het geheugen uit te breiden is. Bij sommige laptops is het geheugen namelijk op het moederbord gesoldeerd, maar bij voorkeur kies je voor een laptop met uitneembare geheugenmodules. Mocht je later het geheugen willen uitbreiden, dan is het een kwestie van de oude modules verwijderen en nieuwe plaatsen, of gewoon een of meerdere modules bijplaatsen. Als je een laptop koopt, zorg dan dat deze minimaal 4 GB werkgeheugen heeft, 8 GB is eigenlijk nog beter omdat je dan niet snel tegen beperkingen aanloopt.

©PXimport

Opslag

Alhoewel ssd’s nu echt wel de standaard zijn op het gebied van opslag, zijn er nog genoeg laptopfabrikanten die kiezen voor een traditionele harde schijf (hdd), zeker in de budget-modellen. Dat komt omdat ssd’s nog steeds relatief duur zijn per gigabyte. Sommige laptops hebben een kleiner model ssd voor het besturingssysteem samen met een tweede – qua opslagcapaciteit wat grotere – traditionele harddisk, in het besturingssysteem meestal beschikbaar als D:\- of E:\-drive. Sommige laptops hebben een hybride disk, dat is een combinatie van ssd en hdd. Hierbij wordt het ssd-deel gebruikt voor het besturingssysteem en het hdd-deel voor data. Zolang het besturingssysteem zelf op een ssd is geïnstalleerd, haal je al behoorlijk wat snelheidswinst. Je kunt dan alleen je foto’s en andere bestanden iets minder snel openen dan wanneer ze op een ssd zouden staan. Wij zouden nooit meer kiezen voor een laptop met alleen een traditionele harde schijf.

©PXimport

Accuduur

Hoelang je met een laptop kunt werken zonder stroomaansluiting, is natuurlijk afhankelijk van de opslagcapaciteit van de accu. Tegenwoordig houden laptops het – mede dankzij energiezuinige processors en chipsets, het gebruik van ssd’s en de verschillende energie-instellingen in Windows – een stuk langer uit. Afhankelijk van wat je met een laptop doet, kun je tegenwoordig wel tussen de vijf en tien uur zonder opladen op een laptop werken. Ideaal dus voor het werken onderweg!

Bij wat oudere laptops is/was het nog mogelijk om de accu eenvoudig te vervangen bij een eventueel defect. Maar net als bij de meeste smartphones is ook bij laptops de accu een integraal onderdeel van het apparaat geworden. Om de accu te vervangen zul je de laptop dus meestal tijdelijk moeten afgeven bij de reparatiewinkel.

©PXimport

Beeld

Natuurlijk bepaalt voornamelijk het scherm de grootte van de laptop. En hier kun je het eigenlijk zo gek maken als je zelf wilt. Hoe groter het scherm, des te beter, zou je wellicht denken. Hoewel dat voor het aantal pixels en het makkelijker werken met meerdere programma’s zeker het geval is, komt een groter scherm de compactheid en draagbaarheid van een laptop niet ten goede. Laptops met grotere schermen zijn vaak ook bedoeld voor gaming, en zijn daardoor ook voorzien van een krachtige videokaart en een grotere behuizing voor het afvoeren van de warmte. Een dergelijke laptop weegt dan al snel zo’n drie kilo. Die zijn dus niet zo makkelijk mee te nemen, wetende dat laptops met een kleiner scherm vaak net boven een kilo wegen.

Het populairste schermformaat is 15,6 inch, maar als je op internet zoekt naar modellen met deze afmeting zul je zien dat ze meestal aangeboden worden onder de noemer 15 inch. Dat is puur omdat zo’n getal makkelijker te onthouden is. Als je bij de specificaties gaat kijken, zie je wel degelijk dat het om 15,6inch-schermen gaat. Dergelijke schermen hebben een diagonaal van 39,6 cm. Heb je liever een kleiner scherm? Dan kun je tot minimaal 10 inch gaan. Laptops met zo’n schermformaat zijn eigenlijk altijd zogeheten convertibles: tablets met een afneembaar toetsenbord. De meest gangbare laptops vind je echter tussen de 13,3 en 15,6 inch. Dergelijke schermformaten zijn prettig om mee te werken en bieden een resolutie waar Windows 10 of Chrome prima op draaien.

