Leuk, al die slimme apparaten, maar in alle eerlijkheid slaan veel bedrijven de plank toch ook weleens behoorlijk mis. We hebben een flink aantal rare slimme apparaten voor je opgezocht, waarbij we ons voor een keertje niet druk hebben gemaakt over of ze in Nederland verkrijgbaar zijn … want ons koopadvies is voor deze lijst: zou je dat nou wel doen?

Quirky Egg Minder

Prijs: $ 10,- (ca. € 8,50)

We zijn groot fan van slimme apparaten in de keuken, maar sommige ervan zijn toch echt niet zo nuttig als ze doen voorkomen. De Egg Minder van Quirkly laat je namelijk via wifi weten hoeveel eieren er nog in het doosje zitten. We maken geen grapje, meer is het niet. De enige reden dat we deze Egg Minder ooit zouden aanschaffen, is het feit dat hij nog geen tien euro kost. En voor die prijs is een slim apparaat natuurlijk hilarisch om te showen, zelfs al is het zinloos.

©PXimport

HAPIfork

Prijs: $ 99,- (ca. € 86,-)

Briljant natuurlijk deze naam … maar de enige functie die deze vork heeft is bijhouden hoe snel je eet en je met behulp van vibraties corrigeren. Dit heeft als doel dat je het voedsel wat langzamer consumeert en dus beter kauwt. Op zich zien we daar heel erg het nut van in, te snel eten en slecht kauwen is een belangrijke oorzaak van overgewicht, en dat is natuurlijk wel een probleem waar veel mensen mee te maken hebben. Echter, wij kennen een heel slim iets dat je deze gewoonten veel goedkoper bijbrengt: je moeder!

©PXimport

Hidrate Spark

Prijs: $ 45,- (ca. € 39,-)

Een slimme waterfles, dat kan toch niet een fles zijn die … jawel: het enige dat deze slimme waterfles doet, is jou laten weten op welke momenten je water moet drinken. De fles toont een mooie gloed als reminder én synchroniseert met je smartphone, zodat je keurig bij kunt houden hoe goed je het hebt gedaan op het waterfront. Het is niet eens het prijskaartje van ca. 39 euro dat ons tegenstaat. Maar zeg eens eerlijk: als jij niet kunt onthouden dat je water moet drinken, hoe ga je dan onthouden dat je je fles moet opladen?

©PXimport

Brita Infinity

Prijs: $ 75 (ca. € 65,-)

Vroeger was een waterkoker met alleen kokend water erin genoeg. Tegenwoordig moet het filter in zo’n waterkoker met regelmaat vervangen worden, omdat de schoorsteen van de fabrikant ook moet blijven roken. Nee, we kunnen er natuurlijk flauw en sarcastisch over doen, maar er is natuurlijk niet zoveel mis met water filteren (al blijven we ervan overtuigd dat de filters minder snel vervangen hoeven te worden dan de fabrikant aangeeft). In dat opzicht is de Brita Infinity wel interessant, omdat de slimme waterkoker zelf meet wanneer het filter z’n functionaliteit verliest en je daarvan op de hoogte stelt. Woon je in de Verenigde Staten, dan kun je de waterkoker zelfs koppelen aan Amazon.com, zodat de waterkoker z’n eigen navulling kan bestellen. En dat vinden wij dus een beetje eng.

©PXimport

Chip

Prijs: $ 249,- (ca. € 215,-)

De Chip Smart Cookie Oven kun je nog het beste omschrijven als de Senseo voor koekjes. Je koopt een set Cookie Pods (het koekjesequivalent van de koffiepad) en die plaats je in het apparaat. Tien minuten later zijn je koekjes klaar. Op zich een tof concept, ware het niet dat je maar vier koekjes tegelijk kunt bakken, koekjes maken helemaal niet ingewikkeld is, en ze in een gewone oven net zo snel klaar zijn. Daarbij kunnen we voor 215 euro een verdraaid goede normale oven kopen.

Onvi Prophix

Prijs: $ 299 (ca. € 259,-)

In theorie begrijpen we heel erg goed waarom dit product is gemaakt. De Onvi Prophix is een tandenborstel met een ingebouwde camera, die je precies laat zien wat je doet tijdens het poetsen, zodat je geen excuus meer hebt om plekken over te slaan. Maar in alle eerlijkheid, 300 dollar voor een tandenborstel betalen omdat er een camera in zit, dat gaat heel ver. Er zitten weliswaar allerlei handige schrapertjes, masseertipjes en noem het maar op bij, maar die krijgen we van Oral B ook. Maar de voornaamste reden dat we deze gadget een beetje overdreven vinden is dat we ons niet kunnen voorstellen dat mensen die belabberd poetsen, wel hun hele mond gaan inspecteren met een camera.

