Ook jij hebt ze vast wel eens moeten bekijken: PowerPoint-presentaties die bestaan uit eindeloze hoeveelheden saaie dia’s. Het is een hele opgave om daar je aandacht bij te houden. Kan dat niet leuker? Jawel! We laten je kennismaken met tien verfrissende alternatieven voor PowerPoint waarmee je audiovisuele verhaal een stuk sprankelender wordt.

Tip 01: Prezi

Heb je het niet zoveel op met het concept van de traditionele dia? Met Prezi werk je niet met een aaneenschakeling van dia’s, maar met een grote mindmap waarbij je inzoomt op de verschillende onderdelen. Op één werkvlak staan alle aandachtspunten, afbeeldingen, pdf-bestanden en filmpjes. Lees ook: In 14 stappen professionele PowerPoint-presentaties maken.

Je bepaalt de volgorde van dat wat de kijker te zien krijgt en je zweeft, zoomt en roteert naar ieder onderdeel. Let een beetje op dat je de Prezi-animatie niet té wild maakt – je wilt natuurlijk niet dat het publiek tekenen van zeeziekte begint te vertonen. Prezi maakt het makkelijk de verbanden te zien tussen de verschillende onderdelen en toont hoe ieder onderdeel in het grotere plaatje past. Er is een gratis abonnement, waarbij je helaas slechts 100 MB aan opslagruimte krijgt. In de gratis versie moet je ook een internetverbinding hebben; het voordeel is dan weer dat je de presentatie met ieder toestel kunt tonen. Daarnaast zijn er verschillende betaalversies waarbij je offline kunt werken en er is ook een educatief aanbod voor studenten en docenten die gratis 4 GB opslag krijgen.

©PXimport

Less is more

Tip 02: Haiku Deck

Eén van meest voorkomende fouten bij een presentatie blijft dat er veel te veel tekst op een dia staat. Die vergissing kun je met Haiku Deck onmogelijk maken. Sommigen noemen deze tool ook wel de Instagram voor slides. En niet voor niets: Haiku Deck legt de nadruk op de visuele kracht van afbeeldingen. Je kunt plaatjes gebruiken die je al op de computer hebt staan, maar je kunt ook grasduinen in de gigantische beeldenbank waarvan Haiku Deck gebruikmaakt. De thema’s, voorgestelde kleurschema’s en lettertypes ogen erg fris. Je kunt echter geen eigen lettertypes selecteren, omdat deze in de thema’s zijn ingebakken. Ook hier bewaar je de presentatie in de cloud. In de pro-versie kun je het resultaat trouwens als een PowerPoint-bestand exporteren. Ook Haiku Deck biedt zowel een gratis account als premium versies en kent een prima app voor iOS.

©PXimport

Tip 03: Google Slides

Een PowerPoint-alternatief waar geen prijskaartje aan hangt, is Google Slides. Wat betreft werkomgeving is goed afgekeken bij Microsoft. Slides is van meet af aan gebouwd om mensen te laten samenwerken aan dezelfde presentatie. Het maakt niet uit of je Google Slides via macOS, Windows 10, Windows 7 of iOS of Android gebruikt: het ziet er op cross-platform en onafhankelijk van de versie van je besturingssysteem hetzelfde uit. Een ander pluspunt van Slides is de eenvoud. Het toevoegen van tabellen, afbeeldingen, video, vormen en overgangen is kinderspel. In een tijd waarin toepassingen steeds veelzijdiger maar daardoor tegelijk ingewikkelder worden, is Slides verfrissend gebruiksvriendelijk. Wanneer je de Google Presentaties-app uit de Chrome Web Store installeert en de juiste instellingen in Google Drive aanbrengt, is het mogelijk om Google Slides-presentaties offline te bewerken en te tonen. Bovendien is er een Google Presentaties-app voor Android en iOS om de voorstelling op je tablet te tonen.

