Terwijl vrijwel iedereen inmiddels Microsoft Office gebruikt, ziet Microsoft nog genoeg kansen om Office verder te verbeteren en gebruikt het Office vooral ook om steeds meer gebruikers de cloud in te duwen. Maar is Office 2016 de kosten van de upgrade waard of ben je beter af met een alternatief?

Eén persbericht, meer aandacht besteedde Microsoft Nederland niet aan de release van Office 2016. Bang de aandacht rond Windows 10 te verstoren of heeft men gewoon niet zoveel te melden? Lees ook: Online samenwerken doe je zo.

Het lijkt het laatste. Office 2016 is namelijk geen grote nieuwe Office, maar een uiterst bescheiden upgrade. Illustratief is de 'reviewer's guide' waarin Microsoft de nieuwe functies in Office 2016 beschrijft. Het 27 pagina's tellende document beslaat voor de helft screenshots en functionaliteit die eigenlijk van Windows 10 is. Dezelfde gids voor Office 2010 was 100 pagina's en die van Office 2013 nog 45.

Toch maakt dit Office 2016 nog geen update die je zomaar kunt overslaan. Net als Windows wordt ook Office namelijk een product zonder hele grote nieuwe versies. Microsoft wil het continu vernieuwen en aanpassen, volgende maand is er dus alweer een nieuwe Office en de maand daarna weer.

Wil je altijd alle nieuwe functies, dan moet je wel overstappen naar Office 365, de abonnementsversie van Microsoft Office. Microsoft gaat namelijk ook nieuwe functies uitbrengen die alleen beschikbaar zijn voor Office 365-klanten. Office 365 krijgt ook de meeste applicaties, behalve Word, Excel, PowerPoint en OneNote ook Outlook, Publisher en Access (maar nog altijd geen Visio en Project). Ook mag je de applicaties dan op maximaal vijf pc's of Macs binnen het huishouden installeren. Je kunt daarmee eindeloos wisselen, doordat je zelf online een installatie kunt deactiveren en dan weer op een ander apparaat kunt installeren. Je kunt zo ook onbeperkt wisselen tussen Windows en Mac, een duidelijk voordeel boven een gewone winkelversie van Office die je bij de aankoop verplicht voor één van deze twee te kiezen.

Office 2016

Waar het Windows maar moeizaam lukt de vleugels uit te slaan naar andere apparaten dan de pc, is dat Office allang gelukt. Op veel smartphones of tablets staat minimaal de Word- of Excel-app, ongeacht of het een iOS- of Android-apparaat is. En ook op OS X doet Office het goed. Dit keer kregen de Apple-gebruikers zelfs eerder de beschikking over Office 2016 dan de Windows-gebruikers en is hun versie van Office meer dan ooit gelijkwaardig aan die voor Windows. Voor het eerst is er een echte OneNote voor de Mac en voor 365-abonnees ook een echte Outlook. Voor Mac-gebruikers is upgraden naar Office 2016 de logische keuze.

©PXimport

De nieuwe Office voor de Mac is de eerste met een echte Outlook en een echte OneNote.

Samenwerken

Voor Windows-gebruikers is upgraden minder vanzelfsprekend. De belangrijkste nieuwe functie in Office 2016 is het samenwerken aan documenten. Dit is mogelijk in Excel, OneNote, PowerPoint en Word, maar alleen in Word kun je de wijzigingen die een ander aanbrengt ook direct in jouw versie van het document zien. Excel en PowerPoint beheersen dit nog niet, terwijl we dat wel hadden verwacht, zeker omdat de web-apps van Office dit wel ondersteunen (net als de web-apps van concurrent Google). Om samen aan een document te werken, moet het zijn opgeslagen op SharePoint Online of OneDrive. Zoals Microsoft zelf zegt, is bij het samenwerken aan een document de versiegeschiedenis erg belangrijk. Helaas werkt deze dan weer alleen in combinatie met SharePoint Online en niet met OneDrive, dat niet gebaseerd is op SharePoint-techniek.

Overigens werden gebruikers van OneDrive (waaronder ook de Office 365-abonnees) begin november onaangenaam verrast doordat Microsoft flink het mes zette in de gratis opslagruimte op OneDrive. Was die voor 365-gebuikers eerder onbeperkt, nu is die beperkt tot 1 TB. Voor de meeste gebruikers zal dit nog altijd meer dan genoeg zijn, maar het is nadelig voor wie méér ruimte nodig heeft, want Microsoft heeft de prijzen voor extra opslagruimte op OneDrive flink verhoogd. Opslag bij Microsoft is daardoor vanaf 2016 bijvoorbeeld twee keer zo duur als in de iCloud van Apple. Na jaren gestimuleerd te hebben dat iedereen maar alles in de cloud moest zetten, toont Microsoft zich nu een minder betrouwbare partner.

