Vorige maand hebben we je kennis laten maken met de NodeMCU: een ontwikkelbordje met wifi dat compatibel is met de Arduino-ontwikkelomgeving. Door de aanwezigheid van wifi kan de NodeMCU informatie ophalen van internet. Google vertaalt die informatie met Paper Signals in papieren widgets. Tijd om te knutselen en een wifi-paraplu te maken!

De NodeMCU hebben we een tijdje geleden in twee projecten gebruikt om weersinformatie van internet op te halen. Deze keer gaan we door op dit thema, maar op een heel bijzondere manier. We gaan van papier een paraplu maken die openklapt als het gaat regenen. Hiervoor gebruiken we Googles Paper Signals. Dit zijn papieren widgets die aan de hand van beweging informatie vanaf internet tonen. Google heeft zes van deze Paper Signals bedacht waaronder de paraplu waar we in dit artikel mee aan de slag gaan. Google ziet de Paper Signals als verlengstuk van de Google Assistant en je bedient de Paper Signals dan ook met je smartphone. De code op de NodeMCU zelf maakt gebruik van de Arduino-ontwikkelomgeving. Behalve met Googles code waarvoor je een smartphone met Google Assistant nodig hebt, kun je ook andere Arduino-code gebruiken. Wij hebben een eigen programma gemaakt dat laat zien of het gaat regenen waarvoor je geen smartphone nodig hebt.

©PXimport

01 Andere microcontroller

Het door Google gebruikte ontwikkelbordje is overigens niet de NodeMCU, maar de Adafruit Feather Huzzah. Net als de NodeMCU is dit bordje gebaseerd op de ESP8266. Het grootste praktische verschil is de prijs, want waar een NodeMCU zo’n 3,50 euro kost, is de Huzzah met een prijs van zo’n 19 euro een stuk duurder. Het goede nieuws voor ons is dat een NodeMCU zoveel op de Feather Huzzah lijkt dat de code voor de Paper Signals ook op de NodeMCU kan draaien. Ook het fysieke formaat komt vrijwel overeen waardoor je een NodeMCU met een beetje proppen in Googles papieren sjablonen kunt krijgen. Naast de NodeMCU heb je nog een belangrijk onderdeel nodig, namelijk een micro-servomotor. Een servomotor kan maximaal 180 graden draaien waarbij de hoek nauwkeurig bepaald kan worden. Perfect dus om iets als een wijzer aan te sturen.

02 Benodigdheden

Uiteraard heb je een NodeMCU-ontwikkelbordje nodig. Zorg ervoor dat dit de smalle variant is die ook wordt aangeduid met 1.0 of V2. Je herkent ‘m aan de witte onderkant waar Amica op staat. Koop niet het NodeMCU-bordje dat verkocht wordt als V3. Dit bordje herken je aan een zwarte onderkant waar LoLin op staat. Het woord LoLin staat bij deze verkeerde versie tevens op de bovenkant. Naast de NodeMCU hebt je nog een aantal dingen nodig om een Paper Signal te maken. Qua hardware heb je een micro-servomotor nodig. Google kiest zelf voor de SG92R, maar een servomotortje van gelijke afmeting als de SG90 of de ES08MII uit het pakket ‘Arduino en nu verder (online)’ (zie kader) zal ook werken. Omdat je zowel de NodeMCU als het servomotortje inbouwt in een papieren behuizing is er geen plaats voor een breadboard. Daarom heb je speciale jumperdraden nodig met aan de ene kant een ingang (female) en aan de andere kant een pinnetje (male), oftewel een male/female-jumperdraad. Hierdoor kun je de stekker van het servomotortje direct aansluiten op de pinnetjes van de NodeMCU.

Je hebt uiteraard papier nodig, gebruik hiervoor geen standaardkopieerpapier. Dat is te zwak en zal door beweging scheuren. In plaats daarvan kun je het beste lekker dik papier van zo’n 200 gram gebruiken. Niet alle printers kunnen overweg met zulk zwaar papier, maar vermoedelijk zal het met 150 grams papier ook lukken. Daarnaast heb je lijm nodig. Een lijmstift is handig om knoeien te voorkomen. Voor het uitknippen heb je een schaar en een hobbymesje nodig. Verder zijn een liniaal en een lege pen handig om de vouwlijnen voor te krassen.

©PXimport

Arduino en nu online verder

©PXimport

03 Ontwikkelomgeving installeren

Voordat je aan de slag kunt met het bouwen van je Paper Signal, dien je eerst de Arduino IDE te installeren en de ondersteuning voor de NodeMCU toe te voegen in de Arduino IDE. Hoe dat moet, lees je hier. Googles code maakt gebruik van de ArduinoJson-bibliotheek. Die bibliotheek moeten we daarom toevoegen aan de ontwikkelomgeving, anders geeft de code foutmeldingen bij het compileren. Klik in het menu op Schets en vervolgens op Bibliotheek gebruiken. Klik op Bibliotheken beheren en tik json in het zoekveld. Selecteer ArduinoJson en klik op Installeren en vervolgens op Sluiten. Je kunt de code downloaden van Github . Pak deze code uit en open de code in de Arduino-ontwikkelomgeving.

