Wil je je huis slimmer maken, maar weet je niet waar te beginnen? We zetten de belangrijkste trends in dit artikel voor je op een rijtje. De systemen die het vaakst worden gebruikt, belangrijke protocollen, maar ook de voor- en nadelen van de verschillende opties. We staan eveneens uitgebreid stil bij de nieuwe standaarden Thread en Matter en de gevolgen daarvan voor de smarthomeproducten die je wellicht al in huis hebt.

Het slimmer maken van je huis zul je doorgaans niet in één keer doen. Het is eerder een ontdekkingstocht, waarbij je stap voor stap slimme apparaten toevoegt en handige automatiseringen bedenkt. Begin sowieso met een goede basis; een systeem waar je uiteenlopende slimme accessoires aan toe kunt voegen. Als je te veel wordt beperkt in wat je wel en niet kunt toevoegen, wordt de ontdekkingstocht duurder en frustrerender.

Gelukkig is het de laatste jaren wel makkelijker en goedkoper geworden om je huis te automatiseren. Er zijn bijvoorbeeld clouddiensten, waardoor je niet zelf een basissysteem in huis hoeft te halen. Al maakt dit je wel afhankelijker van een werkende internetverbinding en kun je met andere ongemakken te maken krijgen.

Ook groeit het aantal draadloze producten, met bekende protocollen als Zigbee, Z-Wave, wifi en bluetooth. Maar ook met nieuwkomers als Thread en Matter. Die twee standaarden moeten ervoor zorgen dat je apparatuur van verschillende fabrikanten makkelijker kunt combineren. Ook kunnen apparaten eenvoudiger met elkaar communiceren. We praten je bij over deze nieuwe standaarden en hoe je deze nu al in jouw slimme huis kunt gaan toepassen.

Basissystemen

Een basissysteem zorgt ervoor dat je een snelle start kunt maken met het slimmer maken van je huis. Meestal gaat het om een fysiek systeem, maar er zijn ook op de cloud gebaseerde diensten. Echter, ook dan zul je een hub of bridge in huis moeten halen om draadloze protocollen als Zigbee, Z-Wave, bluetooth of 433 MHz te ondersteunen. Anders blijf je beperkt tot apparaten die via wifi of je netwerk werken. We zullen eerst de belangrijkste protocollen kort toelichten. Daarna zullen we enkele basissystemen bespreken, samen met de belangrijkste uitbreidingsmogelijkheden.

Voor optimale flexibiliteit kun je ook software zoals Home Assistant overwegen. Je kunt dit bijvoorbeeld op een Raspberry Pi installeren. Home Assistant is compatibel met zeer veel apparatuur en biedt zeer uitgebreide automatiseringsmogelijkheden. Bij andere basissystemen ben je vaak beperkter in de apparatuur die je kunt koppelen en de automatiseringen die je kunt maken. Al zijn er natuurlijk uitzonderingen.

Mesh-netwerk

Hoewel je via wifi veel slimme apparaten kunt toevoegen, is het doorgaans niet aan te raden om je tot deze standaard te beperken. Het is niet geoptimaliseerd voor grotere aantallen slimme apparaten, waardoor het instabiel kan worden. Ook kunnen er plekken met verminderd bereik zijn.

Het nieuwe wifi 6 brengt wel de nodige verbeteringen. Toch zijn protocollen als Zigbee en Z-Wave uiteindelijk geschikter voor je smarthome als je veel en vooral kleine apparaten aan wilt sluiten die beperkt en kortstondig data uitwisselen en zuinig moeten zijn. Een belangrijk voordeel is dat apparaten zowel bij Zigbee als Z-Wave signalen doorgeven als ‘repeater’, waardoor alles in een mesh-netwerk is verbonden. Dat maakt het veel betrouwbaarder. Er zijn enkele uitzonderingen, zoals kleine apparaten die op een batterij werken.

©Andrey Popov

Thread

Thread is een van de belangrijkste nieuwe netwerktechnologieën voor het slimme huis. Het is bedacht door de Thread Group waar onder andere Google, Apple, Amazon en Silicon Labs aan deelnemen, maar ook een handjevol andere grote fabrikanten. Je zult deze technologie daarom in steeds meer producten tegenkomen.

