Het klinkt misschien vreemd, maar het zijn niet de slimme apparaten in jouw huis die bepalen hoe slim jouw huis is. Dat bepaalt namelijk de smarthome-gateway, het apparaat dat al die slimme apparaten met elkaar verbindt en laat samenwerken. Als je überhaupt zo’n overkoepelende smarthome-gateway hebt, want al te vaak ontbreekt die nog. Welke opties zijn er, en wat zijn hun voor- en nadelen?

Als je een slimme lamp of een ander slim apparaat koopt, krijg je er vrijwel altijd een app bij. Veel meer dan andere apparaten van hetzelfde merk bedienen, kan die app zelden. Met een beetje pech heb je bijna meer apps dan slimme apparaten en dat is onhandig en zeker niet ‘slim’.

Een smarthome-gateway of -hub is de oplossing. Zie het als het basisstation dat je huis slimmer maakt door alle slimme apparaten aan zich te koppelen, zodat je ze daarna allemaal via één interface kunt bedienen.

Nog belangrijker is de automatisering. Doordat de smarthome-gateway alle apparaten kan aansturen, kan hij die ook slim combineren. Voorbeeld zijn automatiseringen als: ‘Als ik de schuur binnenkom, gaan de lampen aan’ of ‘wanneer het gaat schemeren, gaan de rolgordijnen omlaag’. Het zijn dit soort automatiseringen dat een slim huis ook echt slim maakt. Zo is een smarthome-gateway bijna een betere investering dan alleen nóg meer slimme apparaten.

Lees ook het artikel: Blueprints voor Home Assistant: nog gemakkelijker je huis automatiseren

Protocollen

Hoewel het fenomeen smarthome niet nieuw is, heeft het nog niet het volwassenheidsniveau dat je ervan zou verwachten. Zo is er nog steeds niet één communicatieprotocol dat altijd en met alle apparaten werkt. Met de protocollen Matter en Thread belooft die situatie er wel te komen, maar zover zijn we nog niet.

De bekendste smarthome-protocollen op dit moment zijn Z-Wave en Zigbee. Beide bieden tweewegcommunicatie, zodat elk apparaat altijd de actuele status kan doorgeven aan de andere slimme systemen, ook als het zelf is uitgeschakeld. Iets wat bijvoorbeeld het 433MHz-protocol van KlikAanKlikUit niet kan.

Z-Wave- en Zigbee-apparaten met een aansluiting op het elektriciteitsnet werken bovendien als tussenstation in een mesh-netwerk. Apparaten die te ver van elkaar af staan om rechtstreeks met elkaar te communiceren, gebruiken dan de andere apparaten in het netwerk om elkaar alsnog te bereiken. Dit maakt de reikwijdte van het netwerk flink groter.

Een voordeel van Z-Wave boven Zigbee is nog dat het protocol bewaakt wordt door de Z-Wave Alliance, die bovendien apparaten certificeert waardoor deze altijd compatibel zijn met de andere Z-Wave-producten.

Slimme chaos

De kans dat alle slimme apparaten dezelfde taal spreken, is klein. Een slim huis ontstaat zelden in één keer en bij de eerste aankopen is er vaak geen specifieke aandacht voor het protocol.

Maar ook later kan het zijn dat hoewel een product niet dezelfde taal spreekt als de andere apparaten, je het toch wilt hebben. Denk aan Philips Hue-lampen die alleen Zigbee ondersteunen of een slimme deurbel van Aeotec die alleen Z-Wave praat. En dat is het voordeel van een smarthome-gateway, die bijna altijd meer dan één protocol ondersteunt en daartoe behoren zeker Z-Wave en Zigbee.

Behalve dat een smarthome-gateway dit soort technische zaken oplost, kan het ook externe systemen toevoegen zoals een Sonos-geluidssysteem of een spraakassistent als Amazon Alexa of Google Assistant.

Verschillende smaken

Afhankelijk van hoe je het bekijkt, is de keuze in smarthome-gateways beperkt of juist heel groot. Dit komt doordat dezelfde software soms op verschillende hardware wordt aangeboden of is te gebruiken. Wat betreft hardware is er keuze uit meerdere kant-en-klare sets, maar is het ook goed mogelijk de benodigde onderdelen los van elkaar te kopen en deze zelf samen te voegen.