©PXimport

Tip 04: SlideDog

Ook bijzonder is SlideDog. Wil je een combinatie maken van PowerPoint-dia’s, webpagina’s, videoclips, Prezi-bestanden en (een paar) pdf-documenten? SlideDog laat alles met één klik op de knop keurig verschijnen. Alle verschillende elementen plaats je in een soort afspeellijst, waarin je zelf de volgorde van alle onderdelen aangeeft. Dat maakt SlideDog ook uitermate geschikt om presentaties van verschillende sprekers op een conferentie te verzamelen. Met deze tool maak je zelfs presentaties waarbij de inhoud op bepaalde tijdstippen automatisch wisselt en die je op het einde automatisch opnieuw laat beginnen.

Dit komt bijvoorbeeld van pas op tentoonstellingen en beurzen. Leuk zijn ook de Live Stream Presentations waarbij je de toeschouwers via een link de presentatie laat volgen op hun eigen laptop of tablet. SlideDog werkt alleen op Windows en kent een gratis versie en een mobiele editie. Voor de geavanceerde kenmerken betaal je 14,99 dollar per maand of 99 dollar per jaar (resp. ca. 13,50 en 89 euro).

©PXimport

Praktische tips

Tip 05: Keynote

De eerste versies van Apples Keynote zorgden niet voor een wow-gevoel, maar vanaf Keynote 6.6 zijn alle punten van ergernis weggewerkt. Zo zijn de taakbalken aanpasbaar. Ook de presentatiemodus, waarin de spreker het verloop van dia’s en zijn noties volgt, laat zich instellen naar de behoefte van de gebruiker. De meer ervaren Mac-gebruikers kunnen hun dia’s door middel van AppleScript van slimme functies voorzien. Op die manier verschijnen leuke extra’s zoals de huidige tijdsaanduiding, of worden automatisch afbeeldingen ingeladen.

We zagen zelfs voorbeelden van scripts om Philips Hue-lampen te bedienen vanuit de presentatie! Keynote werkt alleen op macOS en iOS, en uiteraard kun je de bestanden bewaren op iCloud Drive, de online clouddienst van Apple. Indrukwekkend is de overgang Magisch verplaatsen. Met deze functie laat je tekst en afbeeldingen die op dezelfde dia’s voorkomen soepel van plaats verwisselen of van uiterlijk veranderen. Dit kunstje lijkt nog het meest op het morph-effect. Weer eens wat anders dan de afgezaagde vliegende letters. Bovendien beschikt de gebruiker over magnetische hulplijnen die de presentatie stijlvast maken.

©PXimport

Tip 06: Visme

Met de online tool Visme maak je niet alleen diashows, maar ook infographics, rapporten en zelfs webpagina’s. Die infographics kunnen zowel statisch zijn als bewegend. Bovendien kun je ze opnemen in de presentaties. Visme werkt met widgets, interactieve elementen die je op het werkvlak sleept. Voor de afbeeldingen heeft Visme een eigen uitgebreide beeldbank. Dit programma moet het hebben van zijn grafische inventiviteit en van de slimme manier waarmee het gebruikers helpt smaakvolle presentaties te maken.

Want het moet gezegd, de producten van Visme herken je aan hun frisheid. De ontwerpsoftware werkt op html5, wat betekent dat het programma bruikbaar is in iedere browser op ieder toestel. Wanneer het project klaar is, kun je het downloaden als afbeelding, als pdf- of html5-project. Bovendien kun je met verschillende personen aan hetzelfde project werken. Met een gratis account van Visme kun je drie infographics samenstellen die altijd openbaar zijn. Er staat wel een logo van Visme op.

©PXimport

Dodelijke clichés

©PXimport

Tip 07: Emaze

Emaze pakt uit met video-achtergronden en 3D-zoomeffecten. Je zou kunnen denken dat al dit grafisch geweld overdreven is en dat het de aandacht afleidt van de kernboodschap – tot je de voorbeelden ziet. Verbluffend! Je zweeft bijvoorbeeld door een wolkenlucht langs afbeeldingen, grafieken en bulletpoints, of door een moderne galerij navigeren waar de inhoud van je dia’s als pronkstukken aan de wanden hangen. Wanneer de presentatie klaar is, kun je het bestand downloaden om offline te gebruiken.

Met de Emaze Viewer bekijk je de presentatie vanaf de harde schijf. Je kunt de voorstelling ook uitvoeren in html-formaat, als mp4-videobestand of in pdf. In het laatste geval houd je er een statisch document aan over. Interessant is de functie Emazify your PowerPoint waarmee je bestaande presentaties kunt pimpen. Hierbij upload je een bestaande presentatie vanaf de harde schijf en selecteer je een Emaze-thema, waarna het online programma de omzetting doet. In het resultaat moesten we nog hier en daar enkele tekstblokjes verschuiven, maar de uitkomst blijft indrukwekkend. Emaze beschikt zelfs over een automatische vertaaltool. Een Pro-account kost 9 dollar per maand (ca. 8 euro). Studenten betalen 4,50 dollar (ca. 4 euro) per maand en docenten 8 dollar (ca. 7,20 euro).

©PXimport

Tip 08: Projeqt

Als het gaat om de kracht van het verhaal, dan is Projeqt interessant. Deze typische storytelling-tool geeft je veel ruimte om het verhaal te ontwikkelen. Zo kun je in je verhaal bijvoorbeeld subpresentaties invoegen, mocht je tijdens je presentatie een onderwerp uitgebreider willen behandelen. In tegenstelling tot PowerPoint kun je met Projeqt op die manier een niet-lineaire presentatie maken. Je kunt je verhaal van de grond af opbouwen, of je gebruikt bestaande PowerPoint- of pdf-bestanden die Projeqt omzet in de geselecteerde stijl. Ook kun je dia’s toevoegen waarop in real time inhoud te zien is van diverse platforms zoals YouTube, Twitter, Vimeo en Facebook. Projeqt laat zelfs audio-notities en interactieve kaarten toe. Daarna publiceer je het project online of deel je het via sociale media. Dit is bijvoorbeeld een interessante manier om je LinkedIn-profiel te personaliseren met een verhaal over jezelf. Projeqt is gratis.

©PXimport

Tip 09: Slidebean

Voor wie geen zin of tijd heeft om een mooie slideshow te maken, is er Slidebean. Dit PowerPoint-alternatief gaat uit van een sjabloonpakket, een zogenaamde deck, die uit één van de verschillende categorieën komt. Iedere dia is al opgemaakt met tekst en placeholders die je simpelweg invult met eigen materiaal. Uiteraard kun je ook vanaf nul beginnen, maar dan ga je aan het nut van deze oplossing voorbij. Verder kun je de lay-out, kleurenschema’s en de keuze van de lettertypes wijzigen, zolang je binnen de beproefde voorinstellingen blijft. Zelfs al is het je nog nooit in je leven gelukt om de juiste stropdas bij het juiste hemd te kiezen: met Slidebean kun je geen foute stijlcombinaties maken. Slidebean heeft een gratis proefversie; de goedkoopste betaalde versie kost 9 dollar per maand (ca. 8 euro).

©PXimport

Tip 10: PowToon

En tot slot is er PowToon, de meest ludieke onder de presentatietoepassingen. Je trekt gegarandeerd de aandacht wanneer de inhoud in de stijl van Amerikaanse cartoons in beeld komt. Leuk wanneer verschillende elementen door een hand op de dia’s worden gezet of weggehaald. Op die manier krijgt zelfs de saaiste inhoud iets pittigs. Voor de echte liefhebbers zijn er zelfs gratis deuntjes die je tijdens de presentatie kunt laten horen. Voor een presentatie van een kwartier is PowToon niet geschikt. Wel interessant is dat je er korte geanimeerde presentaties mee maakt die je dan door middel van drie muisklikjes publiceert op een website. De gratis versie is beperkt tot presentaties van maximum vijf minuten. Pas wanneer je intekent op een premium abonnement kun je de animatie in HD downloaden.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).