Flosstime

Prijs: $ 27,- (ca. € 24,-)

Als we toch tanden aan het poetsen zijn, gaan we het meteen maar even hebben over flossen. Geen kwaad woord over flossen, dat is nuttig en belangrijk en het is niet verstandig om dat te vergeten. Maar om nu een elektrische floss-dispenser te kopen die een treurgezichtje laat zien in led-lampjes wanneer je vergeten bent te flossen, en met één druk op de knop de perfecte lengte flosdraad verstrekt … dat gaat ons toch echt zeventien stappen te ver. De prijs valt op zich nog mee, en het ding ziet er heel cool uit, maar kom nou toch, we zijn toch gewoon volwassen mensen? We kunnen toch echt wel onthouden dat we een draadje tussen onze tanden door moeten halen?

©PXimport

Kerastase Hair Coach

Prijs: $ 200,- (ca. € 173,-)

We liegen niet als we zeggen dat we hardop gezucht hebben, toen we begonnen met het tikken van dit stukje over de Kerastase Hair Coach. Het is niet eens dat we het nut van een slimme haarborstel niet inzien, het is meer dat we verbaasd zijn over wat de makers slim vinden. Zo is deze haarborstel in staat om waar te nemen of je haar nat of droog is … je weet wel, net als je vingers. Iets nuttiger is de ingebouwde microfoon, die kan waarnemen of er veel klitten in je haar zitten (die meet het geluid van je haar, niet hoe hard je au roept). De ingebouwde gyroscoop meet vervolgens hoe hard en wild je borstelt, en geeft je aan de hand daarvan borsteladvies. Sorry, next!

©PXimport

Kohler Numi

Prijs: $ 6400,- (ca. € 5540,-)

Het kon natuurlijk niet uitblijven. We kunnen slim winkelen, slim voedsel bereiden, dus dan moeten we dat voedsel ook slim uit ons lijf kunnen dumpen. Jawel, slimme toiletten, ze bestaan. Niet alleen vinden we dit product belachelijk omdat de fabrikant een foto op z’n website heeft staan waarin het toilet midden in de huiskamer (!) staat, maar vooral ook vanwege de belachelijke features. Bewegingsdetectie zodat de bril automatisch opent, wc-bril-verwarming, een ingebouwd bidet, de kontdroger 2000 (oftewel een ingebouwde föhn), een luchtverfrisser, ingebouwde luidsprekers (waar, hoe kunnen we deze grap niet maken, alleen maar schijtmuziek uit klinkt) en voetenverwarming. De makers kunnen wat ons betreft de pot op!

©PXimport

Bruno

Prijs: $ 199,- (ca. € 172,-)

Bij Bruno denken wij toch voornamelijk eerst aan het gelijknamige personage van komiek Sacha Baron Cohen, maar het is dus sinds kort ook een prullenbak. Een slimme welteverstaan, want Bruno (de prullenbak, niet de komiek) laat het je weten wanneer de vuilniszakken bijna op zijn en wanneer je vuilnis aan de straat kan. Daarnaast heeft deze prullenbak een ingebouwde stofzuiger, waardoor je het vuil alleen maar naar de voet van de prullenbak hoeft te vegen en het automatisch wordt opgezogen. Hij moet in juli leverbaar worden, wij vinden het toch wel prijzig voor een vuilnisbak, en Bruno wil natuurlijk graag dat je ook een abonnement op hun vuilniszakken neemt …

©PXimport

Oombrella

Prijs: € 64,-

Het is natuurlijk niet leuk als je je paraplu vergeet. Met dat in gedachten is de Oombrella ontworpen, een paraplu die je snel een notificatie op je smartphone stuurt als je hem dreigt te vergeten. En, een uniek selling-point volgens de makers: ook als het gaat regenen. Het is eenvoudig om je mee te laten slepen in dat soort marketingpraat, maar Buienradar geeft je diezelfde notificatie en is gratis. Daarbij, weet je hoeveel paraplu’s je kunt kopen voor 64 euro? Dan is het echt niet zo erg om er af en toe eentje ergens te laten liggen.

©PXimport

SmartyPans

Prijs: $ 229,- (ca. € 198,-)

Als je je nieuwe vlam bij je thuis uitnodigt, wil je hem of haar natuurlijk wel een fenomenale zelfgekookte maaltijd voorschotelen. Deze pan moet je daarbij helpen. Een serie pannen de naam SmartyPans geven vinden we stiekem natuurlijk ook gewoon heel grappig, al kun je je afvragen hoe serieus de fabrikant z’n eigen product neemt. Wij in ieder geval niet heel erg. Het concept is op papier echt wel slim: een pan die aan de hand van een recept op je smartphone bijhoudt hoeveel van elk ingrediënt je precies in de pan moet doen, hoe heet de pan mag zijn enzovoort. Maar iedereen weet: als je een kluns bent in de keuken, gaat ook deze pan je niet redden. Bovendien heeft onze gewone pan al een verdraaid goede indicatie dat het vuur te hoog staat, namelijk: stinkende rook en/of zwart vlees. Tip voor je volgende date: bestel gewoon tapas!