Bij een commercieel product heb je daarbij garantie en ondersteuning van de leverancier, bij gratis (softwarematige) producten komt hulp meestal van andere gebruikers. Die smarthome-community’s zijn erg groot en actief … zo groot en actief zelfs dat inmiddels ook aanbieders van commerciële producten deze graag gebruiken.

Een laatste onderscheid is nog te maken tussen leveranciers die ook zelf smarthome-apparaten ontwikkelen en verkopen, en leveranciers die zich exclusief richten op de ontwikkeling en verkoop van een smarthome-gateway.

Deze markt is nog volop in beweging. Zo biedt het opensource-softwareplatform Home Assistant inmiddels ook hardware en levert het bedrijf dat ooit Home Assistant begon, betaalde diensten voor het gratis product.

De zelfbouw-gateway

Een bij hobbyisten populaire smarthome-gateway is de combinatie van zelfgekozen hardware met een opensource-software, zoals OpenHAB, Domoticz en nu vooral Home Assistant. Die laatste kan geïnstalleerd worden op een willekeurige computer met Windows, macOS of Linux, maar ook op een NAS, in een Docker-container (en dan de container weer op een NAS of een computer) of op een minicomputer als een Raspberry Pi.

Deze combinatie Raspberry Pi met Home Assistant is misschien wel de meest gebruikte variant, omdat deze als voordeel heeft dat de gateway relatief weinig stroom verbruikt en eenvoudiger altijd beschikbaar is.

Met de keuze van de hardware bepaal je ook welke protocollen de zelfbouw-gateway ondersteunt. Wifi is eigenlijk altijd wel aanwezig, maar om ook Zigbee of Z-Wave te spreken, zijn aparte antennes nodig. Deze zijn los te koop als usb-stick, maar moeten daarna nog wel aan de configuratie worden toegevoegd. Dit kan een helse klus zijn, maar van bekende sticks als de ConBee 2 Zigbee-dongel en de Aeotec Z-Stick 7 voor Z-Wave zijn uitgebreide handleidingen te vinden van de producenten zelf.

Automatiseringen maken

Tijdens de installatie worden al best veel slimme apparaten gevonden, de andere kunnen via zogeheten integraties worden toegevoegd. Het aanbod is enorm. Een deel van de integraties worden door de makers van Home Assistant zelf gemaakt, andere door fabrikanten of de grote community die Home Assistant ondersteunt.

De kwaliteit bij de eerste is goed, bij de communityproducten wisselend. Werkt het niet helemaal zoals je wilt, dan laat veel zich tweaken of kan uiteindelijk nog aangepast worden door zelf in de code te duiken. Veel kennis is hiervoor niet direct vereist, met een zoekmachine en allerlei YouTube-filmpjes kom je een heel einde.

Bij het automatiseren is er de keuze tussen het helemaal zelf te regelen met triggers, voorwaarden en acties, of door een kant-en-klaar recept te gebruiken, een zogeheten blueprint.

Bijna alles in Home Assistant is gratis, behalve veilige wereldwijde toegang en integratie met een spraakassistent zoals Google Assistant of Alexa. Wil je deze mogelijkheid gebruiken, dan heb je het Home Assistant Cloud-abonnement nodig, dat 75 euro per jaar kost.

Kant-en-klare gateways

Wil je liever niet zelf hoeven knutselen, kies dan voor een smarthome-gateway van een producent die ook zelf smarthome-apparaten levert. Deze zijn er bijvoorbeeld van Aqara (dat nauw met Samsung samenwerkt), Aeotec en Fibaro. Het voordeel is natuurlijk de maximale ondersteuning van in elk geval de eigen producten van dat merk. Vaak is dat een heel breed palet.

Fibaro levert naast de eigen smarthome-gateway ook een groot aantal smarthome-producten voor controle van verlichting tot verwarming, rolluiken en dimmers tot aan bewegings- en overstroomsensoren, maar ook rook- en CO2-melders. Genoeg om een huis heel slim in te richten en dan zonder de zorgen of de onderdelen wel samenwerken.

Lees ook: Zo maak je van je doorsnee huis een slim, comfortabel en veilig huis

Fibaro

Voor zijn eigen apparaten gebruikt Fibaro het protocol Z-Wave, maar de Home Center 3 ondersteunt ook Zigbee. Het gaat dan vooral om slimme verlichting en sensoren onder meer van IKEA, Philips en Aqara, maar de lijst met ondersteunde producten groeit snel.

