Slimme snufjes trekken de aandacht in bijvoorbeeld huishoudelijke apparaten, maar je betaalt er een flinke meerprijs voor. Met wat sensors kun je apparaten al veel slimmer maken, voor bediening vanuit Home Assistant of inzicht in de status. Het kan tevens helpen om stroom te besparen of als geheugensteuntje dienen om de wasmachine te legen.

Steeds meer huishoudelijke apparaten kun je bedienen met je smarthome. De robotstofzuiniger is bekend, maar je hebt bijvoorbeeld ook slimme wasmachines, koelkasten en ovens. Je betaalt wel een flinke meerprijs voor eigenschappen als een touchscreen, appbediening of een camera om in je koelkast te gluren. Ook AI duikt steeds vaker op, zelfs in elektrische tandenborstels.

Het is vooral leuk voor de marketingafdeling, bijvoorbeeld voor die van Samsung, die op termijn een NPU (Neural Processing Unit) in elk huishoudelijk apparaat wil stoppen. Maar de praktische meerwaarde is vaak beperkt.

Basale zaken kun je ook op een andere manier voor elkaar krijgen, met een kleine investering. Dat laten we in dit artikel zien. We gaan domme apparaten slim maken! We gebruiken hierbij Home Assistant en enkele accessoires. Zo gaan we de status van een wasmachine bijhouden, waarbij we ook het verbruik van een wasbeurt registreren. We zorgen dat een vaatwasser de goedkope uurtjes benut. En tot slot gaan we diverse apparaten die alleen via infrarood werken slim aansturen met Home Assistant. Uiteraard kun je veel tips toepassen op andere apparaten!

©RossHelen - rh2010

1 Wat heb je nodig?

Fysieke sensors zijn een goede hulp. Vooral voor het betrouwbare en zuinige Zigbee is een breed aanbod. Sensors werken gemakkelijk enkele jaren op één knoopcelbatterij. Voor tussenstekkers is wifi ook een goede optie. We gebruiken hoofdzakelijk een deur- en raamsensor van Aqara voor Zigbee, en tussenstekkers voor Zigbee en wifi. Je kunt naar believen uitbreiden met extra sensors (zie kader ‘Maak systemen slimmer met sensors’). Kies een tussenstekker die het verbruik van het aangesloten apparaat meet. Dat maakt bediening op afstand mogelijk, én geeft inzicht in het verbruik en daarmee de status van bijvoorbeeld een wasmachine. De tussenstekker kan ook sluipverbruik beperken. Let er wel op dat het accessoire een klein eigen verbruik heeft. Voor de Nous A1Z is dat bijvoorbeeld 0,5 watt. Voor de integratie van apparaten met infrarood gebruiken we een Broadlink RM4 Mini.

2 Hulpmiddelen

We benutten diverse handige opties van Home Assistant. Zo is er een blueprint om eenvoudig een notificatie te sturen naar een smartphone. Zorg dat je de Home Assistant-app op je smartphone hebt geïnstalleerd (Android of iOS), zodat je het toestel direct als bestemming voor de notificaties kunt kiezen. Over het werken met blueprints lees je meer in dit artikel.

We gebruiken ook enkele helpers. Deze vind je via Instellingen / Apparaten & diensten op het tabblad Helpers. Je kunt met helpers een bepaalde status onthouden. Zo gebruiken we een helper van het type schakelaar om een eenvoudige aan-uitstatus bij te houden en een helper voor een keuzelijst om extra statussen te kunnen selecteren uit de lijst. Verder demonstreren we het gebruik van een template-sensor om het energieverbruik van de laatste wasbeurt te berekenen.

Wasmachine

3 Status wasmachine

We gaan als voorbeeld een wasmachine slimmer maken. We willen de status bijhouden met als opties Vrij, Bezig en Ongeleegd. Hiervoor maken we een helper van het type keuzelijst. Zo weet je steeds of je een was kunt doen, of juist de frisse was eruit moet halen. We registeren het verbruik van elke wasbeurt met een template-sensor.