Thread heeft veel weg van Zigbee, omdat het dezelfde zuinige radiotechnologie gebruikt, waarbij apparaten ook weer onderling in een mesh-netwerk communiceren. Een belangrijk verschil is dat verbonden apparaten zijn te adresseren op basis van de ip-technologie 6lowpan, voluit IPv6 over Low-Power Wireless Personal Area Networks. Apparaten kunnen daardoor veel makkelijker met elkaar communiceren, ongeacht de fabrikant, en ook zonder tussenkomst van hub of bridge. Uiteraard vormen de slimme apparaten nog steeds een eigen privénetwerk, dat losstaat van je thuisnetwerk. Met een Thread border router (zie gelijknamige kader) kun je wél eenvoudig een brug slaan tussen de twee.

©Tom Eversley

Upgrades naar Thread

Het feit dat er veel overeenkomsten zijn tussen Thread en Zigbee, zorgt dat apparaten in enkele gevallen een upgrade kunnen krijgen naar Thread. Een voorbeeld is de Hue-bridge waarvoor een upgrade naar Thread is aangekondigd, waarmee het apparaat ook meteen aan de nieuwe Matter-standaard voldoet.

Voor de communicatie met lampen en accessoires zal Philips gewoon Zigbee blijven gebruiken en geen Thread. Daar zijn op zich goede redenen voor. De bridge voorziet immers in veel extra functionaliteit die je mist als apparaten individueel via Thread worden aangestuurd. Denk aan het bedienen van verlichting in groepen of in meerdere ruimtes en integraties met andere diensten. Een upgrade van de bridge zorgt er daarom hoofdzakelijk voor dat al je Hue-lampen via het Matter-ecosysteem zichtbaar en bruikbaar zullen zijn, ook al wordt voor de communicatie met de lampen nog Zigbee gebruikt. Je bent daardoor in dit geval dus (nog) niet van de losse bridge af.

Matter

We noemden de naam Matter al, een belangrijke uniforme standaard die zorgt dat producten van verschillende fabrikanten optimaal met elkaar kunnen samenwerken. Dat kunnen apparaten zijn die via wifi of een ethernetverbinding op je thuisnetwerk zijn aangesloten, zoals ip-camera’s en smart tv’s, maar ook apparaten die Thread ondersteunen. Matter zorgt voor interoperabiliteit tussen al die apparaten, ongeacht de onderliggende netwerktechnologie.

Op termijn zal Matter dus een brug tussen alle slimme producten kunnen slaan. Nu zul je vaak binnen een bepaald ecosysteem blijven om zekerheid te hebben dat het samenwerkt met de andere producten die je al gebruikt. Met Matter kunnen apparaten van verschillende fabrikanten met elkaar praten, zelfs als ze verschillende netwerktechnologieën gebruiken. Een Thread border router zal overigens wel over de 1.3.0-specificatie moeten beschikken, anders krijg je opnieuw verschillende eilanden. Die versie zal daarom ook de basis voor Matter vormen.

©Tomasz Wyszolmirski DABARTI

Combinatie met bluetooth

Ook bluetooth low energy (ble) speelt een rol binnen Matter, maar vooralsnog alleen om het makkelijker te maken om apparaten in gebruik te nemen. Een apparaat kan een signaal via bluetooth uitzenden, dat door bijvoorbeeld je smartphone kan worden herkend. Daarna kan een wizard in een app je helpen bij de verdere configuratie van een Matter-apparaat. De installatieprocedure kun je vergelijken met het pairen van een bluetooth headset. Het zorgt dat je snel en eenvoudig apparaten aan je slimme huis toe kunt voegen.

Als alternatief kunnen fabrikanten overigens ook een QR-code op het apparaat zetten. Door deze met een app te scannen, kun je via de app de configuratie verder afhandelen.