©PXimport

Alleen in Word werkt het samenwerken ook zoals je dat mag verwachten.Office 365

Oordeel

****

Prijs

€ 10,- per maand

Website

www.office.com

Office 2016 voor thuisgebruik en studenten

Oordeel

***

Prijs

€ 149,-

Website

www.office.com

Vergelijking met oude Office-versies

Office 2007 en 2010

Office 2007 was indertijd de eerste versie van Office met het Lint in plaats van de traditionele menu's. De verandering deed aanvankelijk veel gebruikers huiveren, maar bleek uiteindelijk toch goed te werken. Het Lint is in Office 2007 en 2010 minder uitgebreid en ook minder intelligent dan in latere versies van Office. Je moet dus vaker zoeken en klikken om de gewenste functie te vinden. Tot onvrede van veel gebruikers was Outlook in de consumentenversies van Office 2007 verdwenen. Zij gebruikten Outlook voor e-mail, contactenbeheer en als agenda, en werden ineens gedwongen te zoeken naar een ander programma daarvoor. Aan Office 2007 werd wel OneNote toegevoegd, een notitieprogramma, maar dat stond nog in de kinderschoenen.

Twee programma's die toen nog wel in de suite zaten, InfoPath en Groove (in 2010 SharePoint Workspace geheten), hebben de overgang naar Office 2013 (en vervolgens 2016) nooit gemaakt. Missen doe je ze echter niet, terwijl je omgekeerd (wanneer je nog Office 2007 of 2010 gebruikt) niet heel veel functionaliteit mist ten opzichte van Office 2016. Het zijn vooral details die ontbreken, er zijn minder opties en het is allemaal wat minder makkelijk. Echt ontbreken doet vooral OneDrive, maar die laat zich eenvoudig apart installeren.

Office 2007 en 2010 draaien probleemloos op Windows 10. Let wel op: van beide suites is de standaardondersteuning verlopen en over een jaar komen er voor Office 2007 ook geen beveiligingsupdates meer uit. Dat is in elk geval voor Office 2007 dan een mooi moment om het niet meer te gebruiken.

©PXimport

Office 2007 was de eerste versie van Microsoft Office met een Lint (Ribbon).

Office 2013

Het verschil van Office 2016 met Office 2013 is zo mogelijk nog kleiner dan dat met Office 2010 en 2007. Er zijn de nieuwe kleurschema's licht en donker grijs waarmee je de kleuren van de Office-interface kunt aanpassen, de nieuwe "Geef aan wat u wilt doen" zoekmogelijkheid om in de Office-functies te zoeken, en onze favoriet, de lijst met laatst geopende bestanden (ook die in andere applicaties) om als bijlage aan een mailbericht toe te voegen. Omgekeerd zijn vernieuwingen die je had gehoopt nog altijd niet gekomen. Zo synchroniseert Office wel de lijst met laatste geopende documenten tussen verschillende apparaten, maar bijvoorbeeld niet de persoonlijke aanpassingen aan het lint of de werkbalk Snelle Toegang.

LibreOffice 5.0

LibreOffice is een fork (afsplitsing) van OpenOffice.org, gestart nadat Oracle OpenOffice kocht. Doordat men de opensource-code kon gebruiken was LibreOffice al heel snel een volwaardig alternatief en heeft het OpenOffice.org inmiddels duidelijk overvleugeld. LibreOffice is gratis beschikbaar voor Windows, OS X en Linux. Het bestaat uit Writer voor het maken van tekstdocumenten, Calc voor spreadsheets, Base voor databases, Draw voor tekeningen, Impress voor presentaties en Math voor het gebruik van formules.

LibreOffice biedt dus alternatieven voor Word, Excel, PowerPoint en Access, een beetje voor Visio, maar geen alternatieven voor Outlook, Publisher en OneNote. Het uiterlijk van LibreOffice lijkt nog het meest op dat van een Office-versie voor de komst van het Lint. Doordat tussentijds wel de menu's zijn opgeschoond en vooral de pictogrammen op de werkbalken geüpdatet, doet het zeker niet verouderd aan. LibreOffice voldoet voor zeker 85% van alle klusjes die je ook met Microsoft Office doet, maar het is zeker minder gebruiksvriendelijk en documenten en grafieken zijn minder mooi en flexibel. Op iOS bestaat LibreOffice niet, voor Android is er een LibreOffice Viewer beschikbaar.