Als de wasmachine klaar is, sturen we een notificatie naar een smartphone met daarin de verbruikte energie. Als fysieke accessoires gebruiken we een tussenstekker die het stroomverbruik meet in combinatie met een deur-raamsensor op de deur, om te zien of de wasmachine is geleegd. Verander vooraf eenmalig handmatig de status van de keuzelijst naar Vrij.

4 Automatisering

De automatisering kun je relatief eenvoudig maken. Stijgt het verbruik van de wasmachine boven bijvoorbeeld 5 watt met als voorwaarde dat de status Vrij is? Verander dan de status via de keuzelijst naar Bezig. Verbruikt de wasmachine een bepaalde tijd geen stroom (meer) en is de status Bezig? Verander dan de status naar Ongeleegd en stuur eventueel een melding naar een smartphone.

Gaat de wasmachinedeur open en is de status Ongeleegd? Dan kun je ervan uitgaan dat de wasmachine is geleegd. Verander daarom de status naar Vrij en stuur (eventueel) een notificatie dat de wasmachine beschikbaar is.

Je kunt volstaan met één automatisering. Geef dan elke trigger een eigen trigger-ID. Voeg dan één actie van het type Kiezen toe met vervolgens voor elke trigger één optie. In een optie kun je de trigger-ID als voorwaarde gebruiken én de andere genoemde voorwaarden (zoals de huidige status).

5 Startverbruik registreren

De meetstekker van HomeWizard biedt een (virtuele) sensor (in ons voorbeeld sensor.wasmachine_total_power_import_t1) met het totale energieverbruik van de wasmachine. De meetstekker van Nous voor Zigbee is overigens ook geschikt. Zo’n sensor kun je toevoegen aan het energiedashboard.

Hier willen we vooral inzicht hebben in het verbruik van de laatste wasbeurt. Daarom maken we eerst een template-sensor die het verbruik bewaart aan het begin van de wasbeurt. Het veranderen de status naar Bezig gebruiken we als trigger. Hiervoor voeg je onderstaande regels toe aan het configuratiebestand (configuration.yaml):

6 Verbruik wasbeurt vastleggen

We voegen met onderstaande regels een tweede template-sensor toe. Als trigger gebruiken we het veranderen van de status naar Ongeleegd. Hierdoor kunnen we aan het einde van de wasbeurt berekenen hoeveel energie er is verbruikt. Bij het berekenen van het verschil zetten we de waardes eerst om naar een zwevendekommagetal (float). Het verbruik van de wasbeurt kun je vervolgens doorgeven in een notificatie.

Je kunt dit natuurlijk ook voor andere apparaten gebruiken, waarvan je het verbruik wilt bijhouden. Denk aan een wasdroger of vaatwasser. Belangrijk is dat je weet (of meet) wanneer het apparaat start en klaar is.

7 E-mail met notificatie

Je kunt de automatisering eventueel aanpassen om een notificatie te versturen als de wasmachine klaar is, waarin je direct het verbruik doorgeeft dat via de template-sensor is vastgelegd. In YAML-code ziet dat er als volgt uit:

Vaatwasser

8 Goedkope uurtjes

Een vaatwasser zal al snel zo’n 1 kWh per beurt verbruiken. Veel mensen zetten de vaatwasser na het avondeten aan, wat vaak het duurste moment is bij een dynamisch energiecontract. Daarom gaan we in dit voorbeeld de goedkope uurtjes benutten met een vaatwasser. Dat scheelt al snel zo’n 10 tot 20 eurocent per kWh. Bij dagelijks gebruik kun je op jaarbasis zo’n 36 tot 72 euro besparen.

Je kunt de vaatwasser evengoed gewoon aanzetten na het avondeten, zoals normaal. Gebruik daarbij liefst de ecostand, wat ongeveer 30% extra bespaart. De automatisering regelt de rest. Het is een alternatief voor vaatwassers die geen startuitstel hebben. Maak om te beginnen een helper van het type schakelaar, een zogeheten boolean. Daarmee houden we bij of de actie is gestart. In ons voorbeeld maken we drie automatiseringen, maar je kunt ook weer alles in één automatisering zetten door weer een ID aan elke trigger toe te kennen en die als voorwaarde in acties te gebruiken.