©PXimport

Google Assistant gebruiken

04 Code voorbereiden

Open op je smartphone de Google Assistant en geef het spraakcommando “Talk to Paper Signals”. De Google Assistant opent nu de aparte assistent voor Paper Signals. De assistent vraagt wat voor signal je wilt maken. Kies Umbrella signal en vervolgens I’m ready. Je krijgt nu een code terug van drie woorden, die code vormt de koppeling tussen jouw Paper Signal en de Google Assistant. Open in de Arduino-schets het tabblad Credentials.h. Vervang de tekst your-signal-id door de code die je van de Google Assistant hebt gekregen, bijvoorbeeld ‘mega-despairing-panda’. Voor de meeste Paper Signals zijn geen voorbereidingen in de code nodig, maar de paraplu die wij gaan bouwen vormt één van de uitzonderingen. Voor het verwerken van de locatie maakt paraplu verbinding met Google Maps, terwijl de weerdata wordt opgehaald via de Dark Sky API. Voor beide diensten dien je een api-sleutel op te halen. De api-sleutel voor Google Maps krijg je zo. Zorg dat je bent ingelogd op je Google-account en klik op Get A Key. Doorloop de korte wizard en je krijgt een api-sleutel. Plak deze in de Arduino-code in plaats van YOUR_GEOCODING_API_KEY. De api-sleutel voor Dark Sky krijg je zo. Klik op Sign Up en maak een account aan. Na het inloggen krijg je een Secret Key, kopieer deze en plak deze in de Arduino-code in plaats van YOUR_DARK_SKY_API_KEY. Vul tot slot de naam en wachtwoord van je draadloze netwerk in. Sla je code op en sluit je NodeMCU aan. Upload de code nu naar je NodeMCU door op Upload te klikken (pijltje naar rechts).

©PXimport

05 Hardware testen

Voordat je de NodeMCU en het servomotortje in papier inbouwt, is het handig om het geheel even te testen, zo weet je zeker dat jouw Paper Signal kan communiceren met Googles clouddiensten. Haal je NodeMCU los van de pc en sluit de male/female-jumperkabels aan op de stekker van het servomotortje. Uiteraard hoeven de male/female-jumperkabels niet dezelfde kleur te hebben als de kabels van het motortje, zolang je maar de juiste aansluitingen maakt. Op het motortje is oranje/geel de datakabel, rood de 5volt-aansluiting en bruin de GND-aansluiting. Google sluit in de instructies de datakabel van de servo aan op pin 14 van de Huzzah, dat komt overeen met pin D5 op de NodeMCU. Sluit de rode draad aan op VIN en de bruine draad op de GND naast VIN. Zijn alle draadjes aangesloten, dan sluit je NodeMCU weer aan op een pc of usb-lader en wacht je even tot het programma geladen is. Open de Google Assistant op je smartphone. Zit je niet meer in het onderdeel voor Paper Signals, geef dan het spraakcommando “Talk to Paper Signals”. Staat het gedeelte voor Paper Signals nog open, dan kun je direct het spraakcommando “Test my Umbrella Signal” geven. Beweegt het servomotortje na de test, dan ben je klaar om te gaan knutselen met papier.

©PXimport

06 Vouwen en plakken

Download het pdf-bestand met daarin de bouwtekening voor de paraplu en open het bestand in Acrobat Reader om het af te drukken. Controleer voordat je op Afdrukken klikt goed de instellingen, want het document is in het Amerikaanse Letter-formaat. Zorg er dus voor dat je het document bij het afdrukken niet verkleind om het helemaal passend op een A4 te krijgen door te kiezen voor Waregrootte. Ter controle heeft Google op de eerste pagina een lijn gezet die precies één inch breed is wanneer je het document op de juiste grootte hebt afgedrukt. Nu kun je alle onderdelen uitknippen langs de dikke lijnen. De onderdelen zoals B, C en G bevatten ook dingen middenin die je moet uitsnijden. De stippellijnen moet je vouwen, het is handig als je met behulp van een liniaal en een lege pen de stippellijnen eerst inkrast om ze eenvoudiger te vouwen. Als alternatief is een (bank)pasje dat je op de stippellijnen legt een handig hulpmiddel om scherpe vouwen te maken. Je legt het pasje op de vouwlijn waarna je de vouw maakt. Hier vind je stap voor stap de vouw- en plakinstructies. Je begint in deel 1 met de onderdelen D, E en F waarna je in stap 2 het omhulsel B voor de motor bouwt. Let er hierbij op dat je het wijzertje op de servomotor eerst helemaal tegen de klok indraait waarna je het wijzertje verwijdert. In deel 3 vouw je onderdeel G, het omhulsel voor de wijzer. We willen je nog wel één tip meegeven tijdens het vouwen en lijmen van deel 3. Zorg ervoor dat je in de laatste stap de vleugels niet vastlijmt.