©PXimport

Lovebox

Prijs: € 89,99

We leven in een wereld waarin we onze liefde op Facebook uiten terwijl het onderwerp van onze affectie gewoon naast ons op de bank zit. Kan het nog onpersoonlijker? Jazeker, met de Lovebox. Dit kleine doosje werkt als een verkapt communicatie-apparaat. Zodra je een berichtje ontvangt, gaat het deksel open, toont het een bericht, en gaat het hartje keihard draaien. Met de juiste marketingwoorden (waar de fabrikant overigens erg goed in zit) zou je bijna gaan geloven dat zoiets romantisch is. Maar kom op, je stuurt een berichtje naar een houten doosje. Ga gewoon langs met de lunch of verras iemand met een bloemetje. Gadgets zijn niet romantisch, sorry.

©PXimport

i.Con Smart Condom Ring

Prijs: € 69,-

Natuurlijk gaan we ook nog even iets over seks schrijven, want met die houten liefdesdoos scoor je vast punten. Er zijn heel veel slimme gadgets op dit gebied, van op afstand bestuurbare vibrators, tot complete interactieve sekspoppen. We zien ons die apparaten niet zo snel gebruiken, maar we begrijpen wel degelijk dat ze binnen de productcategorie absoluut niet raar of zinloos zijn. Deze i.Con Smart Condom Ring is dat wat ons betreft echter wel. Het is namelijk een soort Fitbit voor om het geslachtsdeel van de man. Wie deze ring draagt, meet hoeveel calorieën verbrand zijn, de snelheid van de stoten, het totale aantal stoten, de gemiddelde hoeveelheid seks, de totale duur van alle vrijpartijen enzovoort. En uiteraard kun je je prestaties meten met de i.Con-community, want een scorebord voor bedprestaties is echt wat de wereld nodig heeft.

©PXimport

Porkfolio

Prijs: $ 50,- (ca. € 43,-)

Je kunt kinderen niet vroeg genoeg leren om goed met geld om te gaan. Ze leren om te sparen, ze doen af en toe een flinke miskoop en ze hebben vast ineens ergens geen geld voor op het moment dat ze het nodig hebben … allemaal heel leerzaam. De makers van Porkfolio hebben een slim spaarvarken (een woordencombinatie die we nooit gedacht hadden te tikken) ontwikkeld, dat nauwkeurig bijhoudt hoeveel geld er naar binnen gaat. Bij elke munt die ingeworpen wordt, geeft de neus van het varken licht, en wordt het huidige saldo direct doorgestuurd naar een smartphone (want alle vijfjarigen hebben natuurlijk een smartphone tegenwoordig?). Niet dat kinderen ooit aan sparen toekomen, want het apparaat kost maar liefst 50 dollar. Letterlijk en figuurlijk dus een spaarvarken dat oplicht.

©PXimport

Furbo

Prijs: $ 199,- (ca. € 172,-)

Wij zijn geen dierenbeulen, en we snappen best dat, als je huisdieren hebt, het niet fijn is om ze alleen te moeten laten. Levenssituaties kunnen natuurlijk veranderen, maar in de regel is het misschien beter om gewoon geen huisdieren te nemen als je niet veel thuis bent. Dat voorkomt namelijk dat je maar liefst 200 dollar moet neertellen voor een camera waarmee je tegen je huisdier kunt praten en zelfs snacks kunt uitwerpen. Wat ons betreft nog een tikje misdadig ook, want het beest snapt er geen drol van: hij hoort je, krijgt snacks van je, maar jij bent in geen velden of wegen te bekennen.

©PXimport

Belty Power

Prijs: € 149,-

“Serieus? Jouw riem houdt alleen maar je broek omhoog?” Dat is de slogan waarmee de makers van deze slimme broekriem ons willen overtuigen om 149 euro uit te geven voor hun product. We hadden dus verwacht dat deze riem zou meten hoelang we al zitten, hoeveel calorieën we verbranden en dat soort zaken. De Belty Power kan echter niets van dit alles: het is namelijk niets anders dan een zeer fraai vormgegeven powerbank waarmee je je smartphone kunt opladen. Op zich een geinig idee, ware het niet dat je de kabel van je smartphone aan de voorkant moet insteken, waardoor het toch een beetje is alsof je je het apparaat oplaadt met je geslachtsdeel. En dat dan voor 149 euro.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).