Uitrol niet soepel

De uitrol van Matter verloopt nog niet zo soepel als gehoopt. Fabrikanten zijn afwachtend. Het is soms lastig om Matter aan te laten sluiten op de concepten die ze al gebruiken voor het aansturen van hun eigen slimme apparatuur. De manier waarop slimme apparaten worden aangesproken verandert compleet. Het is makkelijker vast te houden aan bijvoorbeeld Zigbee met de bijbehorende Zigbee-commando’s, in plaats van een overgang naar Thread en Matter-commando’s. En zoals aangegeven is de standaardisatie van Thread en Thread border routers ook nog niet op het gewenste niveau.

Voor de enthousiastelingen die al met Thread of Matter aan de slag zijn gegaan, is het vaak nog wachten op updates van de apparaten die ze in huis hebben gehaald. Zo missen veel Thread border routers de update naar de nieuwe 1.3.0-specificatie, waaronder de producten van Apple, zoals de Apple TV 4K en de HomePod (2e generatie). Ook werd onlangs de Matter-update voor de Hue-bridge voor onbepaalde tijd uitgesteld.

SmartThings

Het door Samsung ontwikkelde SmartThings is een populaire optie bij het automatiseren van je huis. Je kunt via een app direct al heel veel apparaten in huis bedienen die werken via wifi, zoals een deurbel, slimme thermostaat of je Sonos-luidsprekers. SmartThings is ook verwerkt in onder andere koelkasten, ovens, robotstuifzuigers en wasmachines van Samsung. Met de app kun je tevens automatiseringen maken.

Wil je ook apparaten toevoegen die werken met draadloze protocollen zoals ZigBee of Z-Wave, dan kun je de SmartThings Hub toevoegen die tegenwoordig door Aeotec wordt ontwikkeld. Versie 2 en 3 van de hub krijgen via updates ondersteuning voor Matter. Bovendien werkt versie 3 als Thread border router.

Homey

Homey bestaat sinds 2016 en wordt door Athom ontwikkeld. Dit Nederlandse bedrijf biedt een clouddienst aan die je gratis kunt proberen, maar je zult dan wel snel tegen beperkingen aanlopen. Een abonnement (2,99 euro) neemt veel beperkingen weg. Om meer slimme apparaten aan te kunnen spreken, is een Homey Bridge een logische uitbreiding. De ondersteuning voor draadloze protocollen is heel breed, met naast Zigbee en Z-Wave ook bluetooth, infrarood en 433 MHz. Opvallend genoeg ben je ook dan zeer afhankelijk van een werkende internetverbinding. Zelfs het aansturen van je Hue-lampen werkt niet zonder internet.

De Homey Pro is een veel uitgebreider systeem dat je door de lokale aansturing bovendien veel minder afhankelijk maakt van internet. Er is onlangs een nieuwe ‘2023-versie’ uitgebracht. Deze unit is op heel veel vlakken verbeterd. De nieuwe versie heeft onder andere een snellere processor, meer geheugen en opslag, betere antennes en krijgt later dit jaar ook ondersteuning voor zowel Thread als Matter. De prijs zal voor veel mensen wellicht een struikelblok zijn. Je krijgt echter wel waar voor je geld, met naast veel gebruiksgemak ook uitgebreide automatiseringsmogelijkheden in de vorm van flows. Leuk detail is dat je een Homey Bridge als uitbreiding of ‘repeater’ kunt gebruiken, ook wel satellite mode genoemd, om het bereik van de verschillende draadloze standaarden te verbeteren.

IKEA Home smart

IKEA heeft een eigen lijn met slimme producten onder de noemer Home smart. Het assortiment bestaat onder andere uit slimme luidsprekers, verlichting, bewegingssensors en gordijnen. Het centrale punt is de vernieuwde Dirigera-hub, opvolger van de Trådfri. Sinds oktober 2022 is deze hub verkrijgbaar. Via een software-update zal de hub geschikt worden gemaakt voor Matter. De nieuwe hub ondersteunt naast Zigbee nu ook Thread. Net als Philips bij de Hue Bridge zal IKEA in deze hub waarschijnlijk Zigbee blijven gebruiken voor de communicatie met slimme producten uit het eigen assortiment. Al kunnen er wellicht Thread-specifieke producten bijkomen. Een Matter-update zal zorgen dat je het apparaat als Thread border router kunt gebruiken.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).