©PXimport

07 Aanpassingen in het doosje

Bij stap 4 gaan we het net even anders doen dan Google, omdat wij gebruik maken van de NodeMCU in plaats van de Feather Huzzah. Knip de buitenkant van C uit. Vervolgens zitten er in onderdeel C vier vlakken die je moet uitsnijden. We gaan er echter maar drie uitsnijden omdat de NodeMCU geen batterijaansluiting heeft. De vlakken die je moet uitsnijden hebben we op de afbeelding rood gemaakt. Snijd het door ons toegevoegde gele vlak dat je ook op de afbeelding nog niet uit. Vervolgens moet je nog iets anders doen, want waar je onderdeel C net als de andere onderdelen normaal gesproken met de bedrukte kant naar binnen vouwt, vouwen wij dit onderdeel juist met de bedrukte kant naar buiten. De aansluitingen van de NodeMUC zitten namelijk op een andere plek dan die op de Huzzah. Het toeval wil echter dat de aansluitingen precies gespiegeld zijn. De bedrukking zul je uiteindelijk niet meer zien omdat onderdeel C in het Paper Signal verborgen zit en er een ander onderdeel op wordt geplakt.

©PXimport

08 Doosje dichtplakken

Vouw het doosje op de deksel na dicht en leg de NodeMCU onderste boven in het doosje. Sluit de oranje data-draad van je servomotor aan op pin D5 van de NodeMCU, de rode draad op VIN en de bruin of zwarte draad op GND. Haal de draden door de gaten in het dekseltje. Dat zal je met de voedingsdraden vermoedelijk wel lukken, maar de oranje datadraad is wellicht net te krap doordat de NodeMCU net wat breder is dan het door Google bedachte Huzzah-bordje. Is dat het geval, knip dan het gedeelte dat wij op de afbeelding geel gemaakt hebben weg. Hierdoor zitten de aansluitpin van het jumperdraad niet in de weg. Is het dichtplakken lastig, gebruik dan een stukje plakband om dit doosje dicht te plakken. Plak dat niet teveel op de bovenkant van het doosje, want daar moet je later nog een papieren deel opplakken en mogelijk hecht de papierlijm die je gebruikt niet goed op plakband. Vouw nu de rest van de onderdelen in elkaar volgens de instructies die Google je in deel 5 geeft.

©PXimport

09 In gebruik nemen

Sluit je paraplu aan op een spanningsbron en open de Google Assistant. Geef de spraakcommando’s “Talk to paper signals” en “modify umbrella signal”. Vervolgens kun je met het commando “track the rain in” bijhouden of het ergens regent. Omdat de Google Assistant Engels spreekt, is het lastig om de Nederlandse plaatsnamen uit te spreken. Je kunt de commando’s echter ook typen. Overigens herkent Google niet alle plaatsnamen, alleen de grotere steden in Nederland lijken te werken. Vervolgens is het afwachten of je paraplu opent.

10 Eigen code gebruiken

Googles papieren widgets zijn ook in combinatie met geheel eigen code te gebruiken. Uiteindelijk stuurt de code simpelweg een servomotor aan. In Googles code kun je op het tabblad APICalls.h achterhalen naar welke posities je de servo moet sturen om een Paper Signal juist aan te sturen. Op basis hiervan hebben we een eigen programma gemaakt dat de paraplu opent als het gaat regenen. Hiervoor gebruiken we gratis weerdata van Buienradar waarover je meer informatie hier kunt vinden. Buienradar heeft data voor de neerslag tot twee uur in de toekomst voor ieder coördinaat in Nederland en een groot gedeelte van het gebied rondom Nederland. In ons Arduino-programma dat je kunt downloaden hier, kun je in de code op regel 11 de coördinaten die zijn ingevuld vervangen door de door jouw gewenste coördinaten. Op regel 7 kun je instellen hoeveel keer vijf minuten er in de toekomst gekeken moet worden, standaard staat deze waarde op 3 oftewel een kwartier.

Je kunt de coördinaten van een locatie achterhalen via Google Maps. Wanneer je in Google Maps op een locatie klikt, dan verschijnt er een pop-up met de coördinaten. Rond deze coördinaten af op twee decimalen en neem deze over in de code. Let er op dat je punten gebruikt als decimaalteken en geen komma’s. Vul in het programma verder de naam en het wachtwoord van je draadloze netwerk in waarna je de code kunt uploaden. Gaat het regenen, dan gaat net als bij Googles code de paraplu open, terwijl de paraplu dicht blijft als het niet regent. Je kunt de data van buienradar ook even in je browser openen om te controleren of de paraplu open of dicht hoort te zijn. Surf hiernaartoe en vervang de coördinaten bij lat en lon in de url door de door jouw gewenste coördinaten. Zie je een waarde groter dan 0, dan gaat het op dat tijdstip regenen.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).