©PXimport

Mat of glanzend scherm

Resolutie

Over resolutie gesproken, ook dit is een essentieel onderdeel waar je op moet letten bij de aanschaf. De schermresolutie geeft het aantal pixels op het scherm aan, en dat bepaalt de scherpte van het beeld.

De meeste laptops hebben een hd-resolutie van 1920 pixels breed bij 1080 pixels hoog. Voor de meeste toepassingen is dat voldoende. Er zijn ook laptops met een hogere resolutie, bijvoorbeeld 4K waarbij je een vier keer zo hoge resolutie hebt: 3840 bij 2160 pixels. Dat is natuurlijk erg mooi voor het kijken van bijvoorbeeld 4K-video’s via Netflix. Een nadeel is dan wel dat alle pictogrammen, menu’s, lettertypen en vensters onleesbaar klein kunnen worden, omdat er bijvoorbeeld bepaald is dat een venster een bepaald aantal pixels hoog en breed is. De enige mogelijkheid om dat te verbeteren is om de schaal in Windows 10 aan te passen, bijvoorbeeld naar 150 of 175 procent, zodat alles beter te lezen is. Voorheen waren hier nog weleens problemen mee, tegenwoordig werkt dit meestal prima. Op een kleinere laptop heeft een erg hoge resolutie overigens weinig zin omdat je het verschil niet goed ziet als je gewoon voor het scherm zit. Bij een 15 of 17-inch scherm kan 4K wel een overweging zijn, al moet je daar wel de portemonnee voor trekken. En ook handig om te weten: hoe hoger de resolutie, hoe meer stroom het kost en hoe korter de laptop dus op z’n acculading kan werken.

Er zijn ook laptops met een lagere resolutie dan hd, bijvoorbeeld 1366 × 768 pixels, bijvoorbeeld vanwege een grafische chip met beperkte mogelijkheden. Dat komt meestal voor bij 13,3inch-laptops, maar er zijn ook 15,6inch-laptops met een dergelijke resolutie. Dit levert minder scherpe beelden op.

©PXimport

Pixels per inch

Type panelen

Populaire schermpanelen zijn tn- en ips-schermen. Het verschil tussen de twee uit zich in responstijd, kijkhoek en kleurreproductie. Tn-schermen hebben van oudsher een zeer snelle responsetijd, handig voor games. Ips-schermen hebben betere kijkhoeken en een betere kleurweergave, ideaal voor fotobewerking. Naast die twee heb je ook schermen met igzo, dat bij zowel tn- als ips-schermen gebruikt kan worden. Het voordeel van igzo is verminderd stroomgebruik en scherper beeld. Naast igzo is er nog oled, dat ook steeds populairder wordt. Bij oled ontbreekt backlight, maar verlicht elke pixel zichzelf. Dat geeft veel beter contrast, omdat een pixel compleet uit kan worden geschakeld en hierdoor zwart dus ook echt zwart is. Een nadeel van oled-schermen is een hoog stroomverbruik, en om die reden (en om de prijs) kiezen de meeste laptopfabrikanten op dit moment nog niet voor oled.

Aansluitingen

Laptops kunnen qua aansluitingen van alle gemakken voorzien zijn, maar je moet hier wel even goed naar kijken. Vaak vind je er minimaal twee usb-poorten op, variërend van usb 2.0 tot usb 3.1. Moderne laptops hebben ook een usb-c-aansluiting en sommige kun je ook via die poort opladen. Het is ook verstandig om te kijken of de laptop die je op het oog hebt een aparte netwerkpoort heeft als je ook zonder wifi wilt kunnen internetten. Op sommige modellen kun je – vanwege de geringe dikte van de behuizing – alleen een netwerkkabel aansluiten via een verloopadaptertje. Wil je een externe monitor aansluiten, weet dan dat vrijwel alle laptops over een hdmi-poort beschikken en soms ook nog een displayport-aansluiting. De aloude vga-aansluiting zit soms nog op zakelijke laptops, maar op moderne consumentenlaptops vind je ze eigenlijk niet meer terug. Ook thunderbolt – de snelle aansluiting voor overdracht van video en externe harde schijven – komt sinds de komst van usb-c steeds minder voor.