©PXimport

PowerPoint en Impress zijn functioneel behoorlijk aan elkaar gewaagd.LibreOffice 5.0

Oordeel

***

Prijs

Gratis

Website

http://nl.libreoffice.nl

Google Docs

Bij Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Formulieren en Tekeningen staan alle documenten automatisch in de cloud, omdat alle programma's zelf ook in de cloud staat. Google Docs is namelijk een schoolvoorbeeld van 'software-as-a-service': de applicaties worden daar door Google continu onderhouden en geüpdatet en jij bent gewoon de gebruiker. Geen gedoe dus met updates en crashes, dit werkt altijd. De enige echte eis die de Google Docs-suite stelt is een recente versie van een gangbare browser. Het werkt dus altijd, ongeacht of je Windows, OS X of Linux gebruikt.

Google Docs bestaat dus uit de tekstverwerker Documenten, het rekenprogramma Spreadsheets, het PowerPoint-alternatief Presentaties, Formulieren waarmee je eenvoudig een enquête kunt maken en Tekeningen voor diagrammen en stroomschema's. Google Drive is het hart en de centrale hub van de suite, daarvanuit zijn alle programma's beschikbaar. De verschillende onderdelen ondersteunen in meer of mindere mate het samen bewerken van documenten in realtime, en de suite loopt hier dus flink voor op Microsoft Office.

Opvallend is dat zoekgigant Google pas nu, in navolging van Microsoft, een functie aan Documenten heeft toegevoegd om direct vanuit een document te kunnen zoeken naar aanvullende informatie, zonder het document te verlaten. Via de ingebouwde chatfunctie kun je tijdens het samenwerken contact houden met de andere bewerkers van de documenten. Google heeft een groot aantal apps voor Windows en Android, voor iOS is het aantal geringer. Elk van de apps heeft niet de kwaliteit van die van de apps van Microsoft.

©PXimport

Google Drive is het hart van de Google Docs-suite en maakt documenten bereikbaar en deelbaar altijd en op elk apparaat.Google Docs

Oordeel

****

Prijs

Gratis

Website

http://drive.google.com

Apple iWork

iWork bestaat uit de tekstverwerker Pages, het rekenprogramma Numbers en het presentatiepakket Keynote. Van elk onderdeel is een app te koop (voor iOS en OS X). Dit klinkt goedkoop, maar het hele setje is toch 90 euro. Koop je een nieuwe Mac of iPhone/iPad, dan krijg je het er gratis bij. Er is geen iWork voor Windows of Android, wel bestaan er browserversies van de programma's zodat je alsnog ook vanaf niet-Apple-apparaten je documenten kunt bekijken en bewerken. Net als bij Google Docs is het bij iCloud mogelijk gelijktijdig met anderen aan een document te werken. Samenwerken is wel beperkt tot de webversie van iWork, de apps ondersteunen dit niet. Pages, Numbers en Keynote zijn verder gebruiksvriendelijk en je kunt er redelijk makkelijk aansprekende documenten mee maken.

Functioneel gezien loopt iWork echter flink achter bij Microsoft Office en dat geldt zelfs voor de OSX-apps. Functionaliteit zoals draaitabellen en koppelingen met databases ontbreekt, maar ook meer alledaagse functies zoals een achtergrond instellen in Numbers of een deel van een document beveiligen met een wachtwoord. Dit verschil wordt nog groter wanneer je de webversies vergelijkt met die van Microsoft. Om iWork abandonware (software die door de fabrikant in de steek is gelaten en niet verder ontwikkeld wordt) te noemen gaat te ver, maar het is zonder meer tijd voor een flinke update van de suite die verder gaat dan alleen zorgen voor compatibiliteit met nieuwe versies van iOS en OS X.

©PXimport

iWork van Apple is een zestal apps, drie voor iPhone en iPad en drie voor OS X.iWork

Oordeel

***

Prijs

€ 90,-

Website

www.apple.com

WPS Office

Sinds versie 10 heet Kingsoft Office, WPS Office. WPS staat voor Writer, Presentations en Spreadsheets, de onderdelen van de suite. WPS Office wordt ontwikkeld in Guandong en bevestigt de reputatie van Chinezen als copycats, van alle alternatieve suites is WPS Office degene die het meest op Microsoft Office lijkt. Zelfs het Lint is schaamteloos nagemaakt en her en der zelfs verbeterd. Zo is er een Night Mode die de kleuren dimt en ook is het handig om bijvoorbeeld binnen Writer meerdere documenten als tabbladen naast elkaar geopend te hebben. WPS Office leest en schrijft alle Office-bestandsformaten. WPS Office is beschikbaar voor Windows en in een iets oudere versie ook voor Linux. Daarnaast zijn er apps voor iOS en Android. WPS heeft een eigen cloud met ondersteuning voor versiegeschiedenis en het delen van documenten. Je documenten staan niet in China, maar in de Amazon-cloud.

