ID.nl logo
Huis

Doe het met stijl

Om je webpagina’s helemaal naar wens op te maken kan je niet zonder css, ook niet wanneer je een cms als Joomla of een blogtool als WordPress gebruikt. De definitieve specificatie van css3 is weliswaar nog lang niet af, maar je kunt er nu al mee aan de slag!

Css staat voor cascading style sheets,  een specificatie om de vormgeving van webpagina’s los te koppelen van de eigenlijke inhoud. Je kunt css-informatie in de webpagina zelf opnemen, zowel inline, dus in de pagina zelf, als in de <head>-sectie. Voor de overzichtelijkheid kun je het ook onderbrengen in een apart bestand (extern stijlblad) waarnaar je dan vanuit je webpagina verwijst. Omdat zo’n constructie tot potentiële conflicten kan leiden, volgt de css-informatie een watervalsysteem - vandaar de naam ‘cascading’. Een inline opmaakdeclaratie krijgt een hogere prioriteit dan de opmaak die vanuit de <head>-sectie is bepaald en die krijgt op zijn beurt voorrang op een eventueel extern stijlblad.

De eerste css-editie (css1) stamt al uit 1996 en werd twee jaar later opgevolgd door css2. Zo goed als alle moderne browsers ondersteunen nagenoeg volledig beide specificaties. Intussen is men ook al jaren bezig met css3, maar het zal – net als bij html5 – nog lang duren eer de standaard het stadium van een definitieve W3C-aanbeveling bereikt. Dat css(3) nog volop in beweging is, valt goed af te leiden uit een webpagina als www.w3.org/style/css/current-work.

Gelukkig hoef je die eindfase niet af te wachten en kan je nu al aan de slag met css3. Alle moderne browsers ondersteunen namelijk al in mindere of meerdere mate css3. Op www.findmebyip.com/litmus bijvoorbeeld lees je in tabelvorm af hoe goed elke browser op dat vlak presteert. Het zal je opvallen dat vooral Internet Explorer achterloopt, vooral als het op ondersteuning van css-eigenschappen aankomt. Wel is het zo dat Internet Explorer vanaf versie 9 met zowat alle css3-selectors overweg kan: dat bewijst ook de test op www.css3.info/selectors-test.

Her en der op internet vind je al enkele mooie demonstraties van css3 (bijvoorbeeld op www.css3.info/preview of enkele voorzichtige praktijkpogingen op www.css3gallery.net). maar nog veel leuker is het als je er zelf mee experimenteert. In dit artikel bekijken we alvast enkele css3-handigheden.

Selectors

Selectors mogen dan niet het meest sexy onderdeel uit de css-specificatie zijn, ze zijn wel van cruciaal belang. Een css-selector is een item waarop je een bepaalde css-opmaak kunt toepassen. Een eenvoudig voorbeeld met de syntax selector { eigenschap:waarde; } verduidelijkt dit: h2 { font-family: ‘Comic Sans MS’; color: green; }. Alle h2-items worden hierdoor in Comic Sans MS weergegeven als groene tekst. De selectors waren aanvankelijk vooral klassieke html-elementen (zoals h2, p, en dergelijke), waarbij de css-declaratie op elke instantie van dat element werd toegepast. Css3 breidt de selectors flink uit – uiteraard met een wat complexere syntax tot gevolg.

We volstaan hier met een tweetal voorbeelden die je alvast een idee geven. Het eerste stuk code voeg je toe aan de header van het document (tussen <head> en </head>). Het tweede stuk plaats je in de body. In het volgende voorbeeld laten ze zien hoe alle <p>-elementen waarbij “PCM” in de titel voorkomt – en alleen die – een speciale opmaak meekrijgen.

<style type="text/css" >

p[title*="PCM"] { font-family: 'Comic Sans MS'; color: blue; }

</style>

<p>Welkom op de CSS3-pagina van...</p>

<p title="Mijn PCM">PCM, Personal Computer Magazine</p>

Handig zijn verder ook de (pseudoclass-)selectors :checked, :enabled en :disabled, bedoeld om formuliervelden extra focus te geven:

:checked {display: inline-block; width: 6em;}

<form>

<input type="checkbox" /></p>

<input type="radio" name="pcm" /></p>

<input type="radio" name="pcm" />

</form>

Je zal merken dat het selectievakje en de keuzeknoppen meer ruimte innemen – wegens width:6em  - zodra je ze hebt aangeklikt.