©Proxima Studio - stock.adobe.com

9 Automatisering maken

Als de vaatwasser is gestart, ligt het vermogen bijvoorbeeld 20 seconden boven 6 watt. Dat gebruiken we als trigger in de eerste automatisering. We zetten op dat moment direct het apparaat uit, op voorwaarde dat de boolean uit is. Je kunt als extra voorwaarde stellen dat dit alleen na 18:00 moet gebeuren, zodat je overdag de vaatwasser normaal kunt gebruiken. We zetten tevens deze boolean aan, om aan te geven dat de actie loopt.

In de tweede automatisering zetten we op een gunstig tijdstip (met lage stroomkosten) het apparaat aan. We kiezen in dit voorbeeld 3:00 als trigger, wat vrijwel altijd een goedkoop moment is. Je zou overigens ook een integratie kunnen gebruiken om daadwerkelijk het laagste tarief te gebruiken.

In de derde automatisering zetten we om 6:00 de boolean uit. Het zal apparaat zal dan zeker klaar zijn; een programma heeft immers een vaste duur. Je kunt eventueel ook meten wanneer het programma klaar is. En je kunt een notificatie laten sturen dat de vaatwasser klaar is.

Infrarood

10 Infraroodbediening

Je hebt waarschijnlijk best veel apparaten in huis die je met een afstandsbediening kunt bedienen via infrarood. Denk aan bijvoorbeeld een mediaspeler, airconditioning, versterker, televisie, elektrische verwarming, actieve luidsprekers, elektrische gordijnen en bepaalde ledverlichting. Veel van deze apparaten missen een mogelijkheid voor directe integratie in Home Assistant. Dit kun je oplossen met een accessoire die als een soort brug tussen wifi en infrarood fungeert, zoals de genoemde hub van Broadlink.

©Dmitri Maruta

11 Broadlink RM4 Mini

Logitech besloot in 2021 helaas te stoppen met de productie van zijn Harmony-producten. Gelukkig biedt Broadlink een goed alternatief, zoals de RM4 Mini of de duurdere RM4 pro. Beide hubs kunnen een 38kHz-infraroodsignaal (IR) versturen. De Pro-versie voegt communicatie op 433 MHz (RF) toe. Het idee is dat je eerst commando’s van de afstandsbediening leert, waarna je deze infraroodsignalen vanuit de hub kunt versturen naar het apparaat. Dat kan via de app, met de stem (Google of Alexa) maar ook via Home Assistant.

12 Hub in gebruik nemen

De Broadlink-app is nodig om de hub in gebruik te nemen. Maak eerst een account in de app. Kies daarna Add device / Wi-Fi device / Universal Remote / RM4 mini en volg de instructies. Nadat je verbinding hebt gemaakt met de wifi-hotspot van de RM4 Mini kun je jouw wifi-netwerk instellen om de hub in gebruik te nemen. Selecteer dan het gevonden apparaat en klik op Join the room. Kies de ruimte waarin je de hub gebruikt. Voltooi de wizard om de installatie af te ronden.

Open dan voor het betreffende apparaat het menu (via de drie puntjes rechtsboven) en kies Property. Haal het vinkje weg bij Lock device. Dit zorgt ervoor dat je de hub kunt gebruiken met andere systemen, zoals Home Assistant. Je zou vanaf hier de app kunnen gebruiken om commando’s van je afstandsbediening te leren, maar als je voornamelijk met Home Assistant gaat werken, is dat niet nodig en zelfs onnodig extra werk. Je kunt de met de app geleerde commando’s namelijk niet overbrengen.

13 Commando’s leren

De hub is automatisch ontdekt binnen Home Assistant en hoef je bij het toevoegen alleen maar een naam te geven. Je kunt nu een voor een de verschillende commando’s leren van de afstandsbediening waarna je deze ook kunt versturen.