Er zijn meerdere versies van WPS Office, waarvan één gratis. Deze WPS Office Free voegt een watermerk toe bij het afdrukken of opslaan als pdf en wanneer je na dertig dagen niet kiest voor de betaalde versie, verlies je ook zaken als opslaan in docx/xlsx/pptx-formaat, bijhouden van wijzigingen, VBA-macro's en macrorecorder, een groot aantal sjablonen. WPS Office voor Windows is Engelstalig, maar heeft wel Nederlandstalige spellingscontrole. De apps voor Android en iOS zijn wel Nederlandstalig. Wil je documenten tussen verschillende apparaten synchroniseren, dan kun je daarvoor OneDrive, Google Drive, Box of Dropbox gebruiken.

WPS Office

Oordeel

***

Prijs

€ 97,83

Website

www.kingsoftstore.com

Conclusie

Office 2016 is de eerste versie van de Microsoft-suite die de cloud gebruikt voor meer dan alleen opslag. De belangrijkste nieuwe functie, het gelijktijdig met anderen werken aan een document is echter veel te beperkt geïmplementeerd, onwaardig voor een nieuwe release van Microsoft Office. Te hopen valt dat men dit snel uitbreidt en dan niet alleen voor de 365-abonnees, maar ook voor wie een losse licentie heeft gekocht. De beperkte vernieuwing in Office 2016 geeft de concurrentie de kans zonder zelf echt fors te vernieuwen, toch dichterbij te komen.

Gebruik je bijvoorbeeld nooit een draaitabel in Excel, of velden en verwijzingen in een Word-document, dan is de kans groot dat alles waarvoor jij Microsoft Office gebruikt ook prima kan met één van de gratis alternatieven. De beste keuze is dan de Google Docs-suite en toch ook de app- en webversies van de verschillende Microsoft-programma's, die op sommige punten de echte Office voorbijstreven. De andere pakketten kies je eigenlijk alleen om alternatieve redenen. Wil je opensource, dan is LibreOffice de enige keuze, wil je zo veel mogelijk Microsoft Office op Linux, kies dan voor WPS Office.

QD-OLED is steeds vaker terug te vinden in gamingmonitoren. Waar deze techniek eerst vooral was voorbehouden aan het hogere segment, zie je steeds vaker in modellen die voor een veel bredere groep gamers betaalbaar zijn. De vraag is natuurlijk of je dat verschil in beeldkwaliteit ook echt merkt tijdens het spelen. In dit artikel lees je hoe QD-OLED werkt en wanneer je het verschil in de praktijk merkt.

Wat QD-OLED anders maakt

Een traditioneel LCD-paneel werkt met achtergrondlicht dat door meerdere lagen heen moet voordat je een beeld ziet. Dat kost tijd en maakt dat zwart nooit volledig zwart wordt. QD-OLED laat die tussenlagen achterwege. Elke pixel geeft zelf licht en schakelt onafhankelijk van de rest. Daardoor reageert het beeld direct. De quantum-dot-laag zet het blauwe OLED-licht om in diepe en zuivere kleuren. Het voelt alsof je condens van een raam veegt: zodra de waas verdwijnt, zie je het beeld helder en zonder vertraging.

©ID.nl

Vloeiende beelden bij snelle actie

Die directe pixelreactie merk je vooral wanneer je snelle spellen speelt. Omdat pixels vrijwel meteen overschakelen naar een nieuwe kleurstand, blijven objecten die over het scherm vliegen scherp in beeld. In shooters, racespellen en andere games waarbij snelheid telt, bijvoorbeeld voetbalgames, ontstaat daardoor een rustiger beeld met minder bewegingsonscherpte. Je ogen hoeven zich minder vaak aan te passen. Daardoor raken ze minder snel vermoeid en houd je makkelijker overzicht, ook wanneer je langere tijd achter elkaar speelt.

©ID.nl

Zicht in donkere scènes

QD-OLED blinkt uit in donkere scènes. Pixels die geen licht hoeven te geven, staan volledig uit en leveren een diep zwart dat je bij LCD-panelen zelden ziet. Doordat heldere elementen hier direct naast kunnen staan zonder dat ze licht lekken, ontstaat een sterk contrast dat schaduwen en lichte accenten duidelijker scheidt. Daardoor verdwijnen grijze waasjes in schaduwhoeken en blijven contouren van objecten helder zichtbaar. Vooral in stealth-games, horrorspellen en shooters waarin je tegenstanders soms alleen als silhouet ziet, levert dat een tastbaar voordeel op.