Randen en kaders

Ook voor het werken met kaders en randen voorziet css3 in enkele creatieve extra’s.  Om een kader afgeronde hoeken te geven kan één css-declaratie volstaan:

.hoeken { border: 8px outset red; width: 400px; height: 100px; border-radius: 10px; }

<div class="hoeken">Een kader met afgeronde hoeken</div>

Overigens hoef je niet noodzakelijk alle hoeken af te ronden. Het beperken tot één of meerdere hoeken doe je met behulp van de eigenschappen border-top-left-radius, border-bottom-right-radius, enzovoort. Nog meer afronding is natuurlijk ook mogelijk, zodat je bijvoorbeeld een perfecte cirkel krijgt:

.cirkel { background: red; color: yellow; width: 100px; height: 100px; text-align: center; border-radius: 50px; display: box;  box-orient: horizontal; box-pack: center; box-align: center;}

<div class="cirkel">Cirkel met tekst</div>

Zonder de vetgedrukte items krijg je weliswaar een cirkelvorm, maar staat de tekst niet mooi in (het midden van) de cirkel. Om dat gedaan te krijgen maak je dus gebruik van een nieuw “box-model”, dat vastlegt hoe zo’n box in een ander box geplaatst moet worden. Lang niet alle browsers ondersteunen momenteel deze eigenschap, maar als het goed is lukt je dat met behulp van een browser-specifieke prefix alsnog. Voor browsers die worden aangestuurd door de Gecko-engine (voornamelijk Mozilla Firefox) is dat de prefix –moz- en voor browsers met de WebKit-engine (Safari en Chrome) is dat –webkit-. De declaratie ziet er voor dit laatste browsertype dan als volgt uit:

.cirkel { background: red;  color: yellow; width: 100px; height: 100px; text-align: center; border-radius: 50px; display: -webkit-box;  -webkit-box-orient: horizontal; -webkit-box-pack: center; -webkit-box-align: center; }

Overigens hoeft niets je te weerhouden de drie types eigenschappen broederlijk naast elkaar te declareren (display: box;  display: -webkit-box;  display: -moz-box;).

Ook leuk is de mogelijkheid om twee of meer verschillende afbeeldingen als kaderachtergrond te gebruiken. Je hoeft eigenlijk alleen een komma te zetten tussen de diverse plaatjes. Houd er wel rekening mee dat niet alle browsers hiermee al overweg kunnen. Sommige gaan zelfs compleet voorbij aan de declaratie met als gevolg een lege achtergrond. In onze code hebben we dat alvast opgevangen (zie vetgedrukte tekst):

.kader { width: 500px; height: 100px; background: url(pcm.gif) no-repeat; background: url(pcm.gif) no-repeat, url(hub.gif) repeat; background-position: bottom right, 50% 30; }

<div class="kader"></div>

De waarden die bij de eigenschap background-position horen bepalen waar (en hoe) de afbeelding precies getoond wordt binnen het kader. De syntax hiervan is behoorlijk complex. Je vindt alle nodige details, inclusief voorbeelden, op www.w3.org/tr/css3-background/#background-position.

Tekst en webfonts

Aan saaie teksten kan css3 weinig verhelpen, maar de specificatie kan er in elk geval wel voor zorgen dat de tekst er leuk uitziet. Een leuke toevoeging is bijvoorbeeld text-shadow. Deze eigenschap doet precies wat de naam suggereert:

h1 { text-shadow: 2px 3px 5px red }

<h1>PCM, Personal Computer Magazine</h1>

De eerste twee waarden bepalen de verschuiving van de schaduw ten opzichte van de eigenlijke tekst (horizontaal en verticaal). De derde waarde legt de vervagingsradius van de schaduw vast en red geeft uiteraard de kleur aan. Het is trouwens ook mogelijk meer dan één schaduweffect op tekst toe te passen, bijvoorbeeld:

h1 {text-shadow: 2px 3px 5px red, -2px -3px 2px yellow}.

Het aantal webpagina’s dat volop inzet op schreefloze fonts (sans serif) als Verdana valt niet te tellen. Toegegeven, dergelijke fonts laten zich lekker lezen op een scherm, maar je kunt ook wat creatiever uit de hoek komen: met webfonts bijvoorbeeld. Dat zijn lettertypes die door de browser automatisch kunnen worden gedownload. Webfonts zijn geen uitvinding van css3, maar de specificatie heeft het concept wel nieuw leven ingeblazen. Je kunt in css3 namelijk ieder (open) truetype font (extensies .ttf en .otf) inzetten.

@font-face { font-family: Inkinthemeat; src: url("inkinthemeat.otf") }

h1 { font-family: Inkinthemeat, Verdana; color: blue; font-size: 6em; }

<h1> PCM, Personal Computer Magazine</h1>

Je hoeft niet ver te zoeken gratis fonts die je effectief als webfonts kunt en mag inzetten. Een bezoekje aan een site als www.dafont.com. Handig is ook www.google.com/webfonts. Eigenlijk is deze pagina bedoeld om webfonts via een Google api op je webpagina’s te gebruiken. Je kunt de fonts echter ook probleemloos in .ttf-formaat downloaden, naar je eigen site uploaden en alsnog via css3 in je webpagina’s opnemen. Je hoeft het gewenste font alleen te downloaden en ergens online bereikbaar te maken. Je kunt het bijvoorbeeld op dezelfde locatie als je webpagina plaatsen.