Hiervoor ga je naar Ontwikkelhulpmiddelen / Diensten. Kies Afstandsbediening: Opdracht leren. Klik achter Doelen op Entiteit kiezen en selecteer de zojuist toegevoegde afstandsbediening. Zet een vinkje bij Apparaat en vul een naam in voor het apparaat dat je gaat bedienen, zoals een televisie. Zet ook een vinkje bij Opdracht en voer een naam voor de opdracht in, bijvoorbeeld volumeplus. Klik dan op de knop Dienst aanroepen. Richt de afstandsbediening op de hub en klik op de bewuste knop. De knop wordt groen ter bevestiging.

Wil je meer commando’s leren? Gebruik steeds dezelfde naam voor het apparaat. Verander alleen de tekst bij Opdracht. Vul bijvoorbeeld volumemin in en leer het bewuste commando. Het vraagt allemaal wat tijd en concentratie, maar het is niet lastig.

14 Commando’s versturen

Alle aangeleerde en zelfbenoemde commando’s kun je daarna in automatiseringen of scripts gebruiken. Dit kun je uitproberen via ditzelfde hulpmiddel. Kies daarvoor de dienst Afstandsbediening: Opdracht verzenden. Kies vervolgens de entiteit, vul de naam voor het apparaat in en vul bij Opdracht uiteraard het eerder geleerde commando in. Zorg dat de RM4 Mini zicht op de televisie heeft, want de commando’s worden nu uiteraard vanuit deze hub verstuurd. Die heeft overigens een goed bereik, waardoor het niet snel problemen zal geven.

15 Zelfbouwoplossing

Wil je niet te veel geld uitgeven, dan kun je voor minder dan vijf euro ook zelf een infraroodzender/ontvanger bouwen. Als basis kun je een ESP8266- of ESP32-microcontroller gebruiken. Een goed voorbeeld is de kleine en goedkope Wemos D1 Mini of een kloon. De software ESPHome (je leest hier meer over in dit artikel op onze website) zorgt voor eenvoudige integratie met Home Assistant.

Na de installatie van ESPHome, bijvoorbeeld onder Windows, kun je met het commando esphome wizard infrarood.yaml een configuratiebestand maken, wat je daarna kunt aanvullen met de hieronder genoemde configuratie. We gaan in de volgende stappen eerst commando’s van de afstandsbediening ontvangen met een infraroodontvanger, zodat we diezelfde commando’s in de volgende stap kunnen gaan versturen via een infrarood-led.

16 Commando’s ontvangen

Zoals gezegd gaan we eerst commando’s ontvangen met ESPHome. Sluit daarvoor een infraroodontvanger zoals de TSOP38238 aan. Via de logfunctie van ESPHome kun je alle ontvangen commando’s aflezen. Voor een infraroodontvanger op poort D6 voeg je onderstaande regels aan de configuratie toe:

Als je de afstandsbediening op de sensor richt en een knop indrukt, kun je aflezen welke commando’s er zijn verstuurd door de afstandsbediening. Noteer deze codes. We gaan deze straks versturen met een infraroodzender. Voor airco’s is overigens een component IR Remote Climate beschikbaar. Deze kent alle commando’s voor alle bekende systemen. In dat geval is een infraroodontvanger niet nodig. Je kunt de infraroodontvanger eventueel verwijderen na het noteren van alle commando’s.

17 Commando’s versturen

Door een infrarood-led met weerstand aan te sluiten, kun je de hiervoor genoteerde commando’s gaan versturen. Omdat een ESP8266-module aan de uitgang maar een bescheiden stroom kan leveren, zou je de led via een transistor kunnen aansluiten, zoals een 2N3904 of 2N2222. Je kunt dan een wat grotere afstand overbruggen met de signalen. Als je het makkelijker vindt, kun je ook een speciale module voor zenden en/of ontvangen gebruiken. Voor de infrarood-led op poort D2 ziet de code er als volgt uit:

We zullen als voorbeeld twee knoppen van afstandsbediening toevoegen. Dat zijn de commando’s die de ingang van een audiosysteem omschakelen tussen RCA (analoog) en Toslink. De integratie van ESPHome zorgt dat de knoppen ook in Home Assistant beschikbaar zijn, zodat je vanuit een automatisering of script de afstandsbediening kunt ‘simuleren’, zolang het apparaat binnen oogbereik van de infrarood-led is.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).