De interface is helder en werkt soepel. De app voldoet ook, al biedt hij minder opties dan de webinterface. Automatiseringen maak je of met kant-en-klare scènes of handmatig door zelf op een visuele manier apparaten te verbinden, en daar voorwaarden en acties aan te koppelen. Wil je echt diep gaan, dan kan dat via LUA-script.

Hoewel het Fibaro-platform geslotener is dan de andere smarthome-gateways, is er naast de eigen uitbreidingen ook een marktplaats waar onafhankelijke ontwikkelaars apps aanbieden. Fibaro beoordeelt deze apps vooraf wat een geruststellende gedachte is, al staat het niet garant voor de werking.

De Home Center 3 is duidelijk een volwassen product. De firmware van verbonden Fibaro-apparaten worden keurig geüpdatet: er is support van Fibaro en een groot online forum, en je kunt aparte gebruikers maken en eigen rechten geven. De integratie met Siri, Alexa en Google Assistant is gratis, net als back-up (cloud én lokaal) en de door Fibaro beveiligde toegang via het internet.

Onafhankelijke derde

Met Homey is er nog een derde optie voor een smarthome-gateway. Fabrikant Athom, het Nederlandse bedrijf achter de Homey Pro, ontwikkelt wel een smarthome-gateway, maar verkoopt geen eigen smarthome-apparaten. Het bedrijf levert een fraai vormgegeven minicomputer waarop zijn eigen smarthome-platform draait. De Homey Pro ondersteunt naast Z-Wave en Zigbee, ook wifi, bluetooth, KlikAanKlikUit (433 MHz), en binnenkort ook Thread en Matter.

Daarbij levert het bedrijf een eigen app, en biedt het andere bedrijven en ontwikkelaars de mogelijkheid eigen aanvullingen te maken. Ook is Athom bezig met een eigen hardwarecertificering voor fabrikanten die willen laten zien dat hun smarthome-producten samenwerken met Homey.

Behalve de Homey Pro biedt Athom ook nog een Homey Bridge. Deze is aanzienlijk goedkoper in aanschaf, maar vereist een maandabonnement om als zelfstandige gateway te functioneren. Interessanter is het dat de bridge ook als extender voor de Pro functioneert om zo het smarthome-netwerk flink uit te breiden.

Homey Pro

De Homey Pro biedt direct uit de box een premium, Apple-achtige ervaring. De hardware ziet er gelikt uit, en de installatie via de app gaat erg soepel en zonder haperingen. De Homey Pro gaat zelf direct op zoek naar beschikbare smarthome-apparaten en biedt aan deze te koppelen.

Wordt een apparaat niet direct herkend, dan kan de ondersteuning via een app worden toegevoegd. Sommige apps zijn van onafhankelijke ontwikkelaars, maar vaak genoeg ook gewoon van de officiële smarthome-fabrikanten. Een Aqara-bewegingssensor werd wel correct herkend, maar deed het daarna toch niet naar behoren, alle overige apparaten wel.

Om te automatiseren, is er keuze tussen de grafische ‘flows’ waarmee je triggers, voorwaarden en acties aan elkaar koppelt, en de scripttaal HomeyScript. Via Inzichten krijg je toegang tot de grafieken van alle verbonden apparaten, zoals het temperatuurverloop of energieverbruik van de laatste week of langer.

Wat zijn de kosten?

Het goedkoopst is een zelfbouw-gateway op basis van een Raspberry Pi 4 8 GB met antennes en Home Assistant. Deze kost totaal 240 euro. Beheerde cloudtoegang kost nog 75 euro per jaar extra.

Dat betaal je ook ongeveer als je de standaarduitvoering van de Home Assistant Yellow neemt: de hardware is dan 40 euro duurder, hoewel je dan een Raspberry Pi Compute Module 4 met ‘maar’ 2 GB geheugen hebt. Kies je voor de kitversie van de Home Assistant Yellow, dan bepaal je tegen een meerprijs zelf welke Compute Module 4 je erin stopt.

Fibaro vraagt 449 euro voor de Home Center 3 en dat is inclusief cloudback-ups en veilige toegang via het internet.

De Homey Pro tot slot kost 399 euro, plus 10 euro per jaar voor de cloudback-up.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).