©ID.nl

Kleurrijk zonder overdrijven

De quantum-dot-laag zorgt voor een breed kleurbereik waardoor lichteffecten, huidtinten en subtiele schaduwen goed zichtbaar blijven. Veel QD-OLED-monitoren tonen kleuren standaard wat verzadigd, vooral in de felste modi. In een sRGB- of filmmodus wordt het beeld zachter en natuurgetrouwer, wat beter aansluit bij fotobewerking en dagelijks gebruik. Zodra je de juiste modus gebruikt, lopen kleuren vloeiend in elkaar over en blijven ze gelijkmatig, terwijl uitgesproken elementen zoals neon en magie juist duidelijk opvallen. Dat merk je niet alleen in games, maar ook wanneer je foto's bewerkt of films kijkt.

Helderheid en HDR in perspectief

QD-OLED heeft op het gebied van helderheid flinke stappen gezet ten opzichte van eerdere OLED-generaties. In HDR-games kunnen lichte delen krachtig oplichten zonder dat fel zacht of dof oogt; explosies, glinsteringen op water en fel tegenlicht komen daardoor beter tot hun recht. Toch is het goed om te weten dat deze techniek niet alle beperkingen wegneemt. De helderheid van QD-OLED hangt sterk af van de schermvulling. Bij SDR (standaard dynamisch bereik, het normale helderheidsniveau voor dagelijkse pc-taken) op een volledig wit scherm ligt de helderheid meestal rond de 200 tot 250 nits. Bij kleinere, heldere onderdelen kan dit oplopen richting 400 tot 500 nits. In HDR kunnen pieken van 1000 tot 1300 nits worden bereikt, maar die waarden gelden vooral voor kleine accenten en niet voor het hele scherm. Mini-LED-monitoren houden hogere helderheidsniveaus langer vast, wat in fel verlichte kamers zichtbaar voordeel geeft in extreme highlights. QD-OLED compenseert veel daarvan met perfect zwart, waardoor het contrast wel krachtig blijft (zie ook kader QD-OLED versus Mini-LED) .

Reflecties in daglicht

De meeste QD-OLED-monitoren hebben een glanzende afwerking. Dat helpt bij de kleurweergave en het contrast, maar maakt het paneel gevoeliger voor reflecties bij daglicht. Daarnaast ontbreekt een polarisatiefilter. Daardoor kunnen zwartwaarden in fel licht een paarse of grijze waas krijgen: het diepe zwart wordt zichtbaar opgelicht, meer dan bij een gewone spiegeling. Dat drukt het contrast in een goed verlichte kamer en kan afleiden bij gamen. Gebruik je de monitor vooral in een donkere of gelijkmatig verlichte ruimte, dan speelt dit nauwelijks. In kamers met veel direct zonlicht of grote ramen komt een matte Mini-LED-monitor daarom vaak rustiger over.

©ID.nl

Minimale inputvertraging

Naast de snelle pixelreacties is ook de invoervertraging laag. Moderne QD-OLED-modellen reageren direct op elke muisbeweging en elke controlleractie. Vooral in competitieve shooters is dat een voordeel, omdat elke handeling zonder merkbare vertraging op het scherm verschijnt. 

Burn-in en levensduur

Burn-in blijft bij elke OLED-variant een punt van aandacht, al zijn moderne QD-OLED-schermen duidelijk verder dan eerdere generaties. Ze gebruiken meerdere beschermingsmechanismen die de belasting door statische beelden beperken. Voor normaal gamegebruik werkt dat in de praktijk goed en blijft het risico klein.

Dat neemt niet weg dat enige nuance op zijn plaats is. Gebruik je een monitor dagelijks vele uren voor taken met veel vaste elementen, zoals spreadsheets, fotobewerkingspanelen of het steeds terugkerende HUD van één game, dan is de kans op inbranden groter dan bij LCD- of Mini-LED-panelen. Afwisseling in wat je op het scherm toont en af en toe even pauze nemen helpt om het paneel langer in goede staat te houden. Even pauze nemen is ook voor jezelf goed trouwens!

Wat voor beschermingstechnieken kun je tegenkomen?

©AGON by AOC

Voorbeeld: bescherming in de praktijk

Veel QD-OLED-monitoren combineren verschillende beschermingsmechanismen om het risico op burn-in te beperken. In onderstaande tabel zie je bijvoorbeeld wat je kunt vinden in een aantal recente modellen uit de AGON PRO line-up van AOC. Je kunt al deze functies zelf in- en uitschakelen en je kunt de intensiteit ervan aanpassen. Dat betekent dat je zelf kunt bepalen hoe sterk de bescherming is.