©PXimport

Microsoft, Apple of Google

Bij de aanschaf van een nieuwe laptop heb je qua besturingssysteem de keuze uit Windows 10, macOS of Chrome OS. Een belangrijke keuze, want het besturingssysteem bepaalt in grote mate waar je de laptop voor kunt gebruiken en hoe compatibel deze is met de software die je nodig hebt. Kantoordocumenten van Microsoft Office kun je op alle drie de apparaten goed openen en bewerken, maar voor het afspelen van de wat exotische videobestanden kun je weer alleen terecht bij Windows 10 en in wat mindere mate bij macOS. En voor beeldbewerking staat macOS nog altijd bekend als het beste jongetje van de klas. Windows 10 is verreweg het meest compatibel met alle apparaten en bestanden, omdat er voor dit besturingssysteem tal van (al dan niet gratis) tooltjes beschikbaar zijn om de compatibiliteit te verhogen.

Het geïnstalleerde besturingssysteem bepaalt ook in grote mate de prijs die je voor een laptop betaalt. In de prijs van een laptop is het bedrag van het besturingssysteem al opgenomen. Voor Windows 10 gaat het dan om zo’n 50 tot 70 euro voor een licentie, bij Apple is de uiteindelijke softwareprijs lastiger te bepalen, omdat je dat besturingssysteem niet los kunt kopen. Laptops met het gratis Chrome OS zijn vaak nog wat goedkoper doordat hier geen licentiekosten zijn (en ook door de lagere specificaties die laptops met dit OS vaak hebben).

©PXimport

Afwijkende modellen

Naast de ‘gewone’ laptop zijn er al enige jaren modellen die je op een andere manier kunt gebruiken. We beschrijven drie verschillende categorieën.

Een 2-in-1-laptop kun je door het toetsenbord achter het scherm te klappen veranderen in een tablet. Zo kun je productief werken met het toetsenbord, terwijl je in de tabletmodus alles uit het aanraakscherm haalt. De variant die het meest op een traditionele laptop lijkt, gebruikt een 360graden-scharnier zodat je het scherm helemaal om kunt klappen. Het voordeel is dat deze laptops het beste toetsenbord hebben, én dat je het toetsenbord nooit kunt vergeten omdat het gewoon aan de laptop vastzit. Het nadeel is dat een dergelijke 2-in-1 in de tabletmodus relatief dik en zwaar is. Vooral handig dus als je een laptop zoekt die je slechts af en toe als tablet wilt gebruiken.

De tweede variant is in een tablet die in een toetsenbord geklikt wordt. Hierdoor heb je een losse tablet, maar tegelijkertijd een apparaat waarmee je ook op je schoot goed kunt typen. Ten opzichte van een convertible met een 360graden-scharnier is de balans bij laptopgebruik minder goed verdeeld, hij heeft de neiging om op schoot achterover te kantelen. Dat komt vooral omdat alle technologie in het scherm zit, wat hierdoor relatief zwaar is ten opzichte van het toetsenbord. Soms bevat het toetsenbord een extra accu.

De derde categorie is feitelijk een tablet waar je een los toetsenbord aan klikt, dat tevens dient als beschermhoesje of -cover voor die tablet. Het voordeel van een dergelijke convertible is dat dit de lichtste vorm is, waarbij je wel een toetsenbord hebt zodat je makkelijk kunt werken. Het nadeel is dat het typ-comfort minder goed is, vooral omdat je een dergelijk apparaat eigenlijk niet op schoot kunt gebruiken. Ook hebben dergelijke tablet-laptops vaak minder goede specificaties.

©PXimport

Conclusie

Bij de aanschaf van een nieuwe laptop valt veel te kiezen. Een kleine, lichte laptop is prima voor onderweg of op school, maar voor de zwaardere toepassingen is een iets krachtiger – en doorgaans groter – model een betere keuze. Ben je op zoek naar een betaalbare laptop met veel mogelijkheden, dan doe je er ook goed aan om de aanbiedingen in de gaten te houden en goed de prijzen te vergelijken. Laptops met een eerdere generatie zullen dankzij de komst van de nieuwste Intel- en AMD-processors al snel voor een leuk prijsje te koop zijn.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).