Toch nog een kanttekening: Internet Explorer ondersteunt weliswaar css-webfonts, maar jammer genoeg alleen in het .eot-formaat (Embedded OpenType). Dat hoeft geen onoverkomelijk probleem te zijn. Op www.cuvou.com/wizards/ttf2eot.cgi vind je een gratis online converter evenals de nodige html-code om het font zowel in Internet Explorer als in andere browsers correct weer te geven.

Kleur en animatie

Css3 heeft ook het kleurenpalet verder uitgebreid. Nieuw zijn onder meer de kleurenschema’s hsla en rgba, waarbij de a voor ‘alpha channel’ (alfakanaal) staat. Meer achtergrondinformatie vind je op www.w3.org/tr/css3-color. Hiermee is het mogelijk de transparantiegraad van tekst of andere objecten nauwkeurig te bepalen. Dat kan ook met de eigenschap ‘opacity’, bijvoorbeeld als volgt: <div style=”background: rgb (255, 100, 50); opacity: 0.25;”>Deze tekst is bijna volledig transparant</div>. Met hsla/rgba-kleurenschema’s wordt het echter nog iets eenvoudiger:

<div style="background: hsla(0,100%,50%,0.7);">beetje transparant!</div>

<div style="background: rgba(255,100,50,0.2);">bijna volledig transparant!</div>

Over de precieze verschillen tussen opacity en rgba lees je meer op www.css3.info/introduction-opacity-rgba. Ook hier blijft Internet Explorer weer flink achter. Met het browserspecifieke filter kan je het als volgt oplossen: <p style="background-color: green; color: white; width:100%; filter:alpha(opacity=20) ;">Deze alinea is bijna geheel doorzichtig!</p>.

            Css3 maakt ook erg fraaie animaties mogelijk, al dan niet in combinatie met JavaScript. Sites als www.1stwebdesigner.com/css/50-awesome-css3-animations en http://blog.insicdesigns.com/2010/02/the-beauty-of-css3-animation hebben alvast een aantal overtuigende demo’s verzameld. We beperken ons hier noodzakelijkerwijs tot een instapvoorbeeld aan de hand van de eigenschap ‘animation’, die verschillende animatie-eigenschappen verenigt. Eerst bepaal je het gewenste keyframe (zie regel 1), waarna je de eigenlijke animatie vastlegt (regel 2) en die uiteindelijk ook aanroept:

@-webkit-keyframes mijn_animatie {from {left: 50 px; top: 50 px;} to {left: 400 px; top: 200 px;}}

#kader {-webkit-animation: mijn_animatie 4s linear 1 infinite alternate;position:absolute; height: 30px; width:122px; background-color: red;}

<div id="kader">PCM in beweging…</div>

Zoals je merkt, is de animatie-eigenschap momenteel nog browserspecifiek (-webkit-animation) en krijg je die voorlopig alleen aan de praat op browsers met de Webkit-engine. De parameters van de tweede regel, waarin de animatie vastleggen, vergen enige toelichting. Je treft daar de volgende eigenschappen aan:

-animation-name: de naam van je animatie, zoals bepaald door @-webkit-keyframes;

-animation-duration: de duur van een enkele animatie (standaard is dat 0, dus géén animatie – in ons voorbeeld staat die op 4s ingesteld);

-animation-timing-function: bepaalt hoe de animatie tussen twee keyframes moet bewegen (mogelijke waarden zijn onder meer ease, linear, ease-in en ease-out);

-animation-delay: de startvertraging;

-animation-iteration-count: herhalingsfactor (dat kan een cijfer zijn maar bijvoorbeeld ook infinite);

-animation-direction: richting (normal of alternate – in dit laatste geval wordt de animatie ook afgespeeld in omgekeerde richting).

We hebben in deze workshop niet alle mogelijkheden van css3 kunnen bespreken, maar de voorbeelden geven een aardig idee van wat je met css3 kunt. Zoals gezegd is de specificatie nog volop in beweging en valt het niet helemaal uit te sluiten dat bepaalde eigenschappen alsnog verdwijnen of worden aangepast. Anderzijds komen er ook geregeld nieuwe elementen bij en staan er nog wel een aantal op stapel (onder meer voor wiskundige formules en het weergeven van grafieken). Dit alles hoeft je niet te weerhouden css3 in je eigen webpagina’s te gebruiken, zolang je je bewust bent dat niet alle browsers alle css3-eigenschappen (even goed) weergeven.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.