Voor wie QD-OLED vooral interessant is

Gamers die veel snelle actie spelen, halen het meeste uit QD-OLED. De voordelen van de techniek zijn in elk genre zichtbaar, maar vallen vooral op in shooters en racespellen, waar tempo en directe reacties tellen. Ook filmische games die sterk leunen op licht-donkercontrasten winnen zichtbaar aan sfeer en detail.

Conclusie

QD-OLED combineert diepe zwartwaarden met snelle pixelreacties en een breed kleurbereik. Dat zorgt voor een vloeiend beeld in snelle games en meer overzicht in donkere scènes. HDR komt overtuigend tot zijn recht, al blijven Mini-LED-schermen beter overeind bij zeer hoge helderheid en fel daglicht. Inbranden blijft een punt van aandacht wanneer hetzelfde element lange tijd in beeld staat, maar moderne modellen beschikken over uitgebreide beschermingsmaatregelen. Voor veel gamers is QD-OLED daarmee een goede keuze: snel, sfeervol en klaar voor de komende jaren.

De ingebouwde zoekfunctie van Windows - Windows Zoeken - kennen we inmiddels wel. En eerlijk is eerlijk: dat onderdeel is inmiddels wel wat gedateerd. Welke andere mogelijkheden zijn er om te zoeken? Welke AI en andere slimme tools kunnen we inzetten om de antwoorden op onze vragen te vinden? Je ontdekt ze hier.

Copilot: bestanden doorzoeken

Microsofts Copilot kan je helpen met het doorzoeken van de inhoud van de bestanden op je computer. Hiervoor moet je momenteel nog eerst het bestand uploaden naar OneDrive. Vanuit daar kun je er allerlei acties mee uitvoeren. Copilot kan straks ook voor je op zoek gaan naar lokale bestanden. Die functie is nu nog niet geactiveerd in Nederland, maar is al wel actief in de VS en Engelstalige regio's. De Copilot-app lijkt er voor Nederland al wel op voorbereid.

Je kunt je alvast voorbereiden op de komst van deze functie. Dat doe je door ervoor te zorgen dat je de nieuwste versie van Copilot hebt geïnstalleerd. Daarmee wordt de functie direct actief als deze in Nederland beschikbaar komt. Je vindt de nieuwe versie van Copilot in de Microsoft Store (via het startmenu). Eenmaal geopend, klik je op de gebruikersafbeelding linksonder in het scherm. Kies Instellingen. Geef Copilot vervolgens toegang tot de bestanden. Blader naar Machtigingsinstellingen en zet de schuif op Aan bij Bestand zoeken. Zet hierna ook de schuif op Aan bij Lezen van het bestand.

Copilot maakt onderliggend nog steeds gebruik van gedeelten van het bestaande Windows Zoeken. Die kennis biedt meer controle: je kunt bepalen welke locaties mogen worden doorzocht. Klik in hetzelfde instellingenvenster op Windows-instellingen. Geef bij Mijn bestanden zoeken aan welke locaties mogen worden bekeken.

Copilot: zoeken in bestanden

Soms ben je niet op zoek naar bestanden, maar juist naar informatie ín de bestanden. Als je de nieuwste update van Windows 11 gebruikt, kun je hiervoor op een slimme manier Copilot inzetten. Klik met de rechtermuisknop op het bestand waarin je wilt zoeken of waarover je specifieke vragen hebt. Doet dat bijvoorbeeld via het bureaublad of via de verkenner.

Kies voor de nieuwe optie Vraag het aan Copilot. Het bestand verschijnt in het venster van Copilot. Vervolgens kun je bijvoorbeeld vragen om het te doorzoeken of het opnieuw te structureren. Je kunt ook vragen om het bestand samen te vatten of de inhoud ervan in compacte bewoordingen te beschrijven. Verschijnt de nieuwe optie nog niet in het menu van de rechtermuisknop? Controleer dan of je de instellingen uit de alinea hiervoor hebt geactiveerd.

Copilot: gezichten herkennen

Maak je gebruik van OneDrive? Ook OneDrive zet steeds vaker AI in om je bestanden eenvoudiger vindbaar te maken. Op het moment van schrijven wordt de laatste hand gelegd aan de gezichtsfuncties. We hebben deze dus zelf nog niet in de praktijk kunnen testen.

Microsoft gebruikt AI om gezichten te herkennen in foto's en afbeeldingen die je in een OneDrive-account hebt bewaard. Je moet hiervoor wel toestemming geven. Hierna wordt informatie uit afbeeldingen en gezichten verzameld om vergelijkbare gezichten te vinden.

Open de OneDrive-app en wacht totdat automatisch de melding met toestemming verschijnt. Ga je akkoord met de verwerking, dan kies je Toestaan. Het duurt tot 72 uur om de foto's te indexeren. Download de nieuwste versie van de OneDrive-app (via Google Play of de Apple App Store) en tik op de nieuwe tab Personen. In het zoekvak eronder kun je zoeken op specifieke personen op foto's.

Perplexity: vinden wat je zoekt

Perplexity is een geavanceerde en populaire AI-zoekmachine. Je kunt deze AI-dienst ook goed inzetten voor het doorzoeken van de inhoud in je eigen bestanden. Er bestaan wel een paar voorwaarden voor het zoeken met de AI-agent van Perplexity: allereerst heb je een betaald abonnement nodig. De gratis versie ondersteunt de functie (nog) niet. Hiervoor betaal je circa 20 euro per maand, vergelijkbaar met de betaalde abonnementen van veel andere AI-aanbieders.

Perplexity kan daarnaast alleen zoeken in bestanden die je in de cloud hebt opgeslagen. Op dit moment worden alleen nog Google Workspace, Dropbox en WhatsApp ondersteund. Op het gebied van bestandsformaten kun je onder meer Google Docs, pdf-bestanden, Microsoft Office-documenten en csv-bestanden gebruiken. Ook Markdown (MD)- en JSON-bestanden worden ondersteund.

Perplexity: aan de slag

Het zoeken in je eigen bestanden staat in Perplexity standaard uitgeschakeld. Het zoeken van bestanden wordt mogelijk met plug-ins, die in Perplexity 'verbinders' worden genoemd. Laten we deze eens inschakelen.

Klik in het hoofdvenster van Perplexity linksonder op de gebruikersfoto en kies Instellingen. Kies Verbinders. Een overzicht van ondersteunde locaties verschijnt. Klik op Enable bij de locatie die je wilt koppelen, bijvoorbeeld Google Drive. Hierna geef je toestemming voor het weergeven en downloaden van je bestanden. Je kunt de koppeling op elk moment weer ongedaan maken. In het eerdergenoemde overzicht van onlinediensten klik je op de drie puntjes naast de opslagdienst en kies je Ontkoppelen.

Perplexity: bestanden doorzoeken

Zijn de gewenste diensten gekoppeld? Dan is het mogelijk om Perplexity AI in te zetten om je bestanden te vinden. De zoekfunctie met eigen bestanden is op twee manieren te gebruiken. Zo kun je de bestanden gebruiken als bron tijdens de conversaties. Klik hiervoor op de knop Sources en wijs je online cloudopslag aan. Op dit moment beperkt de dienst zich helaas alleen tot zakelijke varianten van de cloudopslag, zoals het eerdergenoemde Google Workspace. De consumentenversie van Google Drive wordt niet ondersteund als directe bron.

Gelukkig doet Perplexity dit wél voor het inhoudelijk doorzoeken van je bestanden. Klik op de paperclip. Afhankelijk van welke verbinders je hebt geactiveerd, kun je hier kiezen tussen Lokale bestanden, Google Drive en Dropbox. Wijs het bestand aan, zodat je er vragen over kunt stellen.

Uiteraard is het belangrijk om te weten hoe Perplexity met je bestanden omgaat. Je eigen bestanden worden niet gebruikt om de AI-modellen te trainen. Bovendien worden de bestanden - als deze al worden opgeslagen - door Perplexity binnen AWS S3-servers opgeslagen.

PowerToys Run

Ook de PowerToys Run voor Windows 11 zijn onmisbaar als je de beperkte zoekprestaties van Windows 11 wilt verbeteren. Hiermee kun je snel bestanden zoeken op verschillende locaties, zoals de lokale computer, specifieke programma's en online. PowerToys Run in combinatie met hulp van een AI-agent zoals hiervoor besproken, geeft een krachtige combinatie. Je gebruikt PowerToys Run om de bestanden te zoeken en met een andere AI-tool ga je eventueel inhoudelijk de diepte in.

Haal eerst de nieuwste versie van PowerToys binnen en activeer PowerToys Run via het algemene venster van PowerToys. Zet de schuif op Aan bij dit programma. Druk vervolgens op de toetscombinatie Alt+Spatiebalk. De app verschijnt als pop-up. Typ het bestand in dat je zoekt: de resultaten verschijnen direct in het venster eronder. Onder elk bestand lees je op welke locatie het is opgeslagen. Ook kun je meer informatie over het bestand online opzoeken.

PowerToys Run: aanpassen

Om het onderste uit de zoekfuncties van PowerToys Run te halen, is het nodig om het programma naar je hand te zetten. Open de instellingen van het programma en ga naar Zoeken en resultaten. Standaard hanteert de app een vertraging voordat de eerste zoekresultaten worden getoond. Wil je liever de eerste resultaten direct zien? Schakel Afvlakking van invoer uit. Deze 'doortastendere' zoekaanpak vergt wel iets meer van het systeem.

Hierna zoeken we de optie Aantal resultaten dat wordt weergegeven voordat u schuift. Standaard toont Run slechts vier resultaten: dat kan beter voor een completer overzicht. Verander de waarde naar bijvoorbeeld 10 en controleer het resultaat via een zoekopdracht in de app. Run onthoudt overigens welke zoekopdracht je het meest recent hebt uitgevoerd en toont deze in het venster. Begin je liever telkens met een schone lei? Activeer de optie De vorige query wissen bij het starten.

PowerToys RunResultaten verfijnen

Standaard laat PowerToys Run telkens alle resultaten zien zonder verdere weging, maar je kunt ervoor kiezen om de volgorde van de zoekresultaten te laten verfijnen. Hierbij houdt PowerToys Run bij welke resultaten worden geselecteerd en deze stijgen in de resultaten. Activeer de optie Volgorde van resultaten verfijnen. Hierna geef je een gewicht aan de geselecteerde items, van 0 tot 5. Standaard wordt 5 gehanteerd, maar je kunt het gewicht naar beneden bijstellen. Kies 0 om het volledig uit te schakelen. 

PowerToys Run: gericht vinden

Met behulp van voorvoegsels kun je PowerToy Run gerichter laten zoeken naar informatie in specifieke gebieden. Wil je alleen naar bestanden en mappen zoeken? Typ ? voor de zoekterm. Bijvoorbeeld ?vakantie. Ben je op zoek naar een specifieke Windows-instelling, dan typ je $, bijvoorbeeld $beeldscherm. Om online te zoeken, waarbij Run gebruikmaakt van de standaardzoekmachine, gebruik je ?? (zoals ??feestdagen). Om het voorgaande zoekresultaat te zien, typ je !!.

PowerToys Run: invoegtoepassingen

Je kunt zelf bepalen welke gebieden PowerToy Run kan doorzoeken. Dat gebeurt met behulp van invoegtoepassingen. De lijst vind je onder Invoegtoepassingen in het instellingenvenster. Loop door de lijst en schakel de invoegtoepassingen in voor de gebieden die je wilt doorzoeken. Andersom doe je dit ook: alles wat je niet gebruikt, schakel je uit. Elke ingeschakelde invoegtoepassing wordt namelijk geraadpleegd tijdens een zoekopdracht.

Regelmatig worden nieuwe invoegtoepassingen voor zoeken toegevoegd. Klik op Meer invoegtoepassingen zoeken voor een actuele lijst. Hier vinden we bijvoorbeeld plug-ins om de browsergeschiedenis te doorzoeken en per query een zoekmachine aan te wijzen die de zoekopdracht moet uitvoeren.

Terug naar het instellingenvenster. Als je een invoegtoepassing uitklapt, krijg je toegang tot aanvullende opties. Bij Opdracht voor directe activering kun je de 'letter' aanpassen waarmee je specifiek zoekt in dat onderdeel (waarover je in de paragraaf 'Gericht vinden' hebt gelezen). Interessanter is de optie Opnemen in globaal resultaat: hiermee zorg je ervoor dat de zoekresultaten van die invoegtoepassing standaard in de lijst worden getoond. In andere gevallen moet je de invoegtoepassing expliciet aanroepen via de eerdergenoemde letter. 

Toekomst: semantic search

Het valt op dat softwaremakers dit jaar intensief bouwen aan opties waarmee je je bestanden nog eenvoudiger kunt vinden. Zo wordt de ingebouwde zoekfunctie van Windows 11 uitgebreid met de mogelijkheid om in je eigen bewoordingen naar bestanden te zoeken. Bijvoorbeeld: 'foto's die ik vorige maand heb gemaakt' of 'de presentatie die vorige week door mijn collega is gestuurd'. Dit wordt semantic search genoemd, waarbij niet alleen naar de exacte woorden wordt gekeken, maar ook naar de betekenis (semantiek) erachter.

Deze functie is straks helaas niet voor iedereen beschikbaar. Je computer heeft namelijk een geschikte npu-chip nodig, die je onder meer vindt in de Copilot+-computers. Ook worden er in eerste instantie maar zes talen ondersteund, waaronder Engels en Duits. Nederlands komt momenteel nog niet in de lijst voor, maar dat is waarschijnlijk een kwestie van tijd.

 Op zoek naar een nieuwe laptop? Kijk op Kieskeurig.nl/prijsdalers